第八章日常文书李素玲Word文档格式.docx
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称谓是对收信人的称呼,在信笺第一行起首的位置顶格书写,称呼后面加冒号。
称呼,视与收信人的关系而定。
2.开头应酬语
开头应酬语是在述说正事之前,写几句问候、寒暄之类的话,以导引正事。
在信文称谓之后另起一行退两格写,表示对收信人的一种礼遇。
开头应酬语属客套话,现在大多用“您好”,然后连接正文。
3.正文
正文是笺文内容的主体,一般分为缘起、主体和总括语三个部分。
(1)缘起。
在问候语之后,说明写此信的原因目的。
如果是回信,先说明来信收到。
(2)主体。
这部分是写信人告之自己要说的话,或回答对方询问的问题;
亦可问对方的情况,或向对方提出某种要求。
如果是回信,先要对来信提出的问题或要办的事进行答复,然后在讲自己要说的话。
(3)总括语。
在主体结束之后,总括一下全信的内容,表达再度通信交流的期望。
4.结尾应酬语
说两句客气话,如“临书翘企,敬候佳音”、“因故迟复,请谅”、“恕不详叙,望早日面谈”等等。
5.结尾祝颂语
常见的问候祝颂语如“向您全家问好”、“祝身体健康”、“祝你进步”、“祝你成功”等等。
传统的如给长辈写信用“敬请×
安”或“敬颂崇棋”;
如果给平辈写信,一般则用“即请大安”、“顺颂时棋”,假如给晚辈写信,只用“即颂”、“顺问”即可。
6.落款
笺文结尾署上发信人的名字和写信的时间。
应在祝颂语之后,另起一行,在信的右下方写上写信人的名字和日期。
另应在名字之前加上相应的自称。
三、写作要求
1、重视写信,认真写好。
我们应该知道,不管现代化的电话如何方便,书信的作用还是无法完全被代替。
因为语言稍纵即逝,而文字却能永远留存作为历史的记载。
因此,我们要重视写信。
2、因人而异,注意对象。
不管给谁写信,都应叙述清楚,不要故作艰深,含糊其辞,以致影响交流,甚至还可能误事。
同时应主次分明,有条不紊。
3、讲究礼貌,用词得体。
写信要注意文明礼貌,表达要得体。
写信中的礼貌,具体表现在措辞的恳切上,称呼、用语的恰当也很重要。
四、范文示例
毛泽东给毛岸英、毛岸青的信
岸英、岸青二儿:
很早以前,接到岸英的长信,岸青的信,岸英寄来的照片本,单张相片,并且是几次的信与照片,我都未复,很对你们不起,知你们悬念。
你们长进了,很欢喜的。
岸英文理通顺,字也写的不坏,有进取的志气,是很好的。
惟有一事向你们建议,趁着年纪尚轻,多向自然科学学习,少谈些政治。
政治是要谈的,但目前以潜心学习自然科学为宜,社会科学辅之。
将来可倒置过来,以社会科学为主,自然科学为辅。
总之注意科学,只有科学是真学问,将来用处无穷。
人家恭维你抬举你,这有一样好处,就是鼓励你上进;
但有一样坏处,就是易长自满之气,得意忘形,有不知脚踏实地、实事求是的危险。
你们有你们的前程,或好或坏,决定于你们自己及你们的直接环境,我不想来干涉你们,我的意见,只当作建议,由你们自己考虑决定。
总之我欢喜你们,望你们更好。
岸英要我写诗,我一点诗兴也没有,因此写不出。
关于寄书,前年我托西安林伯渠老同志寄了一大堆给你们少年集团,听说没有收到,真是可惜。
现再酌检一点寄上,大批的待后。
我的身体今年差些,自己不满意自己;
读书也少,因为颇忙。
你们情形如何?
