文秘人员必备基础知识word范文模板 14页Word文件下载.docx

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何故?

只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。

后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。

那些江南才子们以出对联来试王的文化,上联曰:

江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之:

塞北一天一地一圣人。

语出惊人,顿受青睐。

江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?

王随口吟到:

天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。

由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。

　　2、自然科学:

仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。

一方面,我们平时要注意积累;

另一方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。

　　3、外语:

我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。

我们要使自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。

　　（四）此外

　　学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好处的。

　　俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。

　　但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。

　　四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术

　　工作原则:

在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。

　　工作方法:

为了达到工作目标而采取的手段和途径。

比如过河:

你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实可行的方法。

工作艺术:

通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。

　　作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:

坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。

为此,我们要做到以下几点:

　　1、要协调好各种关系:

包括与本部门的领导之间,同事之间;

与仲裁员/调解员之间的关系;

与当事人的关系,与律师的关系;

与有关部门的关系等。

　　在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。

比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;

而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;

而有的领导幽默风趣,你也不妨与他（她）开开玩笑。

了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。

当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。

那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。

那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。

　　对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。

不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩奸猾的习气。

　　一、秘书工作的任务

　　秘书工作的任务主要有以下7个方面:

　　1.调查研究与信息收集

　　调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础,而领导的调查研究工作大部分,甚至全部要靠秘书人员进行,秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息,及时提供给领导。

　　2.文书工作

　　文书工作包括收文和发文两个方面,收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理,发文要在领导的指示下按程序认真进行,很多时候秘书还要进行文件、报告的起草,所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉,处理完的文档要及时分类归档。

　　3.会议筹办

　　秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。

注意不同的会议类型（大、中、小型）和会议形式（电视电话会议、圆桌会议等）都有不同的筹办要求。

　　4.来宾接待

　　秘书应负责来宾的接待工作,包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。

在接待中要注意礼仪,力求树立单位的良好形象。

　　5.档案管理

　　如果一个单位没有专门的档案部门,秘书就要承担起档案管理工作。

要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。

　　6.信访工作

　　信访工作包括信访的接待和处理。

秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待,在领导的授权下可以作适当的处理,对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题,要及时向领导汇报。

　　7.日常事务工作

　　如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作,常常都需要秘书来处理。

　　一、单项选择题（下列各题备选答案中,只有一个是最符合题意的,请将其选出,并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑。

每小题1分,共40分）

　　1.“相形见绌”的“绌”应读作（A）。

　　A.chù

B.cù

C.zhuōD.chuò

　　2.“穷人要是遇到不痛快的事就哭鼻子,那真要淹死在泪水里了。

”其修辞手法为（D）。

　　A.比喻B.借代C.比拟D.夸张

　　3.依次填入下列各句横线处的词语,恰当的一组是（A）。

　　①海峡两岸的统一是人心所向,如长江黄河的滚滚东流,不可（）。

　　②全校学生纷纷拿出自己的零花钱（）南亚灾区的学生,以救他们的燃眉之急。

　　③有些人利用税制改革的机会,故意把水搅浑,乘机哄抬物价,（）暴利。

　　A.遏止捐助牟取B.遏制捐助谋取C.遏止捐献谋取D.遏制捐献牟取

　　4.下列各组词语中,没有错别字的一组是（C）。

　　A.演绎剑拔弩张毗邻真知卓见B.吊销绵里藏针松驰苦心孤诣

　　C.谰言欲盖弥彰售罄置若罔闻D.殒落呕心沥血狼藉同仇敌忾

　　5.“下午,他拣好了几件东西（）两条长凳,四把椅子,一副香炉和烛台,一杆台秤。

”画线处的标点符号应为（D）。

　　A.句号B.逗号C.分号D.冒号

　　6.“地平线上的太阳开始只露出一条弧形的边,然后又变成了半圆形。

那半圆不断地上升着,越来越圆,,最后终于跃上了天际。

”填入画线处最恰当的是（B）。

　　A.就像一个火球在跳动着B.好像一个不断膨胀的红色大气球

　　C.好像吞没地平线一样D.就像一块巨大无比的红色帷幕

　　7.下列句子中,标点符号使用不正确的一句是（A）。

　　A.一根普通电话线,只能通三路电话,一条微波线路,可通十万路电话,而一条激光通讯线路,可以通一亿路电话!

