行业销售商务岗位的规范文档格式.docx
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3)确定仓库的库存情况:
尽量使用仓库的积压库存商品,确定仓库无货后再予以备货。
4)至电子采购系统下单订货:
按电子采购系统下单规范下单,下单后通知采购商务确认下单,并及时关注订单的反馈情况,如出现特殊情况及时与业务部门沟通。
5)工程项目属于合同外追加和变更的:
原则上要求拿到客户方的追加或变更证明方可办理。
6)为工程部门通知备货处理:
必须由工程部门出具通知单,并与相关业务负责人确认,方可下单;
如为合同外追加或变更的,除业务部门外,还需增加方案设计及项目管理部审批,方可下单。
所有此类备货通知,都需装订保管做为备货及出库依据。
7)因无合同备货存在着货物类型不明确及积压等风险,原则上由业务人员自己下单备货。
注:
如业务部门凭中标通知书及投标清单办理了相关预留合同批次手续的,可算入合同内,可以协助其下单备货。
要求及时准确
1.2
销售出库手续的办理
接受出库通知:
据业务员通知办理出库手续。
问清客户单位、联系人、电话、发货时间、货物型号、数量、价格、是否开票、是否上门服务安装。
做好销售出库管理制度的监控,
判断有合同无合同出库
(1)无合同出库,在<
<
销售申请单>
>
中选择无合同项,如为近期上交合同在申请单上注明。
(2)合同出库,填写〈〈销售通知单〉〉,交至合同管理员签字,注明合同号。
合同出库与合同不符,必须办理相关合同变更手续(如无法与客户方变更,则做内部变更)。
如为项目出库,出库单位为项目名称(备注客户单位全称)
项目出库,一律为合同内出库,无合同出库不得办项目出库,如先出库后补合同可事先办理预留合同号方可出库。
销售出库审批手续:
逐级审批,严格按公司财务审批制度执行。
如审批人事前不在公司,可通过电话说明出库情况(包括成本价及利润情况),经审批人同意确认,等审批人回公司后补签,原则上当天的单据当天处理,当天补签。
了解货物存放情况:
与库房确定货物存放情况,保证因货物在不同的仓库也能及时的发货。
注意事项:
行业原则上不发生非现金交易的私人业务,如需销售,必须出具现金收据,销售商务才可办理出库(出库单位为私人,备注为个人客户名称),如经行业体系总监同意先出库,则必须由业务责任人在通知单上注明回款时间及由本人担保催款的字样。
需办理经销商或IT公司或私营企业的出库,必须由行业体系总监审批,最好能与对方签订合同,并且在出库前,在应收系统中查询是否有该单位应收帐款,如有,必须通知行业体系总监再次确认出库情况。
平进平出或低于成本价出库的赊销业务需由行业体系总监审批。
1.3
录入销售单
销售通知单>
审核:
如为业务员填写的《销售通知单》需经过审核,审核是否手续齐全,填写是否符合规范。
不得接受涂改的单据,对于填写不清或单据涂改较大的单据,退回经办人重填。
及时准确的录入销售单
录入销售单:
详见《销售出库单录入流程》
不许出现出库类型、出库单位、部门、业务员、货物、数量、单价、金额上的错误。
(系统有货的情况,1分钟内完成单据录入)
合同出库需由合同管理员签字,才可打印合同销货单,即在备注栏输入合同号。
非实物销售出库
(1)合同内:
根据合同管理员审批的合同类别做不同的非实物销售出库。
(2)合同外:
2000元以上的根据财务审批的出库内容出库;
2000元以内的根据业务员的发票要求办理出库。
(建安发票一定要出具合同)。
详见《非实物销售出库流程》
要求:
了解公司的非实物销售出库发票类别及相关的要求。
信息反馈:
加强与库房及商务的沟通,不可因货物不在库中,而置通知单不顾,造成货物无法及时出库;
及时通知:
如因其它因素,不能及时录入销货单,要及时通知经办人,以便经办人及时采取措施
(1)行业客户为03编码开头,如出现02编码的同名客户不得出库,由客户编码档案管理员添加行业新客户),如为项目,项目名称即为客户单位,如为项目出库,需在备注栏注明客户单位全称,以便开票。
(2)当天的销货单当天出库,对于非当天出库的销售通知,可以在处理完所有当天单据,快下班时,以次工作日时间打印。
(3)录单时注意货物的成本价,如为低于成本价出库,需由行业销售体系总监批准后才可出库。
1.4
销售冲红
原销货单核对:
冲红单必须与原销货单一致,从主机中拆分硬件的除外。
