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一、项目档案材料的整理....................................................13
第六章项目文件的组卷方法·
14
一、组卷原则和要求........................................................14
二、组卷方法..............................................................14
第七章施工技术资料分类·
16
第八章建筑工程的一些概念·
17
一、单位工程、子单位工程...................................................17
二、分部工程..............................................................17
三、分项工程..............................................................17
四、检验批...............................................................17
第九章建筑工程分部(子分部)工程、分项工程划分·
18
第十章室外工程划分·
19
第十一章分项、分部、单位工程的质量验收·
一、分项工程的质量验收....................................................19
二、分部(子分部)工程质量的验收............................................20
三、单位(子单位)工程质量竣工验收.........................................20
四、单位(子单位)工程所含分部(子分部)工程的质量均应验收合格...............21
五、质量控制资料应完整....................................................21
六、单位(子单位)工程所含分部工程有关安全和功能的检测资料应完整...........22
第十二章各单位竣工后文件归档围·
22
一、建设单位文件的归档围................................................22
二、设计单位文件的归档围................................................22
三、施工单位文件的归档围................................................23
四、监理单位文件的归档围................................................23
第十三章建筑工程竣工档案主要容及排列顺序·
24
第十四章安全资料·
25
一、建设工程施工安全监督程序.............................................25
二、安全管理..............................................................26
三、文明施工..............................................................26
第十五章工程资料管理制度·
26
一、工程档案管理制度......................................................26
二、归档文件的质量规定....................................................27
三、工程文件收发及管理规定................................................28
四、档案部门职责..........................................................30
五、声像档案管理办法......................................................33
六、档案、资料、图书借阅制度................................................34
七、设计修改通知单、工程联系单管理规定.....................................35
八、工程竣工图编制管理规定................................................37
第一章工程资料的管理要求
工程资料是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图。
基建文件:
建设单位在工程建设过程中形成的文件,分为工程准备文件和竣工验收等文件。
工程准备文件:
工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
竣工验收文件:
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
监理资料:
监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。
施工资料:
施工单位在工程施工过程中形成的资料。
竣工图:
工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。
工程资料的形成应符合国家相关的法律、法规、施工质量验收标准和规、工程合同与设计文件等规定。
工程各参建单位应将工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责围。
工程资料应随工程进度同步收集、整理并按规定移交。
工程资料应实行分级管理、由建设、监理、施工单位主管(技术)负责人组织本单位工程资料的全过程管理工作。
建设过程中工程资料的收集、整理工作和审核工作应有专人负责。
工程各参建单位应确保各自资料的真实、有效、完整和齐全,对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的,应按有关规定予以处罚,情节严重的,应依法追究法律责任。
一、建设单位工程资料的管理要求
应负责基建文件的管理工作,并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。
在工程招标及与参建各方签订合同或协议时,应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。
必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的资料。
由建设单位采购的建筑材料、构配件和设备等,建设单位应保证建筑材料、构配件和设备符合设计文件及合同要求,并保证相关物资文件的完整、真实和有效。
应负责监督和检查各参建单位工程资料的形成,积累和立卷工作,也可委托监理单位检查工程资料的形成、积累和立卷工作。
对须建设单位签认的工程资料应签署意见。
