工作后如何记笔记Word文档下载推荐.docx
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让记录内容井然有序
好笔记都有两个特色:
能判读和简化。
2.1.采用活页笔记本:
方便调换内页顺序
活页笔记本灵活度大,可以任意移动写过的笔记页面,方便笔记的整理和分类,还能任意抽换不同格式的活页纸,让笔记本运用更灵活。
并且讲义或者会议资料,都可以用打孔机打孔后,与相关笔记页面夹在一起,让资料收纳更加有条理。
避免翻阅和整理的麻烦。
2.2.使用普遍的活页笔记本规格:
26孔
26孔的版面是最佳选择,也是市面上最常见的规格,方便购买,使用起来比6孔或者32孔更便利。
2.3.明确的表头标记:
Xmark标记法
表头标记其目的在于方便事后进行笔记内容的追踪和管理。
一般的笔记本都有表头标记栏,如果没有那么可以采用日本笔记达人和田茂夫建议的“Xmark”标记法:
在笔记的页面上方画一个X,顺时针依序写上“主题”、“相关资讯”(如与会人、资料来源、关键字等等)、“日期”,方便日后翻阅时,快速索引。
2.4.有效的版面设置:
康乃尔笔记法
康乃尔笔记法(CornellMethod)是由美国康乃尔大学发展出来的笔记技巧,最大特色就是:
把两条线,以“歪基心的倒T字”组合,将版面切割为“一大两小”3部分:
左方小区块儿用以记录日期、主题、与会者等基本资料,右方大区块儿用作记录内容的主要范围,下放区块儿则作为补充资讯或个人想法的记录区。
2.5.预留空白位置:
方便补充注记
留白有两个好处:
(1)方便补上临时想到的相关资讯或心得,不但可以避免页面上到处是拉线,显得凌乱不堪,还可以避免随手、随处记下灵感,事后根本忘了记在哪里的情况;
(2)方便日后整理笔记时,可以写下心得或相关延伸思考,让笔记更完整。
2.6.抓出关键字:
串字作文
在边听边写笔记时,无可避免地必须简化内容,但如何做到“简而不陋”,建议采用“串字作文”的方式,先抓出关键字(如重要人名、专有名词、相关行动等等),并以“主词+述语”的方式简述彼此间关系,待事后整理笔记时,再将所有关键字串在一起,透过“串字→词→句→段→文”的延伸法,还原完整的叙述内容。
2.7.活用线条和图解:
呈现事物顺序与关系
线条与图解是简化笔记内容非常好的方法。
最常用的线条为“—”(直线)和“→”(箭头),可以标出事情的顺序或彼此间的关系;
最常用的图解则是“○”和“□”两种图形,主要用以标示“事情”与“行动”。
其他诸如长线条、折线图、圆饼图等等,也是笔记时的好帮手,透过简单的几何图形,就能阐释原本需要大量文字叙述的资讯。
不过,不管是线条还是图解,描绘时只要能明确示意即可,没必要过度讲求精确和美观,免得浪费太多时间在线图上,本末倒置。
2.8.依序记录,宁可留空也别怕浪费纸张
笔记应从上至下按照主题依序记录,并配合句子间的叙述逻辑适时换行,确保每句话的“记录顺序”都能被辨识,以便日后做整理时,能够理清哪些事情叙述在前,哪些发生在后。
千万不要为了省纸,把整张纸抄成一片字海,事后还得逐句阅读,才能找出咨询的顺序性关联,突然浪费时间与精力。
3.行事历九法:
让工作排程一目了然
3.1工作排程第一步:
确立目标
先确立自己的“主目标”(例如完成本学期的教学目标,达到什么水平),然后以树状展开,将主目标分解成数个阶段性目标,就能具体看见自己从现在起该做什么,并以此安排行事历。
3.2用倒推法拟定计划:
从终点开始反推
先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间,据以拟定出详细的“年度计划”“单月计划”“单周计划”“单日计划”,并逐一填进行事历中。
因为确认“在哪个时刻前要做哪些事”是十分重要的,统筹规划嘛。
3.3在显眼处写下“一年的目标”
将年度目标从大到小、一项一项写在年度行事历上方明显处,或者是随身笔记本的第一页,内容包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标,而且务必写得详实。
必要时,也可以将各项年度目标加框,或用粗体、彩色标明,强迫自己每次翻阅行事历时都会注意到,才不容易半途而废。
3.4年行事历:
记下主要活动,把握全体样貌
有了年度目标之后,接着还应在一年之初,在行事历填上已知工作日程、重要企划或私人活动,并用“←→”标示出哪些时段已被填满,哪些仍属空闲,如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标,甚至粗略计算出相关花费。
“以长期视野清楚掌握整体样貌”是年行事历最重要的功能。
3.5使用记号与彩色笔,标记重大事项
每月开始时,应回顾年度目标,将本月代办事宜写入月行事历,并在空白处醒目的标示。
可以用荧光笔或者红笔,将重大预定事相特别标示出来,或将公事与私事用不同颜色加以区分,务必做到“易于辨识”,文字力求简洁,必要时可以使用代号也无妨。
3.6切割版面,让工作规划更合理完善
在行事历上区分“上午和下午”“公事和私事”等空间,这有助于理清当天预定要做的事,是否比重失衡?
