公租安置房档案管理Word格式文档下载.docx
- 文档编号:17254729
- 上传时间:2022-11-29
- 格式:DOCX
- 页数:15
- 大小:39.55KB
公租安置房档案管理Word格式文档下载.docx
《公租安置房档案管理Word格式文档下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公租安置房档案管理Word格式文档下载.docx(15页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
活动记录及客户有关部门档案
依据《全国物业管理示范管理区域标准》建立档案管理资料
按分类顺序编号、登记造册,形成文件目录,以方便管理,除部分保密资料文件、永久性文件外,档案实行开架管理
按规定设置目录进行文件分类管理,定期维护
根据条件分类保存:
A:
定期性管理档案
B:
保密、永久性档案
档案出室必须由具备资格的人员登记后方可借阅,按借阅时限,及时回收档案,对各个环节记录
根据公司相关档案管理制度、管理体系相关文件规定进行利用
定期或不定期对档案进行检查、监督
2.2.3档案资料的分类
序号
名称
资料内容
1.
接管验收资料
A:
接管验收手续
B:
接管验收设备确认凭证
C:
接管验收物业本体确认凭证
2.
管理合同资料
前期物业管理服务协议
物业管理委托合同
3.
管理目标及方案
创物业管理示范管理区域策划
物业管理事实施方案
4.
租户资料
租户手册
装饰装修管理规定
租户管理制度
D:
管理公约
5.
工程建筑产权资料
规划图纸、项目批文、用地批文
建筑许可证、投资许可证、开工许可证
拆迁安置资料和丈量报告
6.
工程技术资料
红线图
B、总平面图
C:
地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
D:
工程设计变更、通知及技术核算单
E:
竣工图:
1、单体建筑、结构、设备竣工图2、消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工总图
F:
房屋、消防、燃气竣工验收证明书
G:
钢材、水泥等主要材料的质量保证书
H:
新材料、构配件的鉴定合格证书
I:
供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书
供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料
J:
砂浆、混凝土试块、试压报告
K:
绿化工程竣工图
L:
其他技术资料
7.
计算机管理资料
计算机管理软件及说明
计算机网络管理及记录
8.
业主反馈资料
服务质量回访记录
业主意见调查、统计记录
业主投诉及处理记录
9.
行政文件资料
管理处值班及督察记录
政府部门文件
物业公司及主管领导部门文件
管理处规章制度、通知、通报等文件
管理处荣誉一览表
管理处接待来访参观记录
10.
装修资料
装修申请表(附图纸)
装修工程队安全责任书
临时施工人员登记表
施工单位营业执照
11.
维修资料
维修申报表
维修服务派工单
维修回访记录
公共设施维修记录
12.
治安交通管理资料
日常巡查记录表、交接班记录、值班记录
查岗记录、闭路电视监控系统录像带
物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议
13.
房屋管理及维修养护资料
楼层疏散示意图
建筑物平面图
禁装修的规定及处理记录
房屋安全检查记录
E:
装修验收记录
14.
共用设施设备管理
A、设备安全运行规程
B、设备机房管理规定
C、各设备运行岗位责任制度
D、相关岗位技术人员资质证书
E、定期巡回检查记录
F、维护保养记录
G、运行记录
H、设备维修档案
I、送电、停电通知及记录
J、临时用电管理措施
K、停电应急处理措施
L、智能化设施运行记录
M、智能化设施定期保养记录
15.
共用设备管理
A、消防24小时值班记录
B、消防设施设备清单
C、消防设施设备使用方法
D、消防应急方案、消防疏散图
E、消防宣传资料及法规
F、火灾隐患检查记录
G、电梯准用证、年检合格证
H、电梯操作及保养人员资质证书
I、电梯应急处理措施
J、电梯维修养护记录
K、用水、供水管理制度
L、用水、节水计划
M、给排水设施安全检查记录
N、二次供水卫生许可证
O、水质化验单、操作人员卫生健康许可证
P、供水、停水通知及相关记录
Q、供水设备周围环境检查记录
R、应急处理方案及相关记录
S、中央空调运行记录、中央空调保养记录
T、中央空调故障处理方案及记录
U、共用配套设施统计表
V、共用配套设施维修养护计划及记录
W、地下管网图
X、违章架空管线处理记录
Y、道路、楼道、大堂公共照明统计表
Z、公共照明维修及更换记录
16.