甚以为念。
毛泽东
一九四一年一月三十一日
[评析]
这是封伟人写给两个儿子的家信,谈日常琐事的少,谈学习科学文化知识的多。
这该是毛泽东对儿子的最大希望吧。
从一般书信写作的角度来看,正文之前寒暄一番,很有家庭人伦的情趣,我们看到了父亲对儿子慈爱关切的一面。
正文谈及人生阶段学习的不同侧重点,体现了伟人的视野和气魄。
最后两段因正文的谈学习而引出的“写诗”“寄书”“身体”“读书”等,都是拉家常式的结尾应酬语,使整封信的内容自然和谐。
第二节感谢信
一、感谢信概述
感谢信是机关、团体、单位或个人获得有关方面和人员的关心、支持、帮助、慰问、馈赠后,向对方表示感谢的书信。
1、表彰性
要感谢就要把感谢的事迹写出来,赞扬其好思想、好品德、好作风,把对方助人的精神和行为宣扬出来,以期发扬光大。
为此,感谢信常在公众场合张贴,或托单位给予广播表扬,或登报鸣谢,等等。
2、感恩性
感谢信是为了感谢他人对本单位或本人的关怀、帮助、支持等而写的信。
信中充满了对对方的感激之情。
感谢信如果不带感激之情,就写不好。
3、宣传性
写感谢信不仅是为了赞扬被感谢者,而且应通过这种表彰,起树新风、扬正气的作用,号召别人学习。
二、感谢信的结构和写作
(一)标题
感谢信的标题有三种写法:
1、直接以文种“感谢信”为标题;
2、由受文单位和文种组成,如《致四川师范大学培训部的感谢信》;
3、由发文单位、受文单位及文种组成,如《中共中央致各民主党派中央、全国工商联的感谢信》。
(二)称谓
写被感谢的单位名称或个人姓名,后加冒号。
(三)正文
它是感谢信的主体部分。
包括三方面的内容:
1、陈述感谢的事由
交代感谢的原因,简述值得感谢的事项(写清楚事件发生的时间、地点、经过及结果);
2、评论性质,颂扬品德
赞扬对方的所作所为及由此产生的社会影响和效果;
怀着感激的心情,对对方的好思想、好作风、好品德作出恰当的评价。
3、表示决心
赞扬对方可贵的精神,并进一步表示感谢或表述自己的态度和决心。
(四)致敬语
写上感激、致意或祝愿的话,如“此致”、“敬礼”等等,表示诚挚的谢意和良好祝愿。
(五)落款
文末右下方署明写感谢信的单位名称或个人姓名、时间。
三、感谢信的写作要求
1、事实要准确
感谢信要准确、清楚地叙述被感谢者的事迹,让对方回忆并了解清楚你之所以感谢的原因。
2、情感要真实
感谢信应满怀感激之情,赞颂对方的思想品德,评价事迹的深刻含义,并表示衷心感谢和向其学习的决心。
3、语言要简洁
感谢信语言要求精炼、简洁,遣词造句要把握好一个度,不可过分雕饰、华丽多彩,否则会给人一种虚伪、不实之感。
四、范文示例
致关心公园的单位和个人的感谢信
各级领导、各兄弟单位:
今年10月2日晚,受今年第19号台风“龙王”影响,福州市普降特大暴雨,并在北部山区引发特大山洪灾害,给我园造成巨大损失:
园内多处发生地质灾害,道路交通多处中断,近十个旅游项目片瓦无存,龙潭景区被夷为平川,植物专类园区遭严重毁坏,名木古树被连根拔起,水电管网全线瘫痪。
园区受灾面积3000多亩,受灾人口100多人30多户,直接经济损失超亿元。
在这场突如其来的灾难面前,公园在省林业厅党组的正确领导下,积极抗洪抢险,努力生产自救,保障了灾后生产生活秩序的尽快稳定和恢复。
洪水无情人有情。
在公园上下开展抗灾自救各项工作的同时,各级领导、各兄弟单位对我园送来了温暖和帮助:
省厅组织为我园捐款,并到公园开展灾后清理劳动;
省林科院在本院也受灾的情况下,提供招待所临时安置我园灾民;
国家林业局驻福州专员办、省林业工会、福人木业公司等单位为我园送来了慰问金……所有这些,都体现了中华民族“一方有难、八方支援”的优良传统,体现了各级领导对我园的重视和关怀、体现了各兄弟单位对我园的支持和帮助。
在此,我园谨向他们表示衷心的感谢,并致以崇高的敬意!