　　B.不错,这样的人往往经验很多,这是很宝贵的;

但是如果他们就以自己的经验为满足,那也很危险

　　C.恩格斯说:

“运动本身就是矛盾。

”

　　D.老人说,她儿子是工人,出来好几年了,她是第一次来抚顺。

　　8.填入下文横线处的关联词正确的一项是（B）。

　　你（）怎样费尽心机,不能把这被动局面扭转过来,（）以失败告终。

　　A.尽管但只能B.无论也只能C.即使但而且D.既然但只能

　　9.“各级银行要积极税款征收部门做好这项工作。

”画线处应该是（C）。

　　A.帮助B.辅助C.协助D.互助

　　10.行政机关公文的作者是（D）。

　　A.公文的撰拟者B.公文的印制者C.公文的签发者D.法定的组织或该组织的领导人

　　11.信息工作的核心是（C）。

　　A.收集B.储存C.整理加工D.传递

　　12.高层次信息必须具备的三个要素是（A）。

　　A.有情况、有分析、有建议B.有情况、有动态、有归纳

　　C.有情况、有加工、有观点D.有典型、有事例、有经验

　　13.下列文种属于上行文的是（A）。

A.报告B.通知C.议案D.决定

　　14.发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称;

联合行文时,（B）排列在前。

　　A.主送机关B.主办机关C.抄报机关D.协办机关

　　15.向上级机关、部门请求指示、批准的公文是（D）。

　　16.总结的写作一般使用（A）。

　　A.第一人称B.第二人称C.第三人称D.三种人称互用

　　17.公文办理完后,要在“文件办理笺”上注明结果,这叫（D）。

　　A.承办B.批办C.拟办D.注办

　　18.规范的议案内容包括（A）。

　　A.案由、案据和方案B.建议、论证和方案

　　C.情况、分析和方案D.案由、分析和结论

　　19.具有统计发文数量,便于公文管理,同时作为查找和引用某一公文的代号等作用的是（C）。

　　A.公文格式代码B.印制顺序号C.发文字号D.收文处理标记

　　20.收文办理的最后一道程序是（A）。

　　A.承办B.批办C.拟办D.传阅

　　21.会议的召开时间应在（B）确定之后。

　　A.会议名称B.会议议题C.会议规模D.会议的参加者

　　22.发慰问电的名义通常是（B）。

　　A.办公室或秘书B.单位或领导人C.办公室或领导人D.单位或办公室负责人

　　23.由（B）负责立卷,是公文处理工作与档案工作实行科学分工、互相协作的标志,也是一项行之有效的合理制度。

　　A.文书部门B.档案部门C.承办人员D.职能部门

　　24.秘书人员在参谋过程中要做到（B）。

　　A.既谋且断B.只谋不断C.只断不谋D.不谋不断

　　25.现代公共关系理论的精髓是（A）。

　　A.传播沟通B.管理职能C.咨询功能D.协调作用

　　26.适用于组织公关严重失调,形象受到损害时的公关活动方式是（D）。

　　A.维系型公关B.防御型公关C.进攻型公关D.矫正型公关

　　27.对谈判活动起导向作用的是（D）。

　　A.谈判的议题B.谈判的内容C.谈判的进程D.谈判的诚意

　　28.进行民意测验的主要工具是（A）。

　　A.问卷表B.抽样C.资料D.实施调查

　　29.宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样,其意思是（D）。

　　A.备忘B.欢迎惠顾C.务必出席D.请答复

　　30.会见合影时的礼宾次序,主人居中,（C）。

　　A.主客双方随意站列B.主客双方前后排列

　　C.主客双方左右分列D.主客双方间隔排列

　　31.秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时,应坐在（论文联盟整理D）。

　　A.后排右座B.后排左座C.前排右座D.后排中间

　　32.调查人的某一方面观念或某一方面所具有的潜在特征时,宜采用（C）。

　　A.观察法B.检索法C.量表法D.问卷法

　　33.秘书工作的辅助性主要体现在地位的（A）与工作的被动性两个方面。

　　A.从属性B.卑微性C.特殊性D.崇高性

　　34.选定文本的一个方法是:

