外贸函电写作原则文档格式.docx
- 文档编号:17281548
- 上传时间:2022-11-30
- 格式:DOCX
- 页数:12
- 大小:49.65KB
外贸函电写作原则文档格式.docx
《外贸函电写作原则文档格式.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《外贸函电写作原则文档格式.docx(12页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
小标题—如果内容可以有效地划分成几部分,那么请大胆地使用小标题。
列表—同样,如果一个段落包括一些想法,可以有效地以列表的形式表现出来,使用列表表示,还可以通过项目编号和符号加以突出。
间距—几乎所有的商务书信都采用单倍行距,段落之间采用双倍行距。
但是一些机构对于非常短的信函(比如说10行)愿意采用双倍行距和更宽的边界。
收信人的地址(还有寄信人的地址,如果不是印制好的)一般都采用单倍行距。
●结尾
信的结束语可以重复一下刚刚说的事情,发信人要做或希望收信人做的事,也可说套话,位置在正文结束之后,需另起一段。
如:
1.“Wishtohearfromyousoon”“希望不久收到你们的消息”;
2.“Ifyouneedfurtherinformation,pleasetellus”“如果需要更多信息,请告知我们”。
●商业书信开头和结束常用句式:
开头用语:
●WereceivedyourletterofMay15inwhichyouinquiredaboutrecenttrainingprogrammeconductedforourofficepersonnel.
我们收到了你们5月15号的来信,信中你们询问我们办公室人员最近的培训计划。
●WewanttowelcomeyoutotheHobbySuppliesfamilyofsatisfiedcustomers.
我们想欢迎你们成为我们HobbySupplies满意客户的一员。
●ThankyouverymuchforyourorderofMarch17,#209,whicharrivedtoday.
我们今天收到了你们3月17号的209号订单,非常感谢。
●WewerehappytoreceiveyourrequesttostockourPrecisionWatchLine.
我们很高兴收到你们对我们系列‘精确手表’的垂询。
●Weweresorrytohearthatour#209bicycledidnotmeetyourexpectations.
很抱歉听说我们209号自行车没有令你们满意。
●I’mthemanagerof…We’reoneofthelargestchainsintheretailfoodindustrywith432storesand45,000associates.
我是某某公司的经理。
我们是最大的连锁零售食品店之一,拥有432个商店和45,000名雇员。
●Iamwritingtoaskforyourhelpwithanexpensiveproblemfacedbythiscompany:
…
我写信想要求你们帮忙解决我们公司面临的一个重要问题:
●Aclientofyours,XXXsuggestedthatIcontactyoutorequestafavor.
你们的一个客户,XXX建议我和你们联系请求帮助。
●Iamgladtoconfirmthat…
我很高兴确认…
●Furthertoourtelephoneconversation…
关于我们的电话谈话…
结尾用语:
●Yourpromptreplyiseagerlyawaited.
急切等待您的回音。
●Welookforwardtohearingfromyou.
期盼很快能得到您的回音。
●Weshouldappreciateyourearlyreply.
我们希望早日收到你们的回信。
●Thankyouforyourkindcooperationinthematter.
谢谢你方对此做出的善意的合作。
●Weassureyouofourcarefulattentiontoyourinterestsatalltimes.
我方保证随时对你方利益给以足够的重视。
●Wehopetohearfromyousoon.
希望不久收到你们的消息。
●Callmeifyouhavequestions.
如果有问题,请给我打电话。
●Thankyouforansweringourquestionsassoonaspossible.
感谢你们对我们问题的尽快回复。
●Bestwishesforthesuccessofyourbook.
祝你的书卖得好。
●Ifyouwishanyfurtherinformationinthisarea,Ishallbehappytocooperatewithyou.