退票冲红:
对于已开发票的销货单或已提业务费的,如为冲红降价出库或货物退库,不得予以冲红,业务员必须将原开具的发票退回财务部,由开票员做了红字发票退票后才可办理冲红手续。
退库冲红:
如为货物退库,冲红通知单必须由公司分管总经理签字,同意冲红,同时出具退库说明及检测报告,才可办理。
在办理退货冲红前,应先询问是否商务同意退货至厂家,如可以退货至厂家,在冲红通知单上,由商务签字确认,并在冲红销货单备注栏上”某人同意退至厂家”。
如果进货业务员与出库业务员不一致,货物退库冲红应办理到出库业务员名下。
冲红单录入:
进销售系统录入冲红单时,必须在备注栏注明原销货单号,并保证与原销货单一致,然后进入开票系统再做一次红蓝勾对。
因新系统货物编码已重新设置,如遇无存货编码的情况,可通知采购商务部添加存货编码。
加盖“冲红”章:
原销货单冲红后,商务必须在原销货单白联上加盖“冲红票”章,并签字注明冲红金额,数量。
加盖“开票章”:
销货单已开票,但无退票的,商务必须在调整出库的销货单上,加盖“已开票”章,并签字注明已开发票金额。
一票多冲的情况:
保证财务核销准确,对于一张冲红单冲多张销货单的情况,在冲红单蓝联相应的货物处注明原销货单据号。
(尽量避免一单冲多单的情况)
冲红成本价标注:
为防止财务按平均成本价来核算,在冲红单蓝联上手写注明冲红未税成本价。
(此价格由采购商务核定)
1.5
行业内部货物调拔
业务员之间的货物调拔:
业务员只能销售自身库位的货物,否则需由销售人与货物所属业务员双方在《库存商品调拔授权登记表》中签字才可办理出库。
(合同批次之间的货物调拔也同上)
调拔调价:
如业务员之间的货物调拔为降价或提价调拔,按至分销调拔流程,手写备货单后,调拔双方签字,注明原库位及编码,至库存系统中办理其它出入库实现业务员及批次转换。
原则上调拔手续的办理,由调货方办理。
1.6
办理发货手续
发货准备:
发货前,与客户联系好。
市内运输通知单尽量在上午下单,市外运输通知单在17:
00之前,如货物量大、远郊的必须事先通知储运,以便及时安排车辆。
至电子物流管理系统下单:
(1)下单人:
下单人通常为业务部门及业务员。
(不得以本部门的名义下单),商务只是代办人。
(2)发货信息必须齐全:
客户方的联系人、电话、地址必须齐全准确。
(包括是否有技术人员随车)
(3)将U8中的销售清单转入电子物流单,要求注明货物的仓库所在地;
除货物外,如发票等相关文件资料也需在电子物流单系统中注明。
(4)注明要求发货时间
(5)必须注明项目、合同情况、销售单号,以便今后的核对查找。
(6)外地的货运方式:
选择邮政货运。
发票发货的注意事项
只有南昌区内的发票才可从物流部发货,南昌市外的发票必须通过挂号信的形式发送,如属于急件,征得业务部门同意后可发EMS寄送。
如业务部门确定要以货运或大巴的形式发送发票,此类发票由业务部门至商务处取票登记后,自己发送,中间的风险由业务部门承担;
如必须代办的,则必须由业务部门在我部门处签字承诺一但出现风险责任由业务部门自负。
跟踪发货情况:
下单后及时与储运相关人员沟通,确定接单情况,督促储运部门按要求时间发货,不可下单后不跟踪。
如出现客户到期未收到货的情况,需及时与储运联系,由储运与货运联系,了解情况,保证客户尽早收到货。
要求在两个工作日内,如未收到用户收条,必须与客户方电话联系,了解收货情况,最迟不可超过三个工作日。
如因未及时跟踪到货情况,而导致货物遗失,责任由销售商务承担。
如不能在与客户约定的时间内送货,及时与客户解释,并通知业务员。
用户收货确认:
《发货单》白联及红联,随货至客户方确认,如为货运送货,在注明“带回用户收条”字样
原则行业所有销售出库都必须有用户收货确认,用户方无法确认,则由业务员及部门经理逐级证明(见下):
(1)外地货物如电话催收三次后仍无法收回,通知储运部与货运(邮政)联系拿到客户方收货赁证代替用户收条
(2)对于业务人员自提或无合同的货物无用户收条按下述方法由业务体系签字证明。
(3)由于特殊原则,有些货物用户无法签收用户收条,则由业务员向上级解释,部门经理、行业销售体系总监签字证明此货用户收到
每工作日下班前到物流取回用户收条\维修单\取机凭证等发货客户签收凭证,如签收与我方发货不符的,不得在物流签收本上签字,不算物流完成了派单任务.
