文员岗位测试题及答案Word文档格式.docx
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3、文员传达上级信息时,能够把上级的话语加多或减少,以个人的口吻来转达。
(√)
4、关于误投邮件,文员可先打开看看,而后在信封上写上“该地点不对”,并
把它退回去。
5、文员对报纸和杂志的办理,能够挑出上级喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌
上,其余的放在报刊架上供大家阅读。
三、简答题
1、什么是受意?
受意有几种?
办公室人员应如何运用受意方法?
本题查核的是同学们关于受意方法的掌握。
本题共有三个问题,同学们应挨个
回答,不要有所遗漏。
问题1:
什么是受意?
受意就是文员接受和领悟上级的企图。
问题2:
能够分为直接受意(即领悟上级在会议发言、文件批改、工作部署或与文员谈
话时,直接就某一问题或某项工作所发布的建议和想法等,易于文员判断和领
会)和间接受意(即上级在平常随意谈话的状况下,或与其余人员发言种就某
一问题、某项工作发布的建议和看法等)。
问题3:
①擅长领悟上级企图,不要误解上级企图;
②备好记录本,记录下指示重点;
③注意聆听,专心判断指示的企图;
④必需时能够发问,直至了然企图为止,但不要打断发言;
⑤若有不一样建议,能够公然提出,但要言之成理,并要注意方式、态度;
⑥接受指示后,要不失机机地贯彻实行。
2、简要论述文员工作的三个步骤,互相关系如何?
文员工作分为三个步骤:
计划、实行和检查。
1.计划的步骤,要充足认识马上开始的工作内容,并思虑以什么方法进行效率
会最正确。
2.实行的步骤,要注意:
同时检查能否依据当初所制定的次序进行;
上级所指示的工作不论是哪一种,都要正确地实行;
配合上级预期的限期。
3.检
查的步骤,要剖析计划和实绩的差别,并把从行进行过的工作或他人做过的工
作和当前自己所从事同样性质的工作加以比较剖析。
三者的关系为:
先作计划,付诸实行,而后检查结果,环绕“计划——实行——
检查”这样一个转动的过程展开。
三者互相联系形成一个循环。
文员第一要仔
细拟订计划,而后依据这个计划去实行,并严格检查其结果,使得这个结果对
下一次的计划有所帮助和启迪
四、事例剖析题:
1、文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务办理的建议后,又碰到了负
责宣传的张副经理,小曹又向他作了请示,结果两位领导的建议很不一致,小
曹不知所措,两位领导也所以矛盾加深。
孙以为小曹与张关系亲密些,支持过
张,以为小曹存心与他作对;
而张以为此业务是他引介的,小曹应先同他通气。
请你剖析小曹这样做对不对?
错在哪里?
面对这类状况小曹应当怎么办?
本题作为事例剖析题,应依据以上两个原则从这几个方面往返答:
1)小曹犯了多头请示的错误。
依照领导职权分工、单向请示的原则,既然向主管领导请示了,就应按孙的建议办,不该多头请示;
2)在工作中不该过分亲密或疏远某领导,以致落到难堪的境地;
3)两位领导都作了指示,假如张知书达礼,小曹应向他说明只好按职权分工做事,求得体谅后,按孙的建议办;
4)假如不可以求得体谅时,小曹应向两位领导分别自我检讨,再建议两位商讨一个方法依照履行;
5)假如矛盾不可以一致,应向总经理请示,依照总经理的建议办,并请他对孙或张作解说,这是文员履行主要决议人的建议。
2、某年3月5日,新欣化工公司的总经理出差了,此次的限期是从3月5日至
3月12日,预约12日上午回来。
文员小王负责办理公司的各种邮件。
小王从收
发室取回了邮件,此中上级亲启的信一封,一个邮包,总经理办公室收件三封,
此中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长办理。
正好销售
科的小李走过办公室,小王说:
“小李,把这封信交给你们科长”,小李把信带
走了。
小王把总经理亲启件放在总经理办公桌的抽屉里,又打开总经理办公室收件,
一封是邀请总经理参加定于3月12日下午的商讨会,小王想,总经理头几日还
谈到准备参加此次商讨会,12日他正好回来,必定会参加的。
于是小王打印了
接受邀请的回信,明确见告对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。
打开
第二封信,取出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附
件里说明有三张照片,小王不知道如何办理,她把照片又放回了信封中。
小王打开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在头几日订购的新式材
料,一共有五个品种,小王凭印象感觉订购的是三种,多了两种。
心想,是供给商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话让研发中心的人取走了。
小王办理邮件的做法能否正确?
