数字化管理ERP日常运行管理制度文档格式.docx

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8、机房无人时应加锁，确保主机安全。

二、操作使用管理：

本管理是对计算机硬件和系统软件在操作使用中的制度，主要任务是

建立、健全和完善数字化管理运行环境，确保主系统内各类信息资源的安全、可靠及完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复，同时保证数字化管理信息资源的正确性、及时性、完整性和连续性。

1、上机运行系统的规定：

（1）系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及经系统管理员批准的有关人员，有权上机操作运行系统；

（2）非指定人员不能上机运行系统；

（3）上机使用注意事项见附录：

（上机注意事项规定）；

（4）上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，一旦泄漏，操作人员有权修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的责任；

（5）上机人员必须按照各自的操作权限进入，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；

（6）应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；

（7）不能使用来路不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防止病毒的传入；

（8）未经批准，不能使用初始化格式命令和删除等DOS命令；

（9）对各应用软件word、excel等的使用，必须建立自己的子目录，存入自己的文件，系统文件目录不应存任何非系统文件，维护人员有权删除这些非系统文件。

如被删除，文件编辑者自负后果。

2、上机使用人员职责和权限：

A、系统管理员：

对整个系统的运行进行负责。

◆系统管理员必须根据天心财务软件的特点和本单位会计核算的实际

情况建立本单位的数字化体系和核算方式。

会计科目的设置必须符合

会计度与本单位的核算管理要求，报表数据格式必须符合财政部门和

其它有关部门的要求。

◆协调系统内各类人员之间的工作关系；

◆负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作。

◆负责保证计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查，并做好上机记录的整理工作，应按规定及时性归档。

◆负责作好系统运行情况的总结，提出更新软件或修改软件的需求报告。

B、系统维护人员：

负责系统运行中硬件和软件的维护工作：

◆负责系统维护工作，包括各环境库的修改和更新操作；

◆负责定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；

◆负责系统的安装和调试工作；

◆按规定程序实施软件的完善性、适应性和正确性的维护；

◆系统维护人员除实施数据维护外，不允许随意打开数据库运行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构，其它上机人员一律不准实施数据库操作。

C、系统操作人员：

系统操作人员是指有权进入当前运行的数字化系统全部或部全功能的

员。

◆负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作。

◆严格按照系统规定进行操作；

◆负责软盘备份及归档工作；

◆负责输出打印凭证、帐簿和报表，并管理及归档工作；

◆日记帐应当天登录，登录后即打印出当天的日报表，做到日清月结；

◆月底满页可打印所有的帐簿和会计报表；

◆记帐凭证按规定随时打印。

D、数据录入人员：

◆检查专职会计人员提供的记帐凭证是否合理、合法与正确，对于违规

记帐凭证不得录入；

◆数据录入过程中，如发现有疑问或错误时，应及时询问有关人员，不

得擅自修改和作废。

◆认真录入数据，录入完毕后检查核对，核对无误后交复核人员进行复核；

◆日记帐数据录入应做到日清月结。

E、数据审核人员：

◆负责数据录入的审核工作，包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性；

◆复核人员不得进行数据录入操作，复核时如发现录入错误时，应通知录入人员修改，待修改后再进行复核；

◆负责输出数据的审核；

◆对不符合要求的凭证和不正确的输出数据，不予签字确认。

F、专职会计人员：

根据原始凭证编制记帐凭证，编制记帐凭证应符合财务制度的要求，做

到内容完整、数据正确、代码准确、摘要简明规范；

G、档案管理人员：

◆负责数字化管理各类系统软盘、各种文档、种类数据软盘及输出打印的记帐凭证，帐簿和报表等有关会计资料存档管理；

◆按规定时间催交入档；

◆对不符合要求的会计资料及软盘不予接收；

◆做好安全保密工作；

◆未经批准，不得外借。

附录一：

上机操作注意事项

一、开机步骤：

1、打开电源开关；

2、打开UPS电源开关；

3、打开打印机开关；

4、打开显示器开关；

5、打开主机开关。

二、关机步骤：

1、关上主机开关；

2、关上显示器开关；

3、关上打印机开关；

4、关上UPS电源开关；

5、关上电源开关。

三、每次关机后再一次开机应间隔一至三分钟；

四、工作完毕后一定要完全退出系统后离开；

五、停电后UPS不间断电源会发出警告，要及时将数据存盘，执行上述操

作步骤；

六、使用键盘时要轻击，切记不可重打；

七、严禁使用游戏盘，违者重罚。

计算机上机操作记录制度

实际应用ERP管理软件的企业在实践中发现，必须规定对数字化管理单位要求有“必要的上机操作记录制度”，作为天心FAS2000ERP系统也不例外，为保证我公司数字化管理的正常发展，更好地完成系统维护任务，了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况，严格微机管理制度，现规定如下：