同时,我园将继续在厅党组的正确领导下,努力恢复生产,重建家园,力争早日把公园建设得更和谐、更美好,以此来回报社会各界对公园的关心和支持!
此致
崇高的敬礼!
福州国家森林公园管理处
二〇〇五年十月二十八日
本感谢信格式完备,正文先交代感谢的原因,简述值得感谢的事项(写清楚事件发生的时间、地点、经过及结果);
怀着感激的心情,对对方的好思想、好作风作出恰当的评价。
结尾写致敬语,表示诚挚的谢意和良好祝愿。
第三节慰问信
一、慰问信概述
慰问信是机关、团体、单位对有贡献的人、工作艰辛的人、遭遇不幸的人表示安慰、问候、鼓励和致意的一种公务书信。
1、发文的公开性
慰问信可以直接寄给本人,但大多数是以张贴、登报,在电台、电视上播放的形式出现的。
公开性是慰问信的一个特点。
2、情感的沟通性
慰问信用语要亲切,要把慰问者和被慰问者的距离拉近,让人感受到亲切感,才能体会出关怀,从而受到鼓舞,情感得到有效的沟通。
3、对象的针对性
慰问信是针对贡献很大,或者遇上重大困难、损失还要坚持下去而写的。
行文对象十分明确。
二、慰问信的结构和写作
慰问信的标题有四种写法:
1、写“慰问信”三字作标题。
2、慰问对象+“慰问信”组成标题。
例如《给全镇子弟兵、预备役全体指战员和全镇烈属、军属、复员、退伍、转业军人的慰问信》。
3、慰问者+被慰问者+“慰问信”组成标题。
例如《国务院致云南、贵州省人民和成都军区的慰问信》.
4、无标题写法。
以邮寄方式写给个人的慰问信,通常按一般书信行文,不另加标题。
但广播、张贴、传单、登报等方式发表的慰问信,一般都加上标题。
写被慰问的单位名称、群体称谓或个人姓名,后加冒号。
1、开头。
写明慰问的原因、背景及表示深切慰问之意。
2、主体。
叙述被慰问者的先进思想、光辉事迹、高尚品质,回顾过去,安慰对方,并提出希望和勉励,指出前途。
这部分作为重点来写,要用带有敬佩的感情来写。
3、结尾。
结尾提行写祝颂语,表达慰问、学习和良好的祝愿。
(四)落款
在正文右下方署上发文单位(或个人姓名)和成文时间。
三、慰问信的写作要求
1、感情真挚,深切关怀
在慰问信中要热情,让被慰问者感到亲切的关怀和温暖,或是感觉到亲人就在自己的身边,因而受到莫大的激励,焕发出无穷的力量,或是激发出更大的工作热情等。
2、行文简洁,语气恳切
要发挥慰问信的作用,必须在语言上下功夫,切忌用概念化套语,流于形式,慰问要诚恳亲切,真正体现出关心。
慰问信
战斗在抗洪抢险第一线的部队指战员、武警官兵、民兵预备役人员、公安干警、广大干部群众:
连日来,西、北江上游强降暴雨,西、北江干流流量猛增,水位骤涨,形成了“05·
6·
24”特大洪水。
洪水来势猛、涨势急、流量大,西江出现超100年一遇洪峰流量,北江出现超50年一遇洪峰流量,下游各水文站基本超100年一遇水位,容奇水文站超历史最高水位。
汛情就是战斗令。
在市委、市政府的统一指挥下,全市党政军民7万多人奔赴抗洪抢险第一线。
在抗洪抢险战斗中,各级党委、政府领导,高度负责,科学指挥,保障有力;
各区、各堤段的防汛责任人和技术责任人,履行职责,靠前指挥,哪里有险情就出现在哪里,发挥了中流砥柱的作用;
驻佛山部队、武警官兵、民兵预备役部队、公安干警发挥了主力军和突击队的作用;
全市人民群众关注汛情,全力支持和参与抗洪抢险。
在全市军、警、民团结一致、顽强拼搏下,我市取得了抗击“05·
24”特大洪水的初步胜利,实现了市委、市政府提出“全市动员、严防死守、科学组织、确保两江大堤安全”的目标。
在此,中共佛山市委、佛山市人民政府、佛山市防汛防旱防风指挥部向你们表示衷心的感谢,并致以崇高的敬意和最亲切的慰问!
