商务信函写作教程Word格式.docx
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地址现多用齐列式,也可用缩行式。
其排列顺序与汉语相反,先写姓名,后写地址,
写地址应由小至大,即先写机构名称,依次写门牌、街道城市名、州(省)名及邮
区代号,最后写国名;
5、关于信件类别,投递方式及其他事项说明,写在信封左边
寄信人地址下,或写在左下角。
如怀疑信件能否送交收件人,可在信封最下缘标明“IFUNDELIVEREDPLEASERETURN
TO…”,意为“无法投递,请退交……”
(四)具体内容
建立贸易关系
建立贸易关系(EstablishingBusinessRelations)是双方业务往来的基础,要扩
大贸易往来,就必须在巩固发展已有的业务的基础上,不断物色新的贸易对象,不
断拓展业务关系。
建立贸易关系的方法大体(如广告、函电等)来建立联系。
在现代经济生活中,后
者由于传播速度快,扩散面广而被广泛采用。
无论采用哪种方法,都必须事先做好
市场调研,市场调研一般着重这几个方面:
1、该市场的商业习惯,海关条例,特别
是习惯作法和付款条件;
2、进出口机构及其国内商业联络途径;
3、市场购买力,
消费者的兴趣、爱好;
4、同类商品的竞争情况;
5、贸易制度、关税制度和进出口
管制条例;
6、港口条件、地理、社会、政治情况。
新的贸易对象的名称、地址,一般可以从这几个方面来获得:
1、代理商、
推销小组的推荐;
2、现有来往的银行或客户的介绍;
3、贸促会和商会的介绍;
4、
驻外使馆商务处的介绍;
5、各种传播媒体。
在与新的贸易对象联系前,应该对其进行资信调查,调查的内容包括资金情
况,经营能力、商业信誉等等。
建立贸易关系的函电,可以介绍本机构所经营的业务,寄送商品目录、价格表及样
品等。
为了促进交易,也可以询问对方的愿望和要求。
建立贸易关系的函电,必须热情诚恳,除注意礼貌外,不必过于谦虚,一定要给对
方留下一个良好的印象。
询盘
询盘又称询价。
指交易一方欲购买或出售某种商品,向另一方发出的探询买卖该商
品及有关交易条件的一种表示。
按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。
一般询
盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标(作报
价单用),等等。
具体询盘是买方有做买卖的要求,指定商品要求卖方报盘。
询盘可以口头发出,也可采用书面形式,或通过电报、电传等。
通常由买方发出。
买方的询盘只表示一个意愿,没有必须购买的义务;
卖方也没有必须回答的义务。
但一般卖方要尽快答复,向买方开盘或正式报盘。
买方的询盘往往不限于一个对象,
可同时向几个客户发出,选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。
询盘也可以由卖方了出,旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。
询盘是联系客
户的一种方法,也是了解市场行情的一种手段。
一般来讲,写询价函的目的是为了解情况,而其读者又需马上了解信函的内容。
因
此,语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。
最好在信的开头就写出你想问的问
题,但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体,而且要彬彬有礼。
询价函一般包
括:
1、商品的大体情况(GeneralInformation);
2、商品目录(Catalogue);
3、
价目单(Price-list)和数量(Quantity);
4、样品或样本(Samples);
5、款式、
型号(Pattern);
6、估算(Estimate);
7、付款方式(TermsofPayment);
8、
交货时间(Shipment)。
报盘、递盘、还盘和接受
报盘(Offer)又称发盘。
是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。
通常是一方先向
另一方提出某种交易条件(如:
商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等),
而另一方愿接受此条件,即交易合同成立。
卖方的Offer称为SellingOffer,买方
的Offer,称为BuyingOffer。
报盘有实盘(FirmOffer)和虚盘(Non-firmOffer)
两种形式。
