0524 铁路建设项目档案正式验收准备工作内容.docx
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0524铁路建设项目档案正式验收准备工作内容
铁路建设项目档案正式验收准备
工作内容与建议
第一部分项目档案管理概念与依据
一、建设项目档案
▲“项目档案是项目建设、管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录。
”(2号文)
▲“项目档案是建设项目重要组成部分,项目档案验收分为初步验收和正式验收。
初步验收与建设项目初步验收同步进行,正式验收应在建设项目正式验收三个月之前进行。
简单或小型建设项目可合并验收阶段。
”(110号文)
▲“建设项目资料:
建设项目在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的不同载体形式的文字、图表、声像等资料。
”(10443)
▲竣工文件:
应归档的建设项目资料。
资料:
作为凭据的材料。
文件:
组织或个人为处理事务而制作的有信息记录的各种材料,或性质相同的记录组成的集合。
▲项目档案分类:
除10443和8号文等规定项目档案内容外,还包括与建设项目管理相关文书档案、科技档案和地亩档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等。
二、《铁路建设项目国家验收实施办法》
发改基础[2015]2830号(2015年12月1日发)
第八条‘申请验收条件’、第十条‘提供13项报告资料’要求完成‘档案移交’和报告‘档案移交’情况。
三、项目档案管理的目标与目的——“辕门射戟”
1.目标:
通过建设项目档案正式验收
2.目的:
以‘项目档案管理’为基础,向‘企业档案管理’过渡。
四、项目档案管理依据
1.验收规范档案验收组织、条件、内容、要求
(1)《重大建设项目档案验收办法》档发[2006]2号文(简称2号文)和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002(简称DA28)。
▲提出项目档案的硬件、软件、质量、安全需符合基本要求。
要求建设单位按“(附件2)进行全面自检”。
▲要求“项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成”
(2)《铁路建设项目档案验收办法》铁档史[2011]110号文(简称110号文)
▲提出铁路建设项目建设单位要“结合实际情况制定本建设项目“项目档案管理办法”作为项目档案验收指导性文件。
▲提出档案初步验收概念与要求。
▲提出“正式验收时项目档案产权单位应完成全部项目档案的收集、整理、移交工作,项目档案符合国家和铁路档案案卷质量标准;项目档案产权(或委管)单位还应基本完成项目档案排列上架工作,具备提供利用的初步条件。
”比“基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
”描述更形像。
▲明确档案验收合格与不合格的评判、不合格情况的处理方法。
(与2号文基本相同)
2.实务规范竣工文件收集、整理、归档(移交)
(1)《铁路建设项目资料管理规程》TB10443-2010(简称TB10443或10443)
(2)《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》办档[2002]8号(简称办档8号文或8号文)
(3)《铁路科学技术档案分类与代码》TB/T1588-2005(简称TB1588)
(4)《铁路系统文件材料归档范围和文书档案保管期限》铁档史[2010]204、《铁路归档文件整理规范》铁总档史[2015]356号
(5)地亩档案、会计档案、声像档案、电子档案规范
(6)其他参考规范:
《科学技术档案案卷构成的一般要求》GBT11822-2000、《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014(简称GB50328)、《城市建设档案归属与流向暂行办法》档发字[1997]20号等。
应注意的是,在项目文件归档和整理要求上,铁路规范与其他规范定义或规定有差异。
如‘竣工文件’概念,竣工图编制(图标等),收集范围、整理方法(如张次)、科档保管期限等*。
遇到这种情况的解决办法,我的意见是以铁路规范为主,参照其他规范:
当有铁路规范的,优先使用;当有铁路规范但一些事项覆盖不到或不完整的,可参考其他规范;当没有铁路规范的,可执行其他规范。
其他规范一般指,国标、国家档案局标准*及与档案管理相关的国家部门制定的通用性规范。
第二部分项目档案正式验收申请
一、项目档案验收应具备的条件(硬件软件要求)
档发[2006]2号文规定:
(一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成,能满足生产或使用的需要;