你们在抗洪抢险中始终承担着最艰巨的任务,战斗在最艰险的地方,出现在最危急的关头,充分展示出人民利益重于一切的高度政治觉悟,指挥果断、反应迅速、战无不胜的过硬素质,英勇顽强、连续作战、不怕牺牲的优良作风。
在惊涛骇浪面前,你们经受住了严峻考验,谱写了一曲可歌可泣的英雄诗篇,党和人民感谢你们!
眼下,洪水水位已降至警戒水位以下,但主汛期仍未结束,对汛情千万不可低估。
希望你们再接再厉,保持高度警惕,继续发扬艰苦奋斗、无私奉献的精神,夺取抗洪抢险全面胜利。
市委、市政府号召全市人民向你们学习,继续发扬伟大的抗洪精神,万众一心,全力以赴做好各项防灾减灾工作,维护社会稳定,共同建设和谐佛山。
中共佛山市委
佛山市人民政府
佛山市防汛防旱防风指挥部
二○○五年六月二十七日
这是一篇对在抗洪抢险中作出贡献的军民表示慰问的慰问信。
首先用概括的语言叙述了洪水产生的原因及概况;
其次用恰切的语言简述军民团结一致抗击洪水,取得了抗洪的初步胜利;
最后对抗击洪水的军民表示慰问,对军民在抗洪中英勇奋战表示感谢,并提出希望和号召。
此文语言简洁恰切,感情热烈真挚。
第四节请柬与邀请函
一、请柬
(一)请柬概述
1、概念
请柬,也称请帖,是为请客而发出的礼节性的通知书,是信件、名片、帖子等的总称。
它是人们在社会交际和社会活动中经常使用的文书。
2、特点
(1)艺术性
请柬一般要做艺术加工,如图案装饰,文字用美术体、手写体,有条件还可以烫金等。
(2)亲递性
请柬一般不采用邮寄的方式,尤其是重大的喜庆社交活动,邀请的对象又比较重要的人物,应派专人或主人亲自递送请柬,以示诚意。
(二)请柬的结构和写作
请柬一般分成封面、封里两部分。
1、封面。
封面有横式和竖式两种。
封面都应写明喜庆活动或社交活动的内容和“请柬”两字。
2、封里。
封里由称呼、内容、结尾、署名和日期组成。
如果封面是横式的,则封里的文字从左到右横写;
如果封面是竖式的,则封里的文字从右到左竖写。
结婚请柬有较固定的格式,事先印好,在文具商店、各宾馆、酒家都有出售。
如请全家人出席的,只写上户主姓名,后加“阖府统请”即可。
如请夫妻二人出席的,写上一名主要姓名后加“伉俪”即可。
如只请个人出席的,在姓名后面加上“先生”“小姐”“女士”即可。
(三)请柬的写作要求
1、内容准确无误
请柬要清楚交代活动的内容、时间、地点等要素,保证时间、地点、人名及称谓等内容准确无误,发出前还要认真核对,以免因错失礼。
2、措词简洁得体
请柬措辞要简洁,文雅,可适当借鉴使用文言体式的词语,以求庄重文雅,但切忌一味追求典雅而堆砌辞藻、不伦不类。
3、制作精美大方
请柬的制作要注意色彩匹配、图案美观和书写工整,讲究款式设计的艺术性,为客人传递热情、亲切和快乐。
4、发送适合时机
发送请柬要充分把握时机,发送时间不宜过早或过迟,太早容易遗忘,太迟难免贻误时间,一般提前3-5天为宜。
(四)范文示例
请柬
×
:
兹订于2001年8月10日至8月18日,在×
华侨大厦召开×
名酒展销会,并于8月10日中午11时30分假座华桥大酒家举行开幕典礼,敬备酒宴恭候。
请届时光临。
×
电器有限公司敬约
年×
月×
日
这是一份邀请参加展销会的请柬。
正文明确交代典礼活动的时间、地点,内容简洁,语言谦恭得体。
二、邀请书
(一)邀请书概述
邀请书是为了请别人到自己的地方来或到约定的地方去而发出的礼节性书信。
邀请书是比请柬更为复杂的请帖,它是党政军和各学术团体在召开重大会议时,经常使用的应用文样式。
