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5.经常清理库房死角,垃圾随时清扫,杜绝鼠、蚊、蝇等“四害”的滋生。
6.随着季节的不同,库房应配放相应的灭四害药剂。
7.最底层货架距地面不得低于15CM,货品均应上架保管、不能直接落地,应彻底防潮。
物品之间间隔1cm,离墙2cm;
轻的物品放置上层,重的放在中、下层。
(三)仓管负责人岗位职责
1.严格执行《库房管理制度》。
2.熟知库房货物的品名、数量、存放位置等,做到眼勤、手勤、笔勤,心中有数。
3.做好库房的防火、防盗、防尘、防潮工作。
4.保持库房清洁卫生。
5.按公司财务制度办理出、入库手续,出、入库物品要当场核实品名、规格、数量是否和“订货单”“送货单”相一致,在确认无误的情况下予以办理出、入库。
6.定期做好盘库工作,库存物品必须做到账物相符。
第三章采购管理
第五条采购程序
各部门、分店根据实际需求和现有库存,于每月15日前将欲申购物品书面清单交予采购部门,填写公司《物品申请购置计划单》(附件一)或分店《物品申请购置计划单》(附件二),报公司领导审批,审批通过后统一采购。
第六条采购物品的择商和价格管理
(一)各部门对其申购计划、书面清单上的采购物品都应进行择商、确认和报价,并择选三家以上可供选择的供应商以供参考。
(二)各部门上报的申购清单后要认真归纳、分类整理。
完成三方比价后,择优确定报价填写《比质比价汇总表》(附件三、四),送领导审批。
(三)所有采购物品的择商报价,必须由财务管理部在充分准备掌握市场行情的条件下择优确定,使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑,并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报财务管理部,可建议质优价廉服务好的供应厂商进行上报审批。
(四)所有供货商都必须签订供应合同。
第七条采购审批
所有采购物品经审批手续齐全后,方可实施购买。
第四章入库管理
第八条入库流程
(一)到货准备
总公司、分店各部门应至少在合同规定的到货日期前1个工作日内进行确认,再次核实货品到库日期及预计到货量,同时通知申购物品部门仓库做好收货准备工作。
(二)验收
1.数量验收。
(1)申购物品部门确认供应商,核对供应商送货清单的品名、规格、数量等是否与物品申购单一致,不一致的第一时间和供应商进行核对,并查明原因待确认无误后方可收货。
(2)对来货数量较大或定量包装供货的,按大件全点、小件10-35%的比例进行数量核查并做好抽查标识,抽查时若实际数量小于标识数量的,应按照最小抽查数计算接收该批物品。
(3)所有来货必须在数量清点完成后,供收双方共同确认情况下签单收货,数量异常签实收数量并要求送货人签名确认方可收货。
2.品质验收
(1)在检验过程中,如发现有受潮、发霉、破损等质量不合格的物品,坚决不予入库,并须跟进处理结果。
如退回厂家的残损,需在厂家送货单或物流公司货运单上注明数量(需大写)、规格和破损情况,并按实收数量签收入库。
(2)在对饮品、食品验收过程中还须特别注意其保质期,按规定,凡送到影城的饮品、食品距保质期至少应在六个月以上,对质量不符合合同要求或已接近保质期的饮品、食品,不予入库,并联系供货商进行解决。
(3)营运卖品及放映采购物品均须由各店行政人事部、财务管理部和申购部门一起验货。
(三)入库
1.正常入库
(1)物品入库时,由行政人事部负责,按品名、规格、件数、重量等要求,填写《入库单》,并进行入库验收。
(2)行政人事部会同有关人员,根据《入库单》填写内容,对照现场实物验收,确认物品信息,经审核确认后,相关参与验收人员在入库单上签字。
(3)签字完毕的《入库单》,一式三联:
一联留行政人事部备查;
一联留财务部作为记账凭证;
一联留仓库作为明细账登记依据。
《入库单》作为财务处理的原始凭证,单联永久保存。
2.非正常入库
(1)入库物品验收发现有损坏、质差或品种、规格不符等情况,坚决不予入库,并向相关领导报损,同时按实际情况填写《入库单》。
(2)入库物品分次到货:
保管员需分次按实收情况确认收货数量,每次需开具入库单,分次收货的总数量须不少于订单数量。
(3)赠品入库:
指随同正常到货的搭赠,收到的赠品需在入库单里备注“赠品”字样,并证明赠品的品名、规格、数量等。
(4)其它入库:
按实际情况对待。
3.分店卖品商品及其他部门物品的入库
(1)分店统一采购卖品商品,完成代入库(实际入营运部库房)手续后,行政人事部与营运部应立即进行出入库手续的转移。
行政人事部填写《出库单》,营运部填写《入库单》。
签字完毕的出、入库单当日生效。
入营运部库房的卖品商品归营运部管理。
