中科院力学所网上报销系统新Word格式文档下载.docx
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其中,借款单录入和报销单录入是核心业务模块,也是信息流的出发点,用户通过网上报销系统填写并提交借款单或报销单,经由领导审批、财务审核、财务支付流程,最后将数据导入ARP财务模块生成记账凭证。
其中领导审批和财务支付流程是可选流程,根据各单位管理需要在系统设置中设置是否启用此项流程。
通过授权代理的功能,可实现代理借款报销业务。
作为业务流程的数据平台,基础设置提供了与业务相关的基础数据,包括基础数据维护和基础类别维护。
网上报销系统是基于Internet的借款报销管理流程,打破了传统的财务手工作业的局面,使费用报销流程统一化、简单化和透明化,加强了科研管理内部控制,在一定程度上提高了工作效率,节约了管理成本,加速了资金周转速度。
一.2系统登录
新版网上报销系统是部署在研究所的VPN区内,访问网上报销系统必须先登录本所的VPN,然后才能登录网上报销系统。
1.2.1登录VPN
打开IE浏览器,输入VPN登录地址159.226.230.30,如下图所示:
图1-1VPN登录
输入用户名和密码,点击“提交”按钮即可登录VPN。
或者打开力学所内部办公系统(),
点击右侧栏目的vpn拨号链接如右图所示,
1.2.2登录网上报销系统
登录VPN系统后,在页面上可以看到“力学所ARP系统登录页面(公文、报销等)(HTTP)”的链接如下图所示,点击进入“中科院ARP系统”登录页面
图1-2VPN地址链接
录入用户名和口令,进入“中科院ARP系统”,用初始密码登录系统后,可通过“个人设置”修改登录密码。
图1-3ARP系统登录
点击“财务系统”,选择“网上报销”,进入网上报销系统,如下图示
图1-4网上报销系统
第二章操作变更内容
2.1借款单填写
借款单按照借款金额是否确定分为定额借款和限额借款。
本模块主要功能是借款单录入和提交的管理,借款人通过此模块在网上报销系统填写借款单或者通过授权代理人,由代理人代为填写委托借款单,借款单填写完成后提交领导审批、提交财务审核。
借款填写内容如下图:
图2-1借款单分类
图2-2借款单录入
2.2报销单填写
报销管理,按照费用的具体用途将报销单分为十八类报销单,具体是:
差旅费、交通费、招待费、劳务费、维修费、办公费、离退休人员经费、固定资产、材料消耗品费、会议费、外事差旅费、外事国际会议费、外事招待费、经费转拨、现金还款、费用分摊、医疗费、普通报销单。
各研究所可以根据管理实际需要启用相关类型的报销单,报销人可以根据费用的具体用途,选择对应的报销单类型。
报销管理主要功能是报销单录入和提交的管理,报销人通过此模块在网上报销系统填写报销单,并选择报销支付方式或选择冲销前期借款。
也可以通过授权代理人,由代理人代为填写委托报销单。
报销单填写完成后,提交领导审批、提交财务审核。
图2-3报销单分类
报销单页面分为四个区域:
分别是汇总信息、单据行信息、结算方式和借款冲销。
报销单汇总信息中需要填写报销事由和单据张数信息,电子邮件和电话如果在个人设置中已经维护,报销单页面可以自动带出信息
图2-4报销单汇总信息
单据行信息,点击单据行区域内的“增加”按钮,逐行添加明细报销信息
图2-5单据行信息
结算方式默认为“银行卡”,默认的类型可以根据研究所需要在系统配置中进行调整。
默认单一结算方式,支付金额为报销单合计金额。
可以选择添加多种支付方式,具体内容详见2.3报销单支付方式。
借款核销,显示前期已借款但未冲销为零的借款单信息,根据实际情况,在选择报销单是可选择冲销前期借款,在本次借款金额框中填写具体要冲销的借款金额。
图2-6借款冲销
2.3报销单支付方式
