三下乡优秀团队报告会策划修改版Word格式文档下载.docx
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雁山校区6栋105多媒体教室
七、嘉宾:
校团委副书记周国桥,校团委办公室唐韬老师,校团委办公室常务副主任,各学院团委副书记。
八、主办单位:
九、活动流程:
工作人员于11月25日18:
20开始布置会场,调试设备,19:
30播放三下乡团队剪辑视频。
19:
40报告会正式开始。
具体流程:
(一)活动前期准备:
1.统计嘉宾、与会人员、工作人员人数,确定报告会地点,所用并提前到教室管理处备案。
2.写邀请函,邀请嘉宾、邀请团委老师在报告会上发言,并邀请优秀团队土木与建筑工程学院、地球科学学院和艺术学院“三下乡”团队与与会人员进行经验交流。
3.及时召开各学院科技实践部部长会议,准确传达报告会的注意事项和要求,通知各学院人员到场参与报告会。
4.宣传部成员做好报告会前宣传工作(提前3天粘贴海报)。
5.收取三个优秀团队的PPT,试放无误后于报告会时播放。
6.做好团委内部的人员工作安排,分工明确。
7.24日前收取三个优秀团队的PPT。
8.高效、快速地布置好会场。
9.做好报告会的签到工作,引导与会人员到指定位置上就坐。
(2)活动准备:
报告会时间安排表:
时间
活动安排
11月25日
40
报告会正式开始,主持人致词。
由校团委副书记致词。
20:
00
第一个团队代表进行PPT演示及演说。
20
参会人员与代表团进行问答互动。
30
第二个团队代表进行PPT演示及演说。
21:
第三个团队代表进行PPT演示及演说。
主持人致闭幕词,活动圆满结束,嘉宾与报告团成员合影留念。
同学们有序离场。
(三)活动后期:
1.收拾会场,将一切所借的物品尽快完好的归还各单位。
(由所负责借部门人员负责)
2.科实部整理好所需保留的材料。
3.宣传部成员做好后期宣传工作,快速的写出新闻快报,整理好照片,发布到团委网站上。
4.团委相关部门做好工作总结。
十、经费预算:
物品
数量/单位
单价(元)
总额(元)
负责人
横幅
1条
48
张立凡
矿泉水
2箱
24
邹艺
铭牌
20个
内部有
嘉宾礼品
16个
5
80
崔婵
礼仪费用
2个
10
总额(元):
196
总计:
196元
十一、注意事项:
校团委学生干部工作人员在11月25日18:
20分必须到达会场进行会场布置,观众必须在11月25日19:
20分到场,到指定区域就坐。
1.若座式话筒出现问题,应快速的更换备用话筒。
2.报告会期间,应注意灯光开关的时间问题。
3.若突然停电,工作人员应马上维持好秩序,先让大家保持安静,坐在原位不动,并派工作人员尽快了解停电的原因。
若短时间无法恢复供电,应让同学们有序的离场。
4.若报告会进行到中途有同学离场,工作人员应问明情况,并做好登记,可作为以后评比的一个依据。
(本次活动最终解释权归校团委)
二○一一年十一月十九日
附一:
活动前期准备
时间安排
具体事项
11月11日
确定报告会会场06105多媒体教室,并统计座位数。
11月12日
联系好本次“三下乡”3个优秀团队,邀请进行报告会。
11月21日
制作报告会横幅(横幅内容为“桂林理工大学2011年暑期“三下乡”社会实践优秀团队报告会”)。
11月23日
给各学院科技实践部部长开会,说明报告会注意事项。
尽早与报告团的负责人多联系,会前做好沟通、接待工作。
11月22日
宣传部成员展出宣传海报和展板,对本次报告会进行会前宣传。
分配好团委内部成员分工,做到责任落实到每一个人。
11月24日
选好主持人,做好主持人的演讲稿及嘉宾发言稿。
向团委老师审批借条,分别用于申请多媒体教室,向绿化科借盆景,向学工处借椅子、桌子、无线话筒,向多媒体管理中心借无线话筒和小蜜蜂。
借会场布置使用的工具。
其中向学生会征用(演讲台一个,红地毯、假花两盏)。
向勤工助学申请,借用一辆三轮车(用于运盆景)。
向绿化科申请,借用盆景。
向学工处借椅子,以防座位不够用。
(至少需要10张)。
活动中期准备:
拿事先借好的06105多媒体教室钥匙。
18:
去勤工助学处领取车,到绿化科搬运盆景。
团委所有人员(除搬运盆景外)下课后集中办公室,从办公室将一切所需所借物品搬到06105教室。
10-19:
开始布置会场,按照教室布置图(附于后面)摆放桌椅,移动多媒体。
摆礼仪签到桌于门口,并挂横幅,摆盆景。
铺桌布,摆铭牌,并按座位安排表贴好标识,以便安排各学院人员对号入座。
宣传部进行会场装饰,其他人协助。
调试好设备,试检查优秀团队的PPT及视频是否能正常播放。
做好嘉宾老师、各学院团委副书记、科技实践部部长的签到工作,并迅速引导参会人员座到指定地点。
活动后期:
11月28日
尽快将所借的物品完好的归还各单位。
11月28-30日
宣传部成员做好后期宣传工作,快速的写出新闻快报,整理好照片,发布到团委网站上。
12月2日
团委内部做好工作总结。
附二:
各学院团委副书记签到表
序号
学院
与会人
联系方式
1
地球科学学院
2
环境科学与工程学院
3
化学与生物工程学院
4
材料科学与工程学院
土木与建筑工程学院
6
机械与控制工程学院
7
信息科学与工程学院
8
管理学院
9
旅游学院
艺术学院
11
人文社会科学学院
12
外国语学院
13
理学院
共青团桂林理工大学委员会
二○一一年十一月二十五日
附三:
教室讲台布置平面图
附四:
所借物品清单
借用物品
数量
单位
所属组织
负责部门
无线话筒
套
学工处、校学生会
科实部
调音台
台
校学生会
红地毯
张
社团联
社团部
小蜜蜂
个
教室管理中心
素拓部
折叠桌、桌布
学工处
组织部
假花
盆
辅导员之家、校学生会
文化部
盆景
绿化科
演讲台
编辑部、文化部
附五:
具体分工安排
科技实践部:
写借条,证明,无线话筒,调音台(借并负责调试),横幅,矿泉水,灯的开关控制。
组织部:
折叠桌四张,桌布6块,椅子15张(学工处)
宣传部:
画及粘贴宣传海报,出会场装饰方案并进行装饰,拍照及新闻稿
素质拓展部:
小蜜蜂(教室管理中心),盆景(绿化科)
校园文化部:
假花两盆(校学生会、辅导员之家),演讲台(与编辑部),与会人员引导
社团部:
红地毯2块(社团联),签到登记,教室布置(各部门协助)
编辑部:
老师发言稿,铭牌20个,三轮车1辆(勤工助学),用于搬运盆景。
办公室:
嘉宾接见
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