内部控制流程手册采购业务管理Word格式.docx
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角色2.采购招投标的审批
角色3.合格供应商的选择
角色4.合格供应商的审批
角色5.合格供应商的评价
第三节
业务流程及控制说明
PUR001.工程招投标管理
1.0适用范围
本流程及控制适用于XXXX公司(“公司”)及其各级控股公司。
2.0控制目标和关键控制活动
控制目标
编号
关键控制活动
招标项目立项审批
#7.1.1
∙采购技术部要求各相关部门编制招标计划并经过部门总经理及分管领导审批后方可立项;
招标计划应符合公司年度生产经营计划。
未列入招标计划的项目必须先经过部门总经理及分管领导审批后方可立项。
招标代理单位选择
#7.1.2
∙采购技术部采取邀请比选的方式确定专业招标代理单位,采购技术部向合格供应商发送邀标文件并会同审计稽核部和相关职能部门参与评选。
由采购技术部对代理单位主要参与人员进行面试,最终报分管领导和总经理审批后确定招标代理单位。
招标文件的编制和审核
#7.1.3
∙凡采用公开招标或邀请招标方式的项目,招标文件编写完成后,由采购技术部将招标文件在OA上发起会签,由采购技术部、规划工程部、审计稽核部门总经理、分管领导在OA上会签后报总经理审批。
拟邀请投标单位资格审查
#7.1.4
∙采购技术部会同招标代理单位对投标单位资质进行初审,初审范围包括营业执照、资质证书、过往业绩等有关资料的审查,必要时需派员到该单位所在地或生产现场进行实地考察,了解其工程或产品质量情况。
开标、评标、定标程序公正、合理
#7.1.5
∙所有投标单位均需在截标规定时间内将标书送达指定地点。
在约定的开标时点,采购技术部会同相关部门共同拆封开标。
∙公开招标评标小组成员按政府相关规定组成,邀请招标评标小组成员由社会专家和公司委托代表组成。
∙公开招标情况下,评标专家会后由专家出具评标报告并经过所有专家的会签,最终确定中标对象;
邀请招标中标人在专家评审基础上内部讨论决定,由采购技术部、招标申请部门、审计稽核部会签后,最终报总经理确定中标单位。
合同的签署和审批
#7.1.6
∙采购技术部负责草拟、商谈及修改所有招标项目的合同,并由采购技术部、投资证券法务部、规划工程部、审计稽核部会签后,由投资证券法务部在合同上加盖合同专用章,并由总经理或其委托授权的代表签署合同,合同正式生效。
3.0业务流程说明
3.1编制年度招标计划和季度修正招标计划
招标申请部门按照年度工程进度表编制招标计划、按季度工程进度修正表及工程实际进度情况编制招标修正计划,明确招标技术方案或施工图的编制完成时间、证照审批时间、招标时间和合理工期等。
招标申请部门应于每年12月20日(或每季度末20日)前将招标计划(或招标修正计划)提供给采购技术部。
招标申请部门编制的招标计划表上的招标项目属计划内招标。
凡招标计划表上没有的,但根据项目具体要求必须即刻实施招标的项目为计划外招标。
计划外招标由招标申请部门提出申请,编制招标任务书或内部工作联系单,列明特定的招标内容、技术要求、时间节点等资料,提交采购技术部。
3.2招标立项
工程建设项目招标活动必须按照国家有关招标投标法律法规和公司招标投标有关规定进行。
招标计划(计划内招标)、招标任务书或内部工作联系单(计划外招标)须经过相关领导的审批方可进行招标立项。
若是计划内招标,招标计划表须经过招标申请部门总经理及分管领导审批后由采购技术部按照计划开展招标工作;
若是计划外招标,由招标申请部门报分管领导审批后,将工作联系单发送给采购技术部方可完成招标立项,展开招标工作。
3.3编写与审核项目招标实施计划
项目招标实施计划主要包括招标方式的确定及招标代理方式的选用。
招标实施计划由采购技术部会同其他相关部门确定后以部门工作联系单的形式呈交分管领导审批后方可实施。
招标方式分为公开招标和邀请招标,确定招标方式的标准为:
1>
施工单项合同估算价在200万元人民币以上;
重要设备、材料等货物采购的单项合同估算价在100万人民币以上;
设计、勘察、监理等服务采购单项合同估算价在50万元人民币以上的项目采用公开招标;
2>
其他项目可采用邀请招标;
采用邀请招标时,一般应选取不少于3家的单位参与竞标;
