ISO2程序文件Word文档格式.docx

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HACCP计划控制程序

10

ZZW/QP/10-2008

食品安全验证控制程序

11

ZZW/QP/11-2008

不合格品控制程序

12

ZZW/QP/12-2008

产品标识、追溯和撤回程序

13

ZZW/QP/13-2008

内部审核程序

14

ZZW/QP/14-2008

纠正和预防措施控制程序

1.目的

对与食品安全管理体系运行有关的文件进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。

2.适用范围

适用于组成公司食品安全管理体系的文件。

3.职责

3.1总经理负责公司食品安全管理体系方针、目标文件、食品安全手册文件的批准。

3.2食品安全小组组长负责组织编写和审核食品安全管理手册,批准程序文件和工作文件。

3.3各职能部门负责本部门工作范围内与食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。

3.4办公室是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。

4.定义

无

受控文件：

是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。

所有食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

5.工作程序

5.1文件分类、编号和版本标识

5.1.1食品安全管理体系由管理手册、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：

a）食品安全管理手册：

ZZW/FS–2008

b）程序文件：

ZZW/QP/XXX-2008

发行年号

顺序号

程序文件代号

公司代号

c）工作文件：

公司代码（ZZW）-部门简称/顺序号-发布年号

部门简称规定：

办公室BG、质检部ZJ、食品安全小组ST、供销部GX、

生产部SC、总经理GM、食品安全小组组长MR。

d）外来文件：

公司代码/顺序号-原编号

如ZZW/01-ISO9001:

2000（ZZW第01号外来文件，ISO9001:

2000，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。

）

e）表格（记录格式）：

产生表格的文件编号（去除发布年份）-顺序号版本号。

如ZZW/QP/01-01A表示第一个程序文件中涉及到的第一张记录表单。

5.1.2文件的版本与状态：

食品安全管理体系文件应标明版本和状态。

其格式为A表示版本，0表示初始状态。

即该版本未进行修改。

5.2文件受控

5.2.1公司内部使用的食品安全管理体系文件均为受控文件。

5.2.2公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。

受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。

5.2.3公司外部使用的食品安全管理体系文件均不为受控文件。

5.3文件编制、审核、批准

5.3.1方针、目标和食品安全管理手册由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。

5.3.2程序文件由食品安全小组负责编制,食品安全小组长审核，总经理批准颁布实施。

5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由食品安全小组组长批准。

5.3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。

5.3.6管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用四号字体，二级标题用小四号字体，一倍半行距，加粗；

三级标题和正文用小四，行距固定为22。

其他未详细规定事项套用本文件格式。

5.4文件的发放、保存和管理

5.4.1食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由办公室保存并不得外借。

以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。

5.4.2文件发放对象由食品安全小组组长根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。

由公司文件管理员统一复制食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。

文件发放应包括其引用的表格（记录格式）。

5.4.3外部人员仅是借阅文件，应由食品安全小组组长批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。

5.4.3《受控文件清单》应适时更新以反映实际。

5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方（现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件只置于办公室），以防文件损坏。

任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。

应确保文件清晰，易于识别和检索。

5.4.5办公室定期对各部门文件保管情况进行检查。

在每次内部管理体系审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。

5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；

因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，办公室做好相应发放签收记录。

5.5文件的更改

5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。

5.5.2更改文件的标识：

文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只进行划改并签名或盖章即可；

对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号，并将修订状态归0，如由A变为B。

5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录。

对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行5.6的规定。

5.6文件回收、作废与销毁

当文件不适用或文件持有人变动时，办公室应将相应的文件回收，在原《文件中发放/回收登记》栏注明。

回收的文件，需要作废的，由办公室填写《文件销毁登记表》，应经原批准人批准后集中销毁。

若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。

5.7外来文件

5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司办公室组织各职能部门识别、收集、获取，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发/回收登记表》。

外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件”。

5.7.2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与食品安全管理体系有关，若有关，转交公司办公室，执行5.7.1。

