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当审核组与被审核部门发生争执时,应由他或通过他报请最高领导层进行仲裁。
他同时也是全企业各部门就健康、安全与环境管理问题向最高领导层反映各种意见,进行上下信息沟通的重要渠道。
3.具体工作需要一个职能部门来管理
为维持一个HSE管理体系并使之长期有效和持续改进,要求内审是一项长期的常规工作。
这就需要有一个机构来负责实施内审,一般可由“环保处”、“安环处”这类职能机构来承担。
这些机构可能还有一些其它的管理工作,但内审工作应是此类部门的一项重要任务,而内审工作又完全可以与其他工作结合进行。
4.组建一支合格的内审员队伍
要有一支合格的内审队伍才能保证内审的质量,使其有效的开展,因此培训内审员是一项重要的工作。
应在与安全环境管理有关部门选择一批熟悉企业业务、了解专业技术、具有安全、环保知识和管理知识、了解安全环保法律、法规、有一定的学历和工作经验、有交流表达能力和正直的人员进行培训,使他们成为HSE管理体系内部审核员。
内审员要有一定的数量,从而足以应付例行的和特殊的体系内部审核的任务,同时还要考虑派往供方作第二方审核。
人员的分布也要适当分散,不能全集中在安全环境管理部门。
一般情况下,除安全环境管理部门外,各生产部门、供应处、技术处、工艺处和卫生处等部门都应有内审人员。
经过一定培训的内审员需要经考核合格后由企业领导正式任命。
5.内部HSE体系审核需要一套正规的程序
为使内审有系统、有企业、有方法和有计划地进行,一套正规的文件化内审程序是必不可少的。
内审程序应明确审核的目的、范围、执行者的职责以及具体的实施方法。
二、内部管理体系审核的审核范围
审核的目的明确后,审核组长和受审核方应确定审核范围。
内审的范围应该是企业管理手册所覆盖的所有部门和要素。
当然由于审核时间的限制,以及各部门、要素的重要程度和以前审核时发现问题的多少、大小不一等原因,在编制审核计划时要有所侧重。
在标准中是这样叙述的,审核应选择对健康、安全与环境有显著影响的活动(区域)。
审核的内容:
1.审核管理手册和书面程序的符合性
──体系、程序、规范等是否符合体系标准
──HSE体系运作是否符合管理手册和程序的规定
──是否被企业职工充分理解和执行
──企业内与体系相关的所有部门是否坚持依照规定的程序办事
2.审核管理手册和书面程序的有效性
──管理手册和各程序是否适合于HSE承诺、方针、目标
──是否在不断改进中达到“最佳”
──健康、安全与环境管理是否符合技术规范要求
3.作为提高内部管理的有效手段
──发现不符合和潜在不符合问题
──改进健康、安全与环境管理活动
──满足相关方的需要
三、HSE管理体系内审的特点
审核根本的目的在于发现问题并致力于改进,因此是一项需经常开展的管理活动;
并且它是一项正式的活动,根据程序,有企业、有计划地进行安排;
审核结果应形成文件即审核报告,发现的不符合项应采取纠正措施;
审核必须得到管理者的支持,这是管理者介入体系管理的重要手段,审核结果需管理者评审,不符合项需管理者企业纠正措施的实施。
实践已经证明,没有最高管理者的支持,内审不能顺利进行,也不会产生期望的效果;
审核应由有资格的人员进行,审核人员应依据客观证据,不能因情绪或偏见而左右事实。
审核员开展内部审核是比较困难的,主要表现在:
都是同事,难以产生权威效应;
最高管理者等人的支持往往因人事或环境的因素打折扣;
审核结果涉及员工或集体的荣誉和利益;
有水平、有能力、懂管理、技术高而又有充裕时间的内审员队伍难以建立。
四、HSE管理体系内审的时机和频次
HSE管理体系应在何时进行内部审核,对各部门或各要素的审核以多少为宜,这就是需要讨论的时机和频次问题。
内审一般可以分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类。
