记录控制程序Word格式文档下载.docx

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B/0

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1目的

证实管理体系有效运行，并提供客观证据。

2适用范围

本程序适用于xxxxxxxx公司质量、环境和职业健康安全管理体系涉及的记录管理。

3引用文件

3.1《文件控制程序》

4术语和定义

本程序采用GB/T19001－2008《质量管理体系要求》、GB/T24001－2004《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》标准中的术语和定义。

5职责

5.1企划部负责记录的管理，负责记录的批准、标识、备案、检查的管理。

5.2相关职能部门负责记录表格内容的审核。

5.3各部门/单位负责职能范围内记录表格内容的编制及日常管理。

5.4记录填写人员负责按规定进行记录填写，保证记录的真实、准确和清晰。

6工作程序

6.1记录的控制范围

6.1.1与产品有关的记录。

6.1.2与过程、要素有关的记录。

6.1.3与管理体系运行有关的记录。

6.2记录的控制要求

6.2.1公司记录的控制原则：

统一策划、分工实施、归口协调。

6.2.2记录样表作为文件进行控制，填写后作为记录进行控制。

6.2.3各部门/单位对职能范围内的记录进行控制，并建立《记录统计表》。

企划部建立全公司《记录统计表》

6.3记录的编制和审批

记录样表由各部门/单位编制，并填写《文件审批单》，由职能部门对记录样表内容进行审核后，报企划部批准、备案。

6.4记录的标识、填写和检查

6.4.1记录用统一的编码标识，执行《文件控制程序》中《管理体系文件编码规定》。

6.4.2记录由规定的人员填写，做到及时、准确、真实、完整和清晰。

6.4.3记录的填写要求

a）实事求是，认真负责，保证记录的客观性；

b）准确及时，不准随意补记；

c）必须注明时间、班别和记录人姓名；

d）当记录内容和数据的填写错误时，应在原数据上划一道线，将真实数据填在附近空白处，更改人签字或盖章；

e）应用圆珠笔或钢笔填写，字迹清晰。

6.4.2企划部和各单位定期对记录的填写与管理情况进行检查，发现问题及时解决。

6.5记录的归档、贮存

6.5.1记录由各单位配备专职或兼职人员归档，并在规定时间内送到规定的场所贮存。

6.5.2记录的贮存环境要适宜，防止损坏。

6.6记录的保管期限

记录的保管期限按附件一的规定执行。

6.7记录的查阅

查阅记录填写《记录查阅登记表》，由记录的保管人员查找。

6.8记录的处置

超过保管期限的记录，由各部门/单位保管人员验证后进行销毁，如为积累知识而保留的记录进行专门标识和保管。

6.9记录的修改、作废

6.9.1由于组织机构、产品、过程、要素等发生变化，需对记录样表进行修改，修改的程序按6.3的规定进行重新审批

6.9.2由于组织机构、产品、过程、要素等发生变化，作废的记录由各单位填写《文件审批单》，职能部门审核后，报企划部批准，予以作废，企划部在记录统计表中注明。

6.10记录的评审

6.10.1记录样表作为文件管理应进行定期评审。

6.10.2记录样表的评审按《文件控制程序》中文件评审6.8条文件评审的规定程序执行。

6.11记录的保密

为提供某种证实，需对公司外单位提供记录时，由各部门/单位填写《复制记录审批登记表》，报公司主管领导审批后对外提供。

未经公司领导批准，任何单位或个人不得将记录提供给公司外单位。

7记录管理

本程序形成的记录按《记录控制程序》进行管理。

附件一

记录分类表

标准条款

记录类别

保管部门/单位

保管期限

Q

E

S

4.2.3

4.4.4

文件控制记录

各部门或单位

5年

4.2.4

4.5.4

4.5.3

记录统计表

企划部、各部门或单位

长期

6.2

4.4.2

人力资源记录

人力资源部、各部门或单位

6.3

--

基础设施记录

设备工程部、各单位

7.1

产品实现的策划记录

技术中心

7.2

与顾客有关的过程记录

经销公司

7.3

设计和开发记录

7.4

采购记录

采购部门

7.5

生产过程记录

生产安环部、各单位

3年

4.3.1

环境因素识别、危险源辨识记录

4.3.2

法律法规和其他要求记录

5.4.1

4.3.3

目标、指标、管理方案记录

5.5.3

4.4.3

信息交流、协商、沟通记录

4.4.6

运行控制记录

4.4.7

应急准备和响应记录

7.6

监视和测量设备记录

计控处、质检处

8.2.3

过程的监视和测量记录

技术中心、各单位

8.2.4

产品的监视和测量记录

质量检验处

4.5.1

环境、安全监视和测量记录

生产安环部

4.5.2

合规性评价记录

8.3

不合格品控制记录

事故、事件、不符合记录

8.4

数据分析记录

8.5

纠正和预防措施记录

技术中心、安环部、各单位

8.2.2

4.5.5

内部审核记录

技术中心、生产安环部

5.6

4.6

管理评审记录