应收集和汇总勘察、设计、监理和施工等单位立卷归档的工程档案。
应负责组织竣工图的绘制工作,也可委托施工单位、监理单位或设计单位,并按相关文件规定承担费用。
列入城建档案馆接收围的工程档案,建设单位应在组织工程竣工验收前,提请城建档案馆对工程档案进行预验收,未取得《建设工程竣工档案预验收意见》的,不得组织工程竣工验收。
建设单位应在工程竣工验收后三个月将工程档案移交城建档案馆。
二、勘察、设计单位工程资料的管理要求
应按合同和规要求提供勘察、设计文件。
对须勘察、设计单位签认的工程资料应签署意见。
工程竣工验收,应同具工程质量检查报告。
三、监理单位工程资料的管理要求
监理资料是在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。
监理单位应负责监理资料的管理工作,并设专人对监理资料进行收集、整理和归档。
应按照合同约定,在勘察、设计阶段,对勘察、设计文件的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查;
在施工阶段,应对施工资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查,使施工资料的完整性、准确性符合有关要求。
列入城建档案馆接收围的监理资料,监理单位应在工程竣工验收后两个月移交建设单位。
对须监理单位签认的工程资料应签署意见。
四、施工单位工程资料的管理要求
施工资料是在施工过程中形成的资料。
施工单位应负责施工资料的管理工作,实行技术负责人负责制,逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。
应负责汇总各分包单位编制的施工资料,分包单位应负责其分包围施工资料的收集和整理,并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。
应在工程竣工验收前,将工程的施工资料整理、汇总完成。
应负责编制施工资料,其中移交建设单位一套(原件),复制几套视有关单位需要而定。
竣工图是在工程竣工验收时,真实反映建设工程项目施工结果的图样,以实际情况为准。
第二章工程文件的归档围
一、工程文件的归档围
对与工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件、均应收集齐全,整理立卷后归档。
二、归档文件的质量要求
归档的工程文件应为原件。
工程文件的容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规、标准和规程。
工程文件的容必须真实、准确,与工程实际相符合。
工程文件应采用耐久性强的书写材料。
工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖单手续完备。
工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。
图纸宜采用国家标准图幅。
工程文件的纸应采用能够长期保存的韧力大,耐久性强的纸。
图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
所有竣工图均应加盖竣工图章。
利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面,图标栏露在外面。
第三章工程文件的立卷
一、立卷的原则和方法
立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。
立卷可采用如下方法:
1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;
2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;
3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
5、竣工图可按单位工程、专业等组卷;
6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
立卷过程中宜遵循下列要求:
1、案卷不宜过厚,一般不超过40mm。
2、案卷不应有重份文件;
不同载体的文件一般应分别组卷。
二、卷文件的排列
文件材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
既有文件材料又有图纸的案卷,文件材料排前,图纸排后。
三、案卷的编目
编制卷文件页号应符合下列规定:
1、卷文件均按有书写容的页面编号。
每卷单独编号;
2、页号编写位置:
单面书写的文件在右下角;
双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角;
3、成册图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷目录,不必重新编写页码;
4、案卷封面、卷目录、卷备考表不编写页号。
编目是固定文件的一个案卷的位置以及每个案卷在整套项目档案中的位置工作。
其目的:
一是能清楚地提示出文件的整理成果,达到固定排列顺序,反映案卷的成份和容;
二是能确切地反映案卷的特征和统一使用的名称、术语、符号。
卷目录的编制应符合下列规定:
1、序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注;
2、责任者:
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替;
3、文件编号:
填定工程文件原有的文号或图号;
4、文件题名:
填写文件标题的全称;
5、日期:
填写文件形成的日期;
6、页次:
填写文件在卷所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号;
7、卷目录排列在卷文件首页之前。
卷备考表的编制应符合下列规定:
1、卷备考表的式样宜符合规要求;
2、卷备考表主要标明卷文件的总页数、各类文件页数(照片数),以及立卷单位对案卷情况的说明;
3、卷备考表排列在卷文件的尾页之后。
案卷封面的编制应符合的要求:
1、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用封面形式;
2、案卷封面的容应包括:
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷;
3、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写;
4、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。
档案馆代号由档案馆填写;
5、案卷题名应简明、准确地揭示卷文件的容。
案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷文件的容;
6、编制单位应填写案卷文件的形成单位或主要责任者;
7、起止日期应填写案卷全部文件形成的起止日期;
8、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的保管期限详见规要求;
同一案卷有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