(1)庄重性
由于邀请书用于较重要、较隆重的活动,虽然近在咫尺,也要送邀请书。
以示对邀请者的尊重。
因此,从内容到形式,都要表现出诚挚、郑重、礼貌之意。
(2)明达性
邀请书对活动的内容、时间、地点等叙述的基本要素,都要交代得清清楚楚,语言通顺明白,不要含糊其辞。
(3)美观性
邀请书一般讲究美观,封面要做些艺术加工,纸张也要讲究。
3、邀请书与请柬的区别
相同点:
请柬与邀请书相比,都具有“邀请”的作用,同样具有庄重性和礼仪性的特点。
不同点:
(1)邀请书的使用范围比请柬广泛。
邀请书涉及国家元首互访、大小会议、庆典、报告等社会生活的各个方面,而请柬多用于喜庆之事,而多为个人使用。
(2)邀请书的内容比请柬复杂,信息容量更大。
邀请书除了要象请柬一样写明活动时间、地点外,还包括介绍活动举行的背景、意义,活动的具体安排等,有更详细的邀约内容,因而一般采用书信体格式。
(3)邀请书的措辞及制作比请柬更朴实。
邀请书的语言较之请柬更为平实晓畅,较少使用文言词语;
邀请书可以有艺术的装饰,也可以是一张礼仪信函,一般没有请柬制作得精美。
(二)邀请书的结构和写作
邀请书的写作结构由标题、称呼、正文、署名和日期四部分组成。
1、标题
邀请书的标题有两种写法:
(1)写“邀请书”、“邀请函”、“邀请信”三个字。
(2)活动内容+“邀请书”构成。
例如“北京金秋中外诗歌散文研讨会邀请书”等。
2、称呼
在标题下第二行,顶格写上被邀请人的姓名和称谓,对一些不便直接指明请某某人参加的会议,称呼可写单位名称。
3、正文
正文写活动的内容、时间、地点等。
正文的内容要写得具体明达。
时间要具体到年、月、日、时、分,有的还写明起止时间。
地点要具体到路、号、楼、室,这样应邀者才能准确到达活动地点。
4、祝颂语
正文内容写完后,要专门写上结语。
如“恭候光临”、“敬请莅临指导”等。
5、署名和日期
邀请单位的名称写在正文最后一行的右下方,单位名称下一行写上邀请时间,然后盖章。
(三)邀请书的写作要求
1、内容要清楚
在邀请书的内容中,一定要写明时间、地点、参加者、事情、缘由等五个要素。
2、语气要恳切
邀请书要注意诚恳,多用一些礼貌用语。
3、发送要提前
邀请书一定要提前发出,一般要求提前一个星期左右,以便被邀请者做好安排。
大会邀请函
尊敬的×
先生/女士:
第二届“上海国际图书馆论坛”国际会议将于2004年10月12日至15日在上海图书馆举行。
作为大会组委会主席,我荣幸地邀请您参加这次会议。
如您所知,第二届“上海国际图书馆论坛”将汇聚图书馆员、研究人员及专家学者们共同围绕与大会主题——“城市发展与图书馆服务”有关的最新研究成果、改革创新以及未来发展趋势展开讨论。
我们诚挚地邀请您,在本次论坛会议发表您的见解,并与来自世界各地的同仁就当今图书馆界的重要问题进行探讨。
希望您能在2004年5月12日之前提交您的论文题目。
请允许我再次感谢您为第二届“上海国际图书馆论坛”取得成功所做的努力。
我们热切地期待您的到来。
海图书馆馆长
二○○×
年三月五日
这是一份大会邀请函,以个人的名誉邀请有关人士参加会议。
这种情况邀请人大多身份较非一般、有威望,且对象与邀请人关系密切。
这份邀请函将会议各项内容融入热情洋溢的话语中,谦敬有礼,文笔流畅。
第五节聘书
一、聘书概述
聘书是机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。
