中小企业助理类秘书岗位任职资格标准.docx
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中小企业助理类秘书岗位任职资格标准
中小企业助理类秘书岗位任职资格标准
一、基本条件
1、职责
•协助部门主管进行资源方面的管理,以使资源的合理利用
•协助或负责本部门与相关部门建立并维持良好的工作关系,辅助推动部门组织气氛的建设及宣传工作以保证工作的正常开展
•负责培训、指导、考核下属秘书的工作,负责秘书任职资格认证工作以保证秘书体系的技能、服务满足工作的需要。
•根据工作需要起草建立各项规章制度,优化重整流程,并组织推行。
•协助公司级或部门大型会议的组织、对外交流的接待,策划、组织本部门的会议并跟踪负责决议推行
•负责公文、信息及问题的预处理,协助部门计划工作并监控工作进度
•有效准确地调查相关工作信息并为管理决策层提供有效依据
•负责以下单项职责:
辅助人力资源管理、辅助财务管理、机要信息管理、机要文档管理、部门固定资产系统管理、辅助项目计划管理等
(注:
初级行政助理岗位既有助理类的大部分工作也有基础类秘书工作,或既有基础类秘书工作也负责单项职责,或全职做单项职责的工作)
2、素质
领导能力:
能领导人们有效有效在一起工作,促进团队的运作。
服务精神:
预测客户需求并主动满足。
沟通:
正确表达并影响他人取得共鸣。
影响能力:
为特定目的,特意采用影响策略或战术,有具体行动。
敬业精神:
最短的时间内主动改善及完成工作。
团队精神:
倡导团队合作,积极参与团队活动并主动为团队成员提供帮助。
成就导向:
努力发现某系统或个人工作方法的改进点,并做出具体改变以改进绩效。
计划组织:
协调、调动资源,有效地制定自己和团队的工作计划,采取有效及时的行动。
3、经验
学历:
大学本科以上,专业不限。
工作经验:
对应秘书的级别,除任职资格需达相应的标准,还需有工作经验的要求。
资格
行为标准达标程度
工作经验
行政助理
助理类五级
华为秘书经验30个月以上
初级行政助理
助理类四级
华为秘书经验24个月以上
4、绩效
资格
绩效表现要求
行政助理
2A2B
初级行政助理
4B
5、其它包括奖惩情况、培训记录及成绩
在华为工作期间受到的奖惩、参加的培训及培训成绩均会对资格达标有一定影响。
四、助理类秘书任职资格行为标准
第一单元提高工作流程的效率
要素1.1挖掘个人潜力,提高绩效(认证重点:
能否客观认识自己、评价自己)
A、依据目前的工作活动和职业潜力找出自我发展需要
B、确定个人的发展目标,必要时,与相关人员商议
C、定期检查个人发展计划,获取意见以制定改进和提高的措施
要素1.2计划和组织个人工作进度表(认证重点:
工作计划的制定、执行、调整)
A、根据工作任务的轻重缓急合理安排时间,确保工作按时保质完成
B、学习并采用适当的计划辅助工具合理安排和掌握工作进度.