9、密级分为绝密、、秘密三种。
同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
四、案卷装订
案卷可采用装订与不装订两种形式。
文件材料必须装订。
既有文件材料、又有图纸的案卷应装订。
装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。
五、卷盒、卷夹、案卷脊背
案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。
1、卷盒的外表尺寸为310mm×
220mm,厚度分别为20、30、40、50mm;
2、卷夹的外表尺寸为310mm×
220mm,厚度一般为20~30mm;
3、卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。
案卷脊背的容包括档号、案卷题名。
第四章项目档案管理
一、施工单位项目文件的质量监控
施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据,其数量在整个项目档案中占了相当大的比重,是项目档案的主要组成部分。
这一阶段也是项目文件积累的关键,其质量控制可从以下几方面进行:
以公文形式的文件,要注意统一文号。
施工单位围绕项目建设,将形成公文形式的文件。
施工记录必须真实、准确、耐久、有序、规和完备的签署手续。
施工图必须字迹清晰、线条清晰、图面整洁、修改到位。
施工单位在签订承、发包合同后,应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络,按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件的围做好积累工作。
施工管理性文件可按问题积累。
施工记录一般从部分到整体的,按分项、分部、单位工程积累。
排列到一定厚度,一般2~3cm左右即可装订一卷。
二、施工阶段文件的形成要求
1、质量证明文件:
水泥、预制混凝土构件、新材料等;
2、文件归档中应注意的问题,归档文件的质量要求,档案员检查文件的主要容。
三、建设项目竣工图的编制
1、竣工图概念、要点:
1)、定义:
能够反映工程最终状况,并加盖竣工图章,签字手续完善的图纸。
2)、制作时间:
竣工图的编制与工程进度同步,以保证竣工图的准确性。
3)、制作单位:
施工单位进行组卷。
4)、制作依据:
原设计图纸、变更设计文件及原设计图纸的电子文档。
5)、在质量的要求:
竣工图必须符合实际,反映工程竣工的最终状况;
6)、外观质量要求:
竣工必须是新图,图纸质量要规格统一,图面整洁,字迹线条清晰、耐久、标注位置合理。
7)、审核单位:
该项目的监理单位。
8)、保管单位:
建设单位。
9、移交单位:
根据项目的具体情况而定。
10、竣工图章:
只有加盖了竣工图章的图纸才能作为竣工图。
2、竣工图文件主要的编制形式:
工程项目竣工图与施工图有着密切的联系,从施工图变为能反映竣工最终状况的竣工图,有若干种不同的情况:
1)、施工被取消;
2)、施工图没有变更;
3)、施工图只有一般局部变更;
4)、施工图有重大变更;
5)、重复的标准图、通用图;
6)、没有设计的需在施工中新增加的容等。
3、竣工图排列顺序
1)、封面
2)、竣工目录
3)、设计目录
4)、竣工说明
5)、竣工图纸
注意事项:
1、一个单位工程完成后即可编制竣工图,收集的资料包括变更文件及原设计图;
2、为了便于竣工图的制作,建设单位在和设计单位签合同时,应将设计单位在提供纸质图纸的同时必须提供相应图纸的电子档的条款写进合同。
第五章建设项目文件的整理
一、项目档案材料的整理
1、划分阶段:
凡是归入建设项目档案的文件、图表、图纸、按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分,不同阶段形成的文件不能混淆在一起。
2、鉴定:
按建设项目文件归档围对收集整理的文件进行鉴定,剔除不属归档围及重份的文件。
3、划分单位、分部、分项(单元)工程:
同一项目工程的文件先按单位工程划分;
同一单位工程的要进一步划分分部工程;
同一分项工程的文件再按分项工程施工工序的先后顺序排列。
4、组卷:
根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别组卷,如管理性文件按问题、时间组卷;
图纸按单位工程—专业组卷;
施工文件按形成阶段(工序)组卷;
原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类组卷;
质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类组卷。
5、卷文件排列。
6、编制卷目录。
7、填写案卷。
8、装订案卷。
9、编制档案索引。
第六章项目文件的组卷方法
一、组卷原则和要求
组卷要遵循项目文件的形成规律,保持案卷文件的有机联系,按照文件“谁形成,谁组卷”和方便提供利用的原则组卷。
二、组卷方法
1、综合管理性文件的组卷方法
主要是指在项目准备阶段形成的涉及围广泛的文件,以及竣工验收、竣工决算等文件。
1)、按先问题后时间的顺序进行立卷。
2)、同一问题形成的文件按时间先后顺序排列。
3)、卷反映同一问题的文件应排列在一起,可按时间顺序或重要程度排列。
4)、征地拆迁资料包括征地拆迁合同、协议、征地批文、征用土地数量一览表、占地图及土地证等,这些文件应单独组卷。
5)、归档的合同必须是正本(原件)。
6)、在竣工验收阶段应将验收委员会对项目的评价文件及评分表一同归档。
2、竣工图纸的组卷方法
施工图和竣工图在项目文件中占有很大比重,它们是按阶段,专业、结构形成的,图纸形成后由图纸目录控制其排序。
在组卷时可按图纸的目录顺序进行排列。
3、施工文件的组卷方法
施工文件的组卷要符合各自的形成规律,一般来说,原材料、构件的出厂证明是按批量形成;
试验报告按结构形成;
质量检查评定记录是先形成分项、分部工程评定记录,最后形成单位工程质量评定记录。
4、监理文件的组卷方法
对于监理过程中产生的文件,应按文种(或专业)——时间整理组卷。
5、照片档案的整理
照片档案应以本项目建设活动为主,选用具有查考价值,尤其是具有历史意义的照片,大体可以包括以下几个方面:
1)、本项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片。
2)、本项目领导活动的照片,上级有关领导在本项目视察活动的照片。
3)、本项目向有关单位提出容和要求、组织拍摄或征集的照片。
4)、本项目在工作中选用的外单位的照片。
照片档案的构成应由底片、照片和文字说明等部分构成。
照片档案一般要以一组与反映容有密切联系的照片为单位填写文字说明。
6、录像、录音档案的整理
凡是归档的声像档案,必须图像清晰、声音清楚,并附以必要的文字说明,必须是原版、原件。
录音、录像档案以自然盒(盘)为一卷,每盒(盘)的外套上要贴有标签,注明其容、主要人物、形成日期、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等,
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