实盘又称“不可撤销的发盘”,指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯
定的交易条件,并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。
虚盘是卖方所作的非承诺性表示。
往往附有保留条件,它没有买方只要接受就可以
成交的权限。
还盘(CounterOffer)又称还价。
指交易一方收到对方报盘后,不同意或不完全同
意报盘中的内容,但又有意达成交易,为进一步洽商,便向对方提出新的条件,修
改条件或其他要求,均称为还盘。
递盘(Bid)又称递价,出价。
在商品交易中,如卖方手中货少,行市又看涨,或对
当前市场情况不清楚,再则是不知买方有无诚意购买,卖方常要求买方先递价,连
续收到各地客户递价之后,以便集中对比,然后决定与谁成交,这样比较主动。
接受(Acceptance)指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容,并
同意据此订立合同的一种表示。
接受一经发出,不能任意撤销。
订货
订货是买方向卖方提出的要求,要求卖方按定单所列的各项条件供货。
定单的取得,
大致有两种情形:
1、经卖方报盘,或买方的还盘,最后由买方接受而成效,由买方
制定定单发给卖方;
2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品,直
接定货(或称定购)。
定货可随时以书信的形式写成,亦可用事先印妥格式的定单。
定单或定货书信一经
卖方确认,一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。
因此,它们的制定或撰
号必须准确和清楚,以免引起不可更正的麻烦。
订货同询盘和报盘一样,可采用电话、电报或书信方式提出,以电话或电报方式提
出者,通常均另以书面确认之。
另外,卖方接到买方的订单后应认收。
认收时,最好重复一下订单的条件。
有时卖
方因某种原因不能接受买方的订单。
在这种情况下,可选用三种方法:
1、送上代用
品;
2、还盘;
3、拒绝接受。
采用送上代用品的方法要特别慎重,因客户可能对代用品不满意而拒收。
如送代用
品,事先未获得客户同意,其货物最好用试销方式,并负责往返运费。
拒绝接受订
单是在确实无他选择时再用。
此种信函必须非常仔细缮写,而且要为友谊和今后交
易留有余地。
最好采用还盘的方法或劝说买主接受。
装运
装运(Shipment),装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。
它包括装运
时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。
就外贸而言,装运大多数由远
洋轮来承担,即不定期货船或是定期班轮。
随着国际贸易的迅速发展,集装箱的使
用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式,而且使海运的运费降低了一
半。
装运时间,即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。
在按FOB、C&
F和CIF
价格条件成交的情况下,卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据,如提单日期
在合同规定的装运期内,卖方就履行了合同的交货义务。
但在FOB条件下,通常是由
买方租船或派船或订舱位,如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务,
买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。
不管交易是按FOR、C&
F还是CIF成交的,合同一般规定货物装运完毕后,卖方必须立
即向买方发出装船通知(ShippingAdvice),其内容包括合同号(或订单)、商品
名称、数量、货值、船名及启航日期等。
对于按FOB和C&
F成交的交易,买方收到卖
方的装船通知后应立即办理保险,并准备接货。
如因卖方未及时发出装船通知,致
使买方未能及时办理保险,而在此期间货物在运输途中遭到的损失,应由卖方负责。
在对外贸易中,货物装运后,卖方必须向买方提供装运单据,作为履行合同并提取
货款的依据。
装运单据的种类和份数,在每笔具体交易中由买卖双方商定。
装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办,说明装船方式,包装规定和唛头
等,称为“装运须知”shippinginstructions.
