监察审计中心档案管理操作规程文档格式.docx
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是指监察审计中心各部门在进行监察监督或审计审核活动中直接形成的,具有参考利用价值的以书面或电子介质表达的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、监察审计档案管理:
是指监察审计中心各部门对监察审计档案进行的收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交和销毁等工作。
第四条〖监察审计档案种类〗
监察审计档案分类如下:
1、综合管理档案
2、监察工作档案
3、基建审计档案
4、财务审计档案
5、其他专项审计档案
第五条〖审计档案介质〗
审计档案包括如下介质形式
1、纸质档案
2、电子档案
3、声像档案
第六条〖档案期限分类〗
审计档案分为永久性档案和当期档案
1、永久性档案,是指那些记录内容相对稳定,具有长期使用价值,并对以后监察审计工作具有重要影响和直接作用的档案。
2、当期档案,是指那些记录内容经常变化,只供当期监察审计使用和下期监察审计工作参考的档案。
第二章监察审计中心档案管理职责
第七条〖监察审计各部门兼职档案管理员职责〗
对于监察审计中心档案管理,监察审计中心各部门兼职档案管理员承担职责
(一)对监察审计档案按照档案管理分类进行分类管理;
(二)对于电子档案,每月制作纸质档案,并编制档案目录;
(三)对于纸质档案,按照档案类别对档案资料进行编号,编制案卷目录和卷内目录装订成册;
(四)负责平时在部门内部收集整理综合管理类档案资料;
(五)在档案向中心档案管理部门移交前,妥善保管,保证档案的安全和完整;
(六)负责办理其他单位或部门调阅监察审计中心档案或工作底稿的相关手续;
(七)对于档案中无关或重复的资料,进行鉴别,删除或销毁无需归档或重复归档的资料;
(八)会同中心档案管理部门办理档案销毁的相关手续;
(九)遵守公司有关档案管理的其他职责。
(十)每年3月(或项目完工结算后),各部门档案管理兼职人员将整理、汇总并完成档案编号的各类监察审计文件,做好移交清单,并移交监察审计中心档案管理部门;
涉及集团层面事项的由中心档案管理部门向集团档案管理部整理提报。
第八条〖专项监察、审计负责人职责〗
对于监察审计中心专项监察、审计工作,专项监察、审计负责人承担职责
(一)对监察、审计的专项档案资料完整性、真实性负责;
(二)在专项作业过程中收集并初步整理监察、审计项目档案资料;
(三)在专项监察、审计工作结束之后,按档案管理分类原则分类进行编码立卷,并向部门兼职档案管理员移交档案。
第九条〖监察审计中心各部门经理的职责〗
对于监察审计档案管理,各部门经理的职责
(一)协同档案管理工作规程的修订和完善;
(二)对档案的安全和完整负最终责任;
(三)其他单位或部门调阅审计部档案的审批;
(四)销毁档案的审批。
第三章监察审计档案管理对象
第十条〖应归入综合管理类(Integratedmanagement)档案的资料〗在日常工作开展中,如下资料应归入综合管理类档案
1、具体审计项目无关的行政文书,包括集团、下属单位或其他部门的来文、工作联系单、通知等;
2、监察审计相关制度,包括内部监察审计制度、作业指引、操作规程、工作手册及流程图等;
3、其他集团的制度及操作规程、作业指引等;
4、监察审计中心综合管理的资料,包括总结、计划、例会会议纪要等;
5、培训资料,包括相关的法律法规、行业知识及参加内部或外部业务培训的资料。
第十一条〖应归入监察工作(Monitoringwork)类档案的资料〗
在监察工作开展过程中,如下资料应归入监察档案
(一)日常监察记录单、整改通知单、整改后检查记录;
(二)专项监察检举信息;
(三)检举调查记录以及处理意见、结果;
(四)其他监察工作中形成的信息、证据、调查记录以及处理意见和结果。
第十二条〖应归入审计档案的资料〗
在审计项目实施过程中,如下资料应归入审计档案
(一)审计工作开展立项书;
(二)审计项目工作方案或审计计划;
(三)审计通知书;
(四)与审计项目有关会议的会议纪要,包括审计进场或退场会议纪要;
(五)审计报告各个稿次;
(六)审计决定书、审计意见书及审计建议书等;
(七)项目实施过程中收集的审计证据;
其中基建审计过程中要求收集如下资料:
1、项目可研报告;
2、建设项目批准文件、概算批复文件;
3、开工许可证、土地使用权证等复印件;
4、勘察、设计依据性及成果性资料,设计变更技术论证资料;
