档案管理档案管理课程教学大纲Word格式.docx
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●档案收集流程及要求
归档定义
一、档案收集工作的范围
1、政府机关、企事业单位的档案室对本单位应归档的档案的接收
2、政府机关、企事业单位对未及时归档的档案补充收集
3、档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值档案的集中和接收
4、档案馆对建国前各历史时期形成的档案的接收与征集
二、归档制度内容
●归档制度定义
归档制度的定义:
各单位在工作活动中不断产生的文件,处理完毕以后,经由文书部门或文件工作人员整理,定期移交给档案室集中保存,称为归档。
在我国归档是党和国家规定的一项制度,称为归档制度。
●归档范围
●归档时间
●归档要求
具体要求有:
A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整
B、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;
文电应合一立卷。
C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在批复年立卷;
跨年度的规划放在针对的第一年立卷;
跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;
跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;
非诉讼案件放在结案年立卷;
其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
D、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
印件有前,定稿在后;
重要法规性文件的历次稿排在定稿之后;
非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后;
其它文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。
E、卷内文件应按排列顺序,依次编写页号或件号。
装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;
不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号;
图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。
F、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;
没有题名应拟写题名,有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写;
没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;
会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;
填写的字迹要工整。
卷内文件目录放在卷首。
G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
H、有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。
备考表应置卷尾。
J、卷内文件要去掉金属物,对破损的文件材料的修裱。
K、归档的文件材料保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
●归档手续
●建立文件归档制度的要求
1、归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求
2、归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际,体现本机关的文件材料的形成特点和规律
3、制定的归档制度,应当同本机关的其他机关制度保持内容方面的统一性
4、不断完善归档制度的内容
三、平时收集内容
●零散文件的收集
●“帐外”文件的收集
●专业文件的收集
●“双重”档案的收集
“双重”档案的定义及要求
四、归档文件收集的办法
10条
五、归档文件收集的难点及解决办法
●收集的难点
●解决办法
六、档案馆收集档案的流程
七、档案馆接收档案的范围和要求
●范围
●要求
●方法
●期限
●特点
预见性与计划性
针对性与及时性
系统性与和完整性
八、档案馆档案的来源
1、收集现行机关档案
2、收集撤销机关档案
3、收集组织和个人保存的散失档案
*收集历史档案的对象与途径
①收集散存于机关、社会组织中的历史档案;
②征集收藏与个人手中的历史档案;
③征集少数民族地区的历史档案;
④点收集党史征集办公室、政协文史组织及其学术历史研究部门所征集的历史档案;
⑤收集散失国外的历史档案。
*接收与征集历史档案的方法
①发布通告;
②调查研究;
③广泛宣传。
4、档案馆之间交接的档案
九、机构变革中档案的收集
7条
考核要求:
1、档案收集工作概述
1.1档案收集工作的内容(识记)
1.2档案收集工作的要求(了解)
1.3档案收集工作的特点(了解)
2、档案管理的接收和归档
2.1建立机关文件归档制度的要求(领会)
2.2归档制度的内容(了解)
2.3档案室在形成文件和归档组织活动中的作用(了解)
3、档案馆档案的收集
3.1档案馆档案的来源(了解)
3.2档案馆接收与征集档案的范围(了解)
3.3档案馆接收档案前的准备工作(识记)
3.4收集历史档案的对象与途径(识记)
项目三:
档案交接和编制档案保管期限表
档案交接是档案管理的重要环节,关系到档案管理水平的高低和档案的安全,对档案的真实、完整、可用和安全,保存党和国家历史记录,促进档案信息资源开发利用具有重大意义,因此应该按要求做好交接手续,认真填写交接文据;
档案保管期限表为档案价值的鉴定提供统一标准,提高工作效率,加快工作进度,档案保管期限的划分方法,以及档案保管期限划分中的应注意是学习的重点。
任务
●档案交接文据的构成
●档案交接文据的填写
●档案保管期限表
●档案保管期限的分析方法
●档案保管期限表的结构
●档案保管期限表的审批
一、档案交接文据的构成
1.档案交接文据的定义