3>
采购技术部可以根据招标项目的复杂程度通过本部门、投资监理或专业招标代理来实施招标;
4>
对于技术要求明确,无需技术标评分的一般咨询单位选择可使用采购技术部人员来负责招标;
5>
对于技术要求相对复杂,已选择的项目投资监理单位同时具有招标代理资质的,可由投资监理负责投资项目中的指定分包工程或大型材料、设备招标采购;
6>
对于技术要求复杂,需编制工程量清单的独立项目或选用的投资监理单位无招标代理经验的,可选用专业招标代理实施招标;
7>
采购技术部采取邀请比选的方式确定专业招标代理单位,采购技术部向合格供应商发送邀标文件并会同审计稽核部和相关职能部门参与评选。
3.4编写和审核招标文件
采购技术部根据招标计划和招标要求,组织招标代理单位、招标申请部门共同编写招标文件,审计稽核部负责相关内容的审核,招标文件内容主要包括:
招标技术要求、施工图、工程量清单、材料样板等;
合同的主要条款和内容;
组织现场踏勘和招标答疑的时间和地点;
招标起止日期;
评标办法。
凡采用公开招标或邀请招标方式的项目,招标文件编写完成后,由采购技术部将招标文件在OA上发起会签,由采购技术部、规划工程部、审计稽核部、分管领导在OA上会签后报总经理审批。
对于金额在500万以上的施工招标,工程量清单需要由第三方投资监理单位进行审核。
3.5审查、审批投标单位资质
在邀请招标的情况下,采购技术部征集投标单位,公司各相关部门均可书面向采购技术部推荐资质及信誉较好的投标单位。
采购技术部会同招标代理单位等对投标单位进行初审,初审范围包括营业执照、资质证书、过往业绩、商业信誉等有关资料的审查,必要时可组织相关人员到该单位所在地或生产现场进行实地考察,了解其工程或产品质量情况。
以邀请招标方式进行招标的,拟发出邀请的不少于3家投标单位须经过公司分管领导和总经理审批通过后方可发标。
公开招标的情况下,相关步骤按照国家有关规定的要求进行。
3.6发标、开标、回标分析
采购技术部代表公司发布招标通告或向选择的邀标单位发出邀请招标函。
投标单位领取招标文件并签章备案。
根据招标文件规定,采购技术部会同招标代理单位组织各相关部门、投标单位召开招标答疑会,通过签章的书面文件进行统一答复。
所有投标单位均需在截标规定时间内将标书送达指定地点。
在评标之前,招标代理单位或投资监理对所有回标进行分析,如有问题,招标代理单位或投资监理及时与采购技术部及相关部门进行沟通,必要时进行询标。
3.7评标
公开招标评标小组成员按政府相关规定组成,邀请招标评标小组成员由社会专家和公司委托代表组成。
评标小组成员按照评标办法,对各投标人的投标文件进行独立评标,推荐中标单位。
评标内容包括:
对投标报价、技术方案、投标业绩及实力、质量目标、工期目标、劳动力组织的评分和评定。
3.8定标
根据评标结果,最终确定中标人:
公开招标时,评标专家会后由专家出具评标报告并经过所有专家的会签,最终确定中标对象;
内部邀请招标时:
a)由专家出具评标报告,推荐两名中标候选人;
b)根据项目情况确需实地考察的,定标前由技术部门和相关部门组成技术考查组对投标单位的技术力量、施工业绩等进行实地考查,并出具完整的书面考查报告;
c)采购技术部基于专家评标报告出具定标请示,原则上选取第一推荐中标人,若选择了第二推荐中标人,采购技术部在定标报告中注明原因,并在定标报告附件中附上开会纪要、询标记录、考察报告(如有);
d)采购技术部将相关文件在OA上流转,由采购技术部、相关部门、分管领导会签后,最终由总经理确定中标单位。
3.9发放中标通知书
邀请招标定标后,由采购技术部负责通知中标单位在约定时间内洽谈合同。
公开招标定标后,在发出中标通知书之前应将中标结果按规定在网站公示,如果有投诉,应在规定时间内回复处理意见。
3.10签订合同及执行跟踪
采购技术部负责草拟、商谈及修改相关招标项目的合同。
采购技术部按公司合同审批流程将合同草本报行政办公室,并由采购技术部、投资证券法务部、规划工程部、审计稽核部参与审核合同条款,并会签:
采购技术部负责商务条款的审核;
投资证券法务部负责法律条款的审核;
规划工程部负责对技术条款进行复核;
审计稽核部负责对商务条款进行复核。
在合同审批流程完成后,投资证券法务部在合同上加盖合同专用章,并由总经理或其委托授权的代表签署合同,合同正式生效。