如果你在这方面有任何需要,我将很高兴与你合作。
第二章PrinciplesofBusinessLetters商务信函的写作原则
第一节Clarity清楚
直接、简单的写作容易懂。
有效的沟通给读者/听众,提供容易理解的、清楚的、具体的信息。
清楚的表达包括:
选择简单、非正式的词汇,句子正确,写简单的句子结构和段落。
可以通过下列方法达到清楚:
●使用日常语汇。
熟悉的词容易懂。
如果你能用‘bigcity’(大城市)表示,就不要用‘metropolitan’(大都市);
如果你的意思是‘give’(给),就不用‘render’(赐予)。
通过使用日常用语,你可以帮助读者很快理解你的意思。
例如:
Theintroductoryoperationwasprotracted,pedestrianandvacuous…
Thefirstspeechwaslong,dullandempty…
(开头的讲话又长、又枯燥、又空洞…)
可以被替代的长词有:
长词短词
accomplishdo
applicationuse
approximatelyabout
finalizefinish
demonstrateshow
objectivegoal,aim
subsequentlylater,since
obligationduty
utilizeuse
visualizesee
●尽量使用简短的句子。
短句子使读者容易读出来。
试着把长句子分成几个短句子。
短句子并不会使文章简单,但却会使文章容易读。
●段落不要太长。
一段只说明一个意思。
如果说不清楚,就分成几段写,用过渡词或短语连接起来。
●少用术语。
术语就是某一领域内的技术用语或专门用语。
术语使业内人士更简单地理解复杂的信息,但是对外部人士来说,没有任何意义。
某个公司的人士不很容易理解‘cafeteriaplan’(自助餐计划,一种福利计划),但是我们大多数人会想到自助餐。
只有在确信读者能理解它们的时候才用这些词。
●用视觉帮助。
一个图片值千言万语。
在多数情况下,图片来代替说或写的语言。
图片可以很广泛地理解,包括:
线状图、地图、照片等。
图表可以很快地被理解,并帮助简化复杂的信息。
他们还可以吸引读者或听众的注意,激发他们行动,并留下很深的印象。
●口语化的语言。
一般而言,我们所写的英文笔调往往过于僵硬,因为我们所学的英文大多是书面用语。
笔调偏硬的文章并非全然不可取,但如果没有考虑到书信内容和对象,一律采用正式的笔调写作,就会发生问题。
但这并不是说写作时要想闲聊。
而是说你既要听起来专业化,还不要做作。
要避免使用术语或书面语。
商业信息要听起来热情、友好、口语化——而不是生硬、过于正式。
为使语言口语化,可以用一些缩写,如“can’t”,“doesn’t”。
但是要避免使用读者不熟悉的缩写,如“PLS”,(=please)。
口语化的语言可以用在任何商务写作上——除了非常正式的商务报告。
第二节Conciseness简洁
一个简洁的沟通节省了信息发送者和接收者的时间和费用。
简洁是用最少的语言表达你想说的话,但也不是牺牲其它的写作原则。
简洁重在强调主要内容。
通过去掉不必要的词,你应把最重要的内容呈现给读者。
为了达到简洁,要:
●去掉啰嗦的表达方式。
在不改变意思的情况下,能用一个词,不要用词组。
●去掉老套的、不必要的表达方式(cliché
),如“allowmetosay”,“inreplyIwishtostate”,“pleasebeadvised”,“taketheliberty”,代替“pleasefindenclosed”,你可以说“enclosedis”。
经常用来表示inform之意的advise、表示about之意的pertainingto等,
●尽可能去掉“which”和“that”从句。
口语中常省略关系代词that和which,如‘Hesaidthathewascoming’(他说他会来)和‘Iam(I’m)sorrythatIhavetocanceltheorder’(抱歉我必须取消订货)中的that(作为连接词),或‘Ihaveenclosedtheinformationwhichyourequested’(附寄了你要的信息)中的which(宾语关系代词)。
因为‘Hesaidhewascoming.’比‘Hesaidthathewascoming.’简洁、顺畅、生动。
●避免用“therebe”、“Itis(was)”句型开头。
啰嗦:
ItwasknownbyMr.Smiththatwemustreduce…
简洁:
Mr.Smithknewwemustreduce…
(史密斯先生知道我们必须减少…)
Therearefourrulesthatshouldbeobserved.
Fourrulesshouldbeobserved.