如果从一港至另一港无直达船,那就需要转船。
为了避免今后可能发生争议,卖方
应先征得买方同意。
因此,在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。
装运涉及面很广,包括报关、预定舱位、租船等等。
通常书写有关装运的信函有几
种目的:
催促早日装运;
修改装船条款;
寄发装船通知;
寄送装船单据等等,趁通
知买方货已装船的机会,卖方还可表达进一步发展业务的愿望。
发出装运通知,可以采用定型函稿或普通函件,但在FOB和C&
F价格条件下,一般须
以电报通知买方,以便买方办理保险和准备派船接受。
交出装运通知,意味着合同的具体实现,虽然还不是交易的终结,但对买卖双方都
有重要意义。
因此,除通知船已出运,以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外,
还可以利用这个机会,在通知出运的同时,向客户表示完成合同的愉快心情和继续
发展贸易的良好愿望,也可以对买方的合作表示感谢,还可以进一步开展推销活动
等等。
支付
当今世界的贸易活动中,国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。
卖方获得
一定的债权,买方负有一定的债务。
这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结
算。
为实现债权债务的清偿,卖方收入货币,买方支付货币,这些收付均通过一定
的支付方式来实现。
现在用得较多的国际贸易支付方式有三种:
即汇付、托收和信
用证。
(一)汇付(Remittance)
汇付是指付款人(买方)根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人(卖
方)的支会方式。
参与汇款业务的有四个当事人,他们是:
付款方、收款方、汇出
行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行,即受汇出行委托,解付汇款的银
行。
如由付款方主动向收款人汇付,称为顺汇法;
如由收款方开出以付款人为抬头
的汇票,主动向付款方索取,叫做逆汇法,又称出票法。
汇款时买方(付款人)可
采用信汇、电汇、和票汇三种形式。
(二)托收(Collection)
托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。
即出口商(卖方)开出以进口
商(买方)为抬头的汇票,委托卖方所在地银行(托收行)通过它在买方所在地的
分行或代理行(代收行),代为向买方收款。
托收业务中涉及的当事人有:
委托人
(出口商或收款人)、托收行,代收行和付款人(进口商)。
委托人与托收行之间、
托收行与代收行之间都是委托代理关系,托收行和代收行对于会款人是否付款不承
担责任。
托收是建立在商业信用上,风险较大。
托收分为光票托收和跟单托收。
(三)信用证(LetterofCredit,简写L/C)
买卖双方进行贸易结算时,除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关
系,否则,卖方不愿接受付款交单或承兑交单。
因为卖方担心买方最后拒绝付款赎
单,这时卖方虽然仍是货主,但他可能收不到货款,在承兑交单项下,买方已拿到
单据,最后因某种原因无力支付,卖方就会受到严重的损失,所以,进行国际贸易
交会时,更多地采用信用证的方式。
信用证是以银行信用为基础,付款由银行担保。
它是由进口地银行应进口商(买方)
的请求,开给出口商(卖方)一种保证支付货款的书面凭证。
在这种凭证中开列了
买方购货所规定的条件,如货物的品种、规格、数量、发货凭证等,只要卖方按所
列条件会货,就有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。
商务信函中常用词语
(1)贵函
Yourletter;
Yourfavour;
youresteemedletter;
Youresteemedfavour;
Your
valuedletter;
Yourvaluedfavour;
Yournote;
Yourcommunication;
greatlyesteemedletter;
Yourveryfriendlynote;
Yourfriendlyadvice;
Yours.
(2)本信,本函
Our(my)letter;
Our(my)respects;
Ours(mine);
Thisletter;
theselines;
Thepresent.
(3)前函
Thelastletter;
Thelastmail;
Thelastpost;
thelastcommunication;
The
lastrespects(自己的信);
Thelastfavour(来信)
(4)次函
Thenextletter;
Thenextmail;
Thenextcommunication;
Theletterfollowing;
thefollowing.
(5)贵函发出日期
Yourletterof(the)5thMay;
Yourfavourdated(the)5thJune;
Yoursofthe
3rdJuly;
Yoursunderdate(of)the5thJuly;
Yourletterbearingdate5th
July;
Yourfavourofevendate(AE);
Yourletterofyesterday;
Yourfavour
ofyesterday'
sdate;
Yourletterdatedyesterday.
(6)贵方来电、电传及传真
Yourtelegram;
Yourwire;
Yourcablegram(从国外);
Yourcodedwire(密码
电报);
Yourcodemessage;
Yourciphertelegram;
Yourwirelesstelegram;
TELEX;
YourFax.
(7)贵方电话
Yourtelephonemessage;
Yourphonemessage;
Yourtelephoniccommunication;
Yourtelephonecall;
Yourring.