1、聘任性
聘书是用人单位聘任人员时所使用的文书,是确定聘用关系的真实凭据。
2、合约性
聘书是用人单位和受聘者意愿的真实表达,一旦签聘,双方要信守聘约,其内容受法律保护。
二、聘书的结构和写法
聘书的结构一般由以下几部分构成:
聘书往往在正中写上“聘书”或“聘请书”字样,有的聘书也可以不写标题。
已印制好的聘书标题常由大写的“聘书”或“聘请书”字样组成并加烫金。
(二)编号、聘字号
有的聘书为严格管理,统计有序,查有考据,一般在“聘书”字样下有编号、聘字〔〕×
号,〔〕号内写年份,如〔2006〕。
(三)称谓
聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写,然后再加冒号;
也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。
常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请×
……”。
(四)正文
聘书的正文一般要求包括以下一些内容:
(1)交待聘请的原因和聘请担任的工作及所担任的职务;
(2)写明聘任期限,如“聘期两年”“聘期自2000年2月20日至2005年2月20日”;
(3)说明聘任待遇,聘任待遇可直接写在聘书之上,也可另附详尽的聘约或公函写明具体的待遇,这要视情况而定。
此外,聘书还可写上对被聘者的希望。
这部分也可以不写,而通过其他方式使受聘者明确责任。
(五)结尾
聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语。
如“此致敬礼”“此聘”等。
(六)落款
落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务,并署上发文日期,同时要加盖公章。
三、聘书的写作要求
1、聘书要郑重严肃,对有关招聘的内容要交待清楚,同时聘书的书写要整洁、大方、美观。
2、聘书一般要短小精悍,不可篇幅太长,语言要简洁明了、准确流畅,态度要谦虚诚恳。
3、聘书是以单位名义发出的,所以一定得加盖公章,方视为有效。
聘请
先生:
为我校×
系×
专业×
课任课教师。
本聘书任期为×
学期,共×
课时。
特此敬聘
大学(公章)
近似书信体聘书,标题出新,用“敦请”两字,聘任职务、期限等写明清楚,言语谦敬,加盖公章,以示正式。
第六节建议书与倡议书
一、建议书
(一)建议书概述
建议书是个人或团体为开展某项工作或活动,完成某项任务而提出具体建设性意见时使用的一种专用文书。
(1)建议性
建议书以提出建设性意见为主要内容,提出的建议应切实可行。
(2)可塑性
建议书具有较强的可塑性,它不是最终的定文形式,它可以被修改,被增删,甚至被弃置不用,这要由具体的情况而定。
(二)建议书的结构和写法
建议书写作结构一般由以下五个部分组成:
建议书的标题有三种些反:
(1)写“建议”两字。
(2)写“建议书”三字。
(3)写建议内容+“建议”或“建议书”。
例如“关于加强电脑室管理的建议”等。
2、称谓
顶格书写建议的主送单位名称或个人姓名及职衔。
建议书的正文是主体部分。
其内容主要包括建议缘由、建议事项、有求期望三项。
(1)建议缘由
建议缘由主要陈述存在问题,作为改进建议的背景,也同时作为建议的理由。
(2)建议
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