青海发展和改革委员会机关公文处理细则Word文件下载.docx
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适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十)纪要。
适用于记载会议主要情况和议定事项。
(十一)意见。
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号。
公文印制份数的顺序号。
涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文机关标志。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
本委主办且与行政机关联合行文的,本委排列在前。
与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
(五)发文字号。
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。
本委主办且与行政机关联合行文的,使用本委的发文字号;
与其他机关联合行文,原则上应使用排列在前机关的发文字号,也可协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。
(六)签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题。
由发文机关名称、事由和文种组成。
机关名称一般使用规范化简称。
除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
三个以下机关联合行文时,应列出所有发文机关的名称;
四个及四个以上机关联合行文时,可采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。
(八)主送机关。
公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
普发公文的主送机关之间要用顿号或逗号分清层次和归属。
即,对于多个主送机关,且是同级别、同系统的,中间用顿号;
非同级别、同系统的,则用逗号。
(九)正文。
公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
签发日期与实际制发时间一般不得超过3个工作日;
遇有特殊情况,委办公室应注明实际送印时间。
(十三)印章。
公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。
有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
行政机关联合向上行文,发文机关只署主办机关时,由主办机关加盖印章即可。
联合下发的公文,所有联署机关均应加盖印章。
(十四)附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
(十五)附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
公文附件是正文内容的组成部分,与正文具有同等效力。
(十六)信息公开选项。
公文的政府信息公开类型,主要分为主动公开、依申请公开和不宜公开。
公文起草人员应根据《中华人民共和国政府信息公开条例》规定,填写信息公开选项,提出公文信息公开类型的初步意见。
(十七)抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
抄送机关在排列顺序上,一般按照机关性质和隶属关系确定。
依照先上级、再平级、后下级的次序。
多个抄送机关之间,同级、同系统的以顿号分隔;
非同级、同系统的,以逗号分隔。
(十八)印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。
第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
1、公文一律用规范汉字书写、印刷,一般不使用外文字母。
特殊情况如:
法定计量单位符号、国际技术标准符号、国际组织英文简称等可使用外文字母代替。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
2、公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字。
在全文中应体现数字表达方式、使用单位和保留小数位的统一。
第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。
特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
委党组发文采用“青海省发展和改革委员会党组文件”字头专用纸;
委发文采用“青海省发展和改革委员会文件”字头专用纸;
委办公室发文采用“青海省发展和改革委员会办公室文件”字头专用纸。
编号函件采用“青海省发展和改革委员会”字头双线专用纸,一般性函件采用“青海省发展和改革委员会”字头单线专用纸。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
对越级向本委请示和报告问题的文电,除因情况特别紧急外,原则上不予受理,并告其按行政隶属逐级向上请示和报告。
第十四条 行文应遵守党政分开的原则。
凡向党的机关行文,原则上应以党组名义;
凡向行政机关或单位团体行文,一律以行政名义,必要时可抄送党的机关。
第十五条 向上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二)向国家发展改革委请示、报告事项,属于本委职权范围内的,可直接报送;
重大事项应当经省政府同意或者授权。
(三)下级机关的请示事项,如需以本委名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
(四)请示应当一文一事。
不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(五)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本委名义向上级机关负责人报送公文,不得以本委负责人名义向上级机关报送公文。
第十六条 向下级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。
重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(二)原则上本委不直接向各市、州人民政府行文,发布指令性公文或者在公文中提出指令性要求。
需经省政府审批的具体事项,经省政府同意后可以由本委行文,文中须注明已经省政府同意。
根据省政府授权和有关职权规范,可答复各市、州人民政府请示省政府或要求本委答复的有关业务问题。
(三)在本委职权范围内可以向下级政府的相关部门行文。
(四)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;