例如,某天下午时段,陆续被填入6项企划案完成日,或者说是查看所有学生相关讯息初步了解每个学生的大致情况,这些显然难以在一下完成,此时就必须及早重新安排工作。
可以使用四项限的方法,加以区分工作的重要程度,用“十”字将月行事历的每个区分为四象限,分别代表“重要”、“紧急”、“不重要”、“不紧急”,然后填入当天的工作,就能清楚知道哪些事情输入必须完成的了。
3.7醒目标示非预期、不确定的事项
订完年度目标,本月目标后,“本周目标”也必须写在行事历的醒目位置,作为提醒。
除了明确写入预定的内容、时间、地点、对象、电话和基本资料外,也要特别标示处“不是自己能预定的事项”(例如周二~周五上司出差)和“未确定的预定事宜”(例如周三下午某某领导可能会来)
这两个之所以重要,因为他们往往会对行动安排产生重大影响,甚至打算原定计划。
3.8制订检核表,避免遗忘与拖延
碰到“没有非在某个时间点执行”的工作(例如去邮局缴纳报刊杂志的续订费),此类事项建议列在每日行事历上方,并画上检核表作为提醒(就是在该事项前面画上一个“□”,完成后打上勾勾),否则很容易就忘了,甚至一天拖延一天。
3.9使用便利贴,扩充版面空间
便利贴可以创造额外空间,发挥提醒作用,还可以在当日未能完成时移至其他地方。
如果一件事被不断地拖延执行,甚至贴到便利贴一点粘性也没了,那么说明这件事可能并不值得做,不妨直接从预定计划中删除。
进阶篇:
4.理出讯息逻辑关系,把复杂变简单
笔记本页面上空间有限,加上记录时往往十分匆忙,若能灵活运用数字、符号与图解,你也能简单几笔,记下千言万语。
4.1.抓住数字和名词,将长句子化为关键字组合
抓取“数字”和“名词”作为重点,简化笔记,例如“明天从东京车站乘坐早上6点的新干线XX号出差到大阪,预计抵达时间是上午9点”,简化记录为“6:
00东京车站”,其余可省略,也不妨碍理解
4.2.将资讯符号化,便于速记
记笔记时,很多人会使用一些简略符号,以加快书写速度,例如F=传真,M=手机,会=会议,★=重要事情,?
