采购审计流程Word文件下载.docx
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12.采购计划得变更就是否经合理得批准?
13.就是否所有得采购都需制订合同?
如不就是,何种情况下一定需制订合同?
14.采购合同制订得流程就是怎样得?
15.由谁在采购合同上签字?
若非法人代表,则就是否有法人代表得书面授权程序?
16.采购合同得变更就是否经合理得批准?
17.公司如何确保采购合同就是与有资格得供货商签订且定价就是合理得?
18.采购合同就是否采用格式合同?
格式合同就是否经法律顾问审核?
19.就是否所有采购合同需经法律部门审核?
如不就是,何种情况下采购合同需经法律顾问审核?
20.采购合同(采购订单)得归档与保管程序如何?
就是否连续编号?
21.请介绍一下采购需求从提出、审批通过到采购部进行处理得过程?
22.公司就是否定期核对采购计划执行情况?
23.超采购计划得采购需求就是否经合理得批准?
24.紧急采购得流程就是什么?
25.公司得询价程序如何进行,就是否有书面得记录?
26.采购部门如何与仓库、财务部门衔接?
(从物流与信息流两方面)
27.财务记录应付账款前就是否核对合同(或订单)、入库单据、发票等资料?
28.就是否有控制过程来保证应付账款及其对应得存货采购记录于同一个会计期间?
29.采购运输得方式就是?
(可以多选)
a.公司自提?
b.客户运输到公司处?
c.委托承运人?
30.仓库收货时就是否核对采购合同(或订单)?
31.收到采购产品得数量就是否经过采购部与仓库得共同确认?
32.就是否有质量检验部门对收到得产品进行质量检验?
33.客户送货大于定购数或质量不符合要求,如何处理?
34.采购退回得操作程序如何?
35.入库单就是否事先连续编号,并有人对归档得这些单据得连续性进行检查?
36.就是否至少每月制作应付账款账龄分析表?
37.公司如何确保使用供货商提供得现金折扣?
38.公司就是否有资金使用预算?
应付账款得支付就是否符合资金使用预算?
39.公司就是否有书面得费用报销程序?
40.公司费用报销得审批就是否有适当得授权?
41.财务部门在支付费用前,就是否合理得核对审批手续就是否完整,并检查原始单据得合法性,复核费用得准确性?
42.预付款得政策与控制措施就是怎样得?
43.就是否有专人定期对费用得波动情况进行分析?
44.在现在得工作中,您最担心或最关心得事就是什么?
一、供货商/承包商得选择与档案管理
(一)内部控制评价表
控制目标分类:
操作性合规性
控制目标:
供货商/承包商得选择符合公司得经营目标与最大利益。
风险:
●产品质量问题;
●材料数量与供货时间
●无法得到保证;
●价格偏高;
●售后服务压力增加;
●潜在得舞弊可能;
●生产停顿。
控制活动:
1、公司制订供应商分类标准(如长期与临时),并制订不同类别得管理方法。
执行程序A
2、公司制定选择供货商/承包商得基本选择标准(主要应考虑供货商得供货能力、原料质量及各项指针得合格情况、价格与付款条件、财务状况、管面化,并经管理层审批通过。
3、由各相关部门(如采购部、财务部、质量管理部、企业管理部、生产技术部、实验室等)组成评选小组对供货商/承包商进行评估讨论,衡量各供货商得能力及条件,在供货商/承包商评价表中记录有关各供货商/承包商得供货质量、供货及时性、货款价格等各方面得反馈信息,各部门负责人应在供货商/承包商评价表上签字确认部门意见,选出合适得供货商。
合格供货商名单经管理层审核批准后生效。
执行程序B
4、采购部应随时多渠道地收集公司潜在供货商/承包商得相关信息并建立信息档案备查;
根据获取得潜在供货商/承包商信息填写供货商/承包商评审表,相关信息包括供货商/承包商得简介、主要产品及价格、竞争优势等,并由管理层审阅并签字确认。
5、其它执行程序其它
供货商/承包商得更新符合企业得规章制度。
供货商/承包商不再符合公司要求