常规审核按预先编制的年度审核计划进行,往往是定期对一个或几个部门或要素进行审核,每年应覆盖所有部门(或要素)至少一次或两次。
在体系刚开始运行时,审核的频次可能高一些,待体系正常运转后,频次可以减少到正常所需的水平。
对各部门的审核频次可依据其重要程度来定,也可根据上次审核中发现问题的大小和多少来决定,且每年可以调整。
在以下特殊情况下往往需要追加审核:
1.发生严重的健康、安全与环境问题或相关方有严重投诉;
2.企业结构等发生较大改变;
3.HSE方针、目标发生变化;
4.生产技术装备和流程发生较大变化;
5.首次申请认证注册(体系已运行并通过内审、评审);
6.注册期将满,准备申请延证。
五、编制内审年度工作计划
内审年度计划一般应在每年的年初编制一份,应已计划表的形式。
每月对一个或几个部门进行一次审核,一年内把所有部门、所有要素都要审核一次到两次。
对重点部门或要素的审核次数可适度增加。
请企业的最高管理者批准实施,计划修改要按程序履行手续,修改后的计划仍需领导批准。
内审年度工作计划的编制依据:
1.最高管理者的命令
2.上年度发生问题较多的部门或薄弱环节的状况;
3.体系各环节或要素的衔接存在不紧密或不平衡的状况;
4.体系内外条件变化,需要调整、完善的有关要素;
5.员工、社会及相关方对健康、安全与环境的要求。
表2-3为年度审核计划表的一个示例。
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HSE管理体系作为一种广泛应用于国际石油行业的先进管理方法,拥有一套严密、科学的审查体系,这是HSE体系的精髓。
体系审查的过程从内涵上讲就是依据标准要求对体系文件的符合性及运行的有效性进行的全方位检查,从另一个侧面讲,也就是对体系要素的状况和效果进行审查。
一、对体系要素实施状况的审查
衡量体系要素状况的做法通常是对体系要素在建立运行过程中的执行情况进行监测。
监测体系要素状况可以按以下4个阶段进行:
a)第一阶段:
建立中的体系要素。
在此阶段,企业要根据体系要素的要求,结合实际,编写出一套HSE管理体系文件。
b)第二阶段:
体系要素试运行阶段。
在此阶段,编写出的HSE管理体系文件经管理者审定、批准后发布实施,应用于各个作业环节中,同时提供必要资源为实施做保障。
c)第三阶段:
体系要素正式运行阶段。
在这一阶段,体系要素在组织中发挥功效。
为保证体系要素完整且达到预期效果,要不间断对运行过程进行监视,从而及时发现问题并进行不间断的调整、改进。
d)第四阶段:
体系要素持续改进阶段、通过足够的资源支持,定期的反馈、评审和持续改进,对个体系进行验证和提高完善,从而确保体系要素的持续适用性、有效性。
二、对体系要素效果的审查
对体系要素效果的审查其实就是对体系要素的适合性有效性进行测量。
1体系要素适合性审查
对体系要素的适合性审查也就是测量体系要素与其预定的目的及其技术要求是否适合。
确定适合性的一个问题是:
“体系与活动或作业相关的危险及与使用它的组织相匹配吗?
”例如:
体系要素太复杂,或需要在多的资源,以至于使组织实际上无法实施,那么体系就不能发挥作用,其适合性也会受到质疑;
如果一个体系要靠庞大的工作团队来实施和满足体系预期的全部要求,这样当团队解散的时候,该体系也就无法维持下去。
在测量体系要素的适合性时,需考虑以下因素:
a)及时性。
即:
体系能及时地获得预期的结果吗?
能够及时地处理与期望结果的偏差和例外情况吗?
能否按照适当的时间间隔进行审核?
b)匹配性。
与体系实施相关的人员是否已对体系的责任和目标进行了交流,并已理解和接受?
是否能保持体系的持续适宜性?
c)资源的充足性。
是否已为体系的实施和保持配备了恰当的资源?
是否已对有关人员进行了充分的培训?
d)结果的适当性。
重点是否放在较危险的活动上?
体系运行中产生的信息资料是否是恰当的、准确的和全面的?