假如不正确,正确的做法应当是如何的?
本题查核的是“上级不在时邮件的办理”。
一般而言,有以下几种可能:
1)文秘人员把需要上级亲身办理的信函先保留下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能获得答复。
2)上级指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员办理。
文秘人员应制作签收单,要求收到人员署名,并注明时间。
3)上级受权文秘人员办理一些应由他办理的邮件。
文秘人员应在全面掌握情
况的基础上谨慎办理。
在回信上签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上级过目。
假如是回电或面谈,则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容,以备后查。
4)假如邮件好多,文秘人员还能够制作邮件纲要表。
表上列出何时收到邮件?
如何办理的?
做了哪些事?
采纳了哪些举措等等,有些内容需要上级回来决定。
5)假如上级习惯于每日给办公室打电话,文秘人员应当把需要上级办理的每封信的内容大概记录一下,这样文秘人员就能够随时向上级报告。
6)假如上级在临走时留下通信地点和电话。
文秘人员在办理邮件时碰到棘手的事情,应实时向上级请示。
若有可能,能够把那些难以办理而又急需答复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上级,请上级决断。
7)把寄给上级邮包连续编号(如4-1、4-2、4-3),这样就会知道你寄的邮包能否所有到齐了。
假如上级常常换地方,在邮包上编号尤其重要。
(8)文秘人员也能够把积压的信函分别放入纸袋,标上“需要署名的信函”、“需要您办理的信函”、“需要读的信函”(这些信函已经答复,但上级可能要过目)、
“报告”、“一般阅读资料”(上级可能想读的广告和第一版物)。
依据以上注意事项,本题应从以下几个方面来剖析——
小王的做法不正确,错在:
1)河南分公司邮件转交销售科办理的,应制作签收单,要求小李署名,并注明时间;
2)把上级亲启信函先保留下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能获得答复;
3)12日回来就参加会议不稳当,不宜在总经理出差回来的当日安排活动;
4)在回信上应签上自己的职称(某某人的文秘人员),发出前复印一份,留待上级过目;
5)发现附件缺乏,应当在信封上写上缺乏的附件的名称和数目,接着应实时打电话或写信与寄信人联系;
6)没有订购的东西不可以签收;
7)在移交邮包里的物件时,要先打印一份清单,注明收到的日期,请接受人员在上边署名,并保留好。
3、新加坡利达公司销售部文员刘小姐要成婚了,为了不影响公司的工作,在征
得上级的赞同后,她请自己最好的朋友陈小姐临时代理她的工作,时间为一个
月,陈小姐大专刚毕业,比较纯真,刘小姐把工作交代给她,并鼓舞她努力干,
准备在蜜月回来后介绍陈小姐顶替自己。
某一天,经理出门了,陈小姐正在公司打字。
电话铃响了,陈小姐与来电者的
对话以下:
来电者;
“是利达公司吗?
”
陈小姐:
“是。
来电者:
“你们经理在吗”
“不在。
采电者;
“你们是生产塑胶手套的吗”
“你们的塑胶手套多少钱—打”
“1.8美元.”
“1.6美元一打行不可以?
“对不起,不可以的。
”说完,“啪”挂上了电话。
上级回来后,陈小姐也没有把来电的事见告上级。
过了一礼拜,上级提起他刚
谈成一笔大买卖,以1.4美元一打卖出了100万打。
陈小姐突口而出:
“啊呀,上礼拜有人问1.6美元一打行不可以,我知道你的订价是1.8,就说不可以的。
”上级立即神色一变说:
“你被辞退了”陈小姐哭丧着脸说:
“为何”上级说:
“你犯了五个错。
陈小姐被辞退是由于上级说她犯了五个错,分别是什么她在电话礼仪方面还犯了哪些
错
答:
(1)该问的没有问(指对方状况,手套的需要量
(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码
);
(3);
(3
分)
分)(3)
该说的没有说
(没有实时向上级报告
不该说的却说了(价钱上的自作主张,不向上级请示);
(3分)
不懂得保护自己(即便自己自作主张拒绝了对方,犯了错误,也没必需告诉上级,使自己堕入被辞退的境地),(3分)
(6)电话礼仪方面,铃响了没有自报家门,(3分)(7)不等对方说完,
就“啪”挂上电话。
(2分)