(8)通知
(Noun)
Advice;
Notice;
Information;
Notification;
Communication;
Areport;
News;
Intelligence;
Message.
(Verb)(通知,告知)
Tocommunicate(afact)to;
Toreport(afact)to...on;
Toapprise(aperson)
of;
Tolet(aperson)know;
Toacquaint(aperson)with;
Tointimate(afact)
to;
Tosendword;
tosendamessage;
Tomailanotice;
towrite(aperson)
information;
Togivenotice(预告);
Tobreakanewsto(通知坏消息);
To
announce(宣布).
(9)回信
Ananswer;
Areply;
Aresponse.
(Verb)
Toanswer;
Toreply;
Togiveareply;
Togiveone'
sanswer;
Tomakeananswer;
Tosendananswer;
Towriteinreply;
Toanswerone'
sletter.
(特此回信)
Replyto;
Answeringto;
Inanswerto;
Inreplyto;
Inresponseto.
(等候回信)
Toawaitananswer;
Towaitforananswer.
(收到回信)
Togetananswer;
Tofavouronewithananswer;
Togetaletteranswered.
(10)收讫,收到
Receipt(收到);
Areceipt(收据);
Areceiver(领取人,取款人);
Arecipient
(收款人)
Toreceive;
Tobeinreceiptof;
Tobeto(at)hand;
Tocometohand;
Tobe
inpossesionof;
Tobefavouredwith;
Toget;
Tohave;
Tohavebefore(a
person);
Tomakeoutareceipt(开出收据);
Toacknowledgereceipt(告知
收讫).
Toconfirm;
Confirming;
Confirmation;
InConfirmationof(为确认...,为证
实...);
Aletterofconfirmation(确认函或确认书)
(12)高兴,愉快,欣慰
Tohavethepleasuretodo;
Tohavethepleasureofdoing;
Tohavepleasure
todo;
tohavepleasurein(of)doing;
Totake(a)pleasureindoing
(something);
Totakepleasureindoing(something);
Tobepleasedto
(with)(by);
tobedelightedat(in)(with);
Tobegladto(of)(about);
rejoicedin(at).
(13)随函附件
Enclose;
Inclose.
(14)迅速,立刻
Urgently;
Promptly;
Immediately;
Withallspeed;
Atonce;
Withdispatch;
With
alldespatch;
Withthequickestpossibledespatch;
Withtheleastpossible
delay;
Assoonaspossible;
Asquicklyaspossible;
Aspromptlyaspossible;
Atone'
searliestconvenience;
Attheearliestpossiblemoment;
Atanearly
date;
Withoutdelay;
Withoutlossoftime;
Immediatelyonreceiptofthis
letter;
Byexpressmessenger;
BySpecialmessenger;
Byspecialdelivery;
By
expressletter.
(15)回信
Byreturn;
Byreturnofpost;
Byreturnofmail;
Byreturnofair-mail.
(16)依照
Accordingto;
Agreeablyto;
Conformablyto;
pursuantto;
Inaccordancewith;
Inconformitywith(to);
Inobedienceto;
Indeferenceto;
Incompliancewith;
Inagreementwith;
Inpursuanceof.
(17)就...,关于
About;
Regarding;
Concerning;
Asto;
Asregards;
Withregardto;
Inregard
(of);
Respecting;
Relativeto;
Anent;
Inconnectionwith;
Referringto;
Withreferenceto;
Inreferenceto;
Re.
(18)期满到期及应付之款
Tobedue;
Tofalldue(become)due(日期将到);
Duly(正时,及时);
Indue
Course(依照顺序).
(19)(每个,按照,通过)
Per(=by,through)rail.(post,mail,steamer)(通过铁路,邮政,轮船)
Perpro.=byproxy(由代理)
Perannum(=yearly,每年)
Permensem(=monthly,每月)
Perdiem[daiem](=daily,每日)
Perman,percapital(=perhead,
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