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一、公司材料设备部是公司材料设备管理的职能机构,对所属的材料设备部实行对口管理和业务指导,其主要职责:
1、贯彻执行国家、上级部门材料设备采购供应管理的政策法规、规章制度,制定本公司材料设备管理的目标和规章制度,制定和不断完善本公司的《材料设备管理办法》,并组织实施。
2、对分公司、项目部材料设备的采购、供应、验收、发放、内业管理等实施监督和检查,对施工现场的材料设备管理进行指导,总结推广先进经验,推进材料设备管理现代化、标准化。
3、组织公司集中招标采购,参与公司及项目部大宗材料设备招标采购工作;
推行采购、租赁合同范本,审核项目材料设备合同。
4、负责全公司的材料设备清查、修旧利废、多余材料设备及周转材料的调剂与处理,督促检查材料设备节超指标的落实情况。
5、监控分公司、项目部对施工现场工程材料设备及周转材料的管理及报废材料的处理。
6、监控各项目材料设备管理情况和材料设备核算,参与公司对项目的成本综合检查。
7、做好上传下达工作及公司决策层、上级业务部门所需材料设备资料的收集汇总编制工作。
8、负责本单位材料设备统计报表的收集审核汇总和编报工作。
9、负责全公司材料设备管理人员的教育、培训及推荐工作。
10、配合纪检部门做好公司的材料设备监察工作。
二、分公司、项目部材料设备管理机构是项目材料设备管理的主管部门,其职责是:
1、负责贯彻执行国家、行业和公司材料设备管理的各项规定,结合项目实际情况,建立健全项目经理部材料设备管理帐务制度、点验制度、限额发料制度、内业管理制度等各项业务制度,制定项目经理部材料设备管理细则,并组织实施。
2、全面了解工程承包合同,明确主要材料的品种数量及供应渠道(甲供、甲控、自购),并上报公司,负责按业主或公司要求对项目的大宗材料进行招标采购,编制上报本项目材料设备需求总计划。
3、与合同部一起负责材料设备采购计划的编制、材料市场价格的调查、供资方的评价选择、编制本项目《合格供方名单》、对合格供方进行跟踪、复评,落实好料源和供料渠道,确保施工生产所需材料设备供应。
4、负责本项目工程材料设备的采购、验收、保管、发放等工作,建立健全各种业务台帐,做到帐、卡、物相符,各项手续完备。
5、熟悉和掌握《经济合同法》的各项条款及合同范本,确保项目材料设备供货合同的规范化、严谨化。
组织进行材料设备合同会审并上报公司审批。
6、负责甲供材料的计划提报、接收、验证、贮存、维护等管理工作。
7、负责按公司规定上报项目周转材料的需求报告,根据公司批复,组织对周转材料的采购、使用、维护、保养的管理。
8、负责项目材料库房的建立及工程下场材料回收、整理、转场和处理上报工作。
9、负责材料成本核算工作,参与项目验工计价,盘点实际库存并核算消耗数量,努力降低采购成本,严格验收,限额发料,建立节奖超罚制度,加强节能减排措施,减少浪费,实现经济效益最大化。
10、负责每月向项目经理及公司材料设备部提供准确的材料设备消耗数据,按时与财务对账,材料设备部所提供给财务的材料列销凭证,财务须办理签收手续,及时办理外部劳务队所使用材料设备的核算及工程竣工决算资料。
11、负责材料设备内业资料的收集整理,分类归档,及时、准确、全面地编制上报材料设备统计报表,为单位领导经营决策和经营活动分析,提供详实而准确的数据资料。
每月上报《月材料采购表》、《材料设备合同统计表》并附合同原件(或复印件)、招标采购过程记录表及相关资料;
每季度末上报《季度材料设备消耗情况统计表》、《主要材料设备消耗情况及节超分析统计表》;
