生态项目基础工作规范化指引文档格式.docx
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3.1工程监理文件资料管理
3.1.1按照相关法律、法规、规章、标准和相应规范、设计文件、有关工程合同的规定及公司的相关文件要求形成监理资料。
3.1.2及时准确、真实有效、完整齐全、分类有序,收集整理监理资料、文件。
3.1.3建立文件资料的收文、传阅及发放制度。
3.1.4利用计算机建立监理资料管理的系统文件,长期保存的文件应及时形成电子文档形式,归档时刻录成光盘上交。
3.2工程监理文件资料的归档范围
3.2.1监理文件资料的具体归档范围应符合本规范附录1的要求。
3.3工程监理文件资料质量要求
3.3.1生态工程监理用表采用新修改的规范表,格式及填写要求见附录2。
执行当地规范和标准的,监理部需将规范在生态办备案。
备案规范作为公司检查项目区监理工作的依据。
3.3.2归档的监理文件应为原件。
3.3.3监理文件的内容及其深度必须符合国家有关工程施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
3.3.4监理文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
3.3.5监理文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易腿色的书写材料,如:
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
3.3.6监理文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完毕。
3.3.7监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅(297mmx210mm)。
图纸宜采用国家标准图幅。
3.4工程监理文件资料的归档要求
3.4.1监理文件资料应按单位工程和施工的时间先后顺序整理,分类立卷归档,每页要有编号,每卷要有目录。
3.4.2每个单位工程的监理档案盒封面应注明工程名称、建设单位、施工单位。
3.4.3监理档案,应真实可靠,字迹要清楚,签字要齐全,不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。
3.5公司及项目区管理文件材料的管理范围
3.5.1反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对公司和本单位建设和历史研究具有利用价值的文件材料,本单位需要贯彻执行的上级部门的文件材料,下级单位报送的重要文件材料,其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。
3.5.2文件材料的归档范围和要求应符合本规范附录1。
3.6公文的格式要求
3.6.1公文的格式应执行以下规定
a.由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
b.发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;
年份、序号用阿拉伯数码标识;
年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;
序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
c.上行公文(请示、报告)需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;
签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
d.公文标题。
红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;
回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
e.文件正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
f.成文时间用汉字将年、月、日标全;
“零”写为“○”;
成文时间右空4字;
加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
g.“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;
词目之间空1字。
3.6.2通知的写作格式
通知适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;
发布规章;
传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;
任免或聘用干部。
a.印发、批转、转发性通知的写法:
标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成,也可省去发文机关名称。
正文须把握三点:
对印发、批转、转发的文件提出意见,表明态度,如”同意”、”原则同意”、”要认真贯彻执行”、”望遵照执行”、”参照执行”等;
写明所印发、批转、转发文件的目的和意义;
提出希望和要求。
最后写明发文日期。
b.批示性通知的写法:
标题由发文机关、事由和文种组成,也可省去发文机关名称。
正文由缘由、内容包括要求等部分组成。
缘由要简洁明了,说理充分。
内容要具体明确、条理清楚、详略得当,充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。
要求要切实可行,便于受文单位具体操作。
c.知照性通知的写法:
这种通知使用广泛,体式多样,主要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。
d.事务性通知的写法:
通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。
e.任免、聘用通知的写法:
一般只写决定任免、聘用的机关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务即可。
3.6.3请示的写作格式
请示适用于向上级机关请求指导、批准。
请示属上行文。
请示的作用在于请示工作要求上级批复。
请示产生于事前,不可”先斩后奏”,这是请示区别于报告的主要特征之一。
请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。
a.标题:
一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。
b.正文:
正文一般由三个部分组成:
①请示缘由:
提出请示的原因和理由。
②请示事项:
提出有关问题要求上级指示或批准,有的要求提出解决问题的建议和意见,供上级机关参考。
提出的请示,要符合有关方针、政策,切实可行,不可矛盾上交。
一份文件只能请示一件事,只送一个上级领导机关或上级主管部门,不能越级请示,不能抄送下级机关.