C、根据工作任务的变化,与主管及团队成员协商,确保调整的工作程序满足要求
D、遵照执行制定的计划,遇变动或在自己能力范围外的例外事务,预先知会相关人员,并积极寻求相关帮助资源
要素:
1.3获取组织个人工作活动中所需要的信息(认证重点:
自我提高的意识,包括知识、业绩、工作改进等方面)
A、获取和掌握个人工作所需的相关的信息
B、定期检查信息的准确性,及时更新,以满足工作需要
C、根据公司规定保守信息机密
【第一单元要素必备知识范围】
个人工作定位与责任、识别、确定发展需要的方法、确定自我发展目标的方法、发展机遇及资源对它们的影响、实施开发活动的方法、记录成就的方法、培训实施方法、对进展情况和业绩提供反馈信息的方法、时间管理、团队作战、工作方法与实践、个人存储系统、保密规定、确定定购申请资源
第二单元有效工作关系创造和维持
要素2.1与同事一起创造、培育和维持有效的工作关系(认证重点:
与周边同事关系的融洽度、人员心理动态了解、建立的关系对部门工作的促进作用)
A、了解相关人员的工作内容,并及时向其明确自己的工作职责
B、在商定的时间范围内实现承诺
C、给同事提供信息和援助以满足其切实的需要
D、当同事工作中有需求时,在自己的能力限度内提供适当的援助
E、沟通方法和援助方式满足同事需求
F、及时提出任何对工作质量的建议
G、当与同事之间或发现同事之间的工作关系的遇到无法解决的困难时,及时将其提交给相关人员(及时发现同事的心理异常动态并恰当地提供给相关人员,以便形成部门良好的工作关系)
H、及时发现同事的培训需求,并积极组织
I、与同事有关的信息应予以保密
要素2.2与外部联系人员一起创造、培育和维持有效的工作关系(认证重点:
建立的关系对部门工作的促进作用)
A、准确地设立、商定和记录与外部联系人员协作的方法
B、培育和维持与外部联系人员的良好工作关系,促使工作安排的顺利完成
C、在自己的权限范围内,迅速、礼貌、准确地答复信息要求
D、根据公司要求保守机密
E、当与外部人员的工作关系遇到自己无法解决困难时,立即提交给相关人员
【第二单元要素必备知识范围】
处理不同意见和冲突的方法、建立合作关系、根据机会平等原则分配任务、接待原则及程序、公司产品及服务、公司结构、沟通技巧、激励员工方法、公司汇报程序、处理机密信息的方法
第三单元调研、准备和提供信息
要素3.1调研、收集和选择信息以满足指定的需要(认证重点:
敏锐发现主管需求,并提供相应信息;信息汇总能力)
A、明确任务目标,确定指定的信息需求
B、判断所需信息类别(如报价、服务、市场信息),确定获取信息的途径、对象和范围
C、制定调研方案,设置监控点,确保整个过程的质量和效率
D、按既定的方案实施调研,并根据工作情况灵活调整
E、收集、汇总信息
F、操作过程符合有关的法律条文和公司规定
要素3.2准备并提供信息以满足指定的需要(认证重点:
信息分析能力;报表的美观、规范性)
A、筛选汇总信息,按类别和重要性对信息进行分析和整理
B、所选格式和陈述方式符合规定的需要
C、操作过程符合有关的法律条文和公司规定
D、保守信息的安全和机密
E、当在规定的期限内不能完成工作时,立即准确地上报原因,并确定最终提供信息的时间
F、对调研过程进行总结,如需经常获得该类信息,将信息收集及整理的方法、途径、经验明确成文,报主管及相关人员共享,以便使该项工作例行化、规范化
【第三单元要素必备知识范围】
信息调研的方法、信息调研的记录方法、信息定位及选择的方法、确定信息需要的方法、汇总和组织信息的方法、演示/组织和引用信息的方法、保守信息安全和机密的方法
第四单元公文拟制及推行
要素4.1按要求起草文件(信函)(认证重点:
起草文件符合要求)
A、明确需起草文件或信函,并按紧急、重要程度优先处理
B、准确理解文件的要求及将达到的预期效果
C、核查文件所依据的信息来源是否确切和有效,若有必要,可提出简洁明了的建议,并给决策者提供适当的阐释
D、按起草的内容正确使用文种,措词准确、表达清晰,同时行文风格、文件格式等符合公司公文规范
E、根据公司规定,保存相关文献的副本,确保信息的安全和机密、
F、在商定的期限内提供完整的文件,当不能在规定期限内完成工作时,立即准确地上报原因
要素4.2制定制度以满足工作的需要(认证重点:
制度的下发与推行,并根据推行情况优化制度)