1.7
下派技服单
接收业务部门的通知,代业务部门至技服电子派单系统中下派技服单:
填写技服单:
如需客户服务,代业务员填写技服单。
技服单必须填写好相关联系方式及地址,服务内容,按表格规范填写
如为项目注明项目号,无合同的写明“无”
如储运有车送货,建议让技服随车。
如有其它资料需技服代送,需在技服单中注明。
(如发票,合同等)
如为售中服务(即送货服务),需落实送货情况,保证货物先到客户方,以免技服人员上门后无法服务。
如由技服人员带货,也需有用户收条返回,在下单时需注意注明。
跟踪执行情况:
如技服因特殊原因不能按时完成任务,及时向业务部门反馈。
1.8
开票手续办理
开票通知单>
填写:
开票通知单填写要求字迹清晰,发票内容核对准确,并由业务部门签字确认。
调取对应的《销售出库单白联》:
提交《开票通知单》黄联,注明销售单号,调取销售单白联,以供开票员核对开票记录及明细,如不符,按发票管理制度办。
业务员签字确认:
所有开票通知单需业务员签字确认,以减少因错开发票而退票的次数。
发票必须与销售出库一致,不得为开发票而乱拿销售出库单凑数(尤其是项目),如因此而造成帐务混乱,一旦查出因销售商务而造成,给与销售商务记过。
预开发票:
对每笔预开发票做好登记,并跟踪其出库督促及时核销。
(如已出库,因销售商务原因未及时核销的,予销售商务扣分)
要求预开发票,在相应出库手续办完后三天内核销。
发票的签收:
开出的发票,必须有用户方的签收(注明发票号\金额)
建立发票签收登记本:
业务员带给客户的发票,为保证发票不遗失,建立<
发票签收登记本>
发票业务员取走后,由其签收.
1.9
业务费清单
毛利审核申请表的核对:
销售商务负责在业务部门的《毛利审核申请表》上对业务的出库情况及到款情况进行确认
要求在一个工作日内完成本部门所负责的业务费配合工作,并做好已提业务费销售单据的控制。
数据真实准确。
业务费用请款审核明细表:
上表在行业业务体系总监审核通过后,由行业销售商务提供此表,从台帐中筛选出,并按此表格格式排版后,打印输出,销售商务签字,交由业务部门。
业务部门必须出具有行业业务体系总监审批的《销售毛利审核申请表》,否则销售商务可以不提供此数据。
加盖业务费章:
对已提供业务费用请款审核明细表的销售单据,销售商务必须加盖业务费章,并注明审核时间。
已提业务费的销售单据不得提取销售奖励及销售冲红。
1.10
应收核销
核销到款:
当日到款核销期限:
最迟不得超过财务发布到款信息后的二个工作日内,月底注意不得跨月。
业务员确认:
所有的到款都必须要有业务员亲自签字确认,如业务员不在公司可电话确认,两个工作日内补签。
单位不一致处理:
出库单位与到款单位必须一致,如不一致,在核销单位中注明实际出库单位,并出具双方的应收核销授权。
(见附件1)
指单核销:
销售单号栏必填,实际出库中销售单据号与实际到款必须相附,不可为应付到款核销工作,而随意填写单据号;
如为预收款或非销售货款,则在销售单号栏中注明预收或实际情况。
预收处理:
超过一周无人认领的款项,由销售支持部代挂预收。
日后业务员认领此款项,需办预收冲应收报告,经分管总经理审批后,交至财务(见第7条)。
预收销应收:
预收冲销应收必须要由业务员在<
预收帐款冲销应收帐款一览表>
上签字确认,方可办理核销手续;
如不属于该业务员的预收,还需由行业分管总经理签字方可办理.
