物业基础管理方案文档格式.docx

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12、地质勘察报告。

13、工程合同及开、竣工报告。

14、图纸会审记录。

15、工程设计变更通知（包括质量事故处理记录）。

16、隐蔽工程验收签证。

17、沉降观察记录。

18、砂浆、混凝土块试压报告。

19、供水试压报告。

20、绿化工程图及清单。

21、水电、卫生器具、水泵、智能设备、电梯等设备的检验合格证书。

22、消防系统说明书。

23、各类机电设备使用说明书。

24、小区业主姓名、产权、居住位置、建筑面积清单

（二）项目部内部资料。

（1）质量手册。

（2）行政管理作业指导书。

（3）秩序维护员服务作业指导书。

（4）环境维护员服务作业指导书。

（5）维保服务作业指导书。

（6）业户服务作业指导书。

（7）绿化服务作业指导书。

2、业主入住档案资料。

（1）入住通知书。

（2）入住验房表。

（3）业主家庭情况登记表

（4）业主手册。

（5）业主临时规约。

（6）前期物业管理服务服务协议

3、装修管理档案资料。

（1）业主装饰装修申请表。

（2）装修图纸。

（3）装饰装修管理协议。

（4）临时施工人员登记表。

（5）违章装饰装修检查表。

4、机电设备运作档案资料。

（1）各类设备台帐一览表。

（2）电梯维修保养记录。

（3）电梯年检资料。

（4）水泵维修保养记录。

（5）智能系统运行记录。

（6）智能监控存储记录。

（7）智能系统维修保养记录。

5、业主意见调查与分析档案资料

（1）业主意见调查表。

（2）业主意见调查报告。

（3）纠正、改进和预防始报告。

6、业主投诉与回访记录档案资料。

（1）业主投诉登记表。

（2）业主投诉处理记录。

（3）投诉回访记录。

7、小区车辆管理档案资料。

（1）业主车辆情况登记表。

（2）车库车辆登记表。

（3）车库检查记录。

（4）车辆进出记录表。

8、小区消防管理档案资料。

（1）消防设施登记表。

（2）消防设施维修保养记录。

（3）室内外消防系统检查表。

9、小区治安管理档案资料。

（1）值班记录表。

（2）巡逻检查记录表。

（3）物资放行记录表。

（4）紧急情况处理记录表。

（5）夜间查岗记录。

10、项目部日常管理档案资料。

（1）项目部值班记录。

（2）工作检查记录。

（3）工作计划。

11、日常维修服务档案资料。

（1）维修服务收费标准。

（2）维修台帐。

（3）维修任务单。

（4）维修回访记录。

12、环境维护员管理档案资料。

（1）公用设施一览表。

（2）环境维护员卫生检查表。

（3）环境消杀记录。

（4）楼道清扫安排表。

13、人事及人员培训档案资料。

（1）各类人员一览表。

（2）各类人员简历表复印件。

（3）员工各类证书复印件。

（4）项目部员工培训计划。

（5）各岗位考核评比标准。

（6）员工考核记录。

14、项目部各类通知、会议记录、报表、公告、信函等档案资料。

15、其他资料。

（三）外来文件资料。

政府、主管部门颁发的法律、法规等文件。

1.2档案资料的日常管理要求

1、设置专人管理，做到档案标识清晰，分类明确。

2、建立档案室，要求具有防火、防盗、防潮功能。

3、明确收集、整理、分类、编号、登记、输入电脑、入柜、运用、检查建档流程。

4、采用多种形式的文档存储方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、胶卷、照片。

5、对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，重要资料的接收、借阅、复印等必须经项目部主任审批。

6、重视档案管理信息开发，根据项目部工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

7、项目部各部门可设兼职管理员，小区经理、副经理每季度对档案资料管理情况进行检查。

8、项目部全体员工应树立档案意识、保密意识，严格执行档案借阅制度。

2、财务管理方案

2.1财务管理

根据财政部财基字（1998）7号《物业管理服务企业财务管理规定》，结合单位特点及物业管理服务要求，规范项目部财务运作，加强财务管理和经济核算，特制度如下制度。

1、根据公司的管理要求，编制年度财务收、支预算，平衡资金需要，并定期分析。

2、项目部各项收入及时上交公司财务部门，不得将收入流散外面，以防公款私用。

3、严格资金使用，资金使用坚持事前控制、事后检查监督、审批一支笔的原则。

4、为加强流动资金管理，材料采购按程序报批。

5、及时做好各类账簿记载，会计科目要符合《物业管理服务企业财务管理规定》。

6、每半年向客户公布物业管理服务费收支情况。

7、开办费另外建帐，专款专用。

8、严格控制差旅费使用，工作人员出差要经公司领导批准同意后到财务部门办理借款手续。

9、因工作需要添置固定资产、低值易耗品，经领导同意，方可购置。

10、严格资金使用，使用前由部门提出申请，经领导批准同意后，财务部门给予办理有关费用结算。

11、各部门使用的各种票据，应到财务部门办理登记领用手续，各部门不得擅自私印刷，购买票据。

12、车库收费使用专用票据，由秩序维护员部对每个车库核定每季应上交金额，核定后交一份清单给财务部门。

13、做好经济合同、协议（含发生经济往来的各项书签凭证）等的管理。

2.2会计档案管理

1、根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，加强对会计档案工作，建立会计档案的立卷、保管、查询和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查询、严防毁损、丧失和泄密。

2、会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

具体包括：

3、会计凭证类。

原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

4、会计帐薄类。

总账、明细账、日记账、固定资产卡片。

5、会计报告类。

月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附及文字说明，其他财务报告。

6、其他类。

银行对账单、调节表、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册。

7、财务上每年应按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制会计档案、保管清册，记账员兼会计档案员。

8、保管的会计档案不得外借，如有特殊需要经总经理批准，予以提供查阅或者复制，并办理登记查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

9、会计档案的保管期限分永久、定期两类。

定期保管期限为3年、5年、15年等类。

会计档案的保管期限从会计年度终了后第一天算起。

10、保管期满但未结清的债权债务、原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

11、借阅、查询本单位会计档案应按照下列规定执行。

（1）凡借阅、查询本单位会计档案，必须经总经理批准后方可借阅、查询。

如有特殊需要，经总经理注明同意复印后才能复印。

（2）借阅、查询、复印的单位、个人必须提供单位、个人的有效证件；

保管员对借阅、查询、复印会计资料人员必须办理登记手续，并详细填写摘要，对个人证件要复印，单位证件要存档、保管。