4.某国营公司总经理办公室人员小赵正在看当日准备上报的统计报表,本公司一位实习生,刚从大学经济管理专业毕业的小林走了进来,小林针对该公司管理写的毕业论文中的某些看法和看法很得指导老师欣赏,他自己也以为对公司改革有必定作用,他准备找总经理说说。
小赵客气地请小林坐下,说:
“总经理出门了,有什么事请跟我说吧”。
小林就滔滔不停地讲了起来。
小赵一边听,一边看报表。
小林言谈中常带“像我们这样的小公司”,小赵越听越不快乐,结果没等小林把话说完,他便满脸怒气地说“公司小能否沉没了你的才能你是大器小用,为何不去大公司呢’’小赵的冷言冷语,激怒了小林,惹起了强烈的争吵,最后小林生气地走开了办公室。
小赵还在郁郁寡欢时,三名被解职的员工吵喧嚷嚷地进来了,他们因平常工作不恪守纪律,完不可以任务被解职,现在要找总经理解决他们的问题。
小赵说总经理不在,想请他们坐下来慢慢谈,他们不相信,非要找总经理不可以。
正好总经理走了进来,他们火冒三丈地推推搡搡,揪住总经理的衣服不放。
小赵在一边干焦急,不知道怎么办才好
你以为小赵在这两件事上做得怎么样他有什么失误,他应当怎么做才对。
(1)不可以说“总经理出门了,有什么事请跟我说吧’’,办公室人员不可以替上级做主;
招待来访者应仔细聆听,不该边看报表边听;
对提重要建议的来访者,应仔细记录,报告上级;
(4分)
应热忱,不可以对来访者冷言冷语;
对言辞强烈的来访者应有礼有节,宣传政策;
(2)应赶快为总经理救围,能够请保安或打110。
5.东华公司办公室人员小沈能讲一口美丽的法语,小陈则很喜爱妆扮。
公司明日要与法国某公司谈判,古总经理嘱咐担当翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。
小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备,还化了一番功夫进行了妆扮。
正式会商这日,只见坐在古总经理一旁的小沈衣着娇艳,金耳饰、大颗宝石戒指闪闪发光,这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也相形见拙。
古总经理与法国客商在招待室内寒暄时,小陈拿来了托盘准备茶水,只见她如花似锦,一对大耳饰晃来晃去,五彩缤纷的手镯碰桌有声,高跟鞋叮叮作响。
她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中这全部惹起了古总经理和客商的不一样反响。
客商面带不悦之色,把自己的茶杯推得远远的,古总经理也感觉难堪。
谈判中讲价还价时,古总一时性起,两方争吵起来,小沈站在古总一边,谴责客商。
客商拂衣而去。
古总望着远去的客商的背影,冲着小沈:
“托你的福,好端端一笔买卖,让你给毁掉了,无能!
小沈其实不知道自己有什么过失,为自己辩白:
“我,我怎么啦!
客商是你自己冒犯的,与我有什么关系"
小沈和小陈的衣着妆扮、言谈举止能否正确,正确的做法应当是如何的
小沈和小陈的衣着妆扮不切合工作环境,不切合特定的会商工作要求;
小沈的衣着突出自己,影响了古总经理的形象;
(3)
小陈的衣着妆扮扰乱谈判、影响工作,损坏工作场所寂静;
’(3
(4)
小陈用手拿茶叶,不卫生,惹起客商不满,使得谈判一开始就不顺利;
小沈应当对领导的作风、性格有所认识,有针对性地填补领导的不足。
古总经理与客商争吵,她应采纳挽救举措,能够将上级拖故引开,并表示上级忍受些,使谈判持续,而不是谴责客商;
小沈遇到上级责备,即便是过头话,也应保持沉着,不辩驳,应理解上级的难处。
找适合
的机遇,用适合的方式说明状况,沟通思想和感情。
6、某年
3月
5
日,新欣化工公司的总经理出差了,此次的限期是从
5日至
12日,预约
12日上午
回来。
小王从收发室取回了邮件,此中上
司亲启的信一封,一个邮
包,总经理办公室收件三封,此中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过
让销售科科长办理。
正好
销售科的小李走过办公室,小王说:
“小李,把这封信交给你们科长”,小李
把信带走了。
一封是邀请总经理参加定
于3月12日下午的商讨会,小王想,总经理头几日还谈到准备参加此次商讨会,
日他正好回来,
必定会参加的。
于是小王打印了接受邀请的回信,明确见告对方总经理将参加会议,并替总经理签了名。
打开第二封信,取出信纸,里面还有两张产品样品的照片,小王看了信的内容,附件里说明有三张照
片,小王不知道如何办理,她把照片又放回了信封中。
小王打开邮包,发现是产品研发中心为了开发新产品,在头几日订购的新式资料,一共有五个品种,
小王凭印象感觉订购的是三种,多了两种。