一、所有上机操作人员必须登记所有上机操作情况，要求填写日期、

操作员姓名、操作内容，运行时间和运行情况。

二、登记操作记录要认真详细，操作过程中没有问题，运行情况及备注栏填写运行正常字样，若有问题则应及时登记录,并向系统维护员报告。

三、不得进行未作登记记录的任何软硬件维护工作。

四、系统维护员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记载，对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须另行填写故障报告单。

并向系统总负责人汇报。

五、操作记录每月装订成册，日常文档由管理人员妥善保管，年终整理归档。

六、要真实完整地填写操作记录，发生问题不登记者，按有关制度根据问题的严重程度予以处理，请所有操作人员及维护人员必须严格遵照执行。

附录二：

上机操作记录

上机时间

操作员姓名

操作内容

运行时间

运行情况

备注

数字化管理岗位责任制

为使我公司数字化管理工作进程不断加快，保障数字化工作正常开展，确保此项工作的合法性、准确性、安全性，特制定数字化管理岗位责任性。

一、数字化管理岗位：

根据企业的内部物料、制造管理和会计核算的特点及企业对数字化管理岗位设置的要求，在系统总管理员的领导下，从各个岗位出发围绕数字化来开展工作，更好地发挥其应有的作用，特设如下管理岗位：

主管会计、财务负责人、系统管理与维护、业务经办与操作录入、业务复核、业务稽核、业务数据管理、档案管理。

二、岗位职责：

（一）主管会计：

对企业数字化发展方向、规模及重大硬件、软件、使用、应用项目进行决策，保证数字化管理工作的健康发展。

（二）财务负责人：

制订财务数字化发展规划，为主管会计提供重大硬件、软件使用、应用项目的决策依据，根据本企业特点合理的设置数字化管理岗位及配备岗位人员，检查岗位人员的工作情况，严格按各岗位标准进行考评。

（三）系统管理维护岗：

1、参与制定本厂财务数字化发展规划及数字化管理制度；

2、执行对操作人员的管理和计算机档案管理职能，对会计软件进行日常维护，保证计算机软件、硬件财产安全可靠；

3、及时了解计算机故障情况，并采取相应处理措施，遇到重大的系统运行故障必须根据故障的发展，处理情况填写故障报告单并及时报给数字化主管人员；

4、正确分配系统操作人员的使用权限及以后软件开发工作；

5、开发的软件应充分利用本公司已经应用的信息系统、报表系统的功能，并应以易接受、易掌握为原则；

6、未经各种主管、系统管理员核准的开发项目，不得上机；

7、保证各种数字化管理规定的正确实施。

（四）业务经办与操作：

依照科目负责制的原则，设置成本核算、费用核算、材料、销售、债权债务往来的核算、现金、银行存款、固定资产、记帐、二级核算等岗位，各岗位严格按照本公司财务制定的业务工作标准进行日常工作。

做好记帐前对明细帐的审核，保证录入数据正确。

充分使用计算机对帐、核销等功能来完成工作，并按《帐务管理制度》要求打印帐簿、报表。

（五）数据录入：

1、执行系统管理对岗位工作的具体指挥、要求；

2、及时、准确地按规定标准输入手工记帐凭证、生成机制凭证及帐表；

3、通过系统管理员及时准确地为领导提供所需数据；

4、系统管理员给本岗位设置的口令不得告知其他任何人；

5、正确执行数字化管理中的有关操作，使用等各项规定；

6、发现问题，及时向系统管理员及财务主管负责人反映；

（六）数据复核岗：

1、对输入计算机凭证质量把关，保证手工凭证与机制凭证的一致性；

2、对已录入的凭证及时复核，最迟不得超过次日复核完毕；

3、发现凭证错误，分析责任原因，通知有关岗位人员进行修改，复核人员不得擅自修改；

4、填好上机操作及其有关事项登记表，发现问题通知有关人员协调处理；

5、按日整理复核后的手工凭证，交数据管理员进行汇总、打印汇总凭证；

6、复核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对审核结果负责。

（七）数据稽核：

1、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；

2、审核记帐凭证是否符合会计制度要求，借贷关系式是否平衡，各种帐表相互之间数据是否一致，保证帐帐相符、帐表相符；

3、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时，退回业务经办人员进行协调处理；

4、每周对所有原始凭证、机制凭证、报表进行一次稽核，确保录入数据正确无误；

5、稽核后的凭证要加盖岗位人员印章，并对所有因人为因素造成而未及时稽核发现的凭证问题负责。

（八）数据管理岗：

1、执行系统管理员对本岗位工作的具体指挥、要求；

2、根据复核后的计算机凭证，按本汇总、打印、输出机制凭证汇总表，粘贴在机制凭证上，保证机制凭证在内容、编号、金额上的正确性。

3、对存贮在磁盘（含硬盘及软盘）上的会计文件、凭证、帐表等要及时备份，备份软盘要编号及盖章归档；

4、根据《帐务管理制度》有关规定，进行及时对帐结帐、结转下年；

5、对硬盘上的会计数据和作为正式的备份软盘上的会计数据不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；