=未确定事项,※=注意事项等等,也可以建立自己的符号规则,自己熟悉就好,习惯就好。
运用符号的要点:
好写、不占用太多空间、一眼就知道自己写了什么
4.3.附上符号解说表,熟记符号的意义
为了不让自己忘记符号的意思,尤其是习惯使用英文字母缩写的人,不妨在笔记本最后一页附上“符号解说表”,并不时练习以便熟记。
4.4.红线标记重点,快速理解笔记内容
利用红线绘制方框、圆圈、底线……用以标记重点,不但可以在阅读时一眼看出重点,也让笔记更显得言简意赅。
1)在关键字上标上红线:
每页的关键字控制在4、5个,过多失去了简化意义。
2)把结论圈起来:
有助于快速理解。
3)印象最深的地方画红线:
最深的地方当然只有一个,因此画线部分只有一处
4)觉得最有趣的地方画红线:
只有一处。
4.5.善用线条与箭头,标示彼此关系或阅读顺序
线条搭配箭头构成“指示记号”常见用法如下:
1)标示阅读方向
2)标示彼此的从属或因果关系
3)表示时间轴
4)多个记号并列时,可作为项目符号使用
5)可做插入符号
4.6.练习简单图解,将复杂资讯化为图解
图解用简单的视觉化图形,阐述复杂的意义,是一大利器。
不管用长方形、圆形还是箭头,首先要理解笔记当中各项内容的关系和顺序,这是绘制图解的先决条件,4步骤:
1)区分:
抓出笔记内容的关键字和重要陈述。
2)整合:
重新检查上一步取出的关键字和陈述,去掉修饰语,再次简化。
3)排列:
将区分出来的内容,依序排成线性步骤。
4)制图:
将上述过程排列后,绘制成一个矩形图。
│
┌─
─┬──
──┐
时│
│流程│详细内容│
间│
├─
─┼──
──┤
轴│
↓
└─
─┴──
──┘
5.为色彩赋予意义,让重点一目了然
人们对于色彩的感受远比黑白文字强烈,懂得活用色彩,可以让你在阅读笔记时,迅速掌握重点。
5.1排列“色彩序列”:
标示重点
一般人用蓝色或黑色笔做笔记,但事实上人们反对色彩的敏感度远远大于黑白文字。
不妨选用不同颜色的笔,按照抢眼程度排列出“色彩序列”,分别表示不同程度的重要性,作为标示重点之用。
例如:
红>粉红>橙>黄>绿……便于以后翻看时快速抓住相关内容。
5.2三色法:
赋予颜色意义,协助资讯分类
通过赋予颜色不同的意义,也有助于资讯的分类。
红、蓝、绿三色法,简单易用。
在行程方面,红色代表“最重要待办事项”,蓝色代表“一般待办事项”,绿色代表“个人私事”;
在资讯管理上,红色表示“从别人口中听来”或“比较主观的讯息”,蓝色表示“次要资讯”,绿色表示“自己的想法”
每个人对于颜色的定义或许不尽相同,你完全可以自己定制自己的用色规则。
只要熟练,就能在日后浏览笔记或行程时,迅速抓住关心的事项,大大提高效率。
5.3选用3-5种颜色:
避免色彩过多,混淆重点
色彩虽然好用,但是如果同一个版面上颜色过多,有时反而会阻碍阅读。
3~5种颜色最适中,一旦超过7种迷魂阵造成混淆,让人分不清主次重点。
5.4红笔:
抄写段落标题,作为笔记大纲
红色是最醒目而强烈的颜色,最适合用来标示重点,也可用来书写补充备注。
例如,当有人展示幻灯片时,你可用红色记下标题,用黑笔或蓝笔记下内容。
5.5荧光笔/彩色铅笔:
区分色块,进行可视化管理
荧光笔画出的“色块”,非常适合进行视觉化的资讯管理。
可备6、6支不同颜色的荧光笔,将相同属性的字词画上相同颜色,便可创造出比三色发更明显的段落区分与重点标示效果。
荧光笔尽量不要挑选饱和度过高或太深的颜色,以免不小心遮盖文字。
5.6各色便利贴:
进行颜色管理
便利贴十分便于为笔记补充资料或标记重点。
若再搭配颜色分类系统,以不同颜色区分资讯重要性或轻重缓急,效果更佳。
5.7贴纸与印章:
增添色彩与趣味
各种颜色和图案的小贴纸或印章,也是笔记颜色管理的和工具。
不同颜色的圆形小贴纸,适合代替彩色铅笔,而圣诞,生日等图案贴纸,也可用做行事历的提醒图示。
增加版面的色彩和趣味性。
不过这全凭个人的喜好,如果把太多的时间用于装饰,不仅有碍阅读,反而不能有效管理资讯,本末倒置。
6.修改不涂改,让资讯得以追踪
无论是课堂笔记还是行程安排,难免都会需要修正。
不过,修正可不是擦掉或涂黑就好,把握3个修改原则,可以方便你日后追踪或检视原有资讯、了解自己当初错在哪里,以及为什么要进行修正。
6.1以“删除线”修改记录:
保留还原以及追踪的可能
用意在于:
1>
保留原先的记录以供辨识,防止因为行程变更或计划修改而引发混乱;
2>
避免在修改后又想改回原来内容,还要重新写一次。
6.2记录修改原因:
不犯相同的错
在更新或修改笔记时,也可以在旁边附注修改的原因,或是这件事带给自己什么感觉等相关意见,提醒自己下次别为相同理由而必须修改。
6.3醒目标示重点或大错:
每次检阅笔记都能得到警惕
只要是格外需要注意的部分,例如犯了重大错误,或是务必要记住的重点,最好能以粗体字标示在显眼处,好让自己翻到那一页时,最先映入眼帘的就是那个错误或重点,立即得到提醒。
7.定期检视,做笔记才有意义
你也是当下努力做笔记,事后却再也不曾看过自己笔记的人吗?