(五)向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十七条 本委与其他同级机关必要时可以联合行文。
属于
各自职权范围内的工作,不得联合行文。
与其他政府部门依据职权可以相互行文。
本委内设机构除委办公室外不得对外正式行文。
第五章 公文拟制
第十八条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条 公文起草应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现本委意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。
1、起草公文时,有关人名、地名、数据、引文要务求准确。
引用公文应先引标题,后引发文字号。
日期应当写具体的年、月、日。
2、公文结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(四)文种正确,格式规范。
1、委机关工作人员应当熟练掌握和应用十种常用公文文种。
根据省政府办公厅批转意见,对国务院或国务院办公厅、有关部委的公文研提我省贯彻意见或代拟稿,在报送省政府时应当使用请示文种。
2、草拟公文,首页采用青海省发展和改革委员会发文稿纸,后附公文正文。
发文稿纸各项应按照公文格式的要求认真填写。
如联合发文或需会签有关处(室、局)、部门,应在签发栏、会签栏内划出定格,注明联名单位,以便签发人批签、会签处(室、局)、部门负责人核签。
4、拟制规范性文件(实施办法、细则、规定、决定、通告、通知等抽象行政行为),以我委名义或代为起草的以省政府和省政府办公厅名义的,均按照规范性文件备案审查的要求会签政策法规处。
4、拟制投资项目审核与投资计划的公文,按照《青海省发展改革委委内投资项目审核与投资计划管理程序规定(试行)》相关要求进行会签、签发。
凡总投资在100万元以上的项目审核公文,须填写《项目审批核准信息公开表》。
拟制专项规划、区域规划的审核公文,须会签规划处。
5、报送省政府的请示、报告一般应控制在1500字以内,特殊情况不超过3000字。
请示性公文应在正文末尾注明联系人姓名和电话。
6、拟稿和审批文件应使用黑色签字笔、钢笔(只能使用碳素墨水或蓝黑墨水)、毛笔,不得使用铅笔、圆珠笔。
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草处(室、局)必须征求相关地区或者部门意见,力求达成一致。
(七)本委负责人主持、指导重要公文起草工作。
各处(室、局)、委属单位负责人对本处(室、局)、本单位起草的公文负有相应的审核权责。
公文处理各环节中签名必须为本人签署,不得由他人代签。
根据《青海省发展改革委机关借调、聘用人员管理办法》,借调、聘用人员在公文处理中不得行使签字权。
第二十条 公文文稿签发前,应当由委办公室进行审核。
审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;
是否完整准确体现本委意图;
是否同现行有关公文相衔接;
所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
(四)文种是否正确,格式是否规范;
人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;
文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿,委办公室应当退回起草处(室、局)并说明理由;
符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草处(室、局)修改后重新报送。
第二十二条 公文应当经本委负责人审批签发。
报送省委、省政府的公文由本委主要负责人签发,主要负责人外出时由其授权主持委机关工作的负责人签发;
报送国家发展改革委的重要公文由分管负责人审核后送主要负责人签发,一般性公文由分管负责人签发。
签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;
圈阅或者签名的,视为同意。
联合发文由所有联署机关的负责人会签。
一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签。
一般不使用复印件会签。
外部门送本委负责人签发、会签的文稿,一律由委办公室先送有关处(室、局)(以主办处(室、局)在前为序)审核提出意见,再由委办公室送委主要负责人或分管负责人批签。
会办处(室、局)若对会签稿有意见,如在文稿上修改,应在旁边注明修改单位,以示负责。
修改公文不得在文稿装订线以外书写,不得使用铅笔修改。
第六章 公文办理
第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条 收文办理主要程序是:
(一)签收。
委办公室统一收受外来公文、电报。
对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
各处(室、局)自行收到的公文(含国家发展改革委纵向网来文),应当及时送委办公室签收登记。
(二)登记。
委办公室对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
(三)初审。
委办公室对收到的请求审批或答复性公文应当进行初审。
初审的重点是:
是否应当由本委办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。
经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
本委受理公文的范围主要是:
省政府各部门,各市、州人民政府及所属发展改革委,省管大中型企业集团及中央管理的企事业单位,全国性和省级行业协会、人民团体、具有行政职能的事业单位,以及本委所属单位。
属越级行文的,原则上不予受理。
涉及本委管理的行政许可事项,按照《青海省发展改革委实施行政许可实施程序制度、告知制度、公示制度》具体办理。
通过机要途径收到的公文不在此列。
(四)承办。
阅知性公文由委办公室主任根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送,批办性公文原则上要提出拟办意见报本委负责人批示或者转有关处(室、局)办理,委办公室主任外出时可授权委托相关副主任批转;
需要两个以上处(室、局)办理的,列在首位的为主办处(室、局)。
承办处(室、局)对交办的公文应当及时办理,紧急公文及有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
(五)传阅。
委办公室根据本委负责人批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。
办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
传阅公文、资料,应速传速阅,不得压误、扣留,一般不得超过2个工作日,并注明传出时间。
特急件应随到、随传、随阅、随退,必要时可集体阅读。
(六)催办。
委办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。