每半年末上报《原材料、能源收支存统计表》、《大宗材料设备招标采购情况统计表》、《材料设备能源消耗情况统计表》。
三、设备基地负责对公司周转材料的回收、保管和发放工作。
第三章材料设备计划
第八条材料设备计划是保障材料设备供应、合理贮备材料设备的重要前提。
编制材料设备计划要有据可查、实事求是,严禁无计划盲目采购。
材料设备计划由封面、编制说明、程序文件规定的计划表格组成。
第九条材料设备计划的编制
1、材料设备需求总计划的编制项目工程部门应根据图纸设计要求提供单项工程材料清单及材料总量,分别交由工程部和材料设备部,材料设备部根据工程部门提供的材料设备总需求量,编制材料设备需求总计划,报项目总工和项目经理审核、项目经理签字批准后备查,并报公司材料设备部备案。
2、材料设备月需求计划和采购计划的编制根据工程部提供的材料设备总需求量,业主施工进度要求,提供每月材料需求计划表;
材料设备部根据编制的月材料需求计划,在考虑库存和周转储备的基础上编制月材料采购计划呈批表〔附月材料设备需求计划表、需用量核算表(已购数量、领用数量、库存数量)和三家以上同期报价清单〕,材料设备采购计划编制完毕,应送本级有关部门会签,并报有关领导审批签认后实施,合理确定材料名称、规格、采购批量、验收计量方式、采购时间、进场时间及现场运输、储备能力,严禁无计划进料。
因工程设计变更或工程合同的修改等原因,造成材料设备计划的增减时,工程部应及时书面通知材料设备部,材料设备采购计划随之增减。
3、施工队材料设备计划的编制施工队材料部门根据本队施工计划、库存材料设备数量,编制材料设备采购计划,经队技术主管审核、队长批准后,报项目部批复。
然后依据项目部的批复,对采购权限内的材料设备报队长批准后实施采购。
4、业主有要求的项目,要按业主的有关规定及要求编制材料设备需求计划,及时向业主提报。
5、由公司管辖的项目,按公司有关要求及时编制提报材料设备需求计划。
第十条对无计划盲目进料造成材料设备积压的,应追究责任赔偿损失。
对失效材料设备要及时向项目主管和公司材料设备部报告,分析原因,以便按贬值报废权限处理,并按责任作相应处罚。
第四章材料设备采购供应
第十一条材料设备采购供应必须遵守国家、地方有关政策法规,按照公司材料设备采购管理办法的要求,并遵循保证重点、兼顾一般的原则,做好材料设备的平衡分配、订货、催运和发放工作,确保工程施工生产的顺利进行;
对施工生产所需材料设备实施有序地采购,减少资金占用,避免盲目采购造成积压。
第十二条进行市场调查材料设备部应积极参与当地的市场调查,调查范围包括材料的资源、产量、质量、单价、交通运输条件及运费、资金承受能力等,为开工后的材料设备供应做好准备。
要做到对主要材料(钢材、油料、水泥、砂石等)市场价格的掌控,及时提供准确的信息,需要储备时必须超前备料,不该储备时要避免占用项目资金。
第十三条确定材料设备采购方式材料设备部须全面了解工程承包合同,包括工程项目建设期限、承建方式等,明确主要材料的供应渠道,对由业主负责组织供应的甲供和甲控材料设备,要及时同业主联系、沟通,按业主要求组织实施;
对自行采购的工程材料设备实行三种采购方式:
一、对工程项目较大,具备集中供应条件的,主要材料(钢材,水泥、钢绞线、木材、沥青、结构件等)及数额较大的大宗材料(外加剂、土工材料、防水材料、预埋T钢、支座板、钢模板等)由公司集中招标采购,集中供应;
二、对不具备集中供应条件的,本工地用量较大而单次采购数量不大的材料设备采用“集招分订”的采购形式进行采购;
三、根据情况,公司也可委托授权项目部进行材料设备招标采购。