中标单位确定后,采购技术部将中标单位相关投标文件、施工合同等原件移交给招标申请部门,并将复印件在采购技术部备查。
待整个项目招投标工作完成后,采购技术部将招投标项目相关资料全部移交给行政办公室归档保存。
各合同执行部门负责跟踪合同履行情况,对中标单位的合同执行情况定期进行评价,及时将中标单位的工程质量等信息反馈采购技术部。
4.0业务流程说明
参见图PUR001_工程招投标管理流程图
图PUR001_工程招投标管理流程图
PUR002.工程物资采购管理
采购需求的编制和审核
#7.2.1
∙需求部门提出物资采购要达到的目标,如绩效目标、成本目标等,根据目标,设定选择供应商的标准。
∙需求建议书通过OA上报相关部门会签,最终上报公司分管领导及总经理审批。
采购程序公正、合理
#7.2.2
∙采购部门专员组织相关部门对比价审批表中的三家供应商进行比价,并将比价结果及推荐的供应商以报告或《比价审批表》的形式,报公司分管领导及总经理审批。
∙公司分管领导及总经理根据报告或《比价审批表》中的基本信息,审批确定最终签约的供应商。
#7.2.3
∙采购技术部或合同发起部门组织草签合同,会同审计稽核部、投资证券法务部及相关部门对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性等进行会签,经总经理批准并授权签署后生效。
3.0业务流程说明
3.1工程物资采购管理
采购一般分为三种方式:
三家比价方式、邀请招标方式及公开招标方式。
其中通过邀请招标及公开招标方式采购的流程参见工程招投标管理。
公司规定:
一般单项采购金额在二十万元以下,且采购物资技术工艺简单的采购,由采购技术部或相关部门通过三家比价的方式选择供应商。
其余物资的采购原则上采用招标方式采购。
3.1.1采购需求的编制和审核
需求部门提出物资采购要达到的目标,如绩效目标、成本目标等,根据目标,设定选择供应商的标准,包括质量、价格、交付时间、制作工艺等。
需求部门根据界定的服务需求、设立的目标和选择标准,制定需求建议书。
该建议书是详细描述企业服务需求,并将需求传达给供应商征询解决方案的文档,最终它将成为采购合同的一部分,可以方便每个供应商完整地了解采购方的需求。
需求建议书通过OA上报相关部门会签,最终上报分管领导或总经理审批。
审批通过后,作为招投标的依据。
3.1.2采购程序
对于三家比价方式的,采购申请部门会同采购技术部在相关供应商名录中选择至少三家备选供应商,获取三家供应商的报价信息,针对三家产品的单价、纳税人资格、生产能力、交货期限及付款方式等进行比较。
若只有唯一供应商的,应由采购技术部或合同发起部门发出报价要求并进行洽谈。
采购部门专员组织相关部门对三家供应商进行评价,并将评价结果以报告或《比价审批表》的形式,报公司分管领导及总经理审批。
公司分管领导及总经理根据报告或《比价审批表》中的基本信息,审批确定最终签约的供应商。
3.1.3合同签订
采购技术部或合同发起部门组织草签合同,会同审计稽核部、投资证券法务部及相关部门对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性等进行会签,经总经理批准并授权签署后生效。
4.0业务流程图
参见图PUR002_工程物资采购管理流程图
图PUR002_工程物资采购管理流程图
PUR003办公物资采购管理
#7.3.1
∙行政办公室提出物资采购要达到的目标,如绩效目标、成本目标等,根据目标,设定选择供应商的标准,包括质量、价格、交付时间、制作工艺等。
∙需求建议书通过OA上报相关部门会签,最终上报公司分管领导或总经理审批。
物资采购程序的审批
#7.3.2
∙采购技术部或行政办公室专员组织相关部门对三家供应商进行比价,并将比价结果以报告或《比价审批表》的形式,报公司分管领导审批。
公司分管领导根据报告或《比价审批表》中的基本信息,审批确定最终签约的供应商。
#7.3.3
∙办公物资采购由采购技术部或行政办公室组织草签合同,会同审计稽核部、行政办公室及相关部门对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性等进行会签,经总经理批准并授权签署后生效。
