黄山风景区档案馆馆藏档案数字化加工采购项目方案模板文档格式.docx
- 文档编号:17528293
- 上传时间:2022-12-07
- 格式:DOCX
- 页数:6
- 大小:19.80KB
黄山风景区档案馆馆藏档案数字化加工采购项目方案模板文档格式.docx
《黄山风景区档案馆馆藏档案数字化加工采购项目方案模板文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《黄山风景区档案馆馆藏档案数字化加工采购项目方案模板文档格式.docx(6页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
三、评审方式
满足以上资格条件满三家或以上就可以开标,采用综合评分法方式。
在满足投标资格条件的以分数最高的中标。
四、采购项目内容
此次招标的文书档案数字化扫描加工服务项目档案、资料基本纸张规格为16K、A4,少量为A3。
进行扫描的档案需进行整理、拆装、扫描、图像处理、检审校对、文件存储、著录、修正、备份等流程,直至档案还原,验收合格。
并通过与档案专业管理系统软件联接,实现档案联网查询、检索的自动化。
加工过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。
五、工作要求
1.确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
2.严格遵守并达到国家标准:
《中华人民共和国行业标准(DA/T31—2005)纸质档案数字化技术规范》。
3.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。
4.成果要求:
扫描分辩率300dpi以上,同时提供单页TIFF(JPG)和单件PDF的电子原文数据,并实现单件PDF格式与目录数据库挂接。
5.档案扫描完成后,需要计算机目录与原文数据进行一一对应。
确保扫描图像与案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录100%挂接正确。
6.档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。
档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订,尽量不要新打孔装订,力求保护原件,卷皮破损严重需要调换卷皮的,应主动请求档案管理人员并按要求更换卷皮,并将原卷皮上的内容抄写到新卷皮上。
更换下来的旧卷皮应全部交还档案馆。
7.扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度,认真做好扫描档案的保密和保护工作。
8.中标方自带全部工程设备,要求性能完好,且设备只能作为本项目专用,不得私自将U盘、移动硬盘等设备带进工作场所,不得把专用设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作,自觉遵守采购方的管理规章;
采购方提供工作场所。
9.黄山风景区档案馆提供U盘、移动硬盘等存储设备。
六、纸质档案数字化要求
1.纸质档案数字化加工:
包括:
前期检查、整理、排序、登记、修复、扫描、制作、质检、档案目录完善、校验、档案装订、数据挂接、备份等;
2.扫描要求
(1)扫描影像存储格式:
单页TIFF或JPG格式以及单件PDF格式;
(2)对同一档案编号的文件及其附件进行合并,生成一个文件,不乱序,不混档,文件以档案编号进行命名,按目录号/案卷号/档号进行存储,与目录进行挂接。
(3)图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果,图像缩放100%;
(4)对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污、图像拼接等技术处理,不留文字版面外的暗影、无干扰信息;
(5)电子图片的倾斜度不得超出3度,不允许有折叠或缺损,保持图像的完整,图片端正、无扭曲。
3.其他要求
(1)扫描过程中,应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的页码和页数,并核对每份文件的实际扫描页码、页数与前处理时填写的文件页码、页数是否一致,不一致的应注明具体原因和处理方法;
(2)档案目录完善录入:
对已有的卷内目录应按采购方要求进行修改、校对及完善录入(如补齐人名等),确保准确,确保档号与题名的完整;
(3)纸制档案的整理要求:
扫描前,对档案进行拆卷并整理,对不平整的档案进行平整,对错误的问题进行修正(如错码、漏码等)。
扫描结束,须把档案恢复装订后按序上架,档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象,装订要符合国家相关装订标准;
(4)纸张状况较差,过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式,不得损坏纸质档案;
(5)要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配;
档案号命名符合规范;
图片命名及组成符合招标单位档案管理软件要求;
(6)中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全,档案不得丢失、泄密、损坏,提交相应电子数据的备份,以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹,并对文件夹内图像文件以相应数字顺序号进行命名(命名标准另附),数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF或JPG格式以及单件PDF格式,扫描后的电子文件需要提交硬盘存储,并且直接导入系统,能够实时将经过检验的数据投入实际应用;
(7)电子档案以及纸制档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案数字化技术规范。
(8)数据挂接:
扫描图像文件应与目录数据进行挂接,形成标准的XML文件,满足安徽省文档数据库挂接要求,同时在《纸质档案扫描工作流程表》上填写数据挂接后的页码、页数,核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致,不一致的应注明具体原因和处理办法;
(9)质量自检:
加工单位必须建立严格的质量检测体系,对数据(图像质量、编目质量、著录质量)进行认真负责的自检,自检达到数据质量标准后,方可交付与招标方验收;
(10)扫描加工软件要求:
投标商自行安装扫描加工管理软件,能够通过甲方提供的影像存储挂接接口规范挂接到甲方档案管理系统。