应根据材料设备在工程中的重要程度,将品种繁多的工程材料分成A、B、C三类,分别采取“招标”、“竞价议价”、“定点”的采购形式。
凡单一品种材料设备的批量采购金额在万元以上的,均应实行招标采购;
对于竞价议价或定点采购的材料设备,要选择合格的供应商进行询价,遵循“货比三家、质量达标、价格从优”的原则,在比质、比价、比运距的基础上实施采购。
第十四条严格材料设备采购程序,实行招标采购和材料设备供方评价制度。
1、公司、项目部均应成立招标采购领导小组,公司“三项”招标领导小组成员名单见附件2,项目部参照成立招标采购领导小组。
2、项目材料设备采购程序必须严格按照公司、分公司和项目部各级材料设备采购供应管理的相关规定执行。
属公司集中招标采购范围内的材料设备,项目部应按供应时间要求提前上报集中采购材料设备相关资料,由公司负责统一招标采购,除非公司批准授权,否则不得自行越权采购。
3、项目部负责对业主及公司授权委托其招标的大宗材料设备组织进行招标采购。
招标采购范围:
除业主提供产品外,工程项目需用总量或金额超过一定数量的大宗材料。
即钢材吨及以上,木材立方米及以上,水泥吨及以上,有集中供应条件的砂石料立方米以上,其它材料单项品种采购价值超过万元的。
凡具备招标条件的必须实行招标采购,招标采购分为公开招标和邀请招标两种,公开招标必须发布招标公告,邀请招标必须对发邀请函的供方事先进行供方评价,进行资格预审,成为合格供方后方可发邀请函。
招标采购必须坚持质量优先、价格合理以及公开、公平、公正和诚实信用的原则,严格按照招标、投标、开标、评标和中标等程序及规则运作,规范采购行为,提高招标采购水平。
4、对程序文件中规定的A类材料设备(量少时)及B、C类材料设备,采取询价方式采购。
其中A、B类材料设备必须在合格供方内采购,C类材料设备在有营业执照的正规商店购买。
5、材料设备供方的选择评价与控制项目开工后,材料设备部应进行充分的市场调查,按照程序文件的要求,对生产厂家的资质、报价、产品质量(检验报告)、生产能力、近年业绩、服务信誉评价等(如果为代理商或经销商,还需有允许其代理的授权委托书或相关证明)进行初步比选,填写《供方调查登记表》,并组织召开专题会议由材料设备(招标)采购领导小组成员进行综合评价,填写《供方综合评价报告》,在保证材料设备质量满足工程需求的前提下,就单价、运距、信誉等各方面进行对比分析和方案比选,确认合格供应商,建立项目部《合格供方名单》,将评价资料建档保存。
并将《合格供方名单》报公司材料设备部备案。
项目部材料设备管理部门负责对合格供方的产品质量和售后服务进行跟踪,及时填写《供方业绩评价表》,发现供应不及时或产品质量不能满足合同要求时,反馈给供应商,采取措施妥善处理。
项目部每年对材料设备合格供方的履约能力进行一次跟踪复评,对经评价不合格者应在《合格供方名单》中予以除名。
第十五条合同评审规范采购合同管理,实行逐级审批制度。
材料设备部负责拟定材料设备采购合同,并进行合同评审,由材料设备部牵头,项目部主管领导及相关业务部门参加,并签署意见或建议,公司主管领导及相关部门参加,形成正式的审核意见后,再反馈给项目部进行二次修改,形成合同的最终版本。
合同文本的份数在我方至少有一式三份,一份由项目材料设备部自存执行;
一份交项目财务部门留存,作为支付材料款的依据;
一份报送公司材料设备部备案。
各项目要尽量参照公司推荐的合同范本拟定材料设备采购合同,不得使用供方的格式合同,如果必须使用,也须逐条分析,仔细斟酌,尽量规避我方风险。
应统一采用采购合同的编号方法:
项目部简称的第一个拼音字母的大写+“采购合同”第一个拼音字母的大写+合同序号。
