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10．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）A．通知上司家人把衣服送达

1．办公室，顾名思义，是办公的场所。

下列诸项中（B）应不属于办公室范畴。

B．实验室

2．请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。

下面请示中（C）是不当的。

C．越级请示

3．以下关于办公室职能的说法，那一种是正确的（C）

C．办公室管理具有集中性和整体性

4．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（A）A．文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方

5．邮件的寄发不要考虑以下哪项因素（D）D．爱好

6．办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？

（A）A．有共同利益的话题

7．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的况是以下哪一种（A）A初次写信，或有过激言行的

8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（C）C什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度

9．以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。

（C）C．圆桌型

10．以下餐巾的使用方法正确的是（B）B．用来擦嘴唇嘴角

1．传真机最好用来传送以下（A）类邮件？

A.-般的图纸

2文员在进行办公室布置时以下哪种行为是不适宜的。

（B）B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

3．对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。

这是采用的（C）方法。

C．变通

4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（A）A．工作人员工作尽可能专门化、单一化

5．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（D）

D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司

6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D）D．“台安”、“钧安”

7．按照美国人类学家爱德华·

霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM—120CM，应该是（A）A．个人区

8．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。

（C）

C．圆桌型

9．上司决定参加某个会议时，文员不应该（D）

D．只在便笺上写好会议名称

10.值班人员不应该做以下哪类事情（A）A．签发文件

1．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？

（B）

B．传达可以根据上司主要意思，溶人自己对问题的意见

2．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？

（D）

D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

3．有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务？

（B）B发表意见

（A）A．一般的图纸

5文员打印寄往欧美国家的信封收信人内容的打印顺序应该是（C）。

C姓名、部门、地址、国名

6．下列接受名片时唯一正确的做法是（A）。

A.接受名片时要用双手

7．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议？

（B）

B．圆桌型

7D.U字型8．按照美国人类学家爱德华·

霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是（A）。

A.个人区

9．文员协助举行宴会时，不用考虑（B）。

B有无休息室

10.上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）。

A.通知上司家人把衣服送达

1．在办公室的布置方面，（A）的位置是上座。

A．离人口最远

2．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜？

（B）B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？

（C）C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？

（A）A．工作人员工作尽可能专门化、单一化

5．以下哪些接打电话的行为是不正确的？

（A）

A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

6．在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D）。

D．“台安”、“钧安”

A．个人区

8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。

C．与发言者用词不一致但意思完全一致

9．上司决定参加某个会议时，文员不应该（D）。

10.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：

一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；

另一是具有（B），了解要求约会者的心理。

B．说话的技巧

1．办公室布置要注意（D）D．各种沟通、保密

2．在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（A）

A．接通电源可立即复印操作

3．文员工作过程中，以下合作方法中哪一项是不适宜的（B）

B．应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同

4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（D）D．工作人员工作尽可能专门化、单一化

5．文员在收取邮件时，不正确的做法是（D）

D．为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情

6．下列接受名片时唯一正确的做法是（A）

7．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C）C．作会议记录时离开会议室接听电话

8．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B）B．由过程先说

9．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）

A．通知上司家人把衣服送达

10．接受忠告的反应应该是（D）D．切勿感情用事

1．文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）

A、拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开

2．文员在接打电话时，正确的做法是（B）B、在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来

3．以下关于名片的使用，不正确的是（C）C．文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片

4．文员在传达上级或上司的文件精神和指示时，哪一种做法是不正确的（D）D、可以任意发挥，也可以用上司的口气讲话

5．按照握手的礼仪规则，以下哪一种说法是错误的（B）

B．女性在任何场合都应摘下手套握手，男性可以不必

6．文员在处理顾客或其他人的来信时，不应（A）A．拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订

7．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（C）

C．会议场所的选择，要根据会议的时间长短、花费多少作决定

8．以下关于名片的使用，不正确的是（C）

C．文员不必在任何时候、任何场合都随身携带名片

9．上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不正确（D）

D．不必提前，在取票前或出发前再用电话予以确认

1．以下哪项不是办公室事务管理的特征（B）B.决策性

2。

文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（C）

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（C）C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