5、招标计划(工程类,服务类),招标文件及答疑文件、投标文件及投标澄清文件、评标资料、定标记录、中标通知书;
6、工程施工及服务合同,材料设备采购合同,合同变更及变更支持文件,合同管理台账;
7、设备材料采购计划,采购招标文件,评标文件,中标通知书,设备材料验收、入库、领用、核销等资料;
8、施工进度计划及执行情况对比,业主指令,设计变更通知单,工程洽商及现场签证单,监理例会纪要;
9、分部分项工程验收资料;
10、经审核的概算,施工图预算,设计图纸及设备清单,月进度款支付文件及支付台账,工程造价变更文件,工程索赔文件;
11、工程竣工资料,竣工验收报告;
12、工程结算资料。
(八)项目实施过程中编制的审计工作底稿;
(九)与审计项目有关的请示、报告、批示、询证函、复函等文件材料;
(十)与具体审计项目或审计事项有关的员工来信等举报材料;
(十一)其他应归入审计项目档案的文件材料。
第四章监察审计档案管理的内容和方法
第十三条〖监察审计档案的收集〗
监察审计档案的收集包括
(一)监察、审计实施过程中对项目档案的收集;
(二)监察审计中心各部门日常管理过程中各类档案的收集。
第十四条〖监察审计档案的收集原则要求〗
工作实施及日常管理过程中,对监察审计档案的收集
一、收集原则:
(一)综合管理类档案按照时效性、真实性、延续性的原则进行收集;
(二)监察类档案按照真实性、完整性、多面性的原则进行收集;
(三)审计档案按照完整性、精炼性、有效性的原则进行收集;
二、收集要求:
(一)综合管理档案由兼职档案管理员于平时收集,并定期向监察审计中心档案管理部门移交应归档的档案资料;
(二)项目关键节点的文档要收集齐全;
(三)针对特定监察审计事项的关键审计证据要收集完整;
(四)监察审计工作底稿等项目资料在由监察审计负责人移交部门兼职档案管理员之前应由主审立卷并按单元收集完整。
第十五条〖监察审计档案的分类管理〗
收集的监察审计档案的整理,主要采用分类管理方法
(一)对与监察审计工作中涉及综合管理类档案,采用按性质立卷的方法。
(二)对于基建审计工作以及其他项目审计工作的档案管理,采用按项目立卷的方法。
(三)对于监察工作中所形成档案以及财务审计档案,采用按年份立卷的方法。
第十六条〖综合管理档案的分性立卷〗
综合管理档案按如下性质类别分别立卷:
(一)行政公文(Administrativedocuments)
(二)制度体系(Institutionalsystem)
(三)工作记录(WorkDaily)
第十七条〖监察档案的分项立卷〗
监察档案按监察工作开展年份立卷
第十八条〖基建审计(Infrastructureaudit)档案的分项立卷〗
审计项目档案按如下审计项目类别分别立卷:
(一)投资立项(Investmentproject)
(二)设计勘察(DesignReconnaissance)
(三)招投标(BiddingTender)
(四)合同管理(ContractManagement)
(五)设备材料采购(Equipmentandmaterialsprocurement)
(六)项目管理(ProjectManagement)
(七)工程造价(Projectcost)
(八)竣工资料(Completiondata)
第十九条〖财务档案的分项立卷〗
审计项目档案按如下审计项目类别分别立卷
(一)年度审计(Annualaudit)含年中审计、年终审计
(二)预算审计(Budgetaudit)
(三)合同跟踪(Contracttracking)
(四)决算审计(SettlementAudit)
(五)经济责任(Economicresponsibility)
(六)经济效益(Economicbenefits)
第二十条〖项目档案的分项立卷〗
(一)内部控制(Internalcontrol)审核项目;
(二)经济责任审计项目,包括离任审计(Exitaudit)项目;
(三)合规性(Compliancelegitimate)审计项目;
(四)舞弊审计(MalpracticeAuditing)项目;
(五)重大事项审计项目,包括但不限于企业重组(Corporaterestructuring)、清算注销(Liquidationcancellation)、并购分立(M&
A)、关联交易(Relatedpartytransactions)、重大投资、重大资金运作、大额举债和对外担保的专项(InvestmentGuarantee)审计及高风险业务的审计;
(六)各类审计调研及调查项目(Mobilitystudy);
(七)根据董事长及审计委员会要求,办理的其它专项审计项目。
第二十一条〖档案的立卷编码〗
监察审计中心档案按如下规则进行编码立卷(参见附件1)