A、明确自己在制度的应用和制定方面的权限范围
B、根据需要收集满足特定需要的相关信息,必要时与用户一起讨论、或获取专家建议
C、给用户提供清晰、全面的指导,使他们能将既定的规范付诸实施
D、监控实施过程符合规程要求
E、对制度的有效性和可行性进行评估,对不完善或不合理之处提出建议或报告
F、将修改后的规程报主管批准后付诸实行,并监控实施过程
G、在实施进程中,逐步改进,逐步优化
H、设计、实施流程应符合上级规定以及法律条令要求
【第四单元要素必备知识范围】
公司行文的格式及要求、行文规范;规程的类型和应用、规程开发方面的权限范围
规程获得通过的方法、规程的监控方法、监察规程实施有效性的方法、与规程有关的支援系统的类型、给用户提供指导的方法
第五单元协助计划工作并监控工作进度
要素5.1计划和组织工作(认证重点:
明确工作内容的轻重缓急;合理安排各种资源)
A、与主管协商,确定任务并排出先后顺序,以满足工作要求
B、与部门人员协商,明确共同目标及计划步骤,以利于计划执行
C、合理分配资源,便于按优先顺序完成确定的任务
D、在人力资源合理利用过程中,加强对新员工的培养
E、根据工作优先顺序的变化,及时调整资源分配
F、与相关资源部门保持良好协作关系,以利于确定、商讨和协调相关的援助以满足具体要求和期限
G、工作方法和活动符合法律条令要求和公司规定
要素5.2监控工作目标的实施(认证重点:
准确合理设置监控点;针对未完成情况进行分析补救;做好工作经验的总结与积累)
A、分析工作目标要求及特点,合理、准确设置监控点及检查标准
B、根据确定的目标,及时检查、分析和评估工作结果,把握工作目标与方向
C、当出现未能及时完成或与任务要求不符的情况时,能准确分析原因,并做好相应补救措施
D、根据工作需要,制定相应工作流程、规范及制度,以保证目标的顺利达成
E、找出偏离规划目标的原因,必要时,上报给相关人员
F、在自己的职责范围内立即实施改正措施,并向相关人员汇报
G、任务完成后,总结工作中的经验与教训,并存档,以便今后借鉴
【第五单元要素必备知识范围】
工作的计划方法、时间管理办法、协调资源和任务的方法、通报和与他人商议工作方法的方法、求援的方法、监督目标实现情况的方法、处理规划目标偏差的方法、建立和实施管理机制的方法、根据目标检查和考评工作结果的方法、考评与沟通的方法、保持良好的团队氛围的方法、保持与相关部门良好协作关系的方法、汇报问题和建议的程序、监督和更新系统的方法、处理非常事务和紧急情况的方法
第六单元会议组织与跟踪实施
要素6.1会务的监控与实施(认证重点:
会务的统筹安排及监控)
A、明确会议议程,了解整个会议所需资料的来源与内容范围
B、组织相关会务人员明确会务分工并制定会务准备计划
C、控制会务进程,同时为与会人员提供所需的信息与建议
D、有效及时处理突发事件,确保会议顺利进行
E、会后汇总会议决议,促进和监控会议中提出的措施与决议
要素6.2会议的有效组织(认证的重点:
自行组织会议,促进会议效果的达成)A、明确会议目的,拟定会议议程
B、监控会议准备,对会议准备进行有益的指导
C、通过有效的交换意见,促进会议决议的形成
D、制定会议决议的实施计划,并监督实施
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【第六单元要素必备知识范围】
公司与会议有关的管理与财政规定、决定会议目的与目标的方法、组织和比较文档、会议议程准备方法、个人角色与责任、与会人员的角色与责任、会议进行的规定、提供管理支持的角色与责任、个人发言权限与范围、对会议安排进行评价的方法、与会议有关的应急处理流程、会议纪要与报告的目的、记录重要决策和问题的方法、准备会议记录的方法、获取记录认可的方法、公司有关记录风格与格式的规定、监控经过认可的措施、发送记录的流程。
第七单元帮助提高下属绩效
要素7.1提高团队绩效
A、通过对下属工作情况的积累、评价及沟通,以达到帮助其不断改进工作的目的;
B、及时发现团队工作中的问题,寻找解决方法,以提高团队整体绩效;
C、通过各种形式的活动与宣传,提高团队组织氛围;
D、敏锐察觉下属培训需求,积极组织相应培训或向相关人员提出培训建议;
E、通过合理调配人力及
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