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此流程图显示出各报表数据的流程走向,且各种报表数据必须包含当月已审核的单据;
二、物资管理系统库存流程图如下所示:
1、除了运杂费外,其它单据必须签收,且一旦签收后即会改变实际库存和帐面库存;
2、验收单签收后进入实际库存,入库单签收后进入帐面库存,并且只要验收到货后即可进行出库、移库、调拨等操作。
三、物资编码产生流程
编码的产生分两部分:
1、统管物资编码
统管物资编码由部室统一提供,每种物资只有一种编码,不同属性的同种物资有唯一编码,通过属性把它们进行区分,物资初始化时也要分属性进行初始化(通俗的讲:
一种物资如果有采购物资和基建物资,初始化时即要初始化两次,即属性是采购物资的要录入一次,属性是基建物资的录入一次,且两次的物资编码、物资属性、计量单位等是一样的,以此类推)。
如果发现此种物资可能是统管物资,但是统管物资编码里没有这种物资的编码,这时可能需要与部室相关部门联系进行解决。
2、非统管物资编码
除了统管物资之外的其它所有物资都属于非统管物资,这些物资的编码由子公司相关人员根据部室提供的编码规则自行编码,如有疑问请与部室相关部门联系。
由于物资种类比较繁杂,因此可能在做单据时不容易找,因而可能会出现一种物资多次编码的现象,对于这种现象系统没有办法进行控制,只能寄希望于子公司相关部门把物资编码的维护权限分配给对物资分类和编码规则比较熟悉的人员。
流程图如下:
四、系统数据导出流程
为了保证物资管理系统数据能及时的上传到集团部室,物资管理系统3.0版加了物资各项单据的导出功能,对每天产生的数据导出传至部室相关部门,便于集团公司物资系统数据的汇总。
第三章、物资管理系统功能模块
(具体操作见帮助文档)
物资管理系统目前主要分为六大功能模块:
系统设置、仓储管理、业务管理、领料管理、货票管理、仓储查询等,每一模块功能详细介绍如下:
一、系统设置
系统设置主要实现的功能是系统使用前的初始化工作:
初始设置:
自由定义公司名称和代码、供应商地区分类、供应商设置、部门、用途分类等分类方案。
权限设置:
根据用户的应用模式定义物资系统中相应权限范围。
期初数据:
系统运行前应有期初数据,以保证其数据的连贯性,应用新系统时,应先输入全部物资的初始化数据。
(1)期初库存数量:
输入各物资的期初帐面库存。
(2)期初库存金额:
输入各物资的期初帐面资金余额。
库存金额调整:
针对打印盘点报表出现的数量为零,金额不为零的情况进行金额调整。
二、仓储管理
凭证数据录入:
录入各类属性物资的单据,包括:
帐内物资移库单、帐外物资入库和移库。
凭证数据签收:
对录入系统的各类单据进行签收处理,使它们真正成为有效数据,同时对库存数量和金额、出库单价等发生变化。
凭证数据审核:
对已经签收生效的单据进行审核,成为当月的报表数据。
属性切换:
在不用退出系统的情况下切换当前物资所在的属性,以便在此属性下进行各类操作。
存货定位:
针对仓库比较大、物资比较多的情况,对每种物资编制货架号以便管理和查询。
三、业务管理
验收凭证填制:
把供应商到货的物资录入系统,同时根据与供应商签订的合同或协议,输入相对比较准确的暂估价格,此价格对出库单价影响较大。
入库管理:
供应商发票到了,找到对应的到货记录(也就是验收单)办理入库,如果运费的发票也到了,在这里也可办理运费单据,同时这里也可以查询未办理正式入库的验收单情况。
退库凭证填制:
当月对领用但没有用完的物资办理退库处理,找到对应的出库单,按相同价格办理退库单即可。
合同管理:
这里的合同管理只是个简易的模块,只是简单的记录具体签订的合同情况,详细的合同管理已列入下一步开发计划。
计划管理:
这也是个相对比较简单的计划管理模块,只现实了计划的申报和采购计划的生成的功能,详细功能也已列入下一步开发计划。
供应商管理:
记录了供应商的分类和供应商的一些简单的信息,具体的供应商管理也列入下一步开发计划。
四、领料管理
出库凭证录入:
这个功能下发给子公司各领料部门,由各部门根据自己的计划,开具出库凭证(其中出库单价取自系统根据移动加全平均算出的价格,制单人无权修改),此凭证只有等领导审批(宁国专用)、保管员签收之后才可以领料。