笔记不是记了就好,事后整理、不时检视,甚至定期去芜存菁、收纳归档,才能让以往日记化为未来工作上发想、行动与创意的资料库。
7.1后续整理比当下记录更重要,发挥笔记的真正价值
很多人在上课、开会、听讲的当下,都会振笔疾书,拼命做笔记,但之后却一次也不看,这就失去了笔记的意义。
要充分发挥笔记的功用,后续的“整理”更重要,可让第一手内容大幅增值。
有效的笔记整理与保存有下列4个流程:
1)审视:
再度确认笔记内容,如果觉得某部分内容是不必要的,就此舍弃也无妨
2)标记:
在笔记上标注明显记号,帮助自己之后即使不再重新阅读笔记,也能一目了然笔记的内容或重点
3)分类:
将做记号的部分摘出重点,并依个人偏好的方式分类,为资讯做索引。
4)整理:
将分类好的资讯,再依类型或相关性归档,供日后需要运用自如。
7.2利用归档,让就笔记成为资料库
旧的笔记本记载了很多难能可贵的生活经验或心得,不应该任意丢弃,借助上面4道流程可将笔记的活页拆下,做好索引,再分类装订,变成资料库或工作使用手册,也能给自己新的启发。
7.3制作失败笔记,克服弱点与缺点
每个人应该为自己建立一本“失败笔记”。
人生难免会犯错,能从错误中成长,犯错的经验才会产生价值。
先挑选一本合适的笔记本,然后在自己遇到失败、挫折,甚至只是疏忽大意犯了错时,简单的写成清单,并且反躬自省,列出具体的改善意见,避免自己重蹈覆辙。
8详列待办清单,为突发情况做准备
很多人即使详细列出了每一个工作的内容和耗时,可是还是忙的晕头转向的,到底自己的时间和精力花到哪里去了呢?
有时候会对工作感到疲惫,常常不是因为事情太多,而是事情做的不顺,好像怎么做都做不完,疲惫感便油然而生;
反之,如果事情做的非常顺利,纵使工作很多,大概也会觉得“做的很起劲”,很有成就感。
“利用备忘录,明确列出待办事项”不但是工作上常见的笔记行为,更有助于让事情做起来顺手又有效率。
8.1待办清单,是效率工作的基本要素
把应该办的事情,统统列成清单,然后分析轻重缓急,安排自己一天的工作,让事情做起来更加有调理。
在列写清单的时候,建议用“时间顺序”了排列,逐一列出“今天完成”“明天完成”“本周完成”等,甚至也可以列出长期未来目标;
至于清单羡慕内容,务必力求详细,例如“打电话给张涛”,这种写法是不合格的,应该写成“打电话给XXX公司的张涛询问货款到位情况”,尽量减少大脑的思考时间。
列出清单后,需要判定每项工作的性质,在“应该仔细思考”的前面标上◎,“单纯作业”标上●,加以区分。
完成一项工作后,用红笔划掉该工作,一方面可强迫自己将工作内容划分的更明确;
而来可以增加视觉上的成就感,有效振奋工作心情。
8.2为突发状况做好准备,资讯不遗漏
很多时候,就算拟定了非常完整的待办清单,难免会遇到突发状况,如果没有预留任何弹性及空间,工作计划还是很可能被全盘打乱,所以可以用一个带圆珠笔的B5本子,专门作为临时需要的备忘录。
而有时候打乱自己工作节奏的突发情况则是忽然响起的电话,以及随之而来的留言等,我们可以制作“规格化传话单”,详细列出日期、时间、地点、部门、人物、内容等必要项目,确保没有漏失。
ps.这一块将会继续整理一内容,以供学习,敬请期待。
9记录感动,从生活细节汲取创意
创意笔记本的内容也许杂乱,但别在意,重点在于勤于纪律。
如果不知道该记录些什么,可以采用下面4种主题,强迫自己留下生活点滴,日积月累,多半能有所发觉和领悟:
1)写下今年的热门主题,并画出相关模式图
先选择一个现在感兴趣的主题,再由这个主题延伸探讨“我为何对此感兴趣”“哪一点特别吸引我”“此后可能会有哪些发展”……并尝试画出相关的模式图,在画图时,“事物与事物之间的关联性”是最值得关注的部分,这有助于检证自己的思考模式,并延伸出新的想法或创意。