6、注意保管、查看计算机操作记录，发现问题及时向系统管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档；

7、按档案管理要求移交档案，填写档案移交单；

8、对本岗位负责，在档案移交单上盖章。

（九）档案管理岗：

1、严格按照《档案管理制度》要求进行日常工作；

2、对会计核算结果的历年资料要保存三份，分别存放在不同地点；

3、对购置或自制开发的会计软件，要作为会计档案妥善保管，并负责督促计算机凭证、帐薄、报表的装订归档；

4、注意查看《档案移交登记表》，对接收的计算机档案资料负责。

各岗位严格执行制度要求，相互协调工作，发现问题及时反

映，提出有利于数字化发展的建议，保证我公司财务数字化

向着健康有效的方向发展。

三、监督、落实

本规定由财务主管及系统管理员监督执行。

帐务系统管理制度为保证帐务系统安全、正常、可靠的运行，根据天心软件的实际要求及我公司的实际情况，特制定帐务系统管理制度。

本制度包括帐务系统人员组织、操作管理、业务管理工作标准等内容。

一、人员的组织

系统配备系统维护员、录入员、操作员、复核员、稽核员、数据管理员，从业务管理及财务处理流程来分，系统配备系统管理员，系统维护员，数据管理员，财务主管，主办会计，出纳，往来会计，存货会计，销售管理员，具体配备见下表：

编号

岗位

姓名

1

系统管理员

系统管理

阎勇

2

系统维护员

系统维护

3

数据管理员

数据管理

4

财务主管

稽核员

张经理

5

主办会计

复核、录入、操作

6

出纳

录入、操作

张文静

7

往来会计

8

存货会计

吴宝刚、梅冲

9

销售管理员

张淑京

具体职责参看《数字化系统岗位责任制》。

二、操作管理制度

（一）日常事务管理

1、必须严格按照《FAS2000天心企业管理软件操作流程》完成各项工作；

各操作人员及财务主管须按照《天心FAS2000业务流程管理规范》及《日上FAS2000操作员分工操作流程规范》完成自己的工作，详细操作流程及方法可参照《FAS2000天心企业管理全能系统》操作手册（黄皮书）。

