office软件操作笔记剖析Word文档下载推荐.docx

office软件操作笔记剖析Word文档下载推荐.docx

《office软件操作笔记剖析Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《office软件操作笔记剖析Word文档下载推荐.docx（20页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

普通视图，是最佳的文档录入视图，分栏效果只显示最窄的一栏。

阅读版式下，无标尺，页眉页脚分栏效果下显示，但页眉页脚不可编辑，文档内容可编辑。

Web版式，网上发布的视图，分栏效果不显示，页眉页脚不显示，唯一一个折行显示的视图。

大纲视图，查看文档结构的最佳视图。

在视图菜单下可以对页眉页脚进行编辑，只能通过视图下插入页眉页脚，页眉页脚也可放置图片，更多考察在页眉页脚插入字符。

在视图菜单下，可调整批注，批注不显示，视图下调整，也可调整标记

插入菜单

不可插入页眉页脚，也不可插入表格。

其他都可插入

插入菜单可插入文件，将另外文件的所有内容粘贴到插入点

插入超链接ctrl+K

插入图片，包括剪切画，来自于用户，艺术字，了解可插入图表，表变图变，图变表变

格式菜单（考频较高）

字体，对于字体的一切设置ctrl+D，包括字体（字体，字形，大小，颜色等），默认字体：

宋体，字号5号，字形常规，西文字体，默认timesnewroma，字形常规，字号11号左右。

Ctrl+B为加粗，ctrl+I为倾斜，颜色默认自动色。

文字效果选项卡可设置动态效果。

段落，对话框中注意缩进和对齐，关于对齐方式，共5中，默认两端对齐ctrl+J，分散对齐crtl+shift+J，左对齐ctrl+L，又对齐ctrl+R，居中ctrl+E，最相近的两端对齐和左对齐。