(应该注意四个原则)
●只包括相关的信息
有效简洁的信息不仅应去掉不必要的啰嗦的表达方式,还要去掉不相关的材料。
例如:
AtthistimeIwaswritingtoyoutoenclosethepostpaidappointmentcardforthepurposeofarrangingaconvenienttimewhenwemightgettogetherforapersonalinterview.(30个字)
Willyoupleasereturntheenclosedcardandnameaconvenienttimeforaninterview?
(15个字)
(你能寄回附寄的卡片,并选一个方便的时候面谈吗?
)
Weherebywishtoletyouknowthatwefullyappreciatetheconfidenceyouhavereposedinus.(18个字)
Weappreciateyourconfidenceinus.(6个字)
(感谢你们对我们的信心。
●避免不必要的重复
有时为了强调可以重复。
但是如果没有理由地说几遍同一件事的话,就显得啰嗦、枯燥。
比如“unexpectedsurprise”的意思就像“surprisesurprise”,因为“unexpected”就是“surprise”的意思。
应避免的重复用法有:
advancewarningexactlyidenticalperfectlyclearfewinnumber
personalopiniongratefulthankscontributingfactorpasthistory
truefactnewchangeslastandfinalreferback
●用动词代替名词短语
一些作者很喜欢名词,如用‘wemakearecommendation’代替‘werecommend’。
这个坏习惯增加了句子长度、使读者阅读速度减慢、使文章思路不清。
注意下面清楚、有效、有力的动词和名词短语的对比,你觉得那种更好?
第三节Concreteness具体
●用具体的词汇。
只要可能就用一个具体的数字替代笼统的说法,这样可以使你的写作更具体、生动。
通常模糊、笼统的词汇是歧义词汇,作者和读者可能会有不同的理解。
例如,有多快,多大,多小?
有些词会引起误解、迷惑。
afew,high,low,more,quick,soon,early,long,many,most,slow,tall。
当然,有时这些词汇也是允许的。
比如没有具体数字时,你不想说明时,或者想让读者自己猜测时。
精确的词汇可以使读者更感兴趣。
尽可能多用精确的词汇。
当然,这需要你不断扩大你的词汇量。
第四节ActiveinsteadofPassive用主动语态代替被动语态
●用主动语态,不用被动语态。
使用主动句来避免冗长:
主动句通常较短,因为它们使用的词比较少
主动:
短
Peterdecided.(彼得决定了)。
被动:
长
ItwasdecidedbyPeter.
●使用主动句来避免过于正式,主动句通常听上去不那么正式
不太正式
Peter’sevidentbiasmadeithardforhimtodecidefairly.
(彼得明显的偏见使他很难作出公正的抉择。
较为正式
AfairdecisionwasrendereddifficultbyPeter’sevidentbias.
●采用主动句来显现谁的责任。
主动句读者较为容易判断是谁完成这项任务的。
很清楚是谁决定的
Peterdecidedtoundertakeaspecialstudy.(彼得决定进行一次特殊的研究。
不清楚是谁决定的
Ithasbeendecidedthataspecialstudybeundertaken.(已经决定要进行一次特殊的研究。
●使用主动句来节省读者的时间。
最为重要的是,调查显示在某种程度上由于主动句短而清楚,读者可以用比阅读被动句更快的速度阅读完主动句。
在以下被动句例子中,读者必须作暂时的停顿以判断是谁做出了陈述。
读者了解较慢
Itisstatedthat…(……认为……)
读者了解较快
TheTaxCodestates…(纳税条文上说……)
请比较下列每对句子,看看那一个更好?
Confirmationofthedatewillbereceivedfromthepresident.
Thepresidentwillconfirmthedate.
(总统将收到日期确认)
Excessivetravelwaslistedbyemployeesastheirprimaryreasonforresigning.
Employeeslistedexcessivetravelastheirprimaryreasonforresigning.