5.7.3办公室和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新《受控文件清单》。

5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。

若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。

5.8文件的使用和评审

文件是活动的依据，应得到完全执行。

文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。

文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。

每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。

5.9记录的管理

记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。

6．相关文件

记录控制制程序

7．相关记录

ZZW/QP/01-01A 

受控文件清单

ZZW/QP/01-02A 

文件发放/回收登记表

ZZW/QP/01-03A 

文件借阅登记表

ZZW/QP/01-04A 

文件更改申请单

ZZW/QP/01-05A 

文件销毁登记表

对食品安全管理体系进行有效的管理，保持食品安全管理体系有效运行的证据。

适用于与食品安全管理体系所有相关的记录。

3.1食品安全小组组长:

负责组织所有食品安全管理体系管理工作。

3.2各部门：

负责本部门食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的食品安全管理体系。

3.3办公室：

负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。

记录：

阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。

记录保存期限：

最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。

5.工作流程

5.1 

各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。

5.2 

记录的格式和标识：

5.2.1存在时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。

5.2.2管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报食品安全小组组长批准，由文件管理人员备案后使用。

5.2.3记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。

5.2.4记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。

5.3 

记录的填写

5.3.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。

不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。

5.3.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。

修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。

5.3.3记录应得到部门负责人或相关主管的审核。

审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。

5.3.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。

5.3.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。

5.4 

记录的管理和跟进

5.4.1　办公室编制公司《记录清单》，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。

5.4.2　在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。

办公室至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存。

5.4.3　办公室应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。

5.4.4 

超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。

超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。

5.4.5 

记录是一种特殊的文件，应遵守《文件控制程序》中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。

记录无发放要求。

5.4.6 

记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。

与记录无关的人员查阅记录应得到食品安全小组组长批准。

5.4.7 

当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。

ZZW/QP/02-01A 

记录清单

通过最高管理者定期对组织的食品安全管理体系进行有效评审，以确保食品安全管理体系持续的适宜性和有效性，以实现组织既定的食品安全管理体系方针、目标。

适用于公司最高管理者主持的食品安全管理体系的评审会议。

3.1最高管理者主持管理评审并批准评审报告。