将光标置于选定文本的一端,按下（D）键,再用鼠标点击另一端。

　　A.TabB.CtrlC.CapslockD.Shift

　　35.在带领客人进入会客室时,通常是（C）。

　　A.外开门客先入,内开门己先入B.外开门己先入,内开门客先入

　　C.外开门、内开门都客先入D.外开门、内开门都己先入

　　36.请示的正文一般由三个部分组成。

它们是（D）。

　　A.请示时间、请示地点、请示原因B.请示目的、请示意义、请示方案

　　C.请示内容、请示原因、承诺条件D.请示缘由、请示事项、请求

　　37.在会场色彩布置中,宜将（C）布置成天蓝、绿、米黄等色调。

　　A.庆典性会议B.严肃的工作会议

　　C.总结交流性会议D.礼节性招待会议

　　38.《×

×

县人民政府关于开展春耕生产工作的指示》,其主题词中的类别词是（B）。

　　A.县政府B.农业C.春耕生产D.指示

　　39.秘书辅助领导进行协调的前提是（C）。

　　A.受领导委托B.行使法定权力C.履行秘书职责D.利用领导权威

　　40.督查工作的主要方法是（B）。

　　A.现场督查B.会议督查C.书面督查D.电话督查

　　二、多项选择题（以下各题的备选答案中都有两个或两个以上是符合题意的,请将它们选出,并在答题卡上将对应题号后的相应字母涂黑。

多选、错选均不得分,少选的选对一个得0.5分,每小题2分,共20分）

　　41.下列史书中,记事的史书是（BD）。

　　A.《汉书》B.《战国策》C.《史记》D.《春秋》

　　42.下列词语里的“好”,读音与“好胜”的“好”一致的是（BCD）。

　　A.好处B.嗜好C.好客D.好奇

　　43.下列句子中,使用比喻修辞手法的句子是（BCD）。

　　A.这几分钟的动摇好像使她更坚定了

　　B.各种想法在他的脑子里像火花似的一个个爆发,然后又熄灭了

　　C.我已完全卷入了这场漩涡,不得不继续这场斗争

　　D.蜜蜂是在酿蜜,又是在酿造生活

　　44.演讲稿的特点是（BCD）。

　　A.受众广泛B.口头传播C.号召力强D.富有情感

　　45.使用印章的原则是（ABC）。

　　A.印章由单位主要领导人具体负责使用

　　B.盖出的印章要清晰美观

　　C.在落款处加盖的印章要“骑年盖月”

　　D.公章只要盖在落款处即可

　　46.秘书在会议期间的文书工作主要包括（ABC）。

　　A.会议文件的分发B.会议结束前文件的清退

　　C.会议文件的修改D.会议文件的立卷和归档

　　47.下列属于简报报头要素的是（CD）。

　　A.发送范围B.印发份数C.期号D.编发单位名称

　　48.秘书人员在纵向协调中,应重点了解协调的（BC）。

　　A.问题B.方案C.实施D.评估

　　49.下列公文不属于国家行政机关公文的是（ABC）。

　　A.会议记录B.议案C.办法D.计划

　　50.秘书部门的数据库,从信息格式上可分为（BCD）。

　　A.框架式数据库B.条法式数据库C.文摘式数据库D.目录式数据库

　　三、判断题（判断下列各题对错,并在答题卡上将对应题号后的相应字母涂黑。

对的涂黑A,错的涂黑B,每小题1分,共10分）

　　51.公文的归档时间应在次年的1月底以前。

（ⅹ）

　　52.文件与一般文章的根本不同点在于它有行动效能。

（√）

　　53.意向书不像协议书、合同那样具有法律效力,它对任何一方都没有约束力。

　　54.拟办是领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出的指示性意见。

（ⅹ）

　　55.凡属会议通过的公文,应以通过和批准日期为准。

　　56.情况通报用于在一定范围内批评不良的人和事,归纳教训,引以为戒。

　　57.权力是发生在人与人之间的一种服从关系,这种关系是绝对的、有约束范围的。

　　58.美誉度是指一个组织被公众知晓、了解的程度,即组织对社会公众影响的广度和深度。

　　59.安排签字仪式时,面向签字桌,左方为客人,右方为主人。

　　60.主席台座次排列应当以职务最高者居中,然后面向主席台依先右后左向两边顺序排开。

（√）

　　四、案例分析（阅读下面的材料,试用秘书工作的基本原则分析下面的案例,本题12分）

　　梅锦县供销社办公室王秘书,接待了一位姓张的来访者,据反映,三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同,期限五年。

前二年,因该门市点地处穷乡僻壤,群众购买力低,几乎是保本经营。

后来许多农户也经营起农村日用品来,他承包的门市点生意更难做了,但他改变经营范围,向农民供应优良种子和各种树苗,并学会栽培技术,帮助农民发展生产。

本乡农民逐渐富裕起来了,乡里也通了公路,张某的供销门市点的生意日益兴隆。

此时,与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某,对门市点的经营十分眼红,通过“关系”中止了张某的承包合同。

张某上访,请求县供销社领导主持公道。

　　王秘书记录了张某反映的情况后,感到此事很棘手,他有以下方式可以选择:

（1）将此事压下来,不向领导汇报。

如果以后有人问起,就推说忘记了。

（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理,让其定夺。

　　（3）在报告办公室主任和供销社经理前,给副经理“透风”。

　　（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报,并提出处理意见。

　　请你对上述4种方式判断正误,并结合案例内容,运用相应的理论进行分析,逐条说明理由。

（1）错误。

信访工作应遵循的方针之一为满足群众的正当要求,将张某所反映的情况压下来则是压制张某的正当要求,会使问题不能及时解决,违反了信访工作及时、就地依法解决问题的原则。

（2）错误。

行政机关及其工作人员在办理信访事项过程中,不得将检举、揭发、控告材料及有关情况透露或转送给被检举、揭发控告的人员和单位。

　　（3）错误。

原因同

（2）。

　　（4）正确。

信访工作应按照分级负责、归口办理的原则,向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题,并负责督促、检查,并可提出意见。

　　五、根据下列材料,代近江市工商行政管理局制作一份版头文件（要求格式规范,文种准确,行文条理清楚）（18分）

　　这些年来,办公室工作现代化的发展速度很快,其中特别是电脑在办公室工作中逐步普及,应用范围越来越广泛。

电脑这种高科技产品确实有它优越的地方,不但可以代替人进行计算处理和存储各种各样的信息,对各种数据进行比较和分析,而且还能够完成许许多多人力所不能及的工作。

一个单位或者部门,如果能够建立以电脑为中心的信息处理系统,可以大大地加快信息处理的速度,提高工作效率。

近江市工商行政管理局考虑到以上情况,为了使所属各县、市、区工商行政管理局适应新的形势,更好地面对市场,发挥本机关的职能,决定在201X年3月份办一个电脑操作方面的培训班。

于是近江市工商行政管理局在201X年1月24日向各县、市、区工商行政管理局下发了一个文件,要求各县、市、区工商行政管理局都能根据实际情况,派出2~3人来参加培训。

培训学习的内容包括电脑基础知识,Windows201X、Word、Execl的操作,电子邮件收发,网上浏览,信息查询的方法与技巧。

培训学习的时间是3月6日开始到3月20日结束,前后总共是15天的时间。

考虑到最近几年来进局里工作的大学生电脑水平都还好,这次培训的对象主要是年龄在45岁以上的人。

由于掌握电脑操作有一定的难度,对学员的素质要求相对比较高一些,所以参加培训班学习的人都要达到高中或高中以上毕业的文化程度。

学员参加培训需要交纳一定数量的费用,包括资料费50元,培训费300元。

吃饭和住宿由市工商行政管理局统一安排。

培训班学员报到的时间是3月5日,报到的地点是市工商行政管理局招待所。

市工商行政管理局招待所的具体位置在尚贤路56号,学员可以乘坐503路电车或19路公共汽车在海鸿新村站下车。

　　文件版头,简称“文头”。

文头是发文机关用来制发正式文件时使用的有固定版式的发文机关标识。

同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文,各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。

　　目前我国使用的公文版头有以下三种:

　　1.由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成,以大字套红居中,印在文件首页上端,俗称“大版头”。

例如,“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。

　　2.由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称,俗称“小版头”。

例如,“浙江省人民政府（通知）”、“×

市教育委员会（函）”。

　　3.印有发文机关全称的公函纸,作为版头。

几个机关联合行文,应将主办机关排列在前。

　　在民族区域自治地区,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字两种文字印刷,将自治民族的文字排队在上面或前面。

　　基础知识（公文处理）强化训练测试题（1-100）

　　试题1:

新的规范性公文产生了,对同一事物约束、规范的旧文件应（）。

　　A:

两法并存B:

新不废旧

　　C:

相辅相成D:

废止旧法

　　答案:

D

　　试题2:

由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动,是发文处理中的（）。

会商B:

审核

注发D:

签发

　　试题3:

公文的形成与发挥作用须依赖于（）。

公文处理B:

收文处理

发文处理D:

办毕公文处理

A

　　试题4:

以下关于公文对外发出的说法,正确的有:

（）。

机要交通适于密级为秘密、机密的公文传送B:

电信传送的优点不仅在于其迅速快捷,更在于其可靠性

普通邮寄只能用于传递无保密要求的公文D:

公文可以通过间接传递通道转投,多数情况下需直接传送

C

　　试题5:

以下关于办毕公文的处置说法错误的是:

销毁是指对失去留存价值或留存可能性的办华公文所做的毁灭性处理B:

清退公文可以