(员工们把过于频繁的出差列为辞职的首选理由。
第五节Courtesy客气
客套指在你写信或便函时要自然地使用客气的语句,如‘Thankyou’,‘Iamsorry’,‘Iamdelighted’。
但也不要过度使用。
这些表达会告诉读者你是礼貌的、你很在意他们。
维持客套的语气不仅仅是不要粗鲁,还要避免使用苛求的或说教的语言。
像‘youshould,youmust,youhaveto’这样的表达方式容易使人自动地产生反感。
可以换成‘Willyouplease…’。
请看下面的例子:
即使你很生气,记住发脾气或讥讽并不会帮助你达到沟通的目的。
当你很生气、沮丧、或烦恼时,保持冷静,试图缓和情况。
找出主要问题所在,你该做些什么来解决。
切忌使用粗鲁的语言,这会给你和你公司的形象带来不可挽回的损失。
第六节Consideration体谅他人
在描述有效写作的时候,美国一位有名的作家说,要写好就必须表现出对读者有好处,使你的信息满足读者的需要,也就是站在读者的角度考虑问题;
也就是分析读者怎么理解信息,然后试图给读者提供他们所需要的;
解决读者的问题;
节省他们的钱;
或者体谅他们的感受和处境。
再有,熟练的沟通者会自然地用第二人称代词‘you/your’,而不是第一人称代词‘I/we/us/our’。
不管你的目的是提供信息、说服别人、还是增进友谊,最打动人的词就是‘you/your’。
请对比下边的例子:
第七节Positive肯定
一些否定的词汇会有副作用,因为否定的语气给人一种否定的印象,或者还有指责读者的意思。
给客户写信开头写‘Yourclaimthat’表明你不信任客户。
还有一些词汇也可能是你陷入麻烦,如‘complaint’,‘criticism’,‘defective’,‘failed’,‘mistake’,‘neglect’。
通常作者不会意识到这些词汇的效果。
但是他们却是会引起读者不满。
为了避免影响沟通效果,限制否定词汇的使用,用肯定的语言表达自己。
你告诉读者他们能做什么而不是不要做什么,就给读者提供了更多的选择。
第八节Coherence连贯
一个意思有逻辑地与下一个意思连接时,段落是连贯的。
使用过渡词、过渡句可以增加段落的连贯性。
这些词是指示读者和听众的路标。
它们使读者期待下面发生的事,减少怀疑、加速理解。
过渡词能够强调思想、表示时间或顺序、表示因果关系、比较、对比。
所以过渡词可以满足不同目的。
表示进一步说明的过渡词有:
additionally,again,also,likewise,moreover,further,furthermore,and,i.e.
表示时间或顺序的有:
after,before,earlier,finally,first,meanwhile,next,now,when,until,i.e.
表示澄清、举例的有:
forexample,forinstance,Imean,thatis,thismeans,thus,toputitanotherway,inotherwords,thatmeans,namely,i.e.
表示因果关系的有:
accordingly,asaresult,consequently,forthisreason,so,therefore,thus,underthecircumstances,because,i.e.
表示矛盾的有:
actually,but,however,infact,instead,rather,still,though,i.e.
表示对比的有:
asopposedto,atthesametime,bycontrast,conversely,onthecontrary,ontheotherhand,i.e.
表示总结的有:
inconclusion,tosumup,finally,lastly,toconclude,inshort,inbrief,i.e.
表示强调的有:
inparticular,especially,i.e.
表示让步的有:
anyway,atanyrate,i.e.
表示一般性的有:
generallyspeaking,ingeneral,normally,asarule,usually,i.e.
第九节Unity一致
一致指信函的每个段落都只有一个中心意思,不管这个意思说明还是没说明。
写得好的段落只讨论一个主题。
它们在一个主要的句子里反映段落的主题。
其它的句子都是支持或描写主题句的,他们通常用有逻辑性的过渡词语连接在一起。
每个段落应该只有一个中心意思。
多个段落是对一个题目的展开,而且段落要一致。
每个句子、每个段落、每一部分必须是和你想达到的目的相关的,如果不是,就要舍弃。
主题句Asocialauditisareportontheperformanceofacompany.
(社会审计是对一个公司表现的报告)
支撑句Suchreportsmaybeconductedbythecompanyitselforbyoutsiders.Manycompaniespublishtheresultsoftheirsocialauditsintheirannualreport.Moreover,thereportdescribesworkplacesafety,employmentequality,a
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 外贸 函电 写作 原则