3.0
业务流程说明
3.1办公物资采购
办公用品采购本着“保证使用,厉行节约,货比三家,统一购买”的原则。
一般单项采购金额在一万元以下,且采购的物资规模简单,由采购技术部或者行政办公室通过三家比价的方式选择供应商。
行政办公室提出物资采购要达到的目标,如绩效目标、成本目标等,根据目标,设定选择供应商的标准,包括质量、价格、交付时间、制作工艺等。
采购技术部或行政办公室专员组织相关部门对三家供应商进行评价,并将评价结果以报告或《比价审批表》的形式,报公司分管领导或总经理审批。
公司分管领导或总经理根据报告或《比价审批表》中的基本信息,审批确定最终签约的供应商。
3.1.3签订合同
办公物资采购由采购技术部或行政办公室组织草签合同,会同审计稽核部、行政办公室及相关部门对合同的准确性、合法性、付款方式的合理性等进行会签,经总经理批准并授权签署后生效。
供货方送货上门,办公用品管理人员按照订单查验办公用品的数量、品格等,验收完后及时更新《办公用品库存台帐》。
《办公用品库存台账》由办公用品管理人员来保管。
PUR004服务采购管理
服务采购需求的编制和审核
#7.4.1
∙需求部门提出采购服务要达到的目标,如绩效目标、成本目标等,根据目标,设定选择第三方服务供应商的标准,包括质量、价格、交付时间、运作管理结构、信息技术系统、财务状况等。
∙需求建议书通过OA上报相关部门会签,最终上报分管领导或总经理审批。
审批通过后,作为比价或招投标的依据。
服务采购程序的审批
#7.4.2
∙采购技术部协助需求部门调查研究适合公司的服务供应商,了解供应商的专长和特性,重点调查以下三个方面:
1〉供应商是否具有与公司近似的价值观目标;
2〉是否具有稳定可靠的核心管理;
3〉是否具有建立长期合作关系的共同意愿。
∙采购技术部通过比价或招投标进一步筛选供应商,在比较各解决方案的基础上,由招投标工作小组选择最合适的服务供应商。
具体招投标流程参见招投标管理。
合同的签署和执行
#7.4.3
∙在服务实施过程中,采购技术部和需求部门联合监督检查合同的执行,供应商也应及时反馈服务实施过程中出现的问题。
如果因一些未预期因素的影响而需修订原合同条款,例如改变交付日期、工作范围等,由需求部门与供应商协商解决。
若涉及到合同金额的增加,需要按照公司授权审批制度规定进行审批。
3.03.0业务流程说明
3.1服务采购
3.1.1界定服务需求
明确服务的范围和要求是服务采购成功运作的前提条件。
服务需求的界定主要包括以下四个方面的内容:
1〉职能描述界定:
对需要采购的服务职能进行界定。
如监理、咨询服务。
2〉活动描述界定:
明确第三方服务供应流程,即怎样提供服务。
3〉服务水平界定:
确定服务水平。
4〉能力界定:
依据公司需求确定供应商的服务能力,即第三方服务公司是否具有某种资质,是否具有某专业方面的经验等。
通过对服务需求的界定,公司在选择供应商时才更具针对性。
3.1.2制定需求建议书
需求部门提出采购服务要达到的目标,如绩效目标、成本目标等,根据目标,设定选择第三方服务供应商的标准,包括质量、价格、交付时间、运作管理结构、信息技术系统、财务状况等。
通过制定标准,需求部门确定适合公司的服务供应商范围。
该建议书是详细描述企业服务需求,并将需求传达给服务供应商征询解决方案的文档,最终它将成为服务合同的一部分,可以方便每个供应商完整地了解采购方的需求。
需求建议书通过OA上报相关部门会签,最终上报公司分管领导或总经理审批。
3.1.3选择供应商
采购技术部协助需求部门调查研究适合公司的服务供应商,了解供应商的专长和特性,重点调查以下三个方面:
采购技术部通过比价或招投标进一步筛选供应商,在比较各解决方案的基础上,由招投标工作小组选择最合适的服务供应商。
3.1.4合同签订和执行
在服务实施过程中,采购技术部和需求部门联合监督检查合同的执行,供应商也应及时反馈服务实施过程中出现的问题。
第四节
相关制度索引
PUR-001财政部《企业内部控制基本规范》
PUR-002财政部《企业内部控制应用指引-采购业务》
PUR-003财政部《企业内部控制应用指引-工程项目》
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