纸质文档档案管理Word下载.docx
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4黑色二值图像
只要黑色两级灰度的数字图像。
它对应于黑色两种形状的文字稿、线条图等。
5延续颜色静态图像
以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组分解的静态数字图像。
在纸质档案数字化进程中,通常表现为灰度扫描和黑色扫描两种形式。
6分辨率
单位长度内图像包括的点数或像素数,普通用每英寸点数(dpi)表示。
7图像紧缩
消弭图像冗余或对图像近似的任一种进程,其目的是对图像以更紧凑的方式表示。
纸质档案数字化进程中,较罕见的有TIFF(G4)、JPEG等紧缩格式。
4纸质档案数字化基本要求
4·
1基本原那么
纸质档案数字化的基本原那么是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供应用,使可以地下的档案信息资源失掉共享,以满足社会对档案应用的需求。
2数字化对象确实定原那么
应当对所要停止数字化的对象依照一定的原那么和方法停止确认,只要契合一定要求的纸质档案文献才干停止数字化。
2·
2契合国度法律法规的原那么
纸质档案的数字化,必需契合国度档案开放规则以及有关规则。
2价值性原那么
属于归档范围且应永世或临时保管的、社会应用价值高的档案可列入数字化加工的范围。
3基本环节
纸质档案数字化的基本环节主要包括:
档案整理、档案扫描、图像处置、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、效果管理等。
4进程管理
4·
1应增强纸质档案数字化各环节的平安保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的平安。
2纸质档案数字化的各个环节均应停止详细的注销,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化任务完成的同时树立起完整、规范的记载。
5档案整理
在扫描之前,依据档案管理状况,按下述步骤对档案停止适当整理,并视需求作出标识,确保档案数字化质量。
5·
1目录数据预备
依照«
档案著录规那么»
(DA/T18)等的要求,规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等,应停止修正。
2撤除装订
在不去除装订物状况下,影响扫描任务停止的档案,应撤除装订物。
撤除装订物时应留意维护档案不受损害。
3区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原那么是:
有关和重份的文件要剔除,有正式件的文件可以不扫描原稿。
4页面修整
破损严重、无法直接停止扫描的档案,应先停止技术修复,折皱不平影响扫描质量的原件应先停止相应处置(压平或熨对等)后再停止扫描。
5档案整理注销
制造并填写纸质档案数字化加工进程交接注销表单,详细记载档案整理后每份文件的起始页号和页数。
6装订
扫描任务完成后,撤除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。
恢复装订时,应留意坚持档案的陈列顺序不变,做到平安、准确、无遗漏。
6档案扫描
6·
1扫描方式
1·
1依据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)停止扫描。
大幅面档案可采用大幅面数码平台,或许缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等停止扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处置。
2纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;
纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高任务效率。
2扫描颜色形式
1扫描颜色形式普通有黑色二值、灰度、黑色等。
通常采用黑色二值。
2页面为黑色两色,并且字迹明晰、不带插图的档案,可采用黑色二值形式停止扫描。
3页面为黑色两色,但字迹明晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可采用灰度形式扫描。
6·
4页面中有红头、印章或插有黑色照片、黑色照片、黑色插图的档案,可视需求采用黑色形式停止扫描。
3扫描分辨率
3·
1扫描分辨率参数大小的选择,原那么上以扫描后的图像明晰、完整、不影响图像的应用效果为准。
2采用黑色二值、灰度、黑色几种形式对档案停止扫描时,其分辨率普通均建议选择大于或等于200dpi。
特殊状况下,如文字偏小、密集、明晰度较差等,可适当提高分辨率。
4扫描注销
仔细填写纸质档案数字化转换进程交接注销表单,注销扫描的页数,核对每份文件的实践扫描页数与档案整理时填写的文件页数能否分歧,不分歧时应注明详细缘由和处置方法。
7图像处置
7·
1图像数据质量反省
1对图像偏斜度、明晰度、失真度等停止反省。
发现不契合图像质量要求时,应重新停止图像的处置。
2由于操作不当,形成扫描的图像文件不完整或无法明晰识别时,应重新扫描。
3发现文件漏扫时,应及时补扫并正确拔出图像。
4发现扫描图像的陈列顺序与档案原件不分歧时,应及时停止调整。
5仔细填写相关表单,记载质检结果和处置意见。
2纠偏
对出现偏斜的图像应停止纠偏处置,以到达视觉上基本不觉得偏斜为准。
对方向不正确的图像应停止旋转恢复,以契合阅读习气。
3去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应停止去污处置。
处置进程中应遵照在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原那么。
4图像拼接
对大幅面档案停止分区扫描构成的多幅图像,应停止拼接处置,兼并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的全体性。
5裁边处置
采用黑色形式扫描的图像应停止裁边处置,去除多余的白边,以有效增加图像文件的容量,节省存储空间。
8图像存储
8·
1存储格式