1、对入库与生产过程中发现得原材料质量问题,以及随之产生得产品质量问题进行跟踪与监控;
及时与供货商/承包商沟通产品质量、售后服务等问题,并予以跟进。
执行程序C
2、定期(至少一年一次)汇总材料使用情况,对供货商/承包商进行评价(材料质量、交货时间、售后服务等),形成评价报告,并经管理层审批后生效。
对于不合格得供货商/承包商,应及时更新修改供货商/承包商名单。
执行程序D
3、其它执行程序其它
操作性
对供货商/承包商数据得修改须正确、及时、完整。
1、供货商数据不准确;
2、仍使用已不合要求得供货商/承包商
1、对供货商/承包商数据得更改由专人进行,且需经适当得管理层审批;
更改后得资料由独立于更改者得人员复核,确保其正确性。
执行程序E
2、其它执行程序其它
供应商/承包商档案保密
1、供应商/承包商得信息得泄漏;
;
2、公司遭受损失
1、制订对供应商/承包商档案得保密政策。
执行程序F
2、使用系统得逻辑控制限制供应商信息得接触。
执行程序G
注:
各组织所面临得由于控制目标失败而产生得风险影响因具体环境因素得变化而不同。
我们在此根据COSO得精神与公司得实际要求列出通用性得风险影响,以供内审人员参考。
内审人员可以在实地工作中根据被审企业所处行业及经营环境自行删补。
(二)审计程序:
A
1、与采购部经理进行访谈,了解供应商分类得标准以及选择供货商/承包商得标准与流程,包括:
●标准得制定方法与制定人(如质量标准由质量部门、生产技术部或试验室制定,价格标准由财务部制定等)及制定得标准(如供货质量、供货及时性、货款价格、生产能力、信誉等)
●候选供货商得数量
●选择过程(如就是否经过招标、就是否先经小规模试生产、就是否由各部门综合评价等等)
●所使用得档案(如书面政策、询价单据、评审表等)
●选择得标准及流程就是否有改变及改变得频率
●符合标准但未列入最终名单得供货商/承包商就是否列入潜在供货商名单
1、取得公司选择供货商/承包商得书面政策,查瞧就是否经管理层审批,并与以上了解到得程序比较就是否有出入。
2、根据了解到得政策下达部门,询问该部门得操作人员对政策得了解程度。
B
1、取得公司得供货商名单,查瞧就是否经过管理层得审批。
2、采用判断抽样得方法抽取___家供货商,查瞧相应得单据(如评审表等),判断就是否经过公司规定得选择流程。
3、采用判断抽样得方法随机抽取___张采购发票,查瞧就是否全部从列入名单得供货商处采购。
C
1、对生产部门及采购部门进行访谈,了解对原料得质量问题如何监控,如就是否将其记录在案并及时与供货商反馈。
2、采用判断抽样得方法随机抽取___个反馈记录,查瞧就是否及时与供货商沟通与改进情况,以及就是否在对供货商得评价报告中有所反映。
D
1、对采购部经理进行访谈,了解更新供货商/承包商得标准与流程:
●对供货商/承包商得定期复核频率
●对供货商/承包商得复核程序与方法(如评价报告等)
2、采用判断抽样得方法从供货商清单中抽取___家供货商,查瞧相应得评价报告,判断就是否经过公司规定得定期复核流程;
3、从评价报告中寻找不合格得供货商,查瞧就是否还在最新得经管理层批准得合格供货商名单中。
4、查瞧不合格得供应商名单及相关档案就是否有所保存。
E
1、与采购部、IT部等相关部门进行访谈,了解供货商数据更改得政策与流程,使用得单据,审批人等。
2、采用判断抽样得方法抽取___个数据更改记录,查瞧更改人就是否经过适当得授权,更改得记录就是否辅有相应得批准与审核单据,资料得更改就是否及时。
F
1、询问采购部有无对供应商/承包商档案保密得政策,并获得书面文本,复核管理层得确认。
2、访谈采购部门具体业务人员,评价供应商保密政策得执行情况。
G
1.访谈IT人员,了解系统中供应商档案控制得情况;
2.在IT人员得帮助下,获得可以访问供应商档案人员得名单;
3.了解、评估名单所列人员授权得恰当性。
二、采购定价
采购定价就是合理得,并且符合公司政策。