(二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力;
(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作;
(四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
(五)项目档案验收前,项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员,根据档案工作的相关要求,依照《重大建设项目档案验收内容及要求》(附件2)进行全面自检。
铁档史〔2011〕110号规定:
(一)建设单位应根据有关文件及规范、规程的规定,结合实际情况制定本建设项目“项目档案管理办法”;应包括:
文件依据、管理措施、归档范围、编制方式、形成份数与流向等基本内容。
(二)初步验收时已完工程的应归档文件资料收集齐全,按相关规定整理完毕,未完工程已形成的应归档文件资料收集齐全。
(三)正式验收时项目档案产权单位应完成全部项目档案的收集、整理、移交工作,项目档案符合国家和铁路档案案卷质量标准;项目档案产权(或委管)单位还应基本完成项目档案排列上架工作,具备提供利用的初步条件。
二、项目档案验收申请报告(内容比较)
(一)档发[2006]2号文规定:
1.项目建设及项目档案管理概况;
2.保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施;
3.项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况;
4.档案在项目建设、管理、试运行中的作用;
5.存在的问题及解决措施。
(二)铁档史〔2011〕110号规定:
1.建设项目及项目档案管理概况;
2.项目档案管理过程所采取的控制措施;
3.项目档案的收集、整理及相应质量情况;
4.存在的问题。
第三部分竣工文件收集、整理、归档(移交)
竣工文件质量基本要求:
齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观。
(联系到电子文件质量,还应增加一个‘安全有效’要求)
一、收集
(一)建设单位职能部门应归档资料
1.TB10443A、B、C、D、E类资料中应归档资料。
2.办档8号文规定应归档资料。
3.与上述资料相应一致的电子文件。
4.其他与项目档案相关的应归档资料,如文书、会计、声像、实物资料及文书档案电子文件。
(二)监理单位向建设单位移交的应归档资料
1.TB10443D类资料中应归档资料。
2.办档8号规定应归档资料(工程质量检验报告)。
3.与上述资料相应一致的电子文件。
4.其他与项目档案相关的应归档资料,如声像等资料。
(三)施工单位向建设单位移交的应归档资料
1.包含TB10443C和A类资料中应归档单位工程竣工文件或资料(包含了验标和有关规定的资料)。
2.办档8号文规定的应归档的单位工程竣工文件或资料(包括向铁总移交的底图,内容详见十七条)。
3.与上述资料相应一致的电子文件。
4.其他与项目档案相关的应归档资料,如声像等资料。
二、整理
整理:
“按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。
”(档案工作基本术语)
(一)文书、会计、电子、声像、实物等各类档案,对应归档资料有专门规范、特定的整理要求,应当遵守。
建设单位负责收集汇总整理工作。
(2)科技档案
以8号文、10443,结合TB1588等规定为依据进行整理。
铁路科技档案种类:
运输、生产技术、基建、科研、设备、标准档案,项目档案主要内容是基建档案,代码J。
建设单位宜按以下思路理解基建档案整理:
一是明确项目建设阶段概念,即项目建设分为预可行性研究阶段、可行性研究阶段、初步设计阶段、施工设计阶段、施工竣工阶段、养护维护阶段,这也是项目档案集中保管时编排上架顺序。
二是确定建设项目各专业代码及专业(资料)顺序,可以按TB1588和参考办档8号文确定。
三是清楚单位工程在各专业中的排序。
四是知晓组卷方法。
(8号文四、五章、附件3、附件4)
五是注意与文书档案衔接或“互见”。
(还有原件、期限问题)
《科学技术档案案卷构成的一般要求》规定组卷原则:
“组卷要遵循科技材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。
”
1.各建设阶段管理综合资料,主要由建设单位内职能部门完成立卷和整理:
▲将“10443”A、B、C、D、E类应归档文件和办档8号文附件1(一、综合)综合文件等内容进行校对*罗列出来;做到不漏项、不重复。
▲将以上资料内容建设项目阶段、专业进行核实与区分,分别归入一预可行性研究、二可行性研究、三初步设计、四施工设计、五施工竣工五个阶段案卷目录中。
▲统计各阶段文件、图纸装盒数量、册数、张数。
(*关键列排序:
阶段、专业、资料代号)
▲按组卷原则组卷。
(*定义)