心想,是供给商主动送来的,不拿白不拿,于是她打电话
让研发中心的人取走了。
本题查核的是“上级不在时邮件的办理”。
(1)文秘人员把需要上级亲身办理的信函先保留下来,并通知发信人信已收到,
告诉对方何时可能获得答复。
文秘人员应制作签收单,
要求收到人员署名,并注明时间。
文秘人员应在全面掌握状况的基础上谨慎办理。
假如是回电或面谈,
则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容,以备后查。
5)假如上级习惯于每日给办公室打电话,文秘人员应当把需要上级办理的每封信的内容大概记录一下,
这样文秘人员就能够随时向上级报告。
假如上级经
常换地方,在邮包上编号尤其重要。
(8)文秘人员也能够把积压的信函分别放入纸袋,标上“需要署名的信函”、
“需要您办理的信函”、
“需要读的信函”(这些信函已经答复,但上级可能要过目)、“报告”、“一
般阅读资料”
(上级可能想读的广告和第一版物)。
依据以上注意事项,本题应从以下几个方面来剖析——小王的做法不正确,错在:
四、设计题
1.小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各样文件柜,储物架、书报架,办
公室主任给她配置了带锁的办公桌,电脑,电话机,还给了她新的文件架、文
具用品盒.各样笔、胶水、剪刀、参照书、需要翻译的资料、公司印章,印盒、
墨水,复印纸(2包),要求小李整理好办公桌,把东西分门别类搁置在适合的位
置。
小李应当怎么做
电话放在办公桌左侧,便于左手摘机,右手做记录,电脑放在右侧,
新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的表记条:
(3分)
各样笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内,参照书应当放在桌子上边或伸手能够拿获得的抽屉里,(3分)公司印章放人办公桌带锁的抽屉内,(3分)
墨水搁置在储物架基层,复印纸放在下边几层.(3分)
2.安徽某公司欲与上海某公司合作,上海以品牌、技术人股,利用安徽比较便
宜的原资料和人工,共同生产国内紧缺的产品。
上海代表团一行10人将于8月
下旬来访,商讨合作的详细事宜,办公室主任请小李作好准备。
若是你是小李,
你如何设计这个招待方案
接受任务,(3分)
(2)认识贵宾,(1分)(3)制定计划;
(1分)(4)预定食宿;
(1分)
迎接贵宾,(1分)(6)商讨日程,(1分)(7)安排会商:
(3分)(8)陪伴观光;
送别客人;
招待小结。
3.麦格公司为认识新产品的科技含量和市场竞争力,以拟订适合的价钱打入市
场,决定
召开专家会谈会,对新产品进行评估,办公室人员应当如何准备和开好此次座
谈会
(1)会谈会邀请对象一定是新产品所在领域的专家和学者,能独立思虑、有
主见又敢于发布建议者;
(2分)
会谈会以小型为主,人数以七、/L人为宜;
会谈会上,文秘人员应与主持人亲密配合;
主持人负责指引、组织,可不做记录;
详尽的记录应由文秘人员在不惹人注视的座位上去做;
会谈会的时间不用严格规定,可长可短;
会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使氛围轻松。
,(1分)
4.科达公司召开中层干部扩大会议,参加人员为总经理、副总经理各职能部
门的正副
经理、办公室正副主任和员工代表等,共46人,会议文秘人员和其余服务人员
人,会议时间
为5小时。
参加会议人员月均匀薪资为2400元,其余收入600元,假定一个月工作30天、一
天工作8小时。
会议后勤花费开销有:
文件资料费200元,饮料费100元,因
会议紧张安排午
餐,餐费每人10元。
请计算会议的成本。
(1)会议成本=2×
3[(G+S)×
T]n+后勤开销=6(G+S)T?
n+后勤开销(3分)
(2)G-------
参加会议人员的每小时人均薪资数;
每一个人每小时均匀薪资
为10元,(2400÷
30÷
8)(1
(3)S
——参加会议人员每小时人均其余收入数;
其余收入为
2.5
元。
(600÷
8)
(1
(4)T
(5)n
——参加会议人员人均到会时间为5小时;
——参加会议人数为50人(46+4);
后勤开销——等于支票开销、现金开销和实物开销的总和为
800(200+100+10×
50)
(7)会议成本一6×
(10+2.5)×
5×
50+800=18750一-800=19550(元)(2分)
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