农村信用社会计档案管理暂行办法docWord格式文档下载.docx
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6、登记档案登记簿,入库柜保管。
第六条会计档案整理的规定:
1、会计档案分类:
信用社会计档案是指会计凭证分类、会计账簿、会计报表等会计核算专用资料和会计工作密切相关的文件资料,会计档案的整理首先是分类,分类是整理工作的中心,应按账、簿、表、证文件分别整理。
2、会计档案的打号:
所有会计档案按序时方法第一页至最后一页逐张逐页打号。
依左边装订的传票账簿在右上角编号,依上边装订的对账单等,在下边中央处打号。
3、会计档案的装订、排列:
会计档案整理装订后称案卷。
案卷装订是为了固定与保护卷内文件,避免散失或损坏。
案卷装订必须结实、美观;
装订前应把金属物去掉,宽大的纸页要折叠整齐、压平;
装订线有文字的应加边,残破的文件要糊裱,并把文件的底边和靠装订线的一侧墩齐,装订时一般打三孔,用蜡线绳装订,线头结在传票的背后,装订力求不掉页,不压字,不访碍阅读。
案卷的排列,是先将一年形成的案卷按保管期限分开,然后再将不同保管期的案卷按组织机构或时间序列排列。
案卷排列后,再统计一份顺序号。
4、案卷的加封及文字的填写:
案卷的封面目录用较好的纸张、使用钢笔或毛笔,使用碳素墨水或兰黑墨水认真填写,字体要工整、清楚。
案卷封面的全宗名称或机关名称填写信用社的全称。
类目名称或账簿按会计档案的分类填写,如月报表、季报表、年报表、×
×
账、×
簿等;
类目名称下的空格填写本卷装订的所有类别目录;
日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号,归档号按要求填写;
立卷人指所整理年度的会计员或记账员,检查人指所整理年度的主任、副主任或会计主管,账簿封面上的会计主管、记账人按本年度实际情况填写。
会计凭证贴脊背重新整理排列卷号。
立卷时间统一定为所整理年度的次年元月。
5、档案目录号:
(1)文书档案目录号:
永久1号、长期2号、短期3号;
本联社制定的管理办法为永久,上级行社下发的管理制度为长期,其他文件和简报及本社一般资料为短期。
(2)会计档案目录号:
凭证4号、账簿5号、报表类永久6号,季报(半年报)7号,月报和其它报表8号。
6、会计档案目录号,案卷号的排列
(1)报表:
月报、季报、年报应分别装订,填写目录号。
(2)账簿编号:
以年度按科目顺序排列小流水号。
排列顺序为总账、现金日记账、各科目分户账。
(3)账簿案卷号:
每十年按保管期限分别排列大流水号(不含永久保管的账簿)。
(4)证案卷号:
以每一整理年度分别按时间顺序排列小流水号。
(5)报表案卷号:
每十年保管期限按种类、类别排列大流水号(不含永久保管的报表)。
(6)属于永久保管的报表、账簿卷号,分种类、类别排列大流水号。
(7)各科目分户账装订一般不超过200页,超过200页的应分册装订,但剩余部分较少的可装订为一本,按实际页数打号。
第六条会计档案保管期限:
会计档案的保管期限:
根据其资料保管的价值分为永久和定期两类。
定期保管又分为十五年和五年保管两种。
保管期限的计算,自档案所属年度的次年算起,即从会计年度终了后的第一天算起。
(一)永久保管的会计档案有:
1、信用社决算报表及汇总全辖的信用社决算表,附表及决算分析资料(包括资产负债表、业务状况表、损益表、财务收支变动表、利润分配表等、决算说明书、固定资产表等);
2、信用社实收资本、股本金分户账;
3、存贷款开销户登记簿(包括储蓄存款);
4、客户挂失申请书、登记簿、补发存单、存折、收据及账销案存的清单或资料;
5、会计档案保管登记簿和档案销毁清单;
6、机构撤销、合并交接清册;
7、房屋购建的契据(包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等);
8、需要永久保管的其他会计档案和有关资料。
(二)十五年保管期限的会计档案有:
1、综合核算和明细核算的各种账、簿、卡;
2、凭证及附件;
3、信用社的月(季、半年)报表及汇总全辖信用社的月(季、半年)报表。
4、结算专用印章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿。
(三)属于五年保管期限的会计档案有:
1、计算机运行日志;
2、计息科目余额表;
3、辖属网点上报的月计表、资产负债表、损益表和决算报表(包括全部附表、决算分析资料);
4、信用社本身汇总分社、储蓄所日报、月报表;
5、密押、代号使用和保管登记簿;
6、社内往来、联社往来及同业往来的对账及查询,查复书;
7、信用分社的交账清单(册);
8、会计主管人员移交清册(单);
9、各种不定期报表。
