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负责指定会议实际执行过程的内容记录、整理、监督等工作;
3、各部门:
严格执行本制度,并对本制度提出改进建议。
四、原则
1、分级召开原则:
根据参会人员的不同,将公司目前所有会议划分为4个级别,
分别是公司级、中心(五大中心)级、部门级和专题类会议;
2、有效性原则:
会议主题需主持人进行把控,以保证其有效性;
3、消除浪费原则:
有选择的为各层级管理者提供有用的信息,避免管理浪费;
4、时间原则:
严把会议时间概念,杜绝拖延、推诿,达到现事现办,当机立断,
敢于决策的目的。
第二章职能分工
一、人力资源部
(1)会议管理制度的制定、意见征集及后期修订等整体协调工作;
(2)会议层级的划分、基本内容的规范等制度内所涉及的内容;
(3)各类会议召开前,依据会议层级的不同,规范召开会议组织部门会前应做
的准备工作;
(4)对会议开始后的整体流程进行梳理,供会议召开部门依据执行,保障会议
高质高效的进行;
(5)规范会议结束后,会议纪要(参考附表1)的书写,报送的范围等标准的
制定。
(1)对各类会议是否按照《会议管理制度》执行进行抽查,及时通报具体结果;
(2)对指定的中心级、公司级会议进行全程跟进,依据制度对违纪现象及时进
行处罚。
3、综合办:
(1)公司级例会召开前各参会部门日常工作、需解决问题及意见建议的收集整
理、上报给会议主持人;
(2)负责公司级会议会议纪要整理、上报及下发等工作;
(3)根据不同会议的具体要求,配合会议召开部门的会议服务工作。
4、会议召开部门:
(1)公司一级部门可根据工作情况申请召开公司级、中心级会议(参考“公司
级专题会议召开申请流程”);
(2)会前各项准备工作,包括会议通知发放、签到、资料、迟到早退人员把控
等内容;
(3)会议进行中,整体流程、效果的保障,会议主持人为部门副职及以上人员;
(4)会议结束后,会议纪要的整理、上报及下发等工作,同时对会议的决议落
实情况负责,除稽核部进行督促落实之外,会议召集部门有责任确认落实
情况及效果;
(5)及时向直属上级领导汇报会议决议的事项及后续落实情况;
(6)负责下次其部门召开会议前,通报上次会议的决议落实情况。
5、会议主持人
(1)需对会议主要议题深入理解,能够深刻理解需要达到的会议目的;
(2)会议召开过程中的流程、时间、发言者的把控,使之符合会议要求;
(3)负责与召开会议的主要领导沟通、确认会议决议及预期效果,及时联络会
议纪要负责人,达到会议纪要真实有效、言简意赅的目的;
(4)任何层级会议,主持人都要对会议中需要做出决议的事项负责,不推诿,不扯皮,敢于在会上做出决定,积极执行;
(5)公司级例会第一主持人为刘占川副总裁、第二主持人为花东栓副总裁,第
三主持人为刘通助理;
中心级例会主持人为各中心主要领导;
部门级例
会主持人为部门负责人;
专题类会议由申请部门指定。
6、会议纪要负责人
(1)负责会议召开过程中各与会人员的发言记录、会议决议、领导指示等内容
的记录;
(2)会议纪要标准:
言简意赅、深入浅出、真实有效;
(3)向会议主持人确认发言内容,会议决议,任务分配等重点内容。
第三章会议管理制度
一、会议分类
1、公司级会议:
一级部门副职及以上人员参加的会议即为公司级会议,包括公
司级例会(公司调度会)、公司级专题会议;
2、中心级会议:
由五大中心召开的(生产调度会、市场调度会),作为公司级例
会补充的会议,包括中心级例会、中心级专题会议;
3、部门级会议:
各部门自主召开的内部会议;
4、专题类会议:
就某一问题进行的研讨类会议、政策发布等,申请召开专题类
会议的部门应根据问题的大小、涉及范围考虑召开何种级别的会议,主持人应引导参会人员积极发言,最终达成决议,无决议的会议视为无效,组织者对结果负责。
二、公司级会议
1、公司级例会
(1)参会人员:
一级部门副职及以上人员;
(2)每周一至五召开公司调度会,18:
00以后,由行政副总裁主持,如第一主
持人不能参加,则依次由第二、三主持人主持,召开时间原则上不超过30
分钟;
召开流程如下——
2、公司级专题会
(1)、申请召开公司级专题会议流程:
各一级部门可以根据工作情况申请召开司级专题会议,防止拖延,申请流程如下——
三、中心级会议
1、中心级例会
中心所属部门副职及以上人员;
(2)日常性例会:
每天召开会议(现有市场例会、质量例会、生产例会),18:
00以后,由中心领导主持,召开时间原则上不超过30分钟;
(3)中心级例会召开流程参考“公司级例会召开流程”;
(4)会议主持人应由中心领导担任,指定会议记录人员;
(5)主持人根据上次会议纪要内容,跟进工作开展情况;
(6)各部门负责人根据实际情况发言,可讨论问题时间;
(7)主持人总结,总结本次会议内容,做出决议,明确任务责任人或部门,完
成时间等信息;
(8)会议结束第二天12:
00之前,中心下发由主持人签字的《*月*日**会议纪
要》,报直属高层领导;
2、中心级专题会议
(1)申请召开中心级专题会议流程同“公司级专题会议申请流程”;
(2)行政副总裁可根据实际情况,决定是否有必要参加会议;
(3)完整的会议纪要应在会议结束第二天12:
00之前送达参会人员手中,并报
所属领导(副总裁级)。
四、部门级会议
(1)各部门根据实际情况安排具体时间,每天召开,以不影响正常工作为宜,
时间不超过20分钟;