报销单的结算方式默认为“银行卡”,默认支付的金额为报销单金额。
如下图:
图2-7报销单支付方式
如果报销单的支付方式不是银行卡,可以修改具体的结算方式,操作方法是请将鼠标选中“银行卡”,出现下拉选择框,可选择其他支付方式,具体包括现金、支票、汇票和汇款。
图2-8修改结算方式
新版网上报销系统可实现一张报销单用多种结算方式支付,例如,一张报销单,部分金额支付到银行卡,部分金额用支票支付。
具体操作方式是:
点击结算方式区域的“增加”按钮,增加一行结算方式,
图2-9添加结算方式
增加的结算方式为“汇款”,可将鼠标选中“汇款”,出现下拉选择框,根据实际支付需要选择支付方式,具体包括现金、支票、银行卡、汇票和汇款。
2.4个人银行卡信息维护
路径:
财务系统>
网上报销>
系统管理>
基础数据维护>
银行卡信息维护
在此路径下维护个人银行卡信息,系统初始时,可批量导入全体员工在用银行卡信息。
需要维护的信息包括:
是否启用、银行名称、银行账号
图2-10银行卡信息维护
2.5授权银行卡信息
银行卡信息维护>
编辑代理人
如果其他人的报销款项需要支付给本人的银行卡,需要将银行卡信息授权给其他人,被授权人填写报销单结算方式时,才能选择到相应的银行卡信息。
具体操作是在银行卡信息中添加代理人的信息。
选中要授权的银行卡信息,点击“编辑代理人”
图2-11编辑代理人信息
点击“代理人”框的选择按钮,选择要授权人的姓名
图2-12选择银行卡代理人
在弹出的人员列表中,查找到要授权的人员,双击“人员姓名”,即可对此人授权银行卡信息,一次可以授权多人,选择完成后,点“确定”按钮保存信息
图2-13选择银行卡代理人
2.6材料费报销单
报销管理>
材料消耗品
材料费报销单单据行,除填写报销事由、材料名称、材料型号、单价、数量外,还需要填写材料采购成本分摊的具体子课题编号和分摊金额,在子课题分摊表中,点击“请选择子课题”即可选择要分摊成本的子课题,并且分摊金额合计应等于报销合计。
2.7固定资产报销单
固定资产
1.固定资产报销单添加时,请先选择固定资产所属的类别,包括图书、交通工具、家具、设备、土地、房屋、文物标本陈列品。
2.在填写报销单时,如果本条数据与上一次填写的数据是同一类固定资产,可以通过“带出上条保存数据”功能,将上一条数据复制,再做相关修改。
3.固定资产报销单据行填写完成后,请点击“生成”按钮,可以根据“序列号初值”和“责任人初值”生成资产序列号和资产责任人。
其中资产责任人为必填项,可以通过“责任人初值”和是“数量”生成资产责任人,也可以分行选择具体的资产责任人。
4.固定资产报销单需要选择分摊的子课题,具体操作方式是,点击“增加”按钮,点击“子课题列表”空白处,即可弹出子课题选择页面。
添加一行后,点“请选择”,弹出子课题选择页面
2.8医疗费报销单
医疗费
医疗费报销单专用于医疗费用报销,进入医疗费报销单,选择医疗费报销类型,填写报销金额和子课题号。
第三章个人设置
3.1个人密码修改
个人设置>
修改密码
第一次登录新版ARP系统后,请及时修改登录密码。
具体修改方式是在个人设置>
修改密码下录入原密码和新密码。
图4-1修改密码
3.2个人信息维护
用户信息
在用户信息中用户姓名、用户名、性别。
生日等信息从人事薪酬模块同步,可以维护邮件、电话、手机信息,同时可以选择订阅消息提醒。
图4-2维护用户信息
3.3信息提醒方式选择
用户信息>
提醒类型
在用户信息的提醒类型中选择所需的信息提醒方式,例如选择“短信”提醒方式,并且维护了手机号码,当本人的借款或报销财务支付后,会发送短信到用户手机,此信息为免费信息。
图4-3选择提醒类型
(完)
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