▲编制和确定档案号。
(*专业代码规范中没有的需商定)
2.监理单位资料整理:
▲“检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理”、“监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
”*。
(GB503285.1.2、DA/T28)
▲监理档案属类代码,TB/T1588中没有明确,由建设单位统一确定。
3.施工单位资料整理时,单位工程组卷应注意以下情况:
(1)单位工程划分,一般按各专业验标要求进行。
(2)一个单位工程由两个及以上单位施工时,建设单位应做好组卷协调工作。
(3)一个单位工程由同一施工单位多个分公司施工时,该施工单位要做好组卷协调工作。
(4)一个专业的单位工程排序,按从小里程到大里程排列。
(5)一个单位工程施工(或安装)各分部分项工程检查资料,一般按各专业验标分部分项顺序或施工工艺流程顺序排列组卷。
(6)材料、设备进场报验资料,应按《进场材料/构配件/设备报验表》要求填写和附加资料或文件;组卷时不拆散*。
(7)对于材料试验、检测等报告或记录资料,一般的排序方法是,主材在前辅材在后,同一种类材料归在一起按进场时间先后顺序排列。
(8)单位工程中有建设单位另外单独招标内容*的,建设单位一般应将这些资料交该单位工程施工单位组卷,以保证应归档资料完整和配套。
4.施工单位单位工程应归档资料整理
一般情况下,单位工程资料按施工综合资料(文件)、施工过程资料、竣工图三部分进行整理。
(1)施工综合资料或文件,简称综合文件。
反映施工工程阶段成果(开工、验收)资料、技术总结、工程统计、设计变更、竣工测量综合文件等,是档案管理中利用率较高的文字资料。
(2)施工过程资料。
按验标和8号文等要求填写的施工、安装工程中质量检验等,材料、设备入场报验审核、各类试验报告等资料。
(3)竣工图。
“竣工图是对工程实体的写照,是基建档案中最重要的部分,是工程移交的重要凭证”,是科技档案管理中利用最高的资料。
单位工程资料整理顺序如下:
资料排序
资料内容
备注
施工结果综合资料
1
竣工验收报告*
工程竣工验收交接记录表
2
开工报告
含项目开工报审、施组等资料
3
施工技术总结
单位工程施工技术总结
4
竣工工程数量表
5
建交表
各专业建交表(1-28)
6
单位工程验收记录表
共5张表
7
分部工程验收记录表
含子分部工程验收记录表
8
分项工程验收记录表
含子分项工程验收记录表
9
变更设计资料
成套
10
竣工测量资料
包括系统检测、沉降评估等
11
其它综合文件
如线路专业的“线路综合”
施工过程记录资料
11
各类工程检查证
按验标等规范规定分部分项顺序或按施工工艺顺序排序整理,同一部位资料不破套*。
12
各种检验批
13
各种原始记录
14
材料试验报告、出厂合格证
按品名分类,报审表及附件等资料不破套。
一般只交设备维护单位(*办档8号文规定)
15
动力机械设备合格证、说明书
16
其他报表和文字资料
17
工程日志
一般只交设施设备维护单位。
图纸
18
竣工图
内容数量参照施工图、设计变更和办档8号文等资料*
▲施工单位工程档案代码按TB/T1588执行。
5.档案代码信息(举例说明)
档案号格式:
种类代码·分类代码·属类代码-案卷号
其中:
属类代码包括阶段代码+专业代码+竣工里程
▲J·GSGKZ·2ZH-3广深港客专浅海大桥防洪评价报告
————————————
12345
1科技档案种类,2建设项目名称,3建设阶段(可研),4专业代码,5案卷号;档案号解释:
广深港客运专线基本建设项目可行性研究阶段综合资料(文件)第3卷。
▲J·GSGKZ·5XL2295/2398-48广深港客专K2295-K2398线路平面竣工图
———————————————————
123456
1科技档案种类,2建设项目名称,3建设阶段,4专业代码,5竣工里程,6案卷号;档案号解释:
广深港客运专线基本建设项目施工验收阶段线路K2295-K2398段资料(线路平面图)第48卷。
从档案号属类代码可以看到建设阶段、专业、单位工程、卷的信息。
虽然实际整理顺序是卷、单位工程、专业、阶段,但每一个环节都应符合完整性、准确性、系统性要求做好衔接。
6.档案的整洁与美观
竣工文件整洁美观,是8号文第二十五条第4款规定提出要求。
此外,注意档案盒面、软封面内容填写格式的统一*。
7.底图整理
按照办档8号文规定,收集内容按第十七条,整理要求按“附件4、三、3.”规定。
“进铁道部档案馆的竣工底图,将一个单项工程图纸集中在一起,卷成卷,包上牛皮纸,编上临时卷号,交各铁路局、合资铁路公司、地方铁路公司等档案部门转交铁道部档案馆。
”
在实际整理中,建议每卷底图应附卷内目录,并与底图一起用图筒(最好用定制的纸皮筒)装好,图筒外粘贴含有底图档案编号、建设项目名称、单项工程名称、形成单位名称、形成时间等信息。
7.保密工作