第十六条签订购销合同材料设备采购除零星采购外均应签订材料设备购销合同,明确双方权利和责任,以确保所购材料设备的质量。
要遵照《合同法》有关条款及合同评审有关意见或建议,进行逐条分析,认真周密地签订每一份合同,明确材料单价及运费、交货的时间、数量及数量验收方式(检尺或磅计)、质量要求、环保要求、付款方式及违约责任等,并严格履行,以防经济纠纷发生。
合同签定必须由材料设备部长和项目经理共同签认。
合同签订后,应进行登记、归档管理,妥善保管。
第十七条对业主指定的材料供应商,必须进行调查评价,签订供货合同时各项条款要严谨,供应单价要确保经济合理,不能高于相邻标段。
第十八条材料设备采购验证与验收采购供应的材料设备必须是满足工程质量要求的合格产品。
验证材料设备包括:
钢材、水泥、砼添加剂、防水材料、结构件、爆破物品等,验证内容包括:
资质证书、许可证、材料质单、出厂合格证等。
进场前按类别、批次进行检验登记,合格后才能准许进入施工现场;
对必须现场试验合格才能使用的材料设备,按类别、批次先进行试验,并经工程质量部门以及现场监理签认合格后,方可在工程中使用;
验收要实行严格的验收制度,根据购销合同、进货凭证和技术证件,对所进货物进行验质、点数、检尺、过磅,并做好验收记录。
第十九条严肃材料设备采购纪律
1、严禁非材料设备部人员及公司外部人员参与材料设备采购活动,必须归口管理,归口实施,坚决避免项目经理或其他人员单独签定材料供应合同,对需招标采购的材料设备一定要按公司招标采购办法严格执行,对拒不执行的单位和个人,公司将通报批评,并给予主管领导以相应的经济处罚。
2、材料设备从业人员不准私自收取或索要供应商的回扣、信息费、好处费等钱物,不准私自抬高材料价格或降低材料验收标准,中饱私囊。
3、不准无计划或超计划采购材料、采购假冒伪劣和质次价高材料。
第五章材料设备仓储与现场管理
第二十条现场仓储设施应达到以下要求:
1、根据材料设备的状态、化学、物理性能、质量要求、周转量大小和气候条件等因素,建立适应、必要、足够的库房、料棚、料场等仓储设施.
2、仓储设施应配置相应的防锈、防腐、防潮、防毒、防震、防火、防爆、防盗、防损、防害、排水等设施。
3、仓库、料场规划应布局合理,库存材料设备应分区分类,有序编号,标志明显。
第二十一条现场验收要求现场材料设备人员对进场材料设备都要进行现场验收,并认真填写“进场材料设备检测记录”、“材料设备验收单”、“材料设备入库管理台帐”。
对于批量大、技术复杂的要邀请有关人员协助。
具体要求如下:
1、检查外观、产品标牌、规格型号是否符合产品标识的要求。
2、清点合格证、随货的质量证明材料、有效票据等是否齐全。
3、计量和点验产品数量,计重材料设备一律按实际重量验收,同时记录下毛重、皮重和净重,过磅单要妥善保管;
理论换算计重交货的材料设备,按最新换算手册计重验收,同时记录换算依据,尺寸和件数;
计件材料设备应准确清点件数,做好记录。
4、经验收合格的材料设备,要进行材料设备唯一性标识,进入状态标识后方能入库或投入施工生产。
5、验收中发现质量和数量问题,必须查明原因,分清责任,及时反馈,切忌弄虚作假,验收中发现的待处理材料设备,不得办理入库手续,应单独存放、保管,防止混杂,检验不合格的材料设备要作退货处理。
第二十二条严格执行先进先发、限额发料、退旧领新制度。
材料设备保管员发料时必须检查领料凭证是否正确;
严格执行先进先发、限额发料、退旧领新制度;
认真做到领料凭证与发放实物数量、规格、单价相核对;
收、发料双方经办人及时办理签认手续,并做好出库台帐;
加强出库材料设备复检和门卫复验工作。
