自装空调安装卡操作制度Word格式.docx
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自装空调安装卡操作制度Word格式.docx
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注①:
售后服务工作单由门店财务统一保管,并登记由门店售后服务工作台统一开具,最多限3天用量。
电脑打印售后服务工作单四联用途:
第一联协管留存联交协管员——协管与施工联抽单后注明“已安装抽单”,另外存放
第二联客户联交客户留存不收回
第三联施工联交协管员——派单安装工——安装完毕客户签字随卡返回协管员——与台账留存联抽单后,施工联与安装卡一齐交台账
第四联台帐留存联台帐留存,并与协管上交施工联、安装卡复核,复核一致,注明“已复核”,另外存放,对于长期未抽到的单子(指安装日期起三天以上)及时向协管员催收
电脑单与手工单都必须按规定用途联次使用,不得颠倒次序,五联单一律取消
注:
手工单联次与电脑单联次不一致,
手工单电脑单
第一联白色——商场留存(协管留存)第一联白色——协管留存
第二联白色——施工联第二联红色——客户联
第三联蓝色——客户留存联第三联黄色——施工联
第四联红色——售后留存联(台帐留存)第四联绿色——台帐留存联
注②:
协管收到施工联和协管留存联,根据安装日期进行派单工作,并由安装工在留存联上签收;
对于已派单和未派单的单据分开夹放,不得混淆。
台账留存联由服务台每日汇总后交台账,台账根据服务台上交的工作单与销量核对。
(监控、管理重复开单)
注③:
协管根据本日派单及收卡情况登记表三“门店自装派单、收卡签收明细表”和表四“门店自装派单、收卡汇总表”,明细表上必须每日有协管和安装工签收手续,双方对签字负责。
注④:
安装工根据施工单进行安装,安装完毕准确填写安装卡,并将施工联和安装卡交协管员,协管员核对数量,审查安装卡的填写正确性,避免病卡和死卡的出现。
安装工原则上本日派单,隔日交卡。
注⑤:
协管收到施工联、安装卡与协管留存联进行抽单(以售后服务工作单单号为准),未抽到单据表示尚未上交卡,对于长期未交卡的单据(三天以上)必须及时催收,保证安装卡的安全回收。
当日抽单完毕将施工联和安装卡一齐交台账,协管留存联上注明“已安装抽单”并由协管保留。
对于外发安装的,由于安装卡由售后结算组统一收回,故派单后直接将施工联交台账,并在右上角注明“外发”字样(长虹除外)
协管登记表二“门店空调派单、收卡签收表”,与台账作好签收移交手续,并对签字负责。
注⑥
台账根据协管上交施工联、安装卡与台账留存联进行抽单(以售后单号为准);
区分本门店销售自装数量、外发数量和代其他门店的安装。
注⑦
台账根据当日实际空调销售数登记表一“门店台账空调销售提货收卡统计表”(下称统计表),详见填写说明
台账根据当日抽单数登记“统计表”。
“统计表”中的‘未收卡’数量等于未抽到的售后单,表示尚未交安装卡的数量,对于长期未抽单据(一般三天以上),台账必须向协管催收,在执行中存在问题直接向售后服务中心反映。
台账必须每日将“统计表”传真至售后服务中心作记录。
每月23日前与协管员核对无误后双方确认签字,将报表原件交售后服务中心,台账及协管留存复印件。
注⑧
内派指销售与安装非同一门店
派出门店:
协管员将施工联和协管留存联注明“**门店安装”交台账,台账登记表一、表五后传真至派入门店台帐处,并电话复核,以免售后单丢失。
派入门店:
台帐进行表格(附表一、表五)登记,登记完毕将二联一同交本门店协管员,
派入门店协管员收到后进行施工单派单、收卡、抽单等工作,操作流程及方法同上。
向台帐交单时,将内派代安装单据整理分类。
派入门店台帐收到内派代安装单据,进行勾对工作,勾对一致,登记“统计表”,对于长期未勾对到的应催收协管员。
注意事项:
1、所有表格数量均计台数,不按发票或售后工作单单据数量。
2、表一、表四分别由台账、协管每日传真至售后服务中心,两表数据必须保持一致,当日数据次日传真
如上海分公司:
表内21日的数据填写完整后,于22日上午11点之前传真:
。
台帐将本门店自装、本门店外发、内派出、内派入分类整理,按每月23日前上交售后服务中心。
三、岗位职责
1、协管工作职责:
1)每日将工作单汇总后,按区域合理派单;
2)按时填制表三、表四与安装工做好交接,做到当日派单,隔日收卡(特殊情况除外),对安装工上交的安装卡认真审核,严格把关,杜绝病卡出现;
3)并与协管留存联抽单,每日将安装卡汇总后交台账,并与台账做好交接单(表二);
4)超过3天未抽到的安装单必须向安装工及时催收。
2、台账工作职责:
1)严格监控协管的派单、收卡工作,对协管工作进行财务方面的指导,对协管的违规操作提出处罚意见;
2)每日按实际数量填制表一、表五(2份)、表六;
3)对协管上交的安装卡必须与台账留存联抽单,对未抽到的工作单超过3天及时向协管催收。
4)与协管做好交接单(表二)。
5)台账上交安装卡必须填制表六,并让驾驶员签字确认。
3、技术部工作职责:
1)对台账上交的安装卡数量审核,发现数量不符及时与台账联系;
2)确认并填制表六,严格把好病卡关,发现病卡及时抽出,并交安装科,由安装科跟踪、落实;
3)对于厂方退回的病卡、死做好账簿登记,并核实责任做处分。
4、门店财务主管:
负责对台帐安装卡的严格管理和规范操作,并对协管的不规范管理向门店经理和技术服务部及时反映。
5、门店经理:
对门店空调安装事宜负责整体管理监控工作。
6、安装卡代交人(指安装卡从门店转交技术服务部,一般为驾驶员):
负责安装卡的安全及时完整转交。
四、奖罚制度
为了从根本上解决空调安装卡的监管问题,职责分明,以确保空调安装卡的正确发出、足量收回、安全上交、杜绝流失,特制订《安装卡流程的奖罚措施》:
奖励制度
门店台帐严格执行制度,及时准确填写相关表格,且未出现安装卡遗失等现象的,对台帐奖励200元,以一年为考核期限。
门店协管严格执行制度,及时准确填写相关表格,未出现安装卡遗失等现象的,合理派单,对安装工进行有效管理,对协管奖励500元,以一年为考核期限。
对门店举报严重违规行为的人员,经查核属实的,对举报人每次奖励100元。
一、处罚制度
1、未开具的售后服务单据随意摆放,每发现一次,对责任人扣2分,罚20元。
2、门店财务不按规定填写“售后服务工作单收发领用登记本”的,对保管人扣5分,罚50元。
3、服务台每日上交的工作单,台账必须与日销量核对,如有差异,及时核查,对不及核查的,台账扣3分,罚30元。
4、审卡责任由协管员承担主要责任,台帐进行复审。
发生死卡,对协管员扣5分,罚50元;
对台帐扣2分,罚20元;
另对安装工进行120%处罚;
发现病卡,台账、协管员每条信息扣分,罚5元。
5、发生安装卡遗失,对责任人扣5分,罚50元,并全额赔偿对应结算标准的损失金额,责任人以各签收表为依据。
例:
经抽查确认某协管员丢失一份松下型号的安装卡,则由协管员赔偿160元现金,以此类推;
6、内派安装的,发生内派入和内派出数据不一致,每差一台,对双方台帐各扣罚2分,罚20元,因传真失误发生安装卡遗失的,按上述第4)条执行,责任人为双方台帐,各承担一半结算金额。
7、表一、表四统计表数据台账与协管员须每日核对,如上传表一、表四数量不符,每发现一次,对协管和台帐各扣2分,罚20元。
8、表二的收卡数应与表一、“商场每日上缴安装卡清单”数量相符,如有差异,对台帐扣2分,罚20元。
9、台账统计的表一,如表内数量不平且不及时修改的,对台帐扣2分,罚20元。
10、协管员统计的表三、表四数量不符且不及时修改的,对协管员扣2分,罚20元;
表三内协管和安装工不签字确认,每发现一天,对责任人扣1分,罚10元。
11、台账、协管员每日将报表传总部,每漏传一次扣2分(休息除外),罚20元。
12、协管员必须每天上交一次安装卡,如上交时间与安装日期超过5天(特殊情况除外),协管每条信息扣2分,罚20元;
由台帐负责扣罚(如台账包庇,到总部审核发现后,台账连带责任每条信息扣1分,罚10元),如造成公司被厂商结算扣款,一切损失由迟交责任人承担。
13、如发现表一、表四有抄袭,或与实盘数量不一致,台账、协管员各扣8分,罚80元。
14、发现安装卡私自结卡,对责任人扣罚50分,全额赔偿安装卡结算金额,并除名。
15、凡公司出售空调,除特殊情况外必须由本公司派单安装,发现空调安装飞单现象(指空调安装业务不经协管按规定派单安装,直接外发,造成公司无卡可结),对责任人扣50分,全额赔偿安装卡结算金额,并除名。
16、发生空调销售量大于售后服务工作单的空调数量,由台帐进行审查,找出无售后单的空调,对相应的空调营业员扣罚5分,罚50元,并全额赔偿安装卡结算金额。
17、销货退回(指未安装),售后工作单四联交齐,才能退货,并在ERP中注销该条信息,如四联单未交齐发生退货,台账扣2分,罚20元。
18、空调待装数(有售后工作单且尚未派单),每星期协管员必须进行电话回访,避免安装卡流失,由台账监控;
如抽查发现待装数中有已安装或待装信息遗失,协管员扣5分,罚50元,并全额赔偿安装卡结算金额。
19、门店财务主管监控不力的,发现问题不及时反映的,视情节轻重,扣2—10分,并罚相应金额。
20、门店经理监控不力的,发现问题不及时处理的,视情节轻重,扣5—15分,并罚相应金额。
二、奖励处罚权划分
1、奖励由技术服务部与财务部共同提议,并由人事行政部签发。
2、对台帐的处罚。
一般由门店财务主管签单,经门店经理同意后处罚;
公司检查部门或技术服务部、财务部门发现,有权直接签发处罚单。
3、对协管的处罚。
一般门店经理签单,门店财务主管、台帐有提议权;
公司检查部门或技术服务部、财务部门发现后有权直接签发处罚单。
4、对门店财务主管的处罚,由门店经理签单;
另检查部门或技术服务部、财务部发现后有权直接签发。
5、对门店经理的处罚,由分公司经理签单。
6、凡发生丢卡、飞卡现象的,赔偿金额由技术服务部根据结算标准计算。
本规定自二○○三年四月一日起执行,以前文件如同本文有冲突的,以本文为准。
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