2)抄写名言、佳句,标注心得
抄写格言佳句不只是欣赏别人的智慧,更重要的意义在于这句话使人动心,与当时的自己的心境产生了共鸣。
所以翻阅自己过往抄写的句子,可以看出自己在某个时段,曾对那些主题特别感触(例如恋爱、成长、生涯、友情等等),也显示处自己在不同人生阶段中的思索重点。
更重要的是,翻阅之前记录的句子,常会因为历练的增加而有新的体悟,从中激发出有趣的想法和创意。
3)用数码相机做生活记录
不妨养成每天用数码相机拍摄至少一张照片的习惯,内容不必别出心裁,只需要是日常生活中的某个片段,这种生活剪影式的照片,看似平凡,其实隐含了更深层的心理状态,即使一花一木都是当时自己的心情投射。
可以强迫自己观察周围环境,进而得到不一样的体会
4)涂鸦日记
有时候也可以尝试在笔记本上涂鸦、画画,因为想要表达某一瞬间的印象是,图像往往比文字还能阐述更多的意义,而且比照片的自由度高,且完全不受时空的局限。
画图时,不管是素描或漫画都可以,也不必要仔细画出周围一切事物,只需要抓住特别注意到的主题饥渴。
画的好不好根本不重要,重点是构思画什么的时候,就已经在帮助自己进行主题式思考和联想。
下面是提纲:
WHY:
【为什么要做笔记】:
笔记是工作者最好的思考锻炼
书写的过程本身,就是一连串的资料辨识与思考延伸,不但可以刺激人触类旁通,提升个人的资讯敏感度,更是最便利的脑力活化锻炼
提醒:
人只有在思考时,才会引起脑力激荡,所以单纯抄书或听写这种行为的笔记,由于缺少自身有意识的思考,效果不如先自己理解后,再用自己语言表述来的效果好。
Q:
2.比起打字,书写更随意
3.更重要的是,笔记的书写时一套资讯分析与判断的流程。
可也是说比较不只是记录,更是一种价值判断
HOW:
好笔记的特色:
【具体做笔记的8个方法】:
1.采用活页笔记本:
2.使用最普遍的活页笔记本规格:
3.明确的表头:
4.有效的版面配置:
5.预留空白:
便于补充注记
6.抓出关键字:
快速记录时先记录关键字
7.活用线条和图解:
呈现事物顺序与关系
8.依序记录,宁可留空也别怕浪费纸
补充说明:
【Xmark标记法】:
在笔记页上方画一个X记号,顺时针依次写上:
主题、相关资讯(关键字)、日期
方便以后翻阅时,能快速进行索引。
【康乃尔笔记法】:
左上角小区域:
用以记录日期、主题、与会者等基本资料。
右边大块区域:
记录主要内容。
左下角区域:
记录补充资料或者个人想法
【如何做行事历】
1.确立目标
2.用倒推法拟定计划:
3.在显眼出谢谢一年的目标
4.年行事历:
记录下主要活动,把握全体样貌
5.使用记号与色笔,标记“重大事件”
6.切割版面,让工作规划更合理完善
7.使用便利贴,扩充版面空间
【如何做笔记要点】
1.理出讯息逻辑关系,把复杂变简单
2.为色彩赋予意义,让重点一目了然
3.修改不涂改,让资讯得以追踪
4.定期检视,做笔记才有意义
【要点展开说明】
理出讯息逻辑关系,把复杂变简单:
1.抓取"
数字"
和"
名词"
,将长句子化为关键字组合
2.将资讯符号化,便于速记(比如F表示FAX,P表示PHONE等)
3.附上"
符号解说表"
,熟记符号意义(免的以后忘记符号代表什么后,看不懂笔记)
4.红色标注重点:
(1)关键字划上红线,关键字每页控制在4-5个,多了就失去意义了
(2)把结论圈出来
(3)印象最深的地方划出来
5.善用线条和箭头,提示物件关键或阅读动向
6.练习简单的图解,将复杂资讯化为图像。
重要的不是"
画图的技巧,而是阅
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