需检斤发出的材料设备,配发与实发的差数不超过±
3%,计件材料设备应按配发数发出。
需分割计量发料所发生的重量差数,由发料单位处理。
检斤材料设备磅差规定为钢材不超过±
2‰。
第二十三条材料设备堆码与摆放库存材料设备要妥善堆码,摆放整齐,并在醒目处悬挂材料标示签。
库内要加工制作简易的材料设备存放货架,堆码方式要便于计数;
露天存放材料设备要做到上盖下垫;
碎石、砂子等大堆料要堆码成型,分不同品种、不同规格进行保管。
第二十四条库存材料设备的防护措施库存材料设备要按其特性采取相应的防护措施,妥善保管,加强日常维护保养,做好通风、降温、凉晒、防尘、防锈涂油等工作,做好防腐、防毒、防震、防火、防盗、防机械损伤、防虫蛀、防鼠工作,保证材料设备完好无损。
对易燃、易爆、有毒、有害危险品要设立专门仓库,单独保管,有专人负责。
第二十五条库存材料设备盘点与帐务处理库存材料设备要建立材料设备动态明细帐,做到帐、卡、物相符。
坚持材料设备盘点制度,每月要全面盘点一次,做好原始记录,盈亏要查明原因,并填写盈亏报告,报有关领导批准后作相应处理。
项目部对现场剩余和库存材料设备(包括已发至现场未消耗到工程主体中的原材料及半成品)每月进行实地盘点一次,与验工计价一起由工程、计划、财务、材料设备等部门共同进行,半成品由工程部协助盘点,材料设备部编制库存材料设备盘点表,并作为材料设备核算和验工计价付款的依据。
项目盘点出现的数量盈亏要查明原因,并填写盈亏报告;
亏损数额较大的,应报项目经理及公司材料设备部批复后作相应处理。
第二十六条现场材料设备管理是施工企业材料设备管理的重要环节。
各级领导应重视现场材料设备管理,各级材料设备工作人员应尽职尽责,严格执行标准,努力创建标准化材料设备管理现场。
现场材料设备管理要实行专职材料员与职工参与管理相结合的原则,基层材料设备人员要做到:
管收发、管使用、管核算、管节约。
第二十七条现场材料设备搬运现场材料设备搬运应根据材料设备的特点及搬运要求,选用合理的搬运方法和搬运工具,采取相应的保护措施;
并严格执行搬运操作规程,对易燃易爆、有毒有害的危险品、精密仪表、高大笨重、超长、超宽材料设备搬运,要拟定周密方案后方可实施。
第二十八条加强主要材料的管理
1、钢材存放场地设置专区,并紧靠加工区,堆垛分规格摆放,露天存放应苫盖;
材料设备保管员应根据工程技术、计划部门提供的工程队施工工号所需钢材规格及用量进行限额发放,做到先进先发。
2、水泥水泥库房要设在距搅拌站较近的地方,避免远距离搬运造成浪费,做到地基牢固、水沟通畅、地面及围墙保持干燥,防止倒塌漏雨。
水泥进货应分类堆码,每垛不超过15包,进库水泥超过三个月应化验后才能使用,执行先进先发,后进后发,先散后整的发料原则,有条件的单位,提倡推广使用散装水泥。
第二十九条加强地材和道碴的管理。
地材管理是施工现场材料设备管理的重要内容,要实行有效的监督和控制。
1、严把采购关。
地材要由材料设备部统一管理,不准将采购权下放到队或班组。
2、严把验收关。
地材采购验收时,必须配置电子衡,收料凭证必须有两人签字,严防亏方。
砂石料验收采取双人复验和地磅称量相结合的方式,砂石料验收单每份都要有编码,具有唯一性和可追溯性。
第三十条加强爆破器材和危险品的管理。
1、爆破材料要专人专库管理。
爆破器材库房设置要与居民区和其它建筑物设施保持一定的安全距离。
安装防盗报警装置,并经公安部门许可后方可使用。
爆破器材的采购运输必须严格执行国家有关部门的规定,要严格领发料手续和准确核定用量,用多少领多少,当天用不完的必须退库保管。
工班不得以任何理由存放、保管爆破器材。