调拨凭证录入:
卖给其它子公司的物资,可以通过此处进行单据的制作(单价也取自系统自动算出的单价,制单人无权修改),制作完之后必须由保管员根据本公司实际情况签收之后生效。
出库凭证审批:
部门领导对开具的出库凭证进行审批,若不经过审批,保管员也无权签收此单据。
(宁国专用)
五、货票管理
此模块沿用了第一版系统的所有功能,可能不能很好的适用目前的管理流程,此模块已列入下一步的修改计划。
货票磅单录入:
录入大宗原燃材料的货票、磅单。
原燃材料日消耗:
输入每日的大宗原燃材料消耗数据,生成每日模拟库存。
货票质量记录:
录入货票、磅单的质量记录。
货票计算:
依据供货方提供的货票磅单底联核对到货情况,进行结算。
货票查询:
查询大宗原燃材料货票并输出。
六、仓储查询
凭证查询输出:
提供各种单据的查询功能,包括:
暂估、验收、入库、出库、调拨、移库、运费、收发存等。
资金报表输出:
提供各类固定报表的打印和导出功能,包括:
物资收发存报表、盘点报表、用途分配报表、部门分配报表等。
库存台帐查询:
提供每种物资当前的实际库存和帐面库存的查询,同时可以查询某种物资历史单据流水帐。
物资库龄分析:
分析仓库中所有物资存放时间的长短(此功能还没有最终完善)。
数据汇总导出:
此功能提供了各种单据的汇总导出,导出的数据以XML形式存储,子公司可以把此处导出的数据通过邮件的形式发给相关部室,部室可以通过部室物资系统的导入程序把传过来的数据导入综合查询系统便于查询。
物资库存整理:
此处提供物资库存前台手动整理程序,在不出意外的情况下一般不用,因为服务器上每天都会自动对物资库存进行整理。
报表数据整理:
提供收发存报表数据的整理程序,此功能一般情况下也不要用,在服务器上每天也都自动进行整理。
物资单价修正:
对每种物资的出库单价重新计算一次,同时处理掉一些因为数据误差和四舍五入问题导致的出库单价异常问题。
第四章、系统数据流走向
1、出库单价计算
出库单价采用移动加全平均的算法得出,即出库单价=(库存金额+暂估金额)/实际库存,当录入期初库存、验收单签收、入库单签收、运杂费录入时出库单价发生变化,其它任何情况出库单价都不会发生变化。
2、物资实际库存计算
实际库存与供应商到货相关联,即与验收单相关联,验收单录入之后一经签收,实际库存和暂估余额即发生变化,与入库单没有任何关联。
各部门领料根据实际库存进行判断,如果实际库存小于当前领用的数量,则不予领料或减少领用数量。
注:
出库、调拨、移库修改实际库存
3、物资帐面库存计算
帐面库存与供应商到货的发票相关联,供应商提供的发票到了,办理入库凭证,一经签收帐面库存、库存金额和暂估余额立即发生变化。
出库、调拨、移库修改帐面库存和库存金额
4、冲暂估算法
冲暂估数量:
只要供应商提供的发票到了,办理入库凭证,签收之后暂估数量即发生变化,如果此张验收单的发票全部到了,且全部办理了入库处理,那么此张验收单暂估数据即会被冲为零。
冲暂估金额:
如果录入验收单时没有录入暂估运费,那么入库发票全部到了办完入库之后暂估金额也被冲完;
如果录入验收单同时也录入了暂估运费,那么在办理了正常的入库凭证后,还在在运费增加的地方录入对应的运费发票到了的金额,同时在对应的验收单下面增加一张数量为零,金额为对应验收单的暂估运费的金额,此张入库单只参与冲暂估金额,不参与库存金额的运算。
只要按此方法录入所有单据后,冲暂估都由系统自动进行。
5、物资收发存报表各项算法
物资收发存报表是一综合型的报表,此报表汇总了系统录入的各项已审核的单据数据,如果分仓库形成报表可能包含移库项,否则没有,各项具体含义如下:
月初结存:
上个月每种物资结余的数量和金额;
入库额:
数量:
当月物资或备件已签收的验收单数量合计
金额:
当月验收单未入库余额+冲当月验收单的入库单金额+当月到的入库单冲以前验收单差额+移库单移入金额+当月入库运杂费金额
领用额:
当月部门领用出库的数量和金额
售出额:
当月调拨出库的数量和金额
月末结存:
月初结存+入库额-领用额-售出额
暂估入库余额:
截至到目前为止每种物资未办理入库的验收单数量和金额
6、物资库存处理方法
当单据录入并签收后,物资库存立即发生变化,具体处理流程见流程图;
服务器上每天晚上都对库存进行自动整理,消除一些因为人为因素导致的错误。
7、各种报表数据的处理
因为收发存报表是一综合型报表,如果按照原始方式对其进行处理,必然会出现随着系统使用时间越来越长,导出报表的速度会越来越慢,针对这种情况,这次系统升级后采用新的数据处理方法:
在数据库中建中间表,每天晚上在服务器上对相应的报表数据进行汇总写入中间表,月底打印报表时取中间表数据即可,这样大大提高了月底出报表的速度,同时也能够很快导出以前任何月的报表数据。
8、物资出库单价修正方法
每天夜间服务器都会对每种物资的出库单价进行自动修正,处理掉一些因为数据误差和四舍五入问题导致的出库单价异常问题。
9、系统部分环节的控制
●物资在没有实际库存的情况下不予出库
●只能对当月出错的单据进行修改
●月底出报表必须在所有当月的单据都审核完的情况下
●所有的制单、签收和审核日期均取自服务器
第五章、系统特殊情况的处理方法
1、入库运杂费的处理方法
此处理方法主要是针对验收单制作时有暂估运费这种情况:
a验收单明细记录里有运杂费的情况:
如果运费发票到了,找到验收单明细记录,单击运费增加按钮,在弹出窗口录入运杂费的金额,单击保存,然后关掉这个对话框,同时在这个验收单明细记录下面增加一张入库数量为0,运杂费为验收单明细记录的运杂费(对应这张验收单明细记录的运杂费发票全部到的情况)即可;
b验收单明细记录里没有录入运杂费的情况:
如果运杂费发票到了,找到对应物资的验收单,单击运费增加按钮,在弹出对话框中新增一条运费记录,录入对应的信息即可;
2、扣吨位的处理方法
对扣除的吨位用金额是零,数量是扣除的吨位的入库单进行处理即可。
3、扣款的处理方法
扣款这种情况在系统里不作任何处理,货款发票到时,按发票金额录入入库单即可。
4、盘点报表中数量为零、金额不为零的物资处理方法
物资出库时,由于采用暂估入库方式,验收单的价格和入库的价格存在偏差,会造成某种物资或备件出现库存数量为零,库存金额不为零的情况,为了月底打印报表时不会出现这种情况,可以将该种备件或材料的余额采用特殊出库的方式进行调整。
操作方法:
在系统设置下拉菜单中单击库存金额调整菜单,点击主表上方的‘制单’按钮可以新增特殊出库单主表,在出库单主表录入完毕无误并保存后,选中这条主记录,单击界面最下方的‘明细制单’按钮就可以增加对应这条主记录的物资明细记录。
注意事项:
a.
此处所制作的出库单,申请数量、实发数量和单价都为零,金额不为零(金额为想消除的库存数量为零,库存金额不为零的物资金额);
b.
增加一张出库单后,为了保持库存金额不变,必须再增加一张同类物资的出库单,金额与刚刚增加的一张出库单明细金额相反数。
简单的说就是在同一主记录下同时增加两张同类物资不同种物资的出库明细单,申请数量、实发数量和单价都为零,金额互为相反数即可。
第六章、系统初始化步骤
1.公司设置时必须要输入公司代码,否则会导致导出给集团部室的数据出现混乱;
2.系统设置中的其他设置维护里的财务分配设置、属性设置、采购方式设置不允许用户修改,部门设置、仓储设置由用户设置,用途设置只能增加,不允许修改和删除等;
3.对物资的分类进行设置(前期由于提供的是统管物资编码数据库,分类基本上已经给了,如不能满足用户需求,用户可以增加,但必须以部室提供的编码规则为依据),之后如果要想在某个分类下面增加物资,可选中那一类增加物资。
录入详细内容时注意要选择一级分配方式和二级分配方式(必须选择,且基于财务分配的一级和二级),具体操作见下面的操作说明;
4.对供应商的分类进行设置,供应商分类必须设置一级和二级(如果某个供应商属于北京市,可以把一级设置为北京,二级设置为北京市,依次类推),然后录入供应商的具体信息;
5.上面四步做完之后,要理清手工帐,在期初库存设置里录入系统的期初库存,注意,期初库存必须是截至某个月物资的帐面库存数量和金额(除去暂估之后的库存数量和金额);