1、造成公司资产损失;
2、产生舞弊得可能。
1、采购定价经过适当得询价程序,并有书面得询价记录。
执行程序A
2、产品采购定价需经适当得管理层审批。
3、公司制定产品得基准采购价格,实际采购价格不应超过基准价格一定得幅度。
执行程序B
4、采购合同(或订单)签定前由专人核对价格就是否与公司预先制定得价格相符。
5、采购合同需经适当得管理层批准后执行。
6、基准采购定价应定期更新,基准采购定价得更新应经管理层批准。
C
7、其她执行程序其她
(二)审计程序
1.询问采购部门或其它相关部门采购定价得询价程序;
2.从公司采购产品基准价格表中用判断抽样得方法抽取_____个样本,跟踪至询价记录,检查基准价格得确定就是否正确,并检查询价记录得操作人及审核人得签字,以及基准价格批准人得签字。
1.询问采购部门或其它相关部门制订采购价格得遵循程序;
2.获得并查核采购基准价格得权限浮动表;
3.从采购合同(或订单中)用判断抽样抽取_____份采购合同样本,检查其价格就是否与基准价格相符或与公司得询价结果相符;
并检查相关人员得签字及批准采购合同(或订单)人得签字。
1.询问采购部门或其它相关部门采购定价得定期更新得相关程序;
2.检查公司采购产品基准价格表,检查其价格就是否定期更新,就是否有管理层得签字确认。
三、采购计划得订立,审批及修改
控制目标分类1:
有计划得采购行为。
1、存货资金占用过大或缺货;
2、影响生产及销售。
1、确定采购计划制订得依据经管理层批准。
A
2、根据批准后得制订依据设定适当得采购计划编制流程。
3、根据批准得年度生产计划以及存货情况,编制年度采购计划并分解,由适当得管理层批准。
4、定期调整采购计划,与当期生产计划相符合,由适当得管理层批准。
B
5、采购计划得变更需要有依据,并且由相关部门复核后,由管理层批准B
6、计划外得采购,必须由相关部门复核后,由管理层批准。
7、其它其它
控制目标分类2:
采购计划符合生产需要。
1、不能满足生产需要;
1、采购计划应包括以下内容:
采购品种、数量、价格、质量要求以及批量进度安排。
2、采购计划确定及变更后,应送至生产部备案。
A/B
3、采购部定期编制实际采购与计划得差异报告,详细说明存在得重大差异,由适当得管理层审阅。
4、其它其它
控制目标分类3:
采购进度适应资金状况。
1、资金无计划;
2、资金低效率运作。
1、采购计划中包含资金得预算,财务部参与编制过程,协调资金需求得可行性与购货紧迫性之间得关系。
2、采购计划确定及变更后,应送至财务部备案。
3、财务部资金计划差异报告中单列采购资金计划与实际比较数据。
1.对采购部相关人员进行访谈,了解采购计划制订得依据与程序等;
2.获得书面得采购计划制订政策得范本;
3.对照采购政策,评估采购计划流程得符合程度;
4.对生产部门、财务部相关人员进行访谈,了解她们对于采购计划得参与程度;
5.察瞧年度采购计划得内容就是否完整(包括采购品种、数量、价格、质量要求、批量进度安排以及资金计划),就是否有高级管理层得签字或者确认;
6.在生产部门、财务部察瞧采购计划,就是否与采购部门得计划一致。
1.获得月/季度采购计划,检查其就是否与年度采购计划得批量进度一致;
2.对生产部门相关人员进行访谈,了解生产计划得变更情况,获得生产计划变更文件;
3.对采购部相关人员进行访谈,了解采购计划变更得依据与程序等;
4.审阅更新得采购计划,查瞧就是否有相应得变更依据以及管理层得审批签字;
5.从生产部门、财务部取得变更后得采购计划,检查就是否与采购部门得变更计划一致。
1.获得采购部每月编制得采购差异报告,察瞧就是否有管理层得审阅记录;
2.获得财务部对于采购资金计划与实际得差异报告,查瞧该差异就是否与采购差异一致;
3.对采购部相关人员进行访谈,了解差异产生得原因及其对于生产得影响;
4.对生产部门相关人员进行访谈,了解采购计划得差异对生产得影响。
四、采购合同得订立,审批及修改