2、危险品的管理。
工地使用的其它易燃易爆、腐蚀性等危险品要按规定分隔存放,并遵循相应的安全防护措施。
第三十一条加强油料的管理现场要修建临时油库,有专人管理油料,严格计量验收和发放。
储存区应配置防火和计量设施;
机械车辆要配有加油本,实行凭加油本、派车单加油制度,并做好油耗成本测算。
第三十二条加强周转材料的管理对于项目部自行购买或公司调拨的周转材料(钢模板、钢拱架、脚手架、钢便梁等),应登记造册,并上报公司材料设备部备案。
外部施工队使用的要实行有价管理,有偿使用。
工程完工后要及时回收、修整、保养,妥善保管,延长其使用寿命,增加使用次数。
周转材料的购置费用要按规定及时摊销。
项目部不得擅自转让、抵账和变卖。
工程完工后报公司材料设备部,由公司横向调剂使用,以提高周转使用率和综合效益。
第三十三条加强工地现场用料控制工程竣工前,应严格按计划控制进货量,用多少进多少,避免工程竣工后造成积压和浪费。
对工程收尾剩余料具要逐项进行清理、登记,集中保管。
工程完工后,工程余料要如数退库;
转移工地时,要办理材料交接手续,做到工完料尽、帐明、场地净。
第六章外部劳务材料设备供应与管理
第三十四条外部劳务施工工程的材料设备供应与管理,必须纳入项目材料设备管理范畴,并按照管理体系标准要求,对分包工程所消耗的主要材料实行全过程的管理。
外部劳务应设置专职材料员,并有合同签约人的书面授权委托。
第三十五条外部劳务施工所需的主要材料设备(指构成工程实体或在施工中起主要作用的钢材、木材、水泥、油料、火工品、线上料)都要由项目材料设备部招标采购供应。
第三十六条外部劳务所需的主要材料设备由项目材料设备部统一采购后分别供到现场,避免超付备料款。
实行包工不包料管理的外部劳务工程,实行限额发料卡和供应台帐,按工程进度供料,控制消耗。
领发料时,应由项目材料设备部门安排专人与外部劳务队伍办理领发手续,发料单必须有项目材料设备部核实盖章,并依据此单计价和核销,防止超额供料。
有条件的项目部要实行集中配送方式供料,对钢材、木材可按批量采购,分期供应,工程量大的混凝土可集中拌合供应,形成批量优势,降低工程成本。
周转材料、工程器材实行租赁使用,周转材料在租赁前除交纳租赁费外,还必须交纳一定比例的押金;
大宗周转材料的租赁始末,材料设备部要全过程监控,以防丢失和倒卖。
第七章材料设备入帐核销
第三十七条采购材料设备进场后,项目材料设备人员应于当日办理点验手续,及时登记入账,并将材料设备点验单、发票等一起交财务记账。
若发票未到,可预估(暂估)进行账务处理,待发票到后及时进行预估回冲,重新按发票金额做账务处理。
第三十八条正确列销采购材料设备,严禁变相和虚假列销。
开具发料单时必须有具体的消耗去向,如:
XX队工程名称(一个或几个单项工程或分部分项工程)。
列销于项目的材料必须有项目经理和现场负责人、总工的签字认可,否则财务不予认可记账。
每月在发料单粘贴单之前附上按与财务统一的材料类别汇总填报的“月材料消耗报表及责任中心消耗报表”交财务核销。
第三十九条项目材料设备部每月应将当月应扣材料款项、应摊销的小型机具、周转材料摊销金额及其它应摊销费用(砼费用等)和现场材料设备盘点表、材料消耗汇总表,由项目所属施工队负责人签认后(一式三份),一份交由合同部门作为当月验工计价扣款依据,一份交由财务列入工程成本,一份存档备查。
第四十条材料设备部每月交财务入帐的单据汇总表要有财务部主管人员的签字认可;
材料设备、财务两个部门必须坚持
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