6.理清手工帐中物资已到,但供应商的发票没有到的物资的数量和金额(即为暂估数量和暂估金额),这个在期初库存录入完之后要作为验收单录入系统,然后签收、审核;
7.在上面的几步做完之后打印出物资收发存报表和盘点报表与当月手工帐的物资收发存报表和盘点报表核对,无误后即宣告信息系统初始化完毕,可以正式使用系统了;
第七章、物资系统使用注意事项
一、数据初始化注意事项
1.为了保证打印出的收发存报表和盘点报表的正确性,物资系统初始化时财务分配设置必须是二级,且物资编码录入时必须选择一级分配和二级分配;
2.录入物资编码信息时,采购物资的单价可以输入0,它不会影响出库单价;
其它帐套物资的单价必须输入,因为这个单价即是此种物资以后出库的价格,而且始终不变;
3.供应商分类时必须是两级(即省、市),且供应商基本数据录入时一级类别和二级类别都必须要选择;
4.期初库存初始化只是在系统启用时使用,一旦有单据进入,期初库存数据就不能修改,如果修改,就会对物资实际库存和出库单价产生影响;
5.期初库存记录录入后,如果发现帐套、仓库和物资有错必须删掉这条记录重新录入;
如果是除了帐套、仓库和物资以外的字段可以在此记录上进行修改;
6.期初库存录入的是物资的帐面库存(即发票已到的所有物资的库存数量和金额),然后把发票没有到的物资以验收单的形式输入系统(必须要有暂估单价);
7.物资可以设置多个帐套,但只有采购物资的出库单价随时发生变化;
二、业务操作注意事项
1.验收单的暂估单价非常重要,必须保证非常的准确,不然会对物资的出库单价造成影响;
2.验收单明细记录和入库单记录是一个对多个的关系,办入库时必须找到对应的验收单才可以进行入库办理;
3.对于入库单和运费录入根据实际情况可以采取下面的方法处理运杂费;
1)验收单明细记录里有运杂费的情况:
2)验收单明细记录里没有录入运杂费的情况:
如果运杂费发票到了,找到对应物资的验收单,单击运费增加按钮,在弹出对话框
中新增一条运费记录,录入对应的信息即可;
4.针对打印盘点报表时如果出现实际库存为0,而库存金额还有的情况可以进行库存金额调整,但输入的的特殊出库单的明细记录必须是两条(一条金额为正,一条金额为负,两条的金额之和为0),这两条记录的物资必须是同一类物资,保证在打印收发存报表时对应的同一类物资金额不变;
5.打印各种报表时,必须是所选择时间段内的所有单据都审核完毕,系统以审核日期为准;
6.一旦某种物资有单据已经审核了,此种物资的属性、一级分配方式、二级分配方式即不能修改;
7.一旦某个供应商对应有单据审核了,则此供应商不能修改;
8.用户只能对当月的单据有修改权限,跨越单据无法修改;
9.每月一日产生审核单据,必须要进行手动报表数据整理,不然每月一日产生的审核单据不会进入系统;
10.如果发现出库单价出现偏差,用户应该从暂估单价的准确程度和运杂费上进行查询,且查询点应该在出库单价变化附近。
第八章、物资管理系统操作技巧
一、导出至excel不能数据不能问题的解决方法
由于物资管理系统导出至excel无法合计,在此给出这种情况在excel表格中的处理方法,具体方法如下(这里所有的表格图片只是举例):
1、打开从物资管理系统到处的excel表格,如下图所示:
所有左上角带有绿色三角的都属于不能合计的数据;
2、在上述表格任意空白处的某个表格里输入1,然后选中这个单元格,单击鼠标右键,出现如下图所示窗口:
单击设置单元格格式,出现如下所示:
按如上图所示选择,小数位数可以根据情况自行选择,单击确定;
3、如下图所示,在单元格上单击鼠标右键,然后单击复制,
4、选中要合计数据的单元格,单击鼠标右键,如下图所示,选中选择性粘贴单击,
出现如下所示,按如图所示选择,单击确定按钮即可。
出现如下所示,即为正确的
5、按上面所示步骤做完之后即可进行你所要的数据合计操作了。
二、单据操作技巧
物资管理系统随着使用时间的增长,单据会越来越多,如果每次对单据进行制作、签收和审核时选择的时间段过长,会导致查询速度比较慢,且制作单据时速度很慢,签收和审核也一样,因此在操作单据时选择的日期不宜过长,具体操作如下:
1、系统在设计时就已经作了准备,制作单据时,可以把开始日期和截至日期都选择在当天,且可以不进行查询操作,直接单击制单按钮进行制单即可,这样系统对数据集操作时不用刷新大量数据,将会大大提高系统制单的速度,节省时间;