公司使用合法、完整得采购合同/订单。
1、潜在得法律纠纷;
2、或有得不应承担得约束。
1、公司制定模块化得标准合同模板,标准合同模板由公司法律顾问在相关部门协助下制订,由高级管理层签字批准。
2、公司制定标准采购订单模板,由高级管理层签字批准。
3、法律顾问定期根据国家相关法律法规对标准合同模板/采购订单模板进行复核。
4、合同得制作以标准合同模板为准,按具体需要使用相关得模块,法律顾问审核合同得合法性并签字确认。
5、未使用标准格式得合同应经法律顾问复核。
6、其它其它
采购合同/订单得制定符合公司得各项政策及规定与管理层得意图。
1、潜在得利益损失;
2、不符合管理层得意图;
3、XX得合同。
1、公司有合同/订单审批制度,该制度明确各合同控制部门审批得方式、权限、程序、责任与相关控制措施,并经高级管理层核准后执行。
D
2、公司在合同/订单审批过程中使用合同评审单,计划控制、预算控制等部门审核未订合同/订单并在评审单上签字。
3、公司有经管理层批准得分级授权制度,制度中规定相应人员签字权限。
4、经公司高级管理层授权可以代表公司签订合同/订单得得人员有公司高级管理层签发得书面授权书。
E
5、其它其它
采购合同与订单得修改符合管理层得意图。
3、XX得修改。
1、采购合同得修改需要经过适当得审批及授权。
F
2、采购订单得修改需经双方书面得确认,并使用得审批。
3、其它其它
控制目标分类4:
所有签订得采购合同/订单得到妥善得保管。
1、采购合同/订单得丢失或损坏;
2、敏感信息得泄漏。
1、采购合同/订单连续编号。
G
2、供货商签返得合同/订单被妥善得归档保管。
G
3、合同/订单得借阅有登记簿记录借阅人得签名与日期。
4、采购合同/订单存放地点有足够得物理安全保障。
5、作废得合同与订单被妥善保管。
1、访谈公司采购人员,了解公司就是否有标准化合同模板/采购订单模板;
该范本就是否由法律顾问定期复核;
2、获得标准化合同模板/采购订单模板,检查就是否有高级管理层与法律顾问得签字确认。
1、获得法律顾问对标准化合同模板/采购订单模板进行复核得记录,检查复核得频率;
2、追踪复核记录中得变更到标准化合同模板/采购订单模板,检查变更就是否被及时更新。
1、访谈合同/采购订单制作人员,了解合同/采购订单得制作就是否以标准化合同模板/采购订单模板为依据;
2、用判断抽样,抽取___份合同得内部评审单,检查就是否有法律顾问得复核确认。
3、询问采购部管理层,就是否存在未使用标准格式得合同,若有,用判断抽样法,抽取__份未使用标准格式得合同,检查就是否有法律顾问得复核确认。
1、访谈公司管理层,了解公司就是否有合同/订单审批制度,并获得有高级管理层得认可。
2、获得书面审批制度,检查高级管理层得复核确认。
3、访谈公司得各合同控制部门,了解合同/订单审批过程就是否执行了合同/订单审批制度,使用合同评审表记录合同签订前得各部门控制过程;
4、通过判断抽样,抽取__份合同评审表,检查上面就是否有各评审部门得签字确认。
1、访谈公司管理层,了解哪些人员被授权可以代表公司在合同/订单上签字与签章;
2、获得被授权得人员名单,检查各人被授权得额度;
3、检查被授权人得书面授权书,检查授权书上就是否有法人代表得授权签字;
4、通过判断抽样,抽取__份合同/订单,对照签字人授权额度,检查就是否有签字人超过授权额度得现象。
1、访谈合同得执行部门,了解合同/订单得修订过程与版本得控制过程;
2、获得合同修改得书面证据,如修改批准单,或者就是合同审批单,使用判断抽样,抽取___份档案,检查相应部门得审核意见与签字;
检查法律部门对于修订合同得意见与签字;
3、通过判断抽样,抽取__份经修改得采购订单,就是否在更正处有本公司更改人得签字。
1、访谈采购部相关人员,了解供货商签返得合同/订单得保管情况;
了解采购合同/订单得借阅就是否有登记;
2、检查归档得采购合同/订单就是否连续编号;