(2)其他部门仓库物品入库程序同营运卖品商品的入库。
第九条物品管理
(一)物品入库后应收好收货及入库凭证。
(二)物品入库后仓管负责人应做好入库记录,填列《**公司入库清单》(附件五)备存,同时将入库物品加入《**公司库房物品清单》(附件六)表内,并做好类别、数量等的统计,确保无误。
(三)仓库物品应按类别分区摆放,不能随手、随处放置,保证物品存放整齐有序。
(四)入库物品都应贴上标识卡,标明品名、规格、数量等信息。
确保账、卡、物相符。
标识卡必须置于物品正面最易看到的位置,做到数据易读,物品方便查找。
(五)确保物品清、数量清、规格及标识清。
(六)库存商品应包装完好,发现破损24小时内汇报并处理。
标注存放要求的货箱,应按要求存放,以避免造成商品的损耗与损坏。
(七)库房应安装温湿度表,库房内要求温度保持在0-40摄氏度以内,湿度在20-80%以内(存有易发霉易受潮的物品或食品要添加防潮剂),每天上午应记录一次实际温、湿度情况,发现异常现象要及时报告。
库房的温度表、湿度仪,每两年要更换一次。
(八)卖品仓库货品要防止受潮,雨季尤其要注意,必要时通风。
并定期巡查,防潮剂失效要及时更换。
(九)卖品仓库货品的库存量一般为一个月。
(十)食品与其他物品应分开存放,禁止混合存放。
(十一)卖品仓库货品的存放按有效期的的先后排列,出库顺序应按先进先出法执行(或按临近有效期时间,临近有效期的货品先出库);
定期检查存货情况,临期货品应及时申请发现过期及变质商品需及时处理并记录。
第五章出库管理
第十条出库流程
(一)总公司、分店办公用品的出库
1.领用部门(领用人)在《**公司办公用品领用表》(以下简称《办公用品领用表》,附件七)上进行登记。
2.行政人事部审核。
3.按照《办公用品领用表》上所登记品种、规格、数量、逐项点发。
(二)分店卖品存货及其他部门物品的出库
1.分店卖品存货需出库售卖时,卖品负责人填写《**公司出库申请单》(附件八)或《**公司店出库申请单》(附件九),《出库申请单》应写明需出库物品的品名、规格、数量等,报主管部门负责人及分店负责人签字。
2.持签字完毕的《出库申请单》,到相应库房领取物品。
仓管负责人应如实填写《出库单》。
签字完毕的《出库单》,一式三联:
《入库单》作为财务处理的原始凭证,永久保存。
3.其他部门仓库物品出库程序参照以上顺序。
第十一条出库管理
(一)物品出库后仓管负责人要收好出库凭证。
(二)立即修改标识卡,在标识卡上准确记载剩余物品的数量。
(三)应做好出库记录,列好本次《出库清单》(附件十),以备最终核对出入库数量
(四)严格按照“三出一不”原则出库:
按进货日期先进先出,易损耗的物品先出,接近有效期的物品先出,已损坏过期的物品不出。
第六章服务与沟通协调
第十二条仓管负责人必须具备良好的服务意识,保持良好的服务态度。
当服务对象违规操作或提出不合理要求时,应不卑不亢、以理服人。
第十三条对工作中遇到问题、困难及矛盾应及时请示、沟通、汇报,并以积极的态度来面对直至问题解决。
第七章人员变动与移交
第十四条仓管负责人变动必须办理交接手续。
移交事项及有关凭证,列出清单,写明情况,双方签字,领导审批。
第十五条应移交事项包括:
管理区域的货物清单;
入库单、出库单;
设施、设备及办公用品等。
第八章附则
第十六条本制度修改权、解释权归总公司行政人事部。
第十七条本制度自下发之日起实施。
二〇一六年三月二十二日
附件一:
物品申请购置计划单
采购申请日期:
序号
名称
规格单位
数量
单价(元)
金额(元)
采购原因
物品总额
税
金额合计
/
经办人
经办部门负责人
财务管理部
财务分管副总
影院主管副总
总经理
附件二:
**公司店
分店负责人
行政人事部
附件三:
比质比价汇总表
企业一
企业二
企业三
合作方基本信息
企业名称
法定代表人
企业地址
企业相关资质
企业业绩
合作方业务联系人信息
姓名
电话
手机
价格
备注
采购部门倾向性意见
价格会审
资产管理部门
主管副总
附件四:
合作方基本信息
分店财务管理部
分店资产管理部
附件五:
入库清单
品名
规格
单位
入库时间
收货人
附件六:
库房物品清单
状态
清点人
清点日期
在库()
借出()
附件七:
办公用品领用表
物品名称及规格
领用部门
领用人签名
领用时间
附件八:
出库申请单
用途
出库日期
申请人:
申请部门负责人:
资产管理部负责人:
财务管理部:
主管副总:
总经理:
附件九:
申请部门负责人:
分店财务管理部:
分店资产管理部:
分店负责人:
行政人事部:
财务分管副总:
影院分管副总:
总经理:
附件十:
出库清单
出库时间
领用人
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