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(五)格式规范性
商务信函结构类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。
外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语言书写,在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书,反映双方平等、互惠互利的关系。
商务信函的写作应相互尊重,以礼相待。
(七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的,每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。
因此,接收对方的信函后必须及时回复。
目前,信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式,以适应这一特点的需要。
商务信函一般由三部分组成:
信头、正文、信尾。
(一)信头
信头即信函的开头,由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。
还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2.标题
作为商务信函,它与一般的普通信件不同,只要不是企业单位个人与个人之间的交流,商务信函一般可以有标题。
标题位置在信文首页卜方,居中书写,其内容是标明事由。
事由要求
概括出函件的主旨、中心,使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。
常见的商务信函标题有以下两种形式:
(1)由事由加文种名称“函”构成,如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2)先写“事由”二字,加冒号提示,然后直接标写该信函的内容,如“事由:
机动车索赔”。
3函号
函号即编号,分为对方编号和己方编号。
在外贸业务信函的信头上注明编号,可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。
常见的有两种形式:
一是仿效行政公文发文字号的格式,采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx)“函第x号”的形式;
二是采用直接编号的形式,如“第x号”。
4称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼,一般写受文者的尊称,这是商务信函必须的一项。
其位置一般在标题或函号的左下方,单独占行,顶格书写,后面用冒号。
书写时有以下两种称谓:
(1)泛指尊称。
“尊敬的”后加称谓并加冒号,如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。
尊称中可以使用职务,如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。
即具体指名道姓的尊称。
在姓名后面加称谓语。
这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。
因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。
称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等,也可以使用职务,如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5.收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
(二)正文
正文是商务信函的主体,叙述商务往来联系的实质问题。
正文写作要求内容单纯,一文一事,文字简明,事实有据,行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。
开头的问候语是商务信函必不可少的,即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。
一般用一两句尊敬的客气话表示,如“您好”,“近来生意可好,效益颇高”等。
如果是初次联系,可使用“久仰大名,未亲雅教”等词语。
如果是回函,可使用“惠书敬悉,不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容,是发信人要说明的事项。
不同的商务信函的内容是不同的。
一般包括以下两个内容:
(l说明发函缘由。
直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;
复函则要引叙对方来函要点,以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。
主体表达信函的中心内容,一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项,或是针对所要商洽的问题或联系事项,阐明自己的意见。
要求语气要平和,问题要明确,事实要清楚,表达要明白。
如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;
询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;
答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;
商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单,逻辑上可采用篇、段合一式结构,如果正文主体内容较多,逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后,一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括,并提出本函的有关要求,强调发函的日的。
如请求函的结尾语是“拜托之事,承望协助解决为盼”,希望回函的结尾语是“不吝赐函,静候佳音”等。
结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定,要求恰当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。
祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分:
(1)请候语,在正文结束后空两格书写。
常用的(:
商务信函的写作技巧)有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”
等。
(2)安好语,一定另起一行顶格书写,以表示对对方的尊重。
常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
2签署
签署即发信人的署名或签名、用印。
商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。
有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;
有的企业要求发信人直接签名,以示对信函的内容负责。
个人签名一定要由发信人亲手所签。
3日期
日期一般是发信具体时间。
商务信函因为涉及商务业务往来,务必写明发信日期。
一般采用以下三种形式:
(1)公文日期形式。
即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期,如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯数字形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期,如20XX年8月18日。
(3)国际标准简写法形式。
即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日,在一位数的月、日前加“0"
,如20XX年08月18日。
无论哪种写法,日期务必写全,以便存档备查。
如20XX年08月08日,不能写成“08年08月08日”。
4附件
附件是随函附发的有关材料,如报价单、发票、确认书、单据等。
如果需要标注附件的,在信函签署的下方可以标注附件。
如果附件是两个以上的,要分别标注附件一、附件二等。
范文:
道歉函
xx市兴达贸易有限公司:
贵公司20xx年x月x日函收悉。
函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中,所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事,深表歉意,此事已引起我方高度重视,现已就此事进行调查。
经有关邵门查实:
我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌,出厂时,经质检部门检验全部为优质产品。
函中所提的部分电脑桌出现接口破裂,是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。
衬贵公司的损失,我公司再次深表歉意,并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度,以及公证人证明和检验证明书,我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。
对此,我们将引以为戒,查找工作中存在的问题和不足,制仃改正措施杜绝此类事件的发生。
希望能够得到责公司谅解,继续保持良好的贸易往来关系。
候复
xx市光明家具有限公司
20xx年8月9日
本文来源于:
http:
///article/sort07/sort053/info-3417.html
篇二:
商务信函的写作特点
商务信函的写作特点
商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。
所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。
围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。
口语化
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“yourletterhasbeen
received”,“yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。
其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?