会计档案虽保管期满,但账务上尚未清,需要继续清查的应予延长保管期限,在没有具体规定或通知前,不得随意销毁。
第七条 信用社设置专用会计档案保管库(柜),建立“会计档案保管登记簿”,(逐项编号、登记、入库保管应定期鉴定,按规定的年限分类整理,进行登记)严格执行安全和保密制度,做到妥善保管,存放有序,查找方便,切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等,保证其完整无缺。
各网点的会计档案原则上应在次年元月抄列清单(册)送档案室集中保管,使用时向档案室调阅。
切实加强计算机档案管理。
计算机是信用社业务活动的组成部分,借助电算化进行了业务经营和会计核算,有关凭证、账、表、文件等及备份软盘都是重要的会计资料,必须按会计档案管理,妥善保管。
磁介质档案每年翻录一次,实行双备份,做好防磁、防火、防潮和防尘工作,并在备份盘(盒)上注明时间和内容,以备查考。
重要磁介质档案打印出书面档案,是原始数据必须装订保管,保管年限按会计档案的管理规定执行,不准外借,严防丢失和泄密。
第八条 建立“会计档案调阅(查)登记簿”,并按规定内容做好详细记录,由会计主管和经办人员共同签章,以备查考。
会计档案一律不准外借,防止丢失和泄密。
内部调阅会计档案,应由调阅人出具申请,并经会计主管人员批准方可调阅。
调阅档案不得涂改、圈划、拆散原卷册,用后必须及时归还;
公、检、法、司和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时,必须持有县以上主管部门正式公函,经社主任批准方可查阅;
查阅时信用社应有专人在场陪同,代办查阅,不准将档案交给查阅人放任不管,查阅人对处理的案件所需要的证据和有关资料可以抄录、复制、照相,但不得将原件抽出借走。
调阅(查)会计档案的申请及公函,应由经办人员和会计主管共同签章,并专夹保管,以备查考。
第九条档案的移交和销毁
(一)信用社的会计档案移交按上级有关文件规定执行。
因工作需要对单位会计人员进行调整的,必须抄列清单经监交人员签字确认后交出所有会计档案。
(二)已满保管期需要销毁的会计档案,销毁前必须造具“销毁会计档案清册”,报经县联社批准后,由联社负责销毁。
销毁时应由县联社主任或指定专人负责监销,并注意保密和安全,严防散失或发生疏弊。
销毁后,由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章并报上级主管部门备案。
如有未了账项待查,可对必须保留部分的会计档案延期销毁。
第三章 信贷档案的管理
第十条 信贷档案管理,是指信用社在信贷业务经营管理活动中对所形成的文字材料、图表、声像、各项合同、协议、文件、函电、账表、记要、记录、发票、法律文书、通知、证件等形态的历史真迹资料进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。
第十一条 信贷档案管理,必须实行“统一领导,分级管理,严格监督、定期检查”的原则。
第十二条 除对一般农户小额贷款外,其余必须全部都要建立贷款档案。
(起点金额3万元以上)
第十三条 信用社必须指定专(兼)职信贷档案管理人员,负责对信贷档案的交接、建档、管理、调阅使用等工作。
第十四条 信贷档案管理的要求
l、保密性要求。
任何人对涉及信用社商业机密的信贷档案资料均不得泄密。
2、专门性要求。
信贷业务资料必须由专人、专柜、专门用具进行保管。
3、完整性要求。
档案资料要求内容完整,要素齐全。
4、规范性要求。
建立信贷档案要求科学、合理、规范、易于查找。
第十五条 信贷档案资料的收集和建立的程序
l、信用社信贷人员在受理大额信贷业务时,要由借款人提出“书面借款申请”并附上相关资料。
2、信用社初审受理后要对借款人或保证人、抵押人、质押人进行贷前全面的可行性调查,写出书面贷前调查报告,并按有关要求收集、整理贷款档案资料(后附信贷档案资料相关内容)。
3、对经过审查符合贷款条件的借款申请,就按照贷款审批权限的规定办理贷款审批手续,填制借款咨询审批表,逐级上报审批。
4、对已经各级审查批准后的贷款,借款双方就按照《借款合同条例》和有关法律法规签定相关的借款合同,办理借款手续,发放贷款,信贷员根据发放贷款的内容,登记“大额贷款登记簿”,按相关顺序收集信贷资料准备向信贷档案管理员移交信贷资料。
5、信贷档案管理员接到信贷员移交来的信贷资料,应立即对所有资料归类,按份数在每份资料始页的右上角用编号机编上顺序号,在每页资料右下角用编号机编上页码,按相关的顺序号编制“信贷档案资料目录”,双方各自核对签章。
对核对无误的信贷资料,由档案管理员进行归档,编排归档编号和名称,再登记“信贷档案管理登记簿”入柜保管。
6、对那些担保抵(质)押贷款的抵(质)押物权利证,管档员填写“抵(质)押物证登记簿”交信用社会计部门保管,信贷档案里只能保管复印件。