格式工具栏只有4种对齐方式，缺左对齐。

段落缩进共4种，左、右、首行、悬挂缩进。

首行和悬挂是特殊缩进，首行只有第一行缩进，悬挂除第一行都缩进，缩进2个字符。

首行缩进是首行第一个字符距离左缩进右侧的距离。

段落的间距，段前、段后间距，考过一次。

行间距ctrl+1就是单倍行距，默认也是单倍。

设置行间距比最小值还要小去最小值去设置，比最大的大去最大值设置，其他在固定值设置。

边框和底纹，可给表格、页面、文字加边框。

项目符号与编号，稍作了解

分栏，注意，格式菜单下有分栏，默认1栏显示，最多可设置11栏。

可设置栏间距和栏宽度，每一个都可设置，可加栏与栏之间的分隔符。

背景下有水印，可用图作水印，也可用字符。

工具菜单（需掌握的比较多）

拼写语法检查，快捷F7，红色波浪线代表拼写错误，绿色波浪线为语法错误。

语言，可设置本软件的语言，可翻译原来的一段文字。

信函与邮件，邮件合并，将同一个文档最快速分享给多个用户，快速共享。

选项，单击选项有对话框，中有常规，可设置最近持有文件数目，可设置一些状态和效果。

安全性，打开密码和修改密码

窗口菜单

窗口菜单是用来去快速切换窗口的，切换的是所有已打开的文档文件窗口。

执行新建窗口，给同一个文档打开多个窗口，新建出来的窗口在任意一个窗口操作相当于所有文档操作，活动窗口永远只有一个。

拆分，拆分线可拆分为两个上下独立的窗口，作对比用。

表格菜单

所有跟表格一切相关的所有操作，都在表格菜单。

绘制表格，打开的是表格和边框的工具栏，通过这个工具绘制表格。

不能用绘图工具绘制表格。

绘制表格不用每行每列等高等宽，插入默认的是2行5列的表格，在表格插入里可插入单元格，还可以插入行和列。

表格还可以转换，可将文本转换为表格，也可将表格转成文本。

选择命令项，包含表格，单元格，行，列。

插入点在表格之内

删除表格，在表格菜单下，删除单元格，行，列。

合并单元格，考点：

合并单元格数据不丢失

拆分表格，一拆为二

排序，最多可以设置3个关键字，排序分升序和降序。

可以用公式实现统计某些内容，公式的开始一定是=，格式=函数名（方位词），常见方位词：

左，右，上，下，left 

right，above 

below函数名，max，min，count单元格内是数字的单元格个数，countif（a，b）满足条件b的单元格个数。

当选中一个单元格，表格按钮变成插入单元格按钮，选中一行，变成插入行按钮，选择列，变成插入列按钮。

第一次双击打开，插入点一定在最开始。

Word里最基本的编写模式有插入和改写模式，insert键切换，或状态栏改写两个字，双击，默认时是灰色，灰色时是插入状态

Word里想撤销多少次就撤销多少次

Del是删除键，删后面的。

Backspace，删前面的。

选中后两个效果一样。

在格式下有

插入菜单下

节是设置设置页眉页脚最小单位

批注只能放字符，不能放图片

引用-脚注和尾注，脚注每一页最底下的，尾注，最末尾

版式默认是嵌入式

横排竖排的区别点是文字的排列方式

扩展名Xls，工作表范围1-255.

IV列最后一列，单元格构成，列表加行号

区域用：

连接，在名称框输入

单元格数字输入是最长不会超过256位，超过用#####号代替，默认左对齐，文本，默认右对齐，单元格内部强制换行alt+回车。

逻辑值？

居中对齐？

活动单元格永远只有一个

新建，不能插入工作表，新建类的都是新建文件

页面设置，页眉页脚可编辑页眉页脚，word中不能。

多了删除，还多了删除工作表，最小删单元格，最大一行或一列。

删除可逆，删除工作表不可逆

多了填充，填充序列，选择等差，等比等序列

清除，有4项内容，比word多了批注和全部，删除改变单元格数目，清除不改变单元格数目

不同：

视图数目，word有5个，excel里有2个，普通视图和分页预览视图，如何区分，打印时明显，普通视图在一张纸上能打多少是多少，分页上用户可以设置多少。

页眉页脚也可以打开页面设置对话框

单元格，行列，工作表都可被插入，工作表插入shift+F11，增加了插入图表，有图表向导，共4步，第一步，图表类型，有标准类型和用户自定义类型，标准共有14种，14种中重点掌握，柱形图和条形图主要比较个体差异。

饼图的主要作用为分析占比问题。

折线图，主要比较个体的变化趋势。

雷达图，用来衡量距离中心的位置。

第二步，选择数据区域。

第三步，图表选项，定义标题，图表名称X，Y轴以及图例的命名。

第四步，图表位置，默认为作为对象插入到当前工作表，作为新表插入时名称为chart1。

插入公式函数开头都是=

格式菜单

最小格式设置单位，单元格。

还有行，行中有行高以及隐藏行。

关于列，设置列宽以及隐藏列。

工作表，工作表重命名，标签颜色，背景

数据菜单

Excel里特有的，数据排列，筛选等。

筛选只能对当前工作表筛选，对数据进行筛选，自动筛选和高级筛选。

自动筛选可对某个关键字排序，高级有与和或。

筛选本意为显示满足条件隐藏不满足。

排序，简单排序和复杂排序，简单排序用户不能设定关键字，A到Z一定是升序，反之为降序，复杂排序在数据菜单下，可设3个关键字，只能设列的名字，主、次、第三。

简单在工具栏

分类汇总，分类汇总前一定先排序，第二步，分类字段。

第三步，汇总方式，默认求和。

记录单，掌握什么是记录，一行称为一个记录，一列称为一个字段。

通过记录单，可对记录进行操作，查询记录，添加，删除等

公式和函数，公式，=表达式，表达式中的地址，分3类，相对地址，绝对地址，混合地址。

相对地址，纯粹字母和数字，如A1。

绝对地址有$符号，如$A$1。

绝对地址不发生任何改变。

函数是允许嵌套的，sum参数可有32个，每个用“，”隔开。

Int取最小整数，取比给的数字小的最邻近整数。

Int函数3.9，取3，-3.9取-4。

If有3个参数，if（1,2,3）如果1成立显示参数2结果，不成立，显示3的结果。

运算符，常见算数运算符+，-，*，/，比较运算符，<

>

<

= 

>

，文本运算符，&

连在一起，引用运算符，“：

”是到什么的意思，选择连续的意思和“，”什么和什么的意思，还有“！

”，跨工作表引用，如book1 

sheet1 

a1=sheet3!

B4“[]”跨工作簿引用。

如book1 

a1=[book2]sheet1A1。

优先级最高的是引用运算>

算数>

文本>

比较。

引用运算符最高级的是跨工作簿引用，其次跨工作表引用

公式的引用，3种，相对、绝对、混合引用，相对：

表达式里都是相对地址，复制过程就发生改变，列标对应列标改变，行标对应行标改变。

绝对，公式里都是绝对地址，复制过程绝对不会改变。

混合引用，公式中为混合地址，公式中有$符号为绝对。

绝对地址和相对地址相互转化的快捷键F4.