保安及车辆管理
A、日常巡查记录、交接班记录、值班记录
B、保安训练计划和考核记录
C、各小区安全防范措施
D、查岗记录、闭路电视监控系统录像带
E、物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
F、停车场出入登记记录
G、交通疏导图
H、停车场安全防范措施及设施记录
I、车辆管理记录、车辆详细资料
17.
环境卫生管理
A、环卫设备、工具统计表
B、环卫设备、工具更换记录
C、清洁卫生检查标准及记录
D、国家环保标准:
排烟、排污、噪音
E、处理污染事件记录
F、消杀及垃圾清运记录
18.
绿化管理
A、绿化规划图纸
B、绿化设施统计表
C、绿化保养计划及记录
D、绿化检查标准及记录
19.
精神文明建设
A、活动计划实施方案
B、社区文化活动图片及录像记录
C、传媒报导
D、文化活动场所等设施使用情况
20.
管理效益
A、有偿经营服务统计表
B、物业管理整体项目经营统计表
C、本物业管理项目所获取的荣誉称号
D、舆论相关报导
2.2.4档案资料管理
2.2.4.1管理措施
1.档案资料归档。
大体分为两类:
即ISO9000质量体系受控范围的档案资料、公司内部管理相关档案资料(非受控范围),受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行体系文件之《文件和资料控制程序》、《质量记录控制程序》及对应的作业指导书和质量记录;
非受控范围的档案资料的归档、借阅、鉴定和销毁执行行政管理制度之《档案管理规定》。
2.档案资料的借阅。
需借用人填写《文件发放/借阅登记表》,由使用人签字和综合管理部资料负责人签字后,方可办理借阅手续;
对重要、保密资料的借阅需经过管理处部长的批准。
3.档案资料的保密管理
在日常管理中,物业的档案资料管理由综合管理部统一管理保存。
对重要的原始资料和保密资料采取按保密等级分为绝密、机密、秘密三级储存保管,其他资料为普通档案,不同密级的档案资料的运用和保管将区别对待。
所有保密资料随时接受公司领导或质量管理部的检查。
档案资料管理人员必须严格执行国家和公司的保密制度,增强保密意识,接受保密教育和检查,严禁任何人以任何方式索取、泄露或擅自向外公布保密档案的内容。
档案资料管理人员定期进行检查,发现问题及时向上级领导汇报后妥善处理解决,严防一切泄密漏洞情况的发生。
4.档案资料的监督检查
管理处将采用建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》为质量标准,要求各部门负责人会同资料管理员定期(按要求的日、周、月检查时间)对本部门的档案资料管理情况进行及时的监督检查。
公司质量管理部日常定期组织人员对各部门的档案管理工作进行检查,每半年进行一次质量大检查,其检查结果直接与各岗位的浮动工资挂钩;
以此来验证其档案管理工作的有效性。
公司及质量管理部本身每年接受第三方认证机构的监督审核,以求在档案资料管理工作中力求创新。
5、建立电脑网络系统
采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。
外部网:
与业主方进行联网,所有管理资料如业主方资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。
内部网:
管理处内部联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理分层使用。
2.2.4.2管理制度
档案室管理制度
一、本单位综合档案室由专人管理,非专管人员不得擅自入室。
二、档案室内严禁烟火、住人和存放食品杂物;
不准放置易燃、易爆物品,保持消防道路畅通;
有防火、防盗、防虫、防光、防霉、防潮、防高温、防有害气体等设备和措施。
三、档案、资料、装具、设备等入室之前必须检查、清洁、消毒,发现有虫、霉和被污染的档案资料,应及时杀虫、去污、除霉。
四、档案室内档案、资料必须按规定科学分类、整理、编目,做到存放有序,排列整齐,编目准确,调阅方便。
五、建立统计台帐。
严格档案、资料的接收、调出、借阅、销毁、审批、登记手续。
档案人员变动时,交接手续清楚。
六、定期检查室藏全部档案,如实填写检查记录,发现问题,及时报告并采取相应措施。
七、经常保持档案室内外整洁,下班前要认真检查门、窗、电器、电源情况,人离断电、落锁。
档案利用制度
一、本单位综合档案室的档案资料主要供本单位和上级主管部门利用;
利用密级档案须经单位领导批准。
二、凡利用本室档案、资料者都应按规定填写《查阅档案登记表》。