7、对贷款发放后的后续资料,如结息凭证、还款凭证、延期申请、延期协议、催收通知、贷后检查资料、各种法律文书等,信贷员要随时交由信贷档案管理员,按交接时间顺序登录信贷档案资料目录,进行归档保管。
第十六条,信贷档案资料的分类
l、基础资料。
包括:
借款申请书(属自然人借款的财产共有人应在申请书上签注意见)、信用社贷前调查报告、分级审批程序表、借款凭证、各项借款合同、抵(质)押物清单、抵(压)质押物权利证复印件等。
2、后续资料:
结息凭证、还款凭证、延期申请、延期协议、催收通知、贷后检查资料、各项法律文书、各项缴费凭证复印件以及能终断诉讼时效的有关资料等。
3、附属资料:
除上述基础资料和后续资料以外的一切相关资料。
第十七条,信贷档案资料的保管
l、信贷档案管理人员有义务保证档案资料的安全,严密防火、防潮、防尘、防盗、防蛀、防腐蚀。
一旦发现有丢失、毁损、违章使用等情况的,除及时采取必要措施外,应根据情况的严重程度迅速报告有关负责人。
2、信贷档案资料需要原本、原稿、不得另行编写与修改。
信贷档案管理人员不得违反规定提供、利用、移交资料或违法、违纪牟取私利进行涂改、伪造档案。
3、由于机构变动或人员变动,需要进行档案交接时,信贷档案管理人员必须进行认真交接。
接收入对交接的具体文件和资料,按卷内目录逐项核对,并在文件目录下签章。
4、信贷档案把握工作需要和可能,采用先进的技术设备。
为了逐步实现档案的计算机管理,信用社的信贷档案要统一编号。
第十八条,信贷档案资料的使用
l、任何人使用档案资料,均必须经过批准后进行,并在《档案资料借/阅登记表》上登记,未经批准不得将资料带离现场或复制。
对借用或查阅资料的时间和内容、行为要做概要记录,且由借用人或查阅人签字确认。
未经批准,信贷档案管理人员有权拒绝借用、查阅。
2、经分管领导同意后,查阅人可对档案进行现场查阅。
需要将资料进行带离现场的,经同意后由信贷档案管理人为其复印,复印资料不得擅自外传。
原则上不得带走档案资料原件,因特殊情况出借时,借用人应填写《档案资料出借单》,经信用社主任签字批准,留下备份或复印件后由信贷档案管理人员凭单出借,同时将出借单作为档案附件专门保存。
3、对于司法部门及监察、工商、税务、审计等部门和单位因工作需要查阅资料,信贷档案管理人员必须查看其单位介绍信及身份证明文件,以及信用社主任在介绍信上的批署意见。
需带走原件的,还应查看由信用社主任签字的批条。
4、信贷档案资料借用人或查阅人在借用或查阅期间,应保证资料的安全、完整性和有效性,借用或查阅人均不得在信贷档案资料上涂改、拆取、标注、伪造、损毁、遗失和对外公开,对因资料的遗失、毁损或泄密而造成的经济损失可要求其承担相应责任。
5、归还出借的信贷档案资料时,由信贷档案管理人员负责清点归档,同时交还借用人借条,并在登记簿上登记注销。
第十九条,信贷档案的清退和销毁
l、对已结清债权债务关系的信贷档案,其中应退还给客户的资料,经本社主管领导批准后,办理退还手续。
2、信贷档案的销毁工作按会计档案管理的有关规定执行。
未经批准,任何人不得擅自销毁信贷档案资料。
第四章客户账户资料档案的管理
第二十条单位及个人客户办理结算等业务时提供的各种证明文件或资料,能留存原件的应留存原件,不能留存原件的应在查验原件后留存复印件。
与会计传票密切相关的应作传票附件,其余资料与开户资料一起入档保管。
第二十一条单位办理结算账户开立、变更、撤销以及其他事项提供的资料,应入档保管。
保管期限为账户撤销后10年。
账户资料的保管、调阅、销毁应严格执行会计档案管理规定。
第二十二条单位办理撤销账户交回的重要空白票据及结算凭证,应按我社重要空白凭证管理规定处理。
第二十三条个人存款账户开户资料,包括个人账户开户申请书、身份证件复印件等,应按日期顺序入档保管。
账户变更及撤销资料,随当日传票装订。
第五章 档案管理的奖罚
第二十四条 造成火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂的以及未指定有专人管理,造成损失的,将对信用社主任、会计主管按《xx省农村信用社违规处罚办法》予以处罚,情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第二十五条对未按以上条款规定造成其它意外损失的,将对信用社主任、会计主管、对责任人按《海北省农村信用社违规处罚办法》予以处罚,赔偿全额经济损失,情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第六章 附则
第二十六条本《办法》由xx县农村信用社联社制定、解释和修改,自印发之日起执行。
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