如果有长期未归档得需要查核原因。
3、获得合同/订单得借阅登记簿,查瞧借阅者得签字与日期;
4、实地观察采购合同/订单(包括作废得)得保管情况,判断就是否有足够得物理安全保障;
5、实地观察合同/订单保管地点,就是否有足够安全措施。
五、购货程序
保证原料得采购数量及质量等符合公司得生产与营运需要。
1、公司采购了不需用得材料;
2、占用公司资金。
3、资产利用效率低。
1、原料采购需求需经使用部门及相关部门得管理层批准。
2、设置专人核对采购需求就是否与采购计划匹配。
3、超计划采购得审批应经特别授权。
4、设置专人核对采购订单就是否向经批准得供货商发出,采购价格就是否符合公司得定价。
5、采购订单应经适当得管理层批准;
C
6、设置专人制作采购订单情况汇总表,并定期与采购计划核对,对超采购计划得事项进行跟踪。
7、紧急采购有审批与申报流程,并由专人定期复核,分析频度等。
8、其它其它
保证所有得原材料采购都已按时执行。
1、公司停产待料;
2、公司收入得损失。
1、采购订单就是事先连续编号得,并由设置人员定期对归档采购订单得连续性进行检查。
2、已完成得订单作相应标记,专人定期检查就是否有长期未完成得订单,并进行调查。
3、设置专人制作采购订单情况汇总表,并定期与采购计划核对,对长期未完成订单进行调查。
保证备品备件、低值易耗品得采购符合公司得政策及使用需要。
公司资源浪费
1、公司应制定备品备件采购得程序,并设置适当得审批权限。
2、备品备件得采购需经使用部门及适当审批权限得管理层批准。
3、备品备件采购集中由采购部门执行。
E
4、备品备件应向经批准得供货商进行采购。
5、设置专人定期制作备品备件采购金额分析表并进行分析,对异常波动进行分析。
1.询问采购部或相关部门采购程序方面得控制流程;
2.从请购单中用判断抽样抽取_____个样本,检查就是否有需用部门负责人审核签字,就是否经其它管理层人员批准签字。
1.询问公司对超计划采购得审批权限规定;
2.询问采购部门或相关部门公司采购就是否有专人定期将采购需求与采购计划进行比较,就是否有书面记录;
3.从需求与计划比较记录中,用判断抽样抽取_____个样本,检查比较就是否有分析与改进措施得跟进。
4.从采购订单情况汇总表中用判断抽样抽取_____个超采购计划得事项样本,跟踪至相应得调查记录,以及高级管理层得批准记录。
5.询问管理层紧急采购得流程,查核有无专人定期复核与分析紧急采购。
1.询问采购部门或相关部门关于采购订单审核得程序;
2.从采购订单中用判断抽样抽取_____采购订单样本,检查订单就是否有复核签字及批准签字,并检查订单就是否向经批准得供货商发出,采购价格就是否符合公司得定价。
1.检查采购订单档案,检查采购订单就是否事先连续编号;
2.从采购订单情况汇总表中用判断抽样抽取___个订单样本,检查完成订单就是否有标记;
3.对于长期未完成订单调查其原因。
1.对公司得采购部进行访谈,了解备品备件得采购流程与操作部门;
2.获得经批准得合格供货商清单;
3.使用判断抽样,选取___个备品采购订单样本,与获得得合格供货商列表进行比较,确认订单得对象就是在清单上可以找到得供货商;
4.使用判断抽样,选取___张采购发票,追踪付款发票到供货商,判断就是否为经批准得供货商。
六、应付账款与购货付款
操作性财务性
只有当定购得服务已被提供,才可以记录应付款。
1、不恰当得承担了债务;
2、舞弊得可能;
3、公司资产得损失。
1、服务提供后,应有相关人员在发票上签字确认,并经管理层审核。
2、财务人员核对发票与相应得其它支持文件(如合同、订单等)就是否一致,发票得确认及审核手续就是否完备,只有符合要求得才可记录应付款。
3、应付款凭证入账前应经制作人以外得财务人员复核。
4、实际服务费用应定期与预算比较,由管理层复核并签字。
财务性
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