2体系要素有效性审查
在测量体系要素的有效性时,可以按照体系要素对主要目标和次要目标的满足情况,将体系要素的效果为4个档次:
a)体系要素的主要目标正在落实,但还没有满足,此时体系要素的效果是最低的,为第一档次;
b)如果体系要素满足了主要目标,其它大部分次要目标仅仅处于落实阶段,则表明体系效果属于第二档次;
c)如果体系要素满足了所有的主要目标和大部分的次要目标,体系效果属于第三档次;
d)如果体系要素基本上满足了所有体系目标,体系效果属于第四档次,也是最高的。
例如:
为便于讨论,把作业许可证程序看作控制高危险性作业的体系要素内容之一。
在某一特殊地点,高温作业是很常见的一种作业,而其他类型高危险性作业仅仅是偶尔进行。
如果将这一地点的体系要素设计成只对热作业进行许可管理,那么体系只满足了主要目标,而不能满足其它目标(如有限空间的进入、挖掘等),这些目标同样是高危险的,只不过很少发生而已。
在这种情况下,体系效果是第二档次的。
一旦完成了对每一个体系要素状况和效果的审查,则应对整个管理体系做出综合审查。
两种审查中水平较低的就是该体系要素的总体水平。
(刘博法张勇)
健康、安全与环境(HSE)管理体系,是一种事前识别风险、评价风险、控制风险和消除风险的科学管理方法。
建立科学、规范的HSE管理体系是企业体现人文关怀、实现经济与环境可持续发展的一种先进的企业管理模式。
HSE体系建立的筹备
建立HSE管理体系是一个庞大的系统工程,涉及到企业管理的方方面面。
企业在筹建HSE管理体系之初,应组织相关部门人员对HSE管理体系标准进行深入学习,对体系总体框架和宣贯模式进行充分分析、调研和策划,最终确立适合本企业的HSE管理体系创建工作的总体系思路。
为使HSE体系建立扎实开展,稳步推进,企业应成立以厂长为组长,各部门一把手为成员的HSE领导小组,下设HSE办公室,负责体系建立的日常工作,HSE办公室由专门管理人员组成,建议分为4个工作小组:
培训及宣传推进小组:
主要负责HSE体系宣传工作以及各层次人员HSE意识培训和HSE工作组所需要掌握的知识培训;
负责与上级、外部的沟通和联系,组织HSE的推广、建立与实施。
危害识别、风险评价小组:
主要负责指导、协调各基层单位进行危害识别和风险评价,核实并汇总评价结果,提出隐患治理方案,编制企业危害识别、风险评价报告。
法律法规识别获取小组:
负责获取国家、地方、行业相关的HSE法律、法规、标准及识别、整理出相关条款,通过企业内部网络提供给各单位组织学习和对照实施,并编写法律法规符合性报告。
文件编写小组:
负责体系文件的编写工作,包括HSE管理手册、程序文件、运行控制文件的编写,并指导协助基层单位作业指导书的和各职能部门HSE管理职责的编制。
为了保证HSE管理体系建立工作顺利进行,HSE办公室人员应每天制定工作计划,每周进行书面总结,同时,还要建立HSE例会制度,总结本周工作,部署下周打算,使工作信息得到及时传达与反馈。
严格规划,确保HSE管理体系建立工作有序进行
根据企业职工对体系的认知和对新生事物的推广难度,企业应严格按照PDCA循环的方法建立一个循环往复、持续改进的HSE管理体系,在符合ISO14001和ISO18001体系标准的前提下,制定HSE具体的建立步骤和霎时间推进表。
HSE体系建立分为五个阶段:
初始状态评审、体系策划和风险评估、体系文件编制、管理体系运行、体系审核及管理评审。
为了培养企业员工的HSE意识和技能,达全员参与HSE的体系建设工作目的,企业应多次组织HSE培训工作,培训工作先从管理干部和技术管理人员抓起,培养中坚力量;
再由各单位组织对班组操作人员进行培训,实现HSE培训网状辐射的功能。
开展HSE初始化状态评估,找出管理差距
HSE办公室应深入各职能部门和生产现场,就组织机构、HSE职责、装置设计和建设、事故预防和处理、承包商和供应商管理、现场安全管理等方面进行了全面、仔细的调查,收集分析以往的事故案例,查阅相关的法律法规标准制度,观察分析现场操作,了解掌握企业在HSE方面的现状、问题和差距,客观评价现有的HSE管理,形成企业初始化评估报告。
危害识别和风险评价是HSE管理体系的核心和基础。
科学、细致、全面的风险评价是建立有效的HSE管理体系的前提,企业应投入大量的人力、物力来开展这项工作,发动全部一线职工直接参与此项工作中,从而真正找出企业运行过程中的可能存在HSE危害。