三、档案原件一般不借出档案室,因特殊情况需要借出时,须经单位领导批准;
密级档案、特殊重要的档案借出档案室时,须经单位领导文字批准、借出时间不得过超过7天,到期仍需利用的,应办理延期借阅手续。
四、爱护档案资料,不准在档案上打点、划线、折角、或做其他记号,更不准涂改和撕、拆档案;
借出的档案、资料要防止丢失、损坏,收回时要严格检查。
五、阅档室内严禁吸烟,阅档桌上不准摆放茶杯、墨水等有可能污染档案的物品。
六、利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室,档案室应详细填写利用效果登记。
七、利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》,未经单位领导批准,不得擅自公布档案。
立卷归档制度
一、本单位各类档案资料,均由本单位文书处理部门和各业务部门立卷归档后,移交档案室管理。
二、文书和业务档案于翌年六月底前立卷归档,科技档案在工作任务完成后整理移交,会计档案于翌年三月底立卷,隔年移交。
三、立卷归档的文件材料种类、份数、页数应完整齐全,每份文件的印件与底稿、正件与附件、请示与批复、转发文件与原件不得分开,文电合一整理。
四、各类档案在装订前,应去掉金属物,取齐下沿和左沿,大张、小页、破损文件应折叠裱糊,文书档案以件为单位采用专用装订卡钉左侧装订。
案卷封面书写工整,编号排列规范有序。
五、文书档案归档文件目录永久与长期的打印一式五份,短期一式二份,除一份装入档案盒内,其余按照保管期限,分别用归档文件目录夹装成册;
会计档案报表、账簿及凭证分别建立案卷目录簿,报表须有卷内目录;
业务档案应有案卷目录和卷内目录;
科技档案须有总目录、分类目录和卷内目录、底图目录、资料目录。
六、本单位的编号文件,应留存两份,一份立卷归档,另一份作《文件汇集》,同时要做好相应纸质文件的电子文件归档工作。
七、坚持每年写好《立卷说明》,立卷人应在备考表上签名。
档案保密制度
一、本单位档案工作人员必须遵守《档案法》、《保密法》和《保密守则》,正确处理档案保密与利用的关系,做到既保守党和国家机密,又积极主动提供利用。
二、成立单位领导和有关人员参加的档案保密鉴定小组,确定本单位保密档案的密级、保密期限和解密时间。
三、记录绝密、机密、秘密的档案和文件材料必须由专人保管,分柜存放,并有保安措施。
四、查阅、利用、复制密级档案必须符合保密规定,经单位领导批准,并登记签名。
五、凡密级档案和文件材料,不准带回家,不准向亲友和无关人员泄露其内容、存放位置及保安设施。
六、管理保密档案和文件材料的人员变动时,必须严格交接手续。
主管领导工作职责
一、组织《档案法》、《档案法实施办法》等党和国家的档案工作法律、法规、方针、政策的学习宣传教育活动,提高全镇干部职工的档案意识和法制观念。
二、将本单位档案工作纳入议事日程和工作计划,实行目标管理,定期主持召开工作会议,切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。
三、布置档案工作规范化管理任务,提出“收、管、用”要求,并组织监督、检查。
四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。
五、组织开展本镇各村(社区)档案人员的而培训工作与业务考核。
档案员岗位职责
一、认真宣传贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》等党和国家的档案工作法律、法规、方针、政策,遵守档案工作的规章制度和工作纪律,养成良好的职业道德。
二、按时收集、整理和管理本单位的各类档案。
三、积极开发档案信息资源,编制方便查阅室藏档案、资料的检索工具和有利用价值的参考资料,做好查借阅登记和利用效果记录,密切配合单位各项中心工作,积极提供档案利用。
四、珍惜档案原件,维护档案的完整与安全,做好防火、防水、防虫、防霉、防光、防尘、防潮、防高温、防有害气体和防人为的机械损毁、涂改、污染、偷盗档案的工作。
五、参加设备开箱、工程竣工验收、科研成果和技改项目鉴定验收及生产技术活动。
六、积极参加业务培训,努力学习专业知识和现代化管理技术,不断提高档案业务知识和操作水平。
七、完成单位领导交办的其他工作任务。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 安置 档案 管理
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)