只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?
我想您会说“iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“itis
regrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”?
放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。
语气语调
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?
是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
真诚
不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。
不管说什么,都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。
直接
跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。
所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。
因为这些内容不仅不能使交流通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。
礼貌
我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkind
inquiry,youresteemedorder等就可以的。
而是要体现一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流,那么就算您
这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的机会。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,请表现一下您的高姿态,您
篇三:
商务英语信函写作的特点及技巧
摘要:
商务英语信函是国际贸易的重要通讯手段。
它具有其自身的独特的语言特点。
本文论述了商务英语信函写作的特点和常用的写作技巧。
关键词:
商务英语信函写作;
写作特点;
写作技巧
近年来,我国与世界各国的国际商务关系不断地发展深化,商务英语在跨国商务和国际经济活动中的作用也日益突出。
在与外商的交往中,从建立业务关系,谈判到合同的履行都离不开商务英语信函。
由于外贸交易的双方来自不同的国度,有着不同的文化和社会背景,而且为了各自的利益会据理力争。
在这种情况下,如果能够礼貌、含蓄、得体的陈述自己的观点,或是提出请求和建议,就能更容易达到交易双方预期目的。
因此,掌握商务英语信函行文的特点和写作技巧就显得非常重要了。
一、商务信函概述
商务英语信函是进出口业务进展情况的专业性书面记录,是商务人员同世界各地开展进出口贸易时用来洽谈交易、联系业务的一种应用文件,从建立贸易关系到一项交易成功,这期间的大量书面磋商工作都是通过商务英语书信实现的,是对买卖双方权利、义务的规定和解决争端的法律依据。
一封完整的英语商务信函包括:
信头、信内地址、称呼、正文、结束语和签名六部分。
信头的内容包括:
发信公司的全称、地址、电话号码传真及e-mail地址。
信内地址的内容包括收信人的姓名和地址,收信人姓名首字母要大写,地址顺序由小到大,即:
门牌、街道乡镇、县市、国名,信内地址置于信头左下角,顶格书写,通常与时间相隔两行。
称呼是信函中不可缺少的一部分,位置在信内地址下面隔一行,顶格书写。
正文是信函的主体,是全文最重要的部分,商务英语信函注重开门见山、简明扼要,通常采用对方易于接受的表达方式,有时候为了明确要点,会在正文前中央加主题。
结束语在正文结束之后空一行的位置书写,相当于汉语书信结尾时所用的“此致敬礼”之类的套话。
签名在结束语之后,美式信函置于左下方,英式信函置于右下方,通常占3-4行,第一行是公司名称,第二行是书信执笔人签名,第三行是签名人的职务或所属部门,除签名外一般都是打印。
商务信函主要分为四大类,即:
信息类信件(包括询问信、通知信、报价信等),劝说性信件(包括推销信、求职信、推荐信等),解决问题类信件(包括索赔信、仲裁信、谢绝信等)以及表示友好意愿的信件(如祝贺信等)。
二、商务英语信函的写作特点
(一)商务英语信函写作的格式特点:
1、信函目的清晰明了。
商务英语信函应在开始简明扼要地说明来意。
一封使阅信者能够清楚了解写信者意图的商业信件才是真正的有效信件。
有时也可在正文部分之前增加标题(subject),信函的标题要概括出其主要内容,让人一看就知道信件内容。
2、正文部分层次分明。
正文部分是全文的核心。
这部分内容、文字多,在行文时,必须紧扣中心,条理井然地展开论述,把事情的来龙去或有关事项阐述清楚,语言须有分寸、得体、明确,不可模棱两可。
3、处理好开头和结尾。
商务英语信函的开头和结尾虽也有所变化,但相对而言,较公式化,有许多习惯用语,内容也比较固定,这些也须一一辨认,把握。
信函的开头为引据部分,一般总是简述去信的事由或转述对方来函要点,措辞用语简单得体。