4．以下哪种接打电话的行为是不正确的（A）

A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

5．邮件的寄发不要考虑（D）因素。

D．爱好

6．办公室人员在社交活动中应如何选择话题，（A）属于合适的话题。

A．有共同利益的话题

7、文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A）A．初次写信，或有过激言行的

8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）C．与发言者用词不一致但意思完全一致

9．以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。

（C）

C．圆桌型

10．在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：

B．说话的技巧

2．文员在传达上级或上司的文件精神和指示时，哪一种做法是不正确的（D）D、可以任意发挥，也可以用上司的口气讲话

3．按照握手的礼仪规则，以下哪一种说法是错误的（B）

4．文员在拆邮件时，不正确的做法是（A）

5．以下关于名片的使用，不正确的是（C）

6．文员在处理顾客或其他人的来信时，不应（A）

A．拆开后信纸在后、信封在前，一并装订，有转办单的放在信纸前面一并装订

8．办公室文书立卷归档要求遵守一定的制度，包括以下方面（B）

B.归档范围、归档时间、归档要求

D．不必提前，在取票前或出发前再用电话予以确认

10．照料上司身边琐事的说法，哪一种是不正确的（D）D.应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要，不必给予协助

1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的（D）

D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

2．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（C）

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

3．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（A）

A．录音时需将监听开关至于“0N”位置

4．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的（C）C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

5．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的（C）

C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

6．以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（A）A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划，不用再以书面形式确认

7．文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（B）B．代替上司制定约会计划

8．以下关于交际礼仪的举止行为，哪一项是比较适宜的（D）

D．穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰

9．以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是正确的（C）

C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可

10．上司决定参加某个会议时，文员不应该（A）

A．只在便笺上写好会议名称

二、判断题

12.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响×

。

15.如果两位来访者均未预约，应该按照先来后到的原则引见给上司。

（×

）

18.有效加强印象的说话要点中，应包括先说出结论部分内容√。

20.电子文件归档的鉴定，主要是归档前由领导在档案部门的协助下，对归档的电子文件内容进行鉴定。

（×

11.感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。

（√）

12大办公室一般隔成3-4平方米的个人工作室，隔板高约1.5米√

15．受意是领导接纳文员的意见和建议。

18．在西方，无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意√

20．电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。

（√）

11．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

（√）

12．文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。

）

13.无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。

（×

14．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。

18．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。

19．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。

12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作√

13．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。

14．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。

15.如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。

16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。

18.口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；

对一般同事或顾客说话，就可通俗。

19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。

20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。

11．办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。

12．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。

13．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

14请示与报告可以合并使用，如“关于×

×

问题的请示报告×

16．假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。

）

17．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来（×

18．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

（√）

19文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉。

20.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。

1．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

2文员第一次做一项工作时应该快一些如果错误可以再做一遍×

3．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。

4．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事中途离坐时，都要招呼一声。

7．即使是上司私人的应酬文秘人员也应该积极、乐意地去协助√

8．宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。

9．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。

10．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。

1．办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光。

2．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。

3．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

4．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。

5．文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。

6．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。

7．如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来×

8．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

9．要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。

如果上司不加采用，应说服上司。

10.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。

（√）

1．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。

（×

2．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。

3．两个电话铃同时晌时，文员要同时对两个电话讲话，（×

4．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。

5．如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每·

次见面的情况文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件√

6．当上司要求文员协助私人事冬时．就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

7．英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。

8．如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰√。

9．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。

10．档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。

1.如果是沿着人行道走，两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间（√）

3．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅一些；

（√）

4．受到直属上司以外的指派时，假如文员自己能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。

5．列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。

（√）

6．在正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿。

7．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的要求×

8．晚宴一般不邀请夫妇同时出席。

（×

9．交际应酬的主要项目并不是参加婚丧喜庆等活动。

）

10．文员对自己的工作要分轻重缓急，决定工作次序。

受制约的工作应置于后，自己支配的工作则置于前。

（X）

2·

没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作√

3·

同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

4·

代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。

5·

文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。

（X）

7．男女之间，女士先伸手了，男士才能与之相握。

8·

要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。

10·

文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。

1．同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。

3．文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。

因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。

（×

4．当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

5．介绍信的正本和存根必须一致。

可以出具空白介绍信。

6．面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采取临时应急措施。

7．注办是指文秘人员在《文件处理单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。

8．即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。

9．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。

三、简答题（每小题10分，共20分）

21.办公室事务管理的服务性特征表现为哪三个方面？

请简要说明。

答：

一是为上司服务；

二是为组织服务；

三是为公众服务。

一般阐述

22．简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。

（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。

（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。

如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。

（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。

（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。

（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。

21.文员进言是指什么？

进言具有什么作用？

方法和要求是什么？

（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；

（2）参谋作用；

补缺作用；

增进关系作用；

（3）适事、适时、适地、适度。

22.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？

（1）会议名称；

（2）会议记录人的姓名、盖章；

（3）时间（开始时间、结束时间）；

（4）会议地点；

（5）议题；

（6）主持人、主席；

（7）出席者名单；

（8）会议的经过情形及结论；

（9）相关的资料；

（10）下次会议预定日期。

21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。

（1）充分了解即将开始的工作内容；

（2）思考以什么方法进行效率会最佳；