第二十二条〖档案的密级与权限〗
监察审计中心档案密级与权限按如下规则进行分类(参见附件2)
第二十三条〖档案的立卷归档期限〗
监察审计中心档案的立卷期限如下:
(一)各部门综合类档案应于平时收集,分类立卷后每季度向监察审计中心档案管理部门归档一次。
(二)监察工作中形成档案待监察一个工作周期结束后整理立卷存档至中心档案管理部门。
(三)项目性审计档案在发布审计报告后,一个月内立卷归档;
跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷归档至监察审计中心档案管理部门。
(四)周期性审计工作形成审计档案,在次年3月份立卷归中心档案管理部门。
第二十四条〖卷内排列规则〗
审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是
(一)正件在前,附件在后;
(二)定稿在前,修改稿在后;
(三)批示在前,报告在后;
(四)重要文件在前,次要文件在后;
(五)汇总性文件在前,原始性文件在后;
(六)批复在前,请示在后。
第二十五条〖介质互换〗
对于档案的介质按如下规则进行处理
(一)纸质档案应该编写文件页号、目录和备考表、填写卷宗封面后装订;
(二)电子档案一般情况下应该同时制作纸质档案加以管理;
(三)如果电子档案未同时制作纸质档案,应该在纸质档案目录内注明电子档案的目录、页数及存放地点。
第二十六条〖时间序列〗
除了编码规则之外,各案卷应按时间序列立卷归档
(一)四级编码之下,采用日历年度顺序编号,以时间区分各案卷。
(二)卷内文件按照产生的时间逆序编号。
第二十七条〖档案案卷的装订〗
(一)拆除文件材料上的金属物;
(二)对破损、褪色、字迹模糊、用笔不当的文件材料,要进行修复和复制;
(三)纸张装订部分不足25mm,或纸张左面有字的,要贴纸加宽后再装订;
(四)文件材料纸面小的,要粘贴在标准的A4纸上再装订;
(五)每卷装订的文件材料一般不得超过l60页(2厘米),超出的应按文件材料的阶段性适当分卷;
(六)文件材料装订应在右边和下边取齐。
第二十八条〖档案保管期限〗
监察审计中心档案按如下原则确定保管期限
(一)综合管理档案在时效期内永久性保存,时效期过后2年内不得销毁。
(二)监察工作中形成档案永久性保存。
(三)当期审计档案自审计报告签发之日起至少保存15年;
不再继续被审计单位的审计档案,永久性档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。
(四)审计过程中形成的审计结果以及论证依据永久性保存。
第二十九条〖档案借阅〗
监察审计档案一般不对外借阅,必须借阅者应事先经相关部门经理及监察审计中心负责人书面批准。
调阅存于集团档案管理部门的监察审计档案,须经总裁审批。
相关部门经理及监察审计中心负责人根据有关项目的性质和内容,决定是否允许复印或摘录其中的内容,借阅者应自行负责因其误用资料而造成的任何后果。
第三十条〖档案移交〗
每年形成的监察审计档案,在审计年度终了后,由相关部门立卷会册移交中心档案管理部门保管三年,期满之后,由监察审计中心档案管理部门编制移交清册,移交集团档案管理部门统一保管。
第三十一条〖档案销毁〗
销毁档案,应由监察审计中心档案管理部门会同档案所属部门提出销毁意见,编制档案销毁清册,经监察审计委员会审核同意,监察审计中心负责人签名批准方可实施。
实施销毁时,应由中心档案管理部门和档案所属部门共同派员监销,并在档案销毁清册上签名。
档案销毁清册应永久保存。
存放于集团档案室的监察审计档案销毁需由监察审计中心与集团档案室共同向集团监察审计委员会提出申请,经董事会批准方可予以销毁。
第五章附则
第三十二条〖解释〗
本规程由集团监察审计中心负责解释。
第三十三条〖修订〗
本规程应根据法律法规及公司经营管理等实际情况的变化,由集团监察审计中心在董事会监察审计委员会的指导下适时修订完善。
第三十四条〖施行日期〗
本规程自批准之日起施行。
第三十五条〖附件及记录表单〗
附1:
《档案分类及编号序列表》
附2:
《档案密级及权限界定》
附3:
《档案分类卷宗封面》
附4:
《档案分类卷宗目录》
附5:
《档案材料交接单》
附6:
《档案案卷目录封面》
附7:
《档案案卷目录目次》
附8:
附9:
《档案档案目录一览表》
附10:
《档案销毁单》
附11:
《档案存储管理规定》
附件12:
《档案管理操作流程示意图》
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- 监察 审计 中心 档案 管理 操作规程