**委外整理时,要切实做好保密工作。
根据保密法规定,对可能泄密环节进行预想,与受委托方签订慎密的保密协议,明确双方权利和义务。
三、归档(移交)
对建设单位而言,项目档案移交存在两种情况,一是建设单位内部职能部门将本部门形成的档案交本单位档案室,二是其他建设主体单位将本单位形成的档案向建设单位档案室交。
移交内容见前述。
(一)建设单位内部职能部门将本部门形成的档案交本单位档案室,内容括文书档案、会计档案、科技档案(地亩档案)、声像档案、实物档案、电子档案,包括向铁总移交的档案(8号文附件2)。
移交时要做好交接记录。
(2)勘察设计单位应当按规定要求向建设单位提供应归档文件,这部分资料一般由建设单位相应职能部门组卷后向档案室归档。
(三)监理单位和施工单位向建设单位档案室移交档案。
内容包括纸质、电子、声像、实物等档案;归档文件应以标段总承包单位为单位进行汇总、整理、审核、整改、移交。
档案盒、软封面内容填写及格式应按建设单位规定统一,以保证档案的整齐划一和美观。
移交时要做好交接记录。
(四)建设单位应保存好接收记录:
移交清册、案卷目录、卷内目录,在完成全部档案接收后完成以下工作:
1.对各类入库档案摆放进行合理调整,适当考虑摆放空间冗余量。
2.编制移交清册,数字化移交清册,立卷归档。
3.按阶段、专业编制出项目档案案卷目录,按档案类别编制出文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案案卷目录,分别制成表册。
4.根据建设项目信息进行数据统计,包括按照办档8号文编制建设项目整套《建交表》*,编写建设项目工程总结,绘制全线平纵断面图等。
5.按阶段、专业、单位工程情况系统地整理卷内目录电子文件*。
6.进行必要的档案信息化工作。
第四部分项目档案管理办法内容
“建设单位应根据有关文件及规范、规程的规定,结合实际情况制定本建设项目“项目档案管理办法”;应包括:
文件依据、管理措施、归档范围、编制方式、形成份数与流向等基本内容。
”(110号文,档案验收条件之一)
“建设项目档案管理办法”是项目档案验收重要依据。
建议包括以下内容:
(仅供参考,红色标题项内容必须有)
一、总则
制订‘项目档案管理办法’的目的、意义、适用范围等(可参考2号文、铁档史110号文、10443、办档8号文总则或开头内容)
二、管理依据
项目档案管理中执行的主要法律法规及标准
三、管理措施
项目档案管理组织机构、管理方法、基本原则及基本要求(可参考2号文、铁档史110号文、10443、办档8号文总则、管理职责或开头内容结合实际发挥)
四、档案门类
与项目档案管理相关档案的类别或分类
五、归档范围
明确项目档案应归档的竣工文件内容(104432.0.1、4.1.2–4.1.6*、8号附件1*)
六、编制方式
项目档案形成积累及编制方法及基本要求(通常指组卷方法,按8号文第三、四、五、(六)章)
七、形成份数与流向(分送单位与移交数量)
明确项目档案分送接收单位与档案移交内容及数量(包含向铁总移交内容,建议将10443与8号文第六章、附件2内容结合实际重新编制*)
八、案卷整理质量原则
项目档案组卷质量基本原则和组卷质量基本要求(按8号第五章、附件4)
九、档案保管、利用与统计
档案安全储存、利用(调阅、拷贝等)、保密、统计等管理制度(包括档案管理“八防”:
火、光、虫、鼠、温、湿、尘、盗)
十、档案鉴定与销毁
档案鉴定与销毁制度
十一、附则
对前文补充说明和明确“办法”的解释部门
附件:
(应结合实际、实作情况,重点摘抄或修订*):
1.项目文件分送单位和数量
2.项目文件收集范围和内容:
10443、8号文
3.项目文件组卷方法:
和参考附件3*
4.项目文件整理方法和质量要求:
8号文附件4*
5.项目档案归档范围及保管期限:
建议参照国家档案局标准,即DA/T28
6.建设项目有关档案分类方法和编号代码表:
包括科技、文书、会计、声像、实物、电子等档案等,种类分类属类代码表、分类方法、档案编号及式样(注意:
科技档案排列顺序与‘项目文件收集范围和内容’完全不一样*)
7.档案盒封面式样
8.档案目录式样:
案卷目录、卷内目录(不同种类或分类档案格式要求不同)等
9.卷内备考表式样
10.底图筒标签式样
11.移交清册式样
12.科技档案接收(移出)登记表式样
13.档案借阅审批单式样
14.档案资料阅览登记簿式样
15.借阅档案登记簿式样
16.档案利用效果登记簿式样
17.档案销毁清册目录式样
第五部分‘经验’或建议
一、全宗概念
一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
实际上铁路公司从其成立的那一天起,就构成了一个立档单位,开启了全宗“引擎”。
建设项目档案管理是未来企业档案管理的基础。
这也是现今铁路公司公全宗的特点。
(但,全宗号滞后)
(一)全宗是有机联系的档案整体
它反映了一个单位所进行的各种活动及其相互之间密切联系的整个过程。
全宗的整体性还受到国家法规的约束与保障。