紧急公文或者重要公文应由专人负责催办。
(七)答复。
承办处(室、局)应当及时将公文的办理结果答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第二十五条 发文办理主要程序是:
(一)复核。
已经本委负责人签批的公文,承办处(室、局)应当在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;
需作实质性修改的,应当经委办公室报原签批人复审。
对复核后的公文,委办公室应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
(三)印制。
公文印制必须确保质量和时效。
涉密公文由委办公室在指定涉密机印制。
送印的公文由承办处(室、局)负责校对。
校对文稿必须准确无误,校样与原稿必须一致,不得擅自修改原稿。
打印其他文稿,也应先定稿再承印,不得边校、边改。
校对人员校完后应在文稿上签字,以示负责。
限时印制的特急件,承办处(室、局)应责成专人跟踪校对,不得因无人校对造成文件延误。
(四)核发。
公文印制完毕,承办处(室、局)应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后装订分发。
第二十六条 委机关公文和对外信函,由委办公室统一送达或寄发。
发往本市各部门的机密级以下(含机密级)公文,原则上经省政府机关机要文件交换站交换;
发往本市的绝密公文、密码电报和特急公文均应派专人递送,不得托人代转或经交换站交换;
发往外埠的涉密公文应当通过机要交通或邮政机要通信进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及《青海省发展和改革委员会机关档案管理规则》规定,及时收集齐全、整理归档。
本文制发的公文,委办公室存档6份;
联合行文由其他机关主办且使用其文号的,委办公室存档2份,委内会签的处(室、局)应同时存文备查。
文件制发当日,发文处(室、局)应将存档文件送委办公室,如遇特殊情况,应不超过成文后3个工作日。
外部门(地区)需复印、摘抄本委的档案、资料,需持部门或政府办公厅(室)介绍信,报经委办公室主任或副主任审批后方可复印、摘抄。
本委不得向外提供由本委管理的中共中央、省委、省政府文件及复制件。
第二十八条 委办公室对公文办理进行督办。
具体要求按照《青海省发展和改革委员会督查督办工作办法》的规定执行。
第二十九条 印章管理
。
委办公室统一管理和使用本委机关印章。
1、“中共青海省发展和改革委员会党组”印章、“青海省发展和改革委员会”和“青海省发展和改革委员会委办公室”印章的使用和管理,按照《青海省发展和改革委员会机关事务管理办法》中印章管理的相关要求执行。
2、公文用印要以签发人在发文稿纸上的签字原件为准。
3、外部门(单位)与本委的联合行文,会印前要严格履行用印手续,必须凭据本委主要负责人或分管负责人签字,并送委内承办处(室、局)核稿无误用印。
用印手续不全的公文不得用印。
_______________________________________________________________________________________________________________________________
第三十条 电报管理。
电报视同公文办理。
发
密码电报,必须遵循紧急、机密的事项,“密来密复”的原则。
严禁明密混用。
不得既发密电,又以电话、公文形式通知。
内部明电,须是紧急、非涉密事项。
第三十一条 委办公室应当建立健全委机关公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第三十二条 公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。
确定密级后,应当按照所定密级严格管理。
绝密级公文由委办公室机要秘书管理。
公文的密级需要变更或者解除的,须请示原确定密级的上级机关。
第三十三条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;
需要变更的,应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。
公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。
经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本委负责人批准。
绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。
复制件应当加盖复制机关戳记。
翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。
汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十五条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。
公文被撤销的,视为自始无效;
公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第三十六条 涉密公文应当按照发文机关的要求和《青海省发展改革委保密工作管理制度》进行清退或者销毁。
当年所发阅的绝密级中央文件(电报),各有关处(室、局)必须于次年3月底以前清退委办公室,并按中办规定的时限由机要人员直退省委办公厅。
机密、秘密级中央文件除按规定留存外,各有关处(室、局)务必于次年4月底前退委办公室,统一销毁并将清退、销毁情况报省委办公厅。
不涉密的中央文件由各单位自行管理和销毁。
第三十七条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。
销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。
个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十八条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理;
机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时,所在处(室、局)应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附 则
第三十九条 全国、省人大代表议案、建议和全国、省政协委员提案的办理程序及复文格式等,按青海省发展改革委办理人大议案、建议和政协提案的有关规定执行。
第四十条 人民来信来访工作,按青海省发展改革委信访工作的有关规定办理。
第四十一条 本细则适用青海省发展改革委网上办公系统的公文处理。
第四十二条 本细则由省发展改革委办公室负责解释。
第四十三条 本细则自发布之日起执行。
2006年10月18日青海省发展改革委办公室发布的《青海省发展和改革委员会机关公文处理细则》(青发改办〔2006〕11号)停止执行。
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