1采用黑色二值形式扫描的图像文件,普通采用TIFF(G4)格式存储。
采用灰度形式和黑色形式扫描的文件,普通采用JPEG格式存储。
存储时的紧缩率的选择,应以保证扫描的图像明晰可读的前提下,尽量减小存储容量为准那么。
2提供网络查询的扫描图像,也可存储为CEB、PDF或其他格式。
2图像文件的命名
1纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的独一档号,以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
2多页文件可采用该档号树立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。
9目录建库
9·
1数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。
所选定的数据格式应能直接或直接经过XML文档停止数据交流。
2档案著录
(DA/T18)的要求停止著录,树立档案目录数据库。
3目录数据质量反省
采用人工校正或软件自动校正的方式,对目录数据库的建库质量停止反省。
核对著录项目能否完整、著录内容能否规范、准确,发现不合格的数据应要求停止修正或重录。
10数据挂接
10·
1汇总挂接
档案数字化转换进程中构成的目录数据库与图像数据库,经过质检环节确以为"
合格"
后,经过网络及时加载到数据效劳器端汇总。
经过编制顺序或借助相应软件,可完成目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、参与对应的电子地址信息等,完成批量、快速挂接。
2数据关联
以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。
将图像文件存储到相应文件夹时,耍仔细核对每一份图像文件的称号与档案目录数据库中该份文件的档号能否相反,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数能否分歧,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数能否相反等。
经过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的分歧性和独一性,树立起逐一对应的关联关系,为完成档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
3交接注销
仔细填写纸质档案数字化转换进程交接注销表单,记载数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数能否分歧,不分歧时应注明详细缘由和处理方法。
11数据验收
11·
1数据抽检
1以抽检的方式反省已完成数字化转换的一切数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
2一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于5%。
2验收目的
1目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不明晰、有错误等质量效果时,抽检标志为"
不合格"
。
2一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率到达98%以上〔含98%〕时,给予以验收〝经过〞。
合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×
100%
3验收审核
验收"
经过"
的结论,必需经分管指导审核、签字前方有效。
4验收注销
仔细填写纸质档案数字化验收注销表单。
12数据备份
12·
1备份范围
阅历收合格的完整数据应及时停止备份。
2备份方式
为保证数据平安,备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式完成多套备份,并留意异地保管。
3数据检验
备份数据也应停止检验。
备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否翻开、数据信息能否完整、文件数量能否准确等。
4备份标签
数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
5备份注销
填写纸质档案数字化备份管理注销表单。
附:
八九数码软件扫描操作流程说明
1、运转扫描软件,单击左上角文件名栏〝选择目录〞按钮,弹出对话框。
选择图像的寄存位置,〔为了上传时方便查找寄存位置的途径普通如‘文书档案:
e:
\扫描档案\全宗号\目录号\案卷号,归档文件:
\扫描档案\全宗号\保管期限\年度\件号〕然后单击确定。
然后更具需求给图像设定好文件名。
〔文件名的位数是六位,按卷整理的档案,文件名前三位是顺序号,前面三位是页号,按件整理的档案文件名一概从000001末尾。
〕〝顺序〞下拉框有〝升序〞和〝降序〞两个按钮,选择〝升序〞那么对文件名以设定的增量值停止递增的处置,〝降序〞那么相反。
另外更具图片的质量和自己的要求选择存储格式和颜色,普通图片质量较差的,选择灰度或黑色的颜色存储。
下面的扫描参数栏依据图片颜色的深浅和大小停止调理,普通状况亮度和对比度都在〝0〞左右,假设颜色较暗的,可以把亮度调小一点或以灰度〔黑色〕存储图像。
分辨率普通设定在200以上就可以。
2、扫描快捷方式设定,单击〝扫描〞选择〝设置快捷形式〞,弹出对话框。
可以对罕见的几种图片的扫描参数设定到一个键位上。
扫描时选择相应的扫描参数所对应的键按下就可以完成扫描了。
编辑:
1、运转软件,单击文件名栏中的〝选择目录〞按钮,找到需求编辑的图像。
更具图像选择相应的处置举措,先选择举措再做处置。
2、设置快捷键,单击视图,选择设置快捷键,更具团体习气设置各个举措的快捷键。
编辑时只需按下快捷键就能切换举措。
打包PDF:
运转该软件,现选择需求转化的目录,然后勾选〝生成PDF〞、〝生成书签〞,假设要识别还需求勾选〝生成DAT文件〞和〝OCR带表格图片〞,命名规那么依照扫描时的文件命名方法设置相应的数字。
然后执行操作。
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