③请示要求:
应明确提出要求解决问题的方法或途径,常用“是否妥当,请批示”、“妥否,请批示”、“如无不妥,请批转有关单位执行”等等。
3.6.4报告的写作格式
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
报告属上行文,一般产生于事后和事情过程中。
4.综合性报告的写法
1题:
事由加文种,如《关于2011工作情况的报告》;
报告单位、事由加文种,如《XXX人民政府关于2011情况的报告》。
②正文:
把握三点:
(1)开头,概括说明全文主旨,开门见山,起名立意。
将一定时间内各方面工作的总情况,如依据、目的,对整个工作的估计、评价等作概述,以点明主旨。
(2)主体,内容要丰富充实。
作为正文的核心,将工作的主要情况、主要做法,取得的经验、效果等,分段加以表述,要以数据和材料说话,内容力求既翔实又概括。
(3)结尾,要具体切实。
写工作上存在的问题,提出下步工作具体意见。
最后可写“请审阅”或“此报告”等语作结。
b.专题报告的写法
①标题:
由事由、文种组成,如《关于招商工作有关政策的报告》。
有的报告标题也可标明发文机关。
标题要明显反映报告专题事由,突出其专一性。
可采用”三段式”结构法。
以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见;
以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验,有的还可略写不足之处和改进措施;
因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。
③结尾:
通常以“请审核”、“请审示”等语作结。
c.回复报告的写法
与前两种报告大体相同
根据上级机关或领导的查询、提问,有针对性做出报告,要突出专一性、时效性。
3.6.5函的写作格式
a.函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
b.公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。
一般发函为《关于**(事由)的函》;
复函为《关于**(答复事项)的复函》。
一般包括三层:
简要介绍背景情况;
商洽、询问、答复的事项和问题;
希望和要求,如:
“务希研究承复”,“敬请大力支持为盼”等。
3.6.6通报的写作格式
a.通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。
通报属下行公文。
b.通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
c.标题:
由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。
标题有两种写法:
一是公文式标题;
二是新闻式双标题,多为正题加副题,也可是眉题加正题。
如果内容有所专指,要写明主送机关;
普发性的通报则可不写主送机关,或在正文中、发至范围中注明。
d.正文:
包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。
表彰性通报和批评性通报一般分为三部分:
①主要事实:
表彰性通报突出主要的先进事迹,批评性通报要抓住主要错误事实。
②分析指出事例的教育意义:
表彰性通报,有在阐述先进事迹的基础上,提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。
批评性通报要分析错误的性质、危害,产生的根源和责任,指出应吸取的主要教训等。
③提出要求:
情况通报有两种形式:
一种只对有关事实作客观叙述;
另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
e.尾部:
由落款、发文范围、抄送、附件等组成。
f.通报的文件头格式与通知相同。
3.6.7文件头格式参照附录3。
3.7公文的传递收发要求
3.7.1发文处理包括:
拟稿、会签、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
a.拟稿。
草拟文件的初稿。
b.会签。
部门领导在公文稿纸“核稿”栏签字。
c.核稿。
即对文件草稿进行审核。
d.签发。
领导对文稿的最后审批,文件草稿经领导人签发后,即成为最后定稿,文件据此生效。
e.编号。
文稿经领导同志签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。
f.缮印。
即对经领导同志签发后的文稿进行印制。
g.校对。
要坚持三校制度。
一校由起草者进行。
二校由核稿人员进行,三校最好由部门负责人进行。
h.用印。
即在制成的公文上加盖机关印章,这是公文生效取信的凭证。
用印要做到端正、清晰、位置恰当,即所谓“上不压正文,下要骑年盖月”。
i.分发。
发放文件时,必须建立发文登记簿,严格履行收文人签字手续,保证文件发放不出差错。
j.归挡。
将制成的文件连同文稿一起,按正文在上、草稿在下的顺序收集起来,年终按文书档案管理的要求,整理归档。
3.7.2通过邮箱发送的电子文件的名称要包括以下内容:
本单位规范化简称、文件内容、文件性质、编号,如:
“生态办关于印发生态项目区内业工作指引的通知(办14号文)”。
3.7.3收文处理包括:
收文登记、拟办、批办、承办、注办、立卷归档。
a.收文登记:
收发人员对收文情况做出较详细记载。
b.拟办:
由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析,提出建议性的处置意见,供有关领导者审核定夺。
c.批办:
领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
d.承办:
关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
e.注办:
由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。
3.7.4收发文登记表参照附录,发文单、阅办单参照附录3-1。
4.归档
4.1归档原则和方法
4.1.1立卷应遵循文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和使用。
4.1.2监理文件可按单位工程、分部工程、专业等组卷。
4.1.3归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设监理活动和公司管理工作的全过程。
4.1.4归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷。
4.2归档程序
4.2.1各单位必须在文件正式签发时,打印出正式的纸质文件,附上经领导审阅签发的行文呈批表,按照本单位制定的文书材料的归档范围进行归档标识。
4.2.2归档文件整理步骤与要求:
a.步骤:
装钉(件)—分类—排列—编号—编目—装盒
c.归档时间:
采用“随办随归”方法。
对同一事由的材料可即时行文即时进行归档预处理,待收集齐全后正式归档。
d.归档方法:
按文件形成的时间顺序,以件为归档单位整理归档。
但有必要保持文件之间的关联性(即反映同一问题的文件材料可放在一起归档)。
归档文件应一式二份,一份作档案保存,一份作文件汇编。
⑴一份文件为一件。
⑵各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件,报表册应将空白页去掉。
⑶正本与定稿一般为一件,正本在前定稿在后,原文在前译文在后;
如果定稿过厚不容易装订的,也可单独作为一件;
重要文件(如法规性文件)需保留不同稿本(包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等)的,可将正本与历次稿各为一件。
⑷正文与附件一般为一件,如果附件数量较多,或者太厚不易装订,也可各为一件。
⑸正文与文件处理单(包括文件处理单(表)、拟办单、发文稿头纸、签批条等)作为一件,即文件处理单一律要归档,作为文件的一部分。
⑹请示与批复合为一件。
除请示与批复之外的来文与复文,一般都作为两件来处理。
对于请示与批复,当年有批复的,请示与批复作为一件处理;
当年没有批复的,请示单独作为一件归档,如果次年有批复,要在请示的归档文件目录的备注栏中注明。
7转发文与被转发文为一件。
4.3卷内公文的排列
4.3.1文字材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。
4.3.2图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
4.3.3既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
4.4案卷的编目
4.4.1编制卷内文件页号应符合下列规定:
a.卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号,页号从“1”开始。
b.页号编写位置:
单面书写的文件在右下角;
双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
c.成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
d.案卷封面、卷内目录。
4.4.2卷内目录的编制符合下列规定:
a.卷内目录式样宜符合本规范附录4的要求。
b.序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
c.责任者:
填写文件的直接成单位和个人。
有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。
d.文件编号:
填写监理文件原有的文号或图号。
e.文件题名:
填写文件标题的全称。
f.日期:
填写文件形成的日期。
g.页次:
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
h.卷内目录排列在卷内文件首页之前。
4.4.4案卷封面的编制应符合下列规定:
a.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面。
4.5卷盒、卷夹、案卷脊背
4.5.1案卷装具采用卷盒。
卷盒的外表尺寸为30mm×
220mm,厚度分别为20、30、40、50mm。
4.5.2案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。
式样宜符合附录4。
5.建立台账
5.0.1技术文件资料台账:
法律、法规、条例、规章、规范等技术参考资料需建立台账,人员台账,监理费台账、费用台账、设备台账样式宜符合附录5。
5.0.2项目进行时,监理机构用印须登记,项目监理组在工程结束后需将项目信息进行登记,登记表格式参照附录6。
6.监理文件资料验收评比
6.0.1监理组人员撤场或年度工程结束后,监理处按照以上条款规定组织内业资料验,资料验收合格方可撤场。
6.0.2监理处负责组织监理组内业资料的评比,每年定期举行。
评比结果在项目部内部通报。
6.0.3监理文件资料的完成情况作为项目区评优依据,文件资料不合格的不具备评优资格。
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