详见《应收核销流程图》
及时准确的做应收核销工作
1.11
销售台帐
从U8系统中输出上工作日销售台帐(详见<
台帐输出流程图>
)
每日上午9:
00,从U8系统按输出上工作日销售记录
核对销售单据手写单
按台帐格式排版,输入其它信息(合同号/经办人/成本/整单应收余额)汇总入业务员销售台帐。
注意:
(1)除发票号及整单余额其它单元格尽量不要合并,否则不利于数据筛选
(2)一个项目只能有一个合同号,要注意合同号不得输错,否也将不利于项目销售数据的筛选。
(3)如为项目出库,出库单位为项目,但同样需要填写有合同与无合同,以便今后的项目商务管理,统计有合同及追加数据。
台帐中的应收余额数据与实际应收相附,全清的应收全部清零,但不得删除
台帐中相应标识:
合同销售数据做粉色标志,到款核销的数据做蓝色标志,没到款的无合同应收帐款做黑色标志。
到款核销及冲红核销记录
(1)在做每日到款核销时,在台帐中相应出库到款记录栏记录到款时间,并统计整单应收余额。
(已到款的出库字体作蓝色标志,同时在应收余额处清零。
做到与到款一致,不可出现已到款,但在台帐中未作到款记录的现象。
(2)冲红单与被冲红单字体也做蓝色标志,被冲红单注明冲红时间及冲红单号。
如为部分冲红,则在整单应收余额中减去冲红金额,并在到款记录中注明冲红时间及冲红单号,以备查。
开票记录:
跟踪开票情况,及时在台帐中相应出库处,反映开票情况,注明开票时间。
成本记录:
记录成本情况,核算销售毛利,为业务部门提供数据。
如为冲红,成本栏为“0”,被冲红栏成本也为“0”
其它:
客户方联系人/回单签收单等其它信息可根据行业部门的需要来填,如回单签收为业务员,则客户方联系人必须填写,以便备查。
销售台帐的发布
发布时间:
半个月,对于销售量较大的业务部门一周发布一次。
1.12
应收余额明细表
建立应收帐款余额明细表:
将台帐中有应收帐款的数据筛选出,形成应收帐款余额明细表。
(其中包含04年以前的数据)
要求:
每周四下班前报送上工作日的应收余额明细表至应收管理员及业务部门。
每月五日前整理出与U8月未应收余额一致的应收核销明细表,与应收帐款及预收一起发布至业务人员,督促业务人员及时确认。
保证各单位应收总额与财务数据一致,台帐数据与财务数据一致
1.13
应收催款
每周一、二根据上周应收周报与所负责业务人员落实逾期应收的到款预测,并在周报中注明。
周二下班前发至应收管理员。
要求所有逾期款全部落实到款时间,如有特殊原因不能回款,需与业务员落实原因
1.14
预收帐款的管理
建立各行业部预收帐款台帐(挂帐时间、到款单位、业务员、核销时间)
要求做到主动及时准确。
每天到款确认表中的预收帐款在预收帐款台帐中予以登记
预收帐款的核销:
跟踪每天业务员的销售台帐,在办理完销售出库后的二个工作日内对已办出库的预收帐款予以核销。
预收冲应收报告必须由业务员及分管总经理签字确认,并及时核销,报告保留一份复印件。
如何区分调整有合同与无合同数据
有合同应收帐款与无合同应收帐款严格区分,近期上交合同一律按无合同处理,标注“N”,不得作“J”或“近期上交”标注。
每月底催业务员将合同及时归档,跨月提交应收帐款考核数据后,原销售数据转为合同应收款(由合同管理员在销售单白联上注明合同号,销售商务在台帐中调整),如原已作考核,则在合同归档当月,将其作为本期无合同的到款。
。
1.16
票据保管
销货单接交:
保证每天已办理出货手续的<
销货单>
白联全部收回,并且作为销售档案保管,不得遗失一张白单。
最迟收回时间为次工作日下午下班前。
及时收回(用户收条):
市内二个工作日收回,市外一周内收回,所有的销货单必须收回经用户确认的发货单,附在销货单后保管。
如有客户不配合,不签收用户收条的,及时反映至业务员,由业务员与客户沟通,收回收条。
外地货物如电话催收三次后仍无法收回,通知储运部与货运(邮政)联系拿到客户方收货赁证代替用户收条.
对于业务人员自提或无合同的货物无用户收条按下述方法由业务体系签字证明。
由于特殊原则,有些货物用户无法签收用户收条,则由业务员向上级解释,部门经理、行业销售体系总监签字证明此货用户收到
销售通知单原始单据:
每月装订成册保管
票据保管:
每周六整理销货单与收货单,并分部门/业务员予以装订。
(每业务员销售单右下角手工编写流水号,每月用隔页纸区分,并注明月份及销售单据份数)
原则上销货白单不得外借,不得拆单。
1.17
库存货物跟踪管理
库存货物的跟踪:
了解行业库存情况,对于到期未出的货物,及时联系业务员,确定是否出库,如确定不需供单,及时与商务商议退货事宜。
要求做到了解分管行业部库位货物为何而备,何时出库,到期未出,及时采取措施。
新增积压库存的通报:
如确定为积压,且无法退货的商品,及时报送至采购商务积压库存管理员(廖琴),以便其更新积压库存表,如在下月初在做积压库存考核时,发现所负责的行业部有未通报的积压库存,对该销售商务予以记过。
1.18
返修件管理
下派返修件提货通知:
根据业务部门的通知至客户方提取返修件,在物流单中注明返修件及返修类型(如一次性开箱不合格/样机).
返修件的实物保管:
一律送至返修件管理部门保管,商务不接实物
取机凭证或维修单的保管:
在下派物流单时,必须注明带回取机凭证或维修单,并对单据复印保管。
做好返修件的跟踪工作及与业务人员的反馈:
做好返修件的登记
每周给业务部门发布一次返修件登记表,内含最新的返修件信息。
详见返修件管理规范
1.19
保证金管理
做好保证金台账,做好保证金到款记录,与财务账核对更新,每周五上午下班前向应收管理员报送保证金台账
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- 行业 销售 商务 岗位 规范