2、系统在签收和审核时,可以把时间段选择在当月,这样数据量相对来讲比较小,签收和审核时速度也会加快,节省一部分时间。
三、查询功能的操作技巧
物资管理系统给用户提供了很强的查询功能,用户可以根据自己需要查询出特定的数据,操作简单方便(以验收单查询为例)。
图(8.1)
选定起始日期和终止日期后单击查询按钮显示如上图所示,下面对查询中用到的技巧详述如下(备注(红圈处):
1、条件查询处,每个字段右边都有一个这样黑色倒三角,点击即会弹出查询条件界面;
2、字段可见或不可见功能选中,单击即会出现选择字段对话框;
3、任意字段可以拖到此处进行分组查询):
1、条件过滤
如图(8.1)所示,在所查询到的数据中筛选出想要的数据即要用到这里面所要用到的条件过滤功能。
用鼠标左键单击1区域的黑色小三角,出现如下图所示下拉菜单:
其中全部显示为显示所有查询到的数据(没有条件);
定制过滤为可以根据需求定制组合条件查询项;
除了这两项之外其它项即为当前字段所包含的条件,如果选中“电缆”,则在数据表格中即显示二级分配方式是电缆的所有验收单数据,如下图:
且上方图片的最下面红色区域显示当前的条件。
在下拉菜单中单击定制过滤项,则会弹出如下图所示窗口:
在此对话框中可以根据需要进行组合查询,在此不详述了,如果条件设定为二级分配方式=煤渣或二级分配方式=电缆,显示查询出的数据如下图:
上图红色区域1:
查询处对应的数据;
区域2:
查询条件显示。
上面查询的只是二级组合条件,还可以根据需要设置n级组合条件,这时可以点击红色区域3,弹出如下图所示画面:
如果在红色区域1上单击鼠标左键,出现下拉框,可以添加条件或添加组,这时添加的条件或组是与根目录下的条件或组并列的;
如果单击红色区域2,此时显示的添加条件和组是与2区域下一级相并列,或者即可不用单击2,直接单击3区域的按钮也可以,不过这时添加的与3的按钮相近的条件相并列。
在所有条件设定好之后单击确定即可按所设定的条件查询出所需数据,也可以把目前所设定的条件保存起来下次使用,此时可单击另存按钮,取个名字保存即可,下次用时单击打开按钮找到对应的条件即可进行查询了。
上面所述只是针对单个字段的查询,也可以在多个字段上设定条件,操作方法一样,设定好一个字段,再设定其它字段,这里就不详述。
2、按字段分组统计
用鼠标左键单击某一字段并按住左键不放,拖此字段到图(8.1)所示红色区域3处,此时所查询出的数据会按此字段进行分组显示,如下图所示:
此时在数据表格中显示的数据没有展开,可以单击对应分组项前面的加好展开某一组,也可以单击画面上方的展开按钮展开所有的分组项,如下图所示:
可以拖多个字段到分组区域,按这几个字段进行组合分组,总之,根据需要可以任意组合分组。
分组的目的就是汇总数据,在任何字段上单击鼠标右键,显示如下图所示:
在下拉列表中单击组脚注可以在每个分组的下面显示出对应组的脚注,如下图:
上图红色区域即为组脚注的显示区域,在此区域的任一可汇总数据的字段下面单击鼠标右键,在下列表中选中要对此字段进行何种操作,这里单击“合计”,则显示如下图所示:
红色区域1和2即为实收数量的组合计,红色区域3即为实收数量字段的总合计,这样的话分组的功能也就体现了。
刚才只列举了一个字段的合计汇总,也可以对多个字段分别操作,可以合计,可以取平均值等等,操作方法都类似。
3、随心所欲加减字段
单击图(8.1)红色区域2,出现下拉菜单如下图所示:
在下拉菜单中你可以在每一项前面的小方框中单击选中或不选中,出现
即为选中,否则未选中。
相应地如果选中了,则在数据表格中即会显示此字段,如果未选中即不会显示此字段,用户可以根据自己需要选中某些字段,这样,导出至excel时就不会出现多余字段。
4、其它一些技巧
在任一字段上单击鼠标右键,即会出现如下图所示下拉菜单:
下面对菜单的每一项解释如下:
升序:
即按某一字段升序排列;
降序:
即按某一字段降序排列;
清
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