2、必须以自己的名称、密码进入本系统，工作完毕后应及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；

3、不得将口令泄漏给他人，并定期修改自己的口令；

4、各操作员必须准确输入属于自己的工作范围内的单据内容，同时，必须输入本系统中起主要作用的号码，如：

单据号、订单号（即大号）、制令单号、凭证号等。

（二）日常业务管理

各操作员必须按照《日上FAS2000操作员分工操作流程规范》中业务分工一览表中的步骤单据及主营业务操作流程来操作。

一般操作流程如下：

月初：

输出上月财务报表，报税，上缴利润。

月中：

输入如下单据，查询有关帐表

步骤及单据

操作员

审核

有关帐表

1进货单

采购明细表

采购统计表

进销存统计表

存货明细表

现存量明细表

2进货退回单

3进货折让单

4销售订单

销售管理

受订明细/统计表

5制令单

6领/退料单

领料/退料明细表

销货明细表

销货统计表

销货年度统计表

销货毛利分析表

借入还出明细表

借入租金明细表

借出还入明细表

借出租金明细表

调拨明细表,调整明细表

7成品缴库单

8销货单

9销货退回单

10销货折让单

11借入单

12借入还出单

13借出单

14借出还入单

15库存调拨单

16库存调整单

17单/多厂商付款单

主管会计

付款明细表，应付帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表厂商帐户变动表

18单/多客户收款单

收款明细表，应收帐款明细表/统计表/汇总表/帐龄分析表客户帐户变动表

19其他费用收入/支出单

其他费用收入明细表/其他费用支出明细表

20帐户收支单

帐户收支明细表，帐户收支汇总表

21帐户调拨单

22票据异动

23审核凭证

科目总帐，科目明细帐，日记帐，现金帐，分录帐，销货帐，进货帐，汇总表，对象别帐

24过帐、结转凭证调整凭证

月末：

1、存货会计监督仓库盘点，将实际库存数量经过盘点处理，有误差时调整实际库存数量及金额。

2、存货会计进行材料出库成本计算，并结转生成会计分录传递给总帐系统。

3、出纳根据银行送来的对帐单生成银行余额调节表。

4、主办会计审核完所有的会计凭证后结转费用、成本，形成本月利润，输出内部报表（如：

费用表，成本表，现金流量表等）。

制作财务报表。

要求：

能由系统自动生成的会计凭证不能直接存总帐中输入，一般性非主营业务的收付款在银行帐户收支单中进行处理，不能直接在总帐中输入凭证。

附录六：

业务处理工作标准

现金：

1、核对手工凭证与输入计算机凭证的正确性；

2、要求日清月结（启动现金日报表，每日打印，现金日报表，核对无误后打两份，一份上交主管负责人签字，一份自己保存，并随时接受不定期检查）；

3、现金日记帐满页打印；

4、出纳员每天五点必须结帐，与库存现金核对，打印日报表；

5、出纳员应每天核查原始凭证与记帐凭证；

6、严格执行现金管理制度，库存限额按要求存储；

支票管理：

1、发放及填写支票，随时进行录入，新购入支票首先按整本、分帐户一次性录入，待支票使用时修改日期、限额及用途，使用部门及个人；

2、报帐时及时核销支票；

3、月末按部门、经办人提供未核销支票的明细，催交报销；

4、作废支票应随正式支票作为凭证的附件。

预付帐款、应付帐款、其它应付款：

（收付款系统）

1、按制定的标准摘要正确录入；

2、随时对新增单位进行目录维护，并每整理一次，每月28日前交部门目录管理员；

3、记帐完毕后，定期（每月一次）对单位往来帐进行核销；

4、根据管理的需要，对欠帐单位，用款部门，金额大小，提供有关数据，经常通知公司内有关部门和人员清理债权债务。

5、根据业务量大小，随时与对方单位进行核清帐目；

6、必须进行参照录入，严格控制往来单位分户；

7、属普通帐，统一打印；

预提费用、待摊费用：

严格划清业务内容，做到及时冲销预提及摊销费用。

生产成本：

1、根据设置的明细科目，按标准摘要正确填制；

2、利用总帐表进行成本核算（包括汇集费用、分配费用、成本计算）；

3、根据管理的需要，提供成本核算的有关数据；

4、定期进行成本分析；

及时向领导提供成本核算资料，对带有倾向性的成本变化要及时反映，以便于改进；

5、属普通帐，统一打印。

6、按时核对明细帐，记帐凭证审核，当日业务不超过次日。

其他应收款、应收帐款：

2、随时进行目录维护，并每月整理一次，于月终28日前交部门目录管理员；

3、输入单据时或在一定时期内对应收帐款余额进行核销；

4、根据管理的需要，每月进行一次帐龄分析，关及时交部门领导（包括清理欠款单位的及时核销）；

5、随时与销售部门核对应收及预收货款，及时、准确提供欠款单位及金额；

7、属普通帐，统一打印。

管理费用：

1、根据设置的明细科目，按标准摘要正确录入；

2、及时进行部门目录维护，每月整理一次，并于月终28日前交部门内目录管理员；

3、根据管理需要，及时进行费用预算分析，按部门分项目列出节约与超支数额；

4、结合报表，填好数据反馈表，反馈到有关部门；

银行存款：

1、录入银行对帐单，随时录入银行对帐单；

2、审核银行帐，审核未记帐银行明细帐，（根据银行结算单及银行存款的标准摘要）；

3、打帐要求月清，月结，月打帐；

4、对帐，要求根据计算机产生的待核银行帐与银行对帐单进行对帐，对帐后打印出余额调节表及单位未达帐和银行未达帐；

5、银行帐业务分析，对于单位未达帐要求按部门，经办人等明细打印，送交各部门催办，银行未达帐，送开户银行办理；

产品销售收入：

1、根据已制定的标准摘要制票；

2、每月登记销售收入明细帐；

3、根据管理需要及时提供销售收入及应交税金的金额；

4、属普通帐，统一打印；

5、按规定正确计算利润及应交税金；

材料核算：

1、原材料、低值易耗：

1）录入依照标准摘要输入；

2）结合总帐报表提供内部报表；

3）明细帐和总帐进行核对，与库存材料明细帐进行核对；

4）按一般帐统一打印；

2、应付帐款：

1）按标准摘要制票录入；

2）属普通帐统一打印；

3、其他业务收入：

1）按标准摘要正确录入；

2）正确提供其他销售业务的有关数据（包括销货单位、内容及金额）；

3）属普通帐，统一打印；

固定资产：

1、固定资产清理，输