3.2食品安全小组组长负责管理评审的组织、协调工作，审核评审报告，以及评审后的纠正和预防措施的跟进、验证；

3.3办公室负责收集评审资料，编制管理评审计划和管理评审报告。

3.4各部门负责提供本部门有关评审所需的资料以及参加管理评审工作，落实管理评审报告中与本部门有关的工作内容，制定相应措施，予以实施。

评审频次：

5.1.1管理评审每年召开一次，二次之间间隔不超过十二个月。

一般选择在内部审核后和外审之前。

5.1.2下列情况下，由食品安全小组组长申请，经总经理批准适时进行管理评审：

a）重大的客户投诉；

b）发现食品安全管理体系的严重不符合等；

c）即将进行第二或第三方审核或法律、法规规定的审核时；

d）组织结构、产品范围、技术和工艺、资源配置的重大变动；

e）社会环境、市场需求、法律法规和标准发生重大变化；

5.2评审计划和准备：

5.2.1计划内容：

评审目的、范围、时间、地点、参加人员、评审内容及评审前期准备工作和资料。

5.2.2计划由办公室编制，食品安全小组组长审核，最高管理者批准，在评审会议一星期前发给各部门。

5.2.3各部门协助办公室准备好相关资料，包括提交相应的书面文件记录以支持其意见，并能与食品安全管理体系目标相联系。

5.2.4参加评审的成员应包括食品安全小组组长、食品安全小组和各部门负责人。

5.3评审输入——管理评审内容：

a）对食品安全管理体系的内、外部审核结果；

b）内外部沟通活动，包括顾客反馈信息，以及相关方的意见；

c）食品安全管理体系运行的绩效，包括食品安全管理体系的方针和目标实现情况，产品实现过程和产品质量控制措施和结果；

d）纠正和预防措施状况；

e）以往管理评审会议的跟踪措施；

f）可能影响食品安全管理体系的变更如内、外部环境的变化情况；

g）对食品安全管理体系提出的改进建议；

h）食品安全的验证活动结果的分析；

i）紧急状况、事故和召回；

j）评审结果和体系更新活动；

k）各单位、员工对持续改进的合理化建议等。

5.4评审会议

a）最高管理者参照评审计划，主持评审会议；

b）最高管理者对评审内容做出决定；

c）办公室做好会议记录工作，记录各方面对评审输入的意见。

5.5评审输出——《管理评审报告》：

5.5.1《管理评审报告》的内容

a）管理评审的一般情况目的、依据、时间、地点、人员；

b）评审综述；

c）评审总结。

5.5.2管理评审总结应包括（不限于）以下有关方面的任何决定和措施：

a）食品安全管理体系及其过程有效性改进的建议；

b）与客户要求有关的产品改进；

c）对相关方和客户承诺的改进

d）对资源的配置情况是否满足体系运行的需求；

5.5.3《管理评审报告》应在评审会议后一周内由办公室编制，经食品安全小组组长审核，报最高管理者批准，分发到各部门予以执行。

5.5.4《管理评审报告》的分发范围：

a）总经理、食品安全小组组长；

b）各单位负责人及其与会人员；

c）食品安全小组成员。

5.6管理评审跟踪

5.6.1管理评审提出的改善项目由相关单位实施纠正和预防措施，按《纠正和预防措施程序》执行。

5.6.2食品安全小组组长监督、检查纠正和预防措施的实施情况。

5.6.3应由办公室保持管理评审的有关记录。

纠正和预防措施程序

ZZW/QP/03-01A 

评审计划 

ZZW/QP/03-02A 

管理评审会议记录

ZZW/QP/03-03A 

管理评审报告

ZZW/QP/03–04A　会议签到表 

确保公司人力资源满足岗位能力需求，合理配置，高效利用，以提高工作效率、实现食品安全业绩为目标。

适用于公司所有从事影响食品加工和食品安全质量的人员能力管理,包括招聘、考核和培训。

3.1总经理：

a）批准培训计划；

b）部门主管以上员工的职责和任职条件的审批，及其任用批准；

c）授权食品安全小组组长安排食品安全小组的有关知识的培训。

3.2办公室：

a）任职与培训管理的归口单位；

b）负责组织编制《岗位任职要求》；

c）负责公司培训工作的策划、组织、实施与评价。

3.3各部门：

a）本部门人员培训需求的确定和计划；

b）本部门工作的安排和员工能力考察。

无

5.1人员安排及能力确定

公司从人员的教育、培训、经历以及相关的工作经验和技能方面考虑，由人事行政负责组织各职能部门编制《岗位任职要求》，经总经理批准后，作为公司人员安排、招聘、职位晋升及任免的依据。

国家法律、法规、标准或行业规范等要求持证上岗的岗位，具有相关的上岗资格证是必然的任职条件。

5.2人员的招聘和试用：

当出现职位空缺时，由用人部门向办公室提出需求申请，办公室根据该职位工作胜任所需的能力要求招聘适用的人员。

经用人部门试用以证明其胜任。

新员工应填写《员工转正申请表》并与该员工档案一起予以保持。

国家规定需要上岗证的特殊岗位，公司应要求员工提供相关的资格证明，并填写《特殊岗位员工资格确认表》。

对于与食品（包括原料、辅料、与食品接触材料和终产品）直接接触人员必须有健康证明。

5.3培训与能力提升

公司通过培训，确保员工的能力得到不断的提升，以适应管理体系持续改进的需要。

5.3.1新职员培训安排

a）办公室门应安排新职员在上岗接受入职培训，包括公司基础知识培训和岗位技能培训。

b）基础知识培训：

员工手册、公司简介、方针、目标、相关标准知识、及相关的基础规章制度，由办公室负责组织。

c）岗位技能培训：

所在部门的业务运作流程及相关的程序/作业文件/安全规范/操作技能，由用人部门负责执行。

5.3.2在职培训的安排

a）转岗培训:

与5.3.1C）岗位技能培训同，转岗前由办公室安排，新岗位用人部门负责进行培训；

b）用人部门需要紧急培训，包括新的食品研发项目、新增仪器设备、文件变化、职员工作任务变更等引起的即时培训需要，本部门不能自行完成时，应向办公室提出申请，经最高管理者批准后执行；

c）计划培训：

办公室定期根据以往的培训效果、岗位能力需求、部门或员工个人提交的培训申请表、公司的业务发展、管理体系、食品安全的符合性、客户满意调查结果等方面内容进行全面分析制定《培训计划表》，经总经理批准后实施。