4.保密要求
(1)中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全,中标单位须在合同中进行责任约定(安全保密协议另签);
中标单位在工作期间必须遵守任务相关保密制度;
(2)档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位,各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交;
(3)工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场,不得以任何形式进行泄密、传播;
不得无故查看及讨论档案内容;
(4)工作人员未经同意,不许私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场;
(5)成交单位在工作中必须与采购方做好档案的安全交接,并有记录;
成交单位作息时间与采购方工作人员一致。
5.整理要求
档案扫描结束后,须进行整理。
扫描前,对档案进行拆卷,检查编写的页码有无错页、漏页、页次有无颠倒等,对不平整的档案进行平整,把已打印好的卷内目录归入卷宗。
扫描结束,须对有无缺失档案、页次是否颠倒进行检查,恢复装订后按序上架。
七、项目服务及其他
1.中标方需自携设备和人员上门提供加工服务,扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪,分辨率在≥300DPI以上,相关人员的一切费用全部由中标方负担;
采购方不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件,采购方只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导。
2.采购方和中标方各指定专人负责档案的清点交接工作,《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。
3.要求中标方在签立合同时成立项目组,指定专人负责该项目。
项目负责人必须为中标单位公司级负责人,并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。
施工人员应保持相对稳定,避免出现施工人员频繁更换的现象。
4.项目施工人员要求品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强,熟悉档案信息化加工系统的操作应用。
5.要求投标方中标后,在规定时间内将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。
6.投标供应商能提供及时响应的项目后期维护服务。
施工结束后三年内因招标方自身系统升级而需要进行档案扫描数据的升迁,需要配合系统开发商提供免费数据升迁服务。
7.投标供应商应提供的售后服务承诺包括:
免费服务期的期限,免费服务期满后的服务方式和费用,服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。
8.在综合单价外不再额外增加其他任何费用,即以扫描数量计算的综合价格,对于人工、设备、耗材、差旅费、杂费和管理费等均应均摊至每画幅项下,包括相关的一切税费均由中标方负担,招标方不接受报价外的任何其他费用。
八、数据验收
1.数据抽检
(1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据标准的总体质量。
(2)一个批次的档案,数据验收时抽检的比率不得低于5%。
2.验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误,卷内目录不完全对应,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为"
不合格"
。
(1)档案装订:
检查所有档案的装订还原情况,差错率≤1‰。
(2)扫描图像:
漏扫率≤0.2‰。
(3)图像质量:
图像质量情况完好率99%。
(4)格式封装:
图像文件的命名差错率≤1‰。
(5)条目与图像挂接:
挂接正确率100%
(6)档案原始材料:
100%不缺失。
3.验收审核
(1)采购方对中标方每一分批数据进行验收。
数据验收以抽检方式进行。
中标方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条,不合格的,全部发回由中标方全面自检,采购方的验收记录不向中标方公开,待验收通过后,采购方公开验收记录。
在退回自检期间,采购方将不再向中标方提供加工的档案。
(2)采购方在验收中检出的错误,中标方及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收。
(3)全部档案验收通过后,须填写“货物验收报告单”,须经采购方分管领导及其他监管人员审核、签字后方有效。
(4)如档案数字化项目完成后不能通过验收的,视为中标方违约。
(5)由于中标方的质量等问题,而引发的误时、经济等问题均由中标方承担。
(6)数据验收合格后,中标方须存储在采购方提供的可移动硬盘出具提交给采购方,著录条目和全文数据向采购方数据库迁移。
档案扫描文件应分别提供JPG(TIFF)格式和PDF格式。
九、数据备份及挂接
1.备份范围:
经验收合格的完整数据应及时进行备份。
2.备份方式:
为保证数据安全,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。
3.数据检验:
备份数据也应进行检验。
备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4.备份标签:
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
5.技术支持和售后服务
中标方须提供从项目整体验收合格之日起,提供一年的免费质保期服务。
无论在质保期内还是质保期满后,须对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务,提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。
能及时到达现场,并最迟在第2个工作日内排除错误,2个工作日内不能解决的,必须采取临时应急等措施,以保证采购方的正常使用。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 黄山 风景区 档案馆 馆藏 档案 数字化 加工 采购 项目 方案 模板
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)