结尾部分十分简短,常用惯用性词语,有时可不另起段落。
4、控制字数、句子和段落。
一般来说,句子的平均长度应为10-20字,不能超过30个词。
通常,一个段落不能超过10行,因为短小的段落更能激励对方读完全文。
(二)商务英语信函写作的语言特点:
商务英语信函属于应用文体,是一种公文性质的信函,其主要内容涉及公事,交流目的主要在于磋商公务。
因此,每一封商务信函都很注重准确、规范、朴素的表达方式,而且具有突出的主体和明确的中心,其语言有着明显的特征。
1、长话短说,避免罗嗦。
商务信函的句子要简练,但求表达清楚明了,尽可能用单词和短语来表达意思,而不用长句或从句,如用some/many不用anumberof,再如用gift本身就是免费的、馈赠的,用freegift就显得啰嗦了。
2、用词准确严谨。
商务信函的本质功能就是传
递信息,而且传递的信息不仅关系到公司的业务发展、品牌形象、客户开发,甚至会影响到公司的国际声誉等,因此表达不能模棱两可,更不能出现错误。
如要说“98美元”,一般信中只写“$98”,而在商务英语信函中要写成“$98.00”。
再如介词短语bymon-day和beforemonday在商务英语信函中是要严格区分的,前者包括monday,而后者则不包括monday这一天,即截止日为monday前的一天。
3、句子简洁明了。
商务活动的节奏快,效率高,传达信息要简明扼要,不能拖泥带水。
除使用正式词汇的场合之外,此类信函很少使用各种修辞手法,文体风格较朴实平易。
例如,受到汇款之后表示感谢,可以用这么一组句子:
①wehavereceivedyourremittanceofJanuary30intheamountof$300,andwishatthistimetothankyourforit.②ThankyouforyourremittanceofJanuary30for$300.句①和句②表达的意思相同。
但句②10个词就全面表达了句①23个词的含义,商务英语的简洁性可见一斑。
三、商务英语信函写作技巧
商务信函以商品交易为目的、以交易磋商为内容、直接服务于交易的特点,商务英语信函宜采取简单的结构、简练正式的语言、客气委婉的语气来表达观点。
下面介绍一下商务英语信函常用的写作技巧。
(一)结构完整。
一篇高质量的商务书信必须意义完整,结构严密,切忌丢三落四。
一封完整的书信上述信头、信内地址、称呼、正文、结束语和签名六部分缺一不可。
(二)观点鲜明。
要使客户从商务书信中较容易地理解你所要表达的准确含义,就应该清楚地阐明文章的主要观点,每一个观点应分置于独立的自然段,将一项项事由交待清楚,这样便使得整篇书信形成一个有机的整体,脉络清晰,观点鲜明,使阅读者一目了然。
(三)采用正确的语气。
要达到信件的目的,使用恰当的语气极为重要,因为信件的语气直接决定你对读者的影响。
这种影响在索赔信中尤为重要,因为作为受损方,写信人的火气一定不小。
下面比较两个句子:
①Youshouldhavestudieducp500Article32andshouldnotrejectournegotiation.②pleaserefertoucp500Article32fromwhichyoumayfinditisincorrectforyoutodeclineournegotiation.如果你是收信人,相信你对于第一种说法一定会恼火,第二种语气就委婉很多,问题也就容易解决了。
(四)表达明确,直截了当。
商务英语信函写作应尽量褒词句子简短明了,避免句式复杂和意思重复,以便于对方理解。
例如,某封商务书信中有这样一句:
Iwouldliketodrawyourattentiontofactthatallourproductsaremadefromcompletednaturalin-gradientsandthatwedonotutilizeanyartificialadditives.该句十分冗长,令人费解,如果将其改为意思相近的几个短句,如下:
IamsureYouwillfindplentytointerestyouinit.Youwillnoticethatallourproductsaremadefrom100%naturalingredients.withoutanyartificialadditives.我们就较容易理解它的意思。
(五)回复迅速及时。
给买家的回复,千万要迅速及时。
一般情况下最好在收到信件的当天就回信,如果手头事情太多,或者意思难以答复,也应尽快考虑后给对方一个答复。
切勿长期不回信,如果对方要求的事情目前无法办到,也应在信中说明,同时也可表示一有消息就会立即通知对方。
结束语:
商务英语信函作为商务信息的使者、买卖双方感情的纽带、良好合作关系的桥梁,具有较为明显的语言特点。
只有充分了解商务英语信函写作的特点,并熟练掌握、灵活运用一些基本的写作技巧,才能写出优秀的商务英语信函。
参考文献:
[1]王萍.英汉对照商务信函实例集成[m].山东科学技术出版社.20XX
[2]赵如松.立信会计出版社.1997
[3]蔡芳.浅谈商务英语信函写作[J].湖南冶金职业技术学院学报.20XX.3
[4]孙娜.如何写好商务英语信函[J].辽宁行政学院学报.20XX.1
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