中共中央办公厅与国务院办公厅发布的《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》分别规定:
“一个机关的全部档案是不可分割的整体,应统一向一个档案馆移交”,“进馆档案应保持全宗的完整性”。
建设单位做好项目档案管理工作,责无旁贷保存好公司历史发展“影像”。
(2)全宗是在一定的历史活动中形成的。
(3)全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
(4)全宗号:
全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个固定号码,并以其作全宗的指称代号。
二、‘经验’之谈
(一)‘建设项目档案管理办法’及实施重点
1.认真理解“齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观”十六字原则,它实际上贯穿应归档文件收集、整理、归档工作全过程。
2.与项目管理有关的各类档案必须有,如声像档案、电子档案、(实物档案);声像档案包括照片档案,应有一定数量。
3.应归档文件的收集和整理质量是检查重点,与项目档案联系密切的科技档案及文书档案是主要检查对象。
4.当一所做事项无据可依时,应优先从便于档案安全保存及利用角度考量和行事。
(二)稳定建设主体单位项目档案管理队伍
(三)安排专人,学习和掌握项目档案管理标准,切实做好应归档文件收集、整理过程中的质量控制和归档前对标检查*
(四)做好应归档电子文件编制与检查
1.“每项建设工程应编制一套电子档案,...”,“归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质档案一致”,“建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行”,“电子文件立卷时,每个工程(项目)应建立多级文件夹,应与纸质文件在案卷设置上一致,并应建立相应的标识关系”(GB/T50328)
2.档案信息化离不开电子文件,电子文件特性决定了电子档案利用的便利性*。
3.电子文件正确编制的前提,是纸质资料已按“齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观”要求完成编制和整理,按规定和从便于档案信息化利用角度合理编制电子文件*。
4.电子文件与纸质文件“三一致”:
内容一致*、文件名一致*、排序一致*。
5.统一电子文件格式要求,案卷目录和卷内目录*电子文件编制要求*,电子文件载体要求*。
6.施工、监理标段总承包单位应切实做好对本单位电子文件的统一管理:
检查、审查(整改)、汇总和统计工作。
7.电子文件与原件*(立卷说明应予记载)
8.电子文件与纸质文件双存档
——从档案信息化建设要求看,以上还没有达到基本要求!
要导入档案信息化系统,还有大量工作要做;编码、与纸质档案“身份”核对及互见*、电子标签......
(五)注重细节(在乎文整质量)
1.理解竣工文件“齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观”质量要求。
重点关注文件内容(如文书档案正文与附件、文件与文件)关联检查。
2.杜绝“硬伤”
(1)文件收集、整理不规范
(2)应归档文件非原件*
3.要重视‘表面工夫’:
(1)‘案卷标题’正确填写并做到“三一致”;
(2)‘卷内目录’“名称”内容一般要求填写资料全名,必要的备注,其他内容填写正确;
(3)档案盒、软封面‘形成单位’、‘形成日期’等内容填写规范;
(4)软封面‘施工里程’、‘竣工里程’填写正确;
(5)‘备考表’、‘卷内目录’与卷内文件张次“三一致”,卷内复制件*、内容修改等有说明;
(6)档案号’规范填写,并做到“四一致”*;
4.档案盒、软封面及卷内目录内容格式的统一*,如字体字号统一,没有大大量的涂改等*。
▲应归档资料整理工作量=整理质量×案卷数量
如果将其量化,则:
整理质量=1……n(一次性符合要求时n=1)
案卷数量=项目应归档案资料卷数量总和
‘整理质量’包含了整理过程各个环节和细节质量,稍有不慎就会返工,或者造成‘连锁反应’导致工作量大增;‘案卷数量’通常有成千上万,通常是‘常数’。
可见,‘整理质量’是影响‘整理工作量’关键因素,为正比关系。
所以。
减少返工量,是缩短项目档案正式验收准备工作总时间的重要环节之一。
5.举例(案卷目录、卷内目录)
(1)案卷标题(假设举例说明)
“案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容”,案卷标题,是检索档案重要或关键要素;编制时做到内容齐全完整、准确。
合理选择不同厚度规格的档案盒收装文件,便于准确令命名。
▲建设单位收集整理形成的竣工文件
建设项目名称或线名+案卷内文件内容,‘案卷内文件内容’一般
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