对单元格设置条件格式，记住路径，最多设置3个

数据填充，在编辑菜单下，时间和日期也可自动填充

工具——选项——自定义序列，系统序列11种，不可删除

数据菜单下有排序，有三个关键字。

PPT

制作演示文稿文件的，扩展名为ppt。

其最主要的媒体为文本媒体。

可保存为.pps格式，为幻灯片放映模式，可在无PPT电脑上放映，保存完不可被编辑。

新建的为演示文稿文件。

打包成CD，可将演示文稿文件可以在无PPT电脑中播放，打包在文件夹里，名字叫演示文稿CD。

删除幻灯片，也可在大纲区域里选中幻灯片摁delete键删除。

PPT共有6个视图。

大纲区域，大纲视图可以录入文本。

幻灯片视图无法录入文本。

单击回车可插入空白幻灯片。

默认普通视图，能录入文本的视图只有两个，普通和大纲。

对对象进行编辑，只能在普通视图下。

浏览视图，主要用来查看播放顺序，这个视图下若将幻灯片隐藏，在右下角有隐藏按钮。

放映视图，只能查看，不能编辑，esc退出。

备注视图，主要添加备注，对幻灯片对象不可操作，可以剪切删除幻灯片等。

母版在视图下，母版有3种，幻灯片母版有5中占位符，标题区，文本区，日期区，页脚区，数字区，用户可自己设定。

讲义母版，用来打讲义的最好样式，5个占位符文本区，日期区，页脚区，数字区，幻灯片区。

讲义可放幻灯片数目1 

2 

3 

4 

6 

9，放3张，右边空白区为写备注的。

备注母版6个文本区，日期区，页脚区，数字区，幻灯片区，备注区。

设定标题可在备注母版。

占位符为一个特殊的文本框，为一个含有提示文字的文本框。

可以插入幻灯片，也可用格式工具栏中新幻灯片按钮，快捷ctrl+M,alt+N,从文件插入，从已存在的演示文稿文件中插入几张或全部。

从大纲，就是从大纲中插入带格式的换灯片。

插入影片和声音，可以现场录制

幻灯片版式，幻灯片版式中没有背景，版式中有一些占位符，如剪切画、表格、图标、图片、视频等的占位符。

So可以通过格式——幻灯片版式插入图表等

幻灯片设计，可以打开一些模板，包含内容布局和幻灯片样式，实现模板应用。

可以修改背景，给幻灯片加背景可以格式——背景，出现背景对话框，分应用和全部应用，应用是使用在一个幻灯片上，全部为所有幻灯片

超链接的本质为跳转

幻灯片放映菜单

观看放映，可以观看幻灯片，从首页开始播放，从当前页播放为shift+F5。

放映方式，共3中，演讲者，观众自行浏览，展台浏览。

演讲者播放时全屏，用户可控制。

观众自行浏览，放映时不全屏，是一个窗口，不能通过鼠标或键盘控制，只能通过滚动轴换片。

展台浏览，可加循环播放，用户没法控制，只能放映或退出，退出esc。

排列计时，主要用来设置自动放映。

可以自定义放映序列，在幻灯片放映菜单下，用户可以改变原有幻灯片文稿文件的放映顺序，可放映，可打印。

默认演讲者。

录制旁白，在幻灯片放映过程中进行讲解，将音频录制下来，全程播放

动作设置，鼠标单击和移动的时候可以干什么。

基本可以设置超链接，还可以运行程序，还可以运行宏，宏是一段特殊的程序，调用前必须先录制宏。

还可以播放声音，或将某个对象突出显示，可以将突出显示和声音同时运行。

动画方案，用户只能使用，不能修改。

可以用在模板，也可以给某一个幻灯片应用效果，可以一张可以全部，不能编辑速度，节奏和声音等。

针对于具体对象

对具体对象的动画

自定义动画，用户可以自己去编辑，通过自定义动画删动画方案效果或自定义的动画，可以将原来设置好的动画效果进行重新排序以及速度和怎样开始。

动画重要考点

动画方案和自定义动画都是对具体对象的动画

幻灯片切换，设置幻灯片与幻灯片之间过渡动画的。

速度可调整，声音可添加，可循环播放，可设置幻灯片切换动画，先设置幻灯片切换方式，再设置对象

备注区域只能输入文本。