危害识别、风险评价工作共分五个阶段。
准备阶段:
组织各职能部门和各基础单位对各自所管辖的所有作业活动及设备设施进行摸底统计,整理出企业作业活动及设备设施清单,初步确定危害识别及风险评价的范围。
培训普及阶段:
为了让每一位员工都掌握危害识别与风险评价的分析方法,建议采用层层培训的方式,首先对管理人员和技术人员培训,然后要求他们回到各自单位组织全员培训和评价实践,期间,HSE办公室人员根据各单位的实践情况,有针对性地辅导、讲评和总结,帮助职工更好地掌握分析方法。
全面开展阶段:
危害识别和风险评价、环境因素识别和评价在各单位全面展开,主要从人的不安全行为、物的不安全状态、环境的不良以及管理缺陷四个方面来分析。
目标、指标、管理方案的制定:
根据危害识别及风险评价的情况,风险评价、危害识别小组负责编制企业危害识别风险评价报告,并将当年的安全、环保、职业卫生目标分解成指标下发到各单位。
各单位结合实际情况,针对每一次重大危害和重大环境因素制定具体的控制方案,通过行政控制(如制定各种规章制度)、工程控制(如技措技改,隐患治理)、员工控制(如培训员工的HSE意识和技能)来降低风险,以确保目标、指标的完成。
HSE管理体系作为科学的管理体系,所涉及的生产经营活动都必须以符合国家现行法律、法规及各种政策要求。
为了使每一项工作都“有章可循”,企业必须确定识别、获取法律法规、标准、要求的方式、更新的途径等。
法律法规小组负责收集有关国家、地方法律、法规和企业标准、规定、要求等,并梳理原有的HSE规章制度,整理编写企业《适用的法律法规和标准一览表》,具体条款明确至各职能部门和基层单位,以网络的形式,在局域网上公布,要求各单位组织学习,开展符合性评估工作,修订相关的管理文件,做到管理工作有法可依,工作符合法律的要求,从而使广大职工进一步树立法制观念,明确管理人员和员工的法律责任。
HSE管理体系文件的编写
体系文件是HSE管理体系建立的基础和载体,它包括管理手册、程序文件、作业指导书三部分,其结构设计的合理与否及文件可操作性程序直接关系到体系运行质量的好坏,所以要求要高。
为此,企业要对体系文件得精心设计,认真编制,仔细审定。
管理手册
HSE方针的拟定,应结合企业HSE实际情况,充分考虑企业目前HSE风险及影响的性质与规模、遵守相关HSE法律法规以及对HSE绩效持续改进的承诺,能够实现为今后企业制定和实施HSE目标及指标提供框架的目的。
管理手册为政策性文件,是企业向内部和外部提供关于HSE整体信息的文件,其深度和广度应因企业的不同而不同,编写时应以适应企业的需求为前提,充分考虑企业的规模、风险的性质、技术要求及员工素质能力。
程序文件
程序文件是企业内部管理的具体运作程序,是为进行某项活动或过程所规定的方法和途径。
在编写时,建议采用谁主管谁负责编写的原则,首先由HSE办公室组织相关人员编写每个程序文件的流程示意图,结合标准,讨论工作流程的合理性,做到集思广益,反复论证,确保每一项工作的流程在理论上(主要指标准和法律等)的合理性和实际上的可操作性相统一。
流程图确认后,按照流程图编写程序文件,在工作程序中要明确所涉及到的人员,列出开展各项活动的步骤,明确进行活动的接口关系,活动如何控制和所要达到的要求。
充分体现5W+1H(谁、何时、何地、做什么、如何做、如何控制),使程序文件具有可操作性和可检查性。
作业指导书
作业指导书是指导基层现场作业的工作指南性文件,规定现场作业的具体工作方法,由基层单位负责编写。
要求编写过程中根据危害识别及风险评价的情况,从“干什么、如何干和出了问题怎么办”三方面入手,编制出有效削减和控制风险的作业指导书。
HSE体系的试运行与评审
体系文件编制完成后,各个层次的文件进入试运行阶段(体系磨合期),目的是让体系在实践中检验其充分性、适用性入有效性。
运行期间,企业内外部应加强运作力度,明确职责,落实责任,加强考核,用制度保障体系运行畅通。
通过实施HSE手册、程序文件、作业指导书,建立各类记录、图表、资料等做好记录,在评审中发现问题,找出问题的根源,采取改进措施和纠正措施,纠正各种不符合,及时修正体系,达到持续改进的目的。
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