在培训开始前适当的时间，办公室应另外发出培训通知。

《培训计划》内容包括：

培训内容、培训方式、培训对象、培训时间和评价/考核方式。

一般地，只需制订年度培训计划。

5.3.3培训考核和记录

a）所有培训，都必须进行考核评价，由培训组织者负责，可采取课堂考核、考试或上级主管确认等方式（送外培训获得培训机构证书可免考核）。

b）对于评价考核不合格的人员，可给予一次再培训的机会，若再培训考核仍不合格，公司将根据实际情况考虑转岗或解雇。

c）所有接受培训的员工，均应在员工档案中记录其培训的情况，填写《培训档案》。

5.3.4培训的改进

办公室应组织相关部门/人员讨论培训工作开展情况，包括课程内容、受训人员的学习效果、授课人的讲课效果、培训环境、培训对管理提升的作用等，填制《培训实施与评价表》作为今后培训工作改进的依据。

ZZW/QP/05-01A 

培训计划表

ZZW/QP/05-02A 

培训实施与评价表

ZZW/QP/05-03A 

培训档案

ZZW/QP/05-04A 

特殊岗位员工资格确认表

ZZW/QP/05-05A 

员工试用期考核报告

保证公司的基础设施和工作作环境的充分，使基础设施得到管理与维护，状态良好，以确保食品生产实施过程顺利，食品符合要求。

适用于与食品安全管理体系有关的影响到产品质量的场所、设施、设备的提供和工作环境的管理。

3.1最高管理者负责基础设施和工作环境的提供；

3.2生产部负责生产基础设施的管理和维护；

3.3办公室负责办公基础设施的管理和维护；

3.4各部门负责正确使用并保护其使用的基础设施和工作环境。

4.工作流程

4.1基础设施的提供和维修：

4.1.1为实现符合产品所需的设施，包括：

工作场所（车间，办公场所等）、设备、工具、支持性服务（水、电、气供应）。

4.1.2设施的提供

a）各部门根据生产要求及发展的需要，填写《设施添置申请表》，注明设施名称、用途、技术参数、数量等，报生产部，经食品安全小组组长审核，总经理批准后由生产部部选型、采购。

b）采购设施进厂后，由生产部会同使用部门到现场验收，根据清单逐一清点，备件、附件归使用部门，技术资料归生产部保管，并填写《设施验收单》。

c）设施安装、调试由生产部、使用部门负责实施安装。

调试合格后，运转一段时间后由生产部移交给使用部门，并填完《设施验收单》，办理设施安装移交手续。

验收不合格的设施（新购）由供销部与供方协商解决，并在《设施验收单》上记录处理结果。

低值易耗设施由使用部门自行验收，并由仓库办理手续。

d）生产部对验收合格的设施进行编号，登录《固定资产设备台帐》，并在设施上安上固定资产标牌。

e）生产部每年12月根据生产所需收集设施的添置、更新、改造、检修信息，并由生产部召开设施平衡会，讨论下一年度的设施添置、更新、改造、检修计划，由生产部根据讨论结果编制下一年度的《设施检修计划》，报食品安全小组审核，经总经理批准后，分发到各部门，由生产部监督落实。

4.1.3设施的使用、维修和保养

a）根据生产需要生产部组织编写《设施操作规程》，发放到使用部门。

对关键设施《固定资产设备台帐》上要有标注。

对相关操作人员应由相关部门培训考试合格后，持证上岗。

b）由生产部编制《设备维修保养规程》，对各类设施的检修、保养等作出规定。

设施的各使用部门应严格按照规范执行。

生产部编制《设施日常保养项目表》，规定保养项目频次发给使用部门执行。

各部门设施管理员负责监督执行情况。

生产部每月收集《设施日常保养项目表》整理入档，作为制定年度检修计划的依据。

c）日常生产中车间无法排除的故障应填写《设施报验（修）单》，报生产部检修，检修中的设施应挂红色检修牌，检修好的设施需经使用部门设施管理员验收签字后使用。

对于固定资产的检修情况，由生产部记录在《设施故障维修记录表》中；

对于构成大修的，除填写上述记录外，还需填写《设备登记卡》。

4.2设施的封存、启封、报废

4.2.1封存设施应挂黄色牌，设施的封存由设施使用部门填写《设施封存启封申请表》，经生产部审批，关键设施经食品安全小组组长审批后执行。

4.2.2由于生产品种的变化需对封存的设施启封时，由使用部门填写《设施封存启封申请表》，生产部审批执行，关