(2)部门级会议以向本部门负责人汇报工作,得到指示为主;
(3)会议纪要完成后,于部门内成员间共享。
五、参加会议发言内容范围
1、公司级会议
(1)各中心之间因工作关联需要协调的问题,各中心领导为责任人,负责沟通
联络,并安排具体人员进行配合,协调联动;
(2)需其他部门知悉的各类方案、计划等;
(3)对公司的各类意见、建议,如此类意见、建议影响范围过于小,无需在此
级别会议中提出;
(4)需要与2个以上部门进行沟通的工作,或需要公司领导协调其他部门的问
题,提出此类问题的人员,需在会前与相应部门沟通,无果后,方可在会
上提出;
(5)如果能够在现场立即解决的问题,没必要在会议上提出,本着“立即办、
马上办”的原则进行处理,防止“等开会解决问题”的现象发生,拒绝拖
延;
(6)本部门工作过程中的异常、处理方法及结果的横展与分享;
(7)其他问题,与会者应主动甄别是否有必要在公司级会议上提出。
2、中心级会议
(1)日常工作异常情况汇报,得到其他同事、领导的帮助;
(2)需其他部门协助的工作,中心领导负责在公司级会议上进行沟通,联络,
如果能够在现场能够立即解决的问题,没必要在会议上提出,本着“立即
办、马上办”的原则进行处理,防止“等开会解决问题”的现象发生,拒
绝拖延。
六、会议纪要管理
1、语句流畅,易于了解,同时不失真于会议主题;
2、会议结束后按要求时间节点,整理出会议记录,尽可能维持在1-2页纸的长
度,报会议主持人签发;
3、在下发会议记录时,为保证会议决议传达到位,参会部门都应发到,以便稽
核部后期跟进。
七、会议纪律管理
1、各类会议,进入会场所有人员,应将手机关闭或调整至震动状态,会议中手
机响、玩手机等现象,处以责任人100元/人次的罚款;
2、公司级、中心级会议,应参会人员有义务配合问题收集部门,提交相关问题,
以便协调解决,对于不能及时反映问题的参会人员,一经查实,依据问题大
小,对工作造成的影响程度,将对责任人给予500-5000元的罚款处理;
3、公司级、中心级会议,应参会人员如果在公司则必须参加,正常倒休、请假
时,应指派部门副职人员参加,部门不得缺席会议,否则将对部门负责人处
以200元/次的罚款;
如发现部门负责人在公司,刻意不参加例会的现象,将对责任人处以500元/
次的罚款;
如因工作原因,确实不能参加例会的,应向会议主持人请假,并在会议纪要
负责人处备案,同时要指派部门副职人员参加,且副职要传达到位,不请假
不参加例会而直接指派副职参加的,将对部门负责人处以200元/次的罚款;
4、公司召开各类会议,参会人员不得迟到、早退,否则将处以100元/人次的罚
款,超过通知时间进入会场的即为迟到,中途离开、接电话视为早退;
5、会议主持人对会议纪律进行把控,及时联络稽核部做出违纪处理;
6、对会议决议落实不到位、未按时间完成工作的,主持人视情节轻重,会后给
予相应责任人一定的罚款处理;
7、专题会议,提倡“能在现场解决的问题,不在会议室开会的原则”,如发现违
反此原则的现象,将给予相应责任人一定的处理;
8、对于会议主持人,在主持会议时,要积极对会上属于本职权限范围内的问题
做出决策;
超出本职权限范围的问题,会上不能决策,但要给出决策时间节
点,由稽核部进行跟进;
如违反此规定,由稽核部以周为单位将情况进行总
结,报主持人所属上级进行处理;
9、会议纪要负责人,对会议纪要内容负责,将问题解决的时间节点、决策、建
议的回复、任务分配等关键问题记录清晰明了,不产生歧义,如违反由会议
主持人对纪要负责人进行处理。
本制度其他未尽事宜由人力资源部进行解释
(本制度自下发之日起,试运行1个月)
人力资源部·
稽核部·
综合办公室
2014年9月9日
附表1会议纪要
会议纪要
编号:
CY/XZ-****-HY-**-**签发:
发文部门
会议时间
主题
会议地点
参加人员
会议内容
记录
联系电话
审核
呈报:
抄送:
附表2会议签到表
会签到表
会议发起部门:
日期:
会议用时:
会议主题:
主持人:
序号
部门
姓名
代替人
标记
1
19
2
20
3
21
4
22
5
23
6
24
7
25
8
26
9
27
10
28
11
29
12
30
13
31
14
32
15
33
16
34
17
35
18
36
备注:
1.会议纪要负责人填写表头及违纪记录,并对本表格进行保存,以便会后跟进;
2.由会议纪要负责人填写请假人员的签到为“请假”,替代人员签部门及自己姓名;
3.迟到、早退、中途离场、接打手机等违纪现象,请在“标记”一栏进行记录。
附表3会前准备点检表
会会前准备点检表
组织部门:
会议时间:
召开地点:
会议级别:
到会人数:
项目
点检人
每位参会者是否都已知悉会议主题
会议所需资料是否准备完毕
资料是否已发到与会者手中
到会人数能否保证
主持人是否了解会议流程、达成目标
主持人是否知道会议用时
是否已通知稽核部
附表4会前问题、建议和工作汇报整理表
(部门)参加会议内容整理
部门负责人:
日期:
时间:
结果
内容简述
责任人
需配合部门
完成时间
日常工作汇报
协调问题
意见建议
1.各部门可根据当天实际情况适当增加或减少表格数量及大小;
2.其中建议的结果栏,写清楚此建议预期能够达到的效果;
3.请及时填写此表,于会议开始前2.5-3小时交会议纪要负责人。
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