档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成,并具有法律效力的文件。
档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。
2.档案交接文据的构成
3.档案交接文据的示例
二、档案交接文据的填写
文书部门或档案部门向档案室移交档案时,交接双方应根据案卷目录详细清点,经认真核对无误后,即可履行签字手续,并将案卷目录中的一份由档案部门签字后,交还移交单位妥善保存。
必要时,移交单位须编写归档文件简要说明,交接双方应填写档案交接文据。
1.第一部分的填写
2.第二部分的填写
3.第三部分的填写
三、档案保管期限表
1.档案保管期限表的含义:
是以表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的一种指导性文件。
2.档案保管期限表的作用
(1)为档案价值的鉴定提供统一标准;
(2)提高工作效率,加快工作进度。
四、档案保管期限的分析方法(教材55页)
1.分析方法的核心(以我为主)及含义
2.分析方法示例
3.机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
⑴永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
⑵定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
⑶机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
⑷机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
⑸机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
五、档案保管期限表的类型、结构
1.类型
2.结构
五、档案保管期限表的编制方法和上报要求
1.编制方法
2.上报要求
六、档案保管期限表的审批
1.初审
2.复审
1、档案保管期限表和档案保管期限的划分
1.1档案保管期限表的作用和类型(识记)
1.2档案保管期限表的结构(了解)
1.3档案保管期限表的编制方法(了解)
1.4关于划分档案保管期限中的“弹性”问题(领会)
项目四:
档案的鉴定、归档和销毁
档案鉴定,是按一定的原则、标准和方法,分析和判定档案的价值,决定档案是否需要保存及其保存期限的一项档案业务工作,是档案管理工作一项重要内容,具有较强的理论性,在实际工作中有一定的难度,要求学生了解和掌握档案鉴定价值原则和标准,并且根据签订结果和相关规定确定,注重坚持以“我”为主、与“我”有关的原则区分文件的归档与不归档;
对于经过鉴定对失去价值和无需继续保存的档案按照程序、经过批准予以销毁,进而优化馆藏体系。
●档案鉴定的定义与意义
●档案鉴定的内容和方法
●档案鉴定的流程
●档案鉴定工作的原则
●档案鉴定工作的制度和组织
●鉴定档案价值的依据与标准
●文件归档与不归档
●馆藏体系的优化
●档案销毁
一、档案鉴定的定义与意义
1.定义
@指档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法判定档案的价值,确定档案的保管期限,剔除失去保存价值的档案,予以销毁,使保存的档案更加精炼,这样一个工作过程,我们称之为档案价值的鉴定工作,简而言之就是判定档案的价值和真伪,决定档案的存毁。
@广义上的档案价值鉴定包括两层含义:
鉴定档案的真伪和判定档案的价值。
由此可以看出,档案鉴定工作的主要内容就是甄别和判定档案的价值,并根据它们的不同价值判定不同的保管期限,剔除不需要保存的档案或者保存期限已满的档案,予以销毁。
2.意义
1档案经过价值鉴定以后能够便于对有价值的档案进行查找和利用。
2通过对档案价值的鉴定,便于档案的整理和保管。
从整理的角度来看,对有价值的档案或者是价值比较大的档案应该进行精细整理,价值相对较小的档案进行粗整,没有价值的档案则不进行整理,这样可以节省人力和物力;
鉴定对保管具有更大的现实意义,对于有价值的档案可以有更好的保管条件,保证其完整和安全,,以延长其使用寿命;
对于那些价值相对较小的档案则提供一般的保管的条件,这样不至于使有限的人力物力平均使用。
3经过鉴定的档案有助于我们在应对突发事件时抢救有所重点,不至于因其而玉石俱毁。
二、档案鉴定的内容和方法
1.内容
(1)制定出鉴定档案价值的标准和相应的档案保管期限。
(2)具体审核鉴定档案的价值,即确定哪些档案需要保存和保存多久。
(3)把没有保存价值的档案或者保管期限已满的档案剔除并销毁。
⑷对历史档案鉴别其真伪
2.方法
①直接鉴定法
②整体鉴定法
③比较鉴定法
三、档案鉴定的流程
文件归档鉴定—划定保管期限—档案价值复审——销毁无价值档案
四、档案鉴定工作的原则
鉴定档案价值的原则是:
从国家和民族的根本利益出发,用全面的、历史的、发展的、效益的观点,判定档案的价值。
全面的观点:
首先应考虑被鉴定文件与其他相关文件之间关系,其次全面分析被鉴定文件的社会价值。
(1)将档案自身的特点和社会利用需要结合起来,全面评价档案的价值;
(2)全面分析档案各方面的特征(内容、来源、形成时间、文种等);
(3)从全宗整体而非孤立地鉴定单份档案文件的价值;
(3)全面分析和预测社会利用的需要(长远需要、近期需要)
历史的观点:
首先应考虑被鉴定文件自身的历史特性,其次,应考虑被鉴定文件的存史价值。
发展的观点:
由于档案的价值具有时效性和扩展性的特点,因此,判断档案的价值和作用要有发展的眼光,既要看到当前的作用,也要看到将来的需要。
效益的观点:
必须充分考虑档案管理的成本、投入与档案效益之间的合理关系。
五、档案鉴定工作的制度和组织
1.档案鉴定工作制度
2.档案鉴定工作组织
六、鉴定档案价值的依据与标准
1.鉴定档案价值的依据
①档案自身状况
②档案的作用
③档案的社会利用需要
2.鉴定档案价值的标准
⑴档案的来源标准
档案的来源是指档案的形成者,运用来源标准鉴定档案价值应注意分析本单位文件与外单位文件的关系,本单位制成的文件作者的职能,档案馆接收对象的地位与作用等方面的情况。
⑵档案内容标准
档案的内容是指档案所记载的事实、现象、数据、思想、经验、结论等,它是决定档案价值最重要、最本质的因素。
运用内容标准鉴定档案价值时应分析内容的重要性、独特性、时效性等与档案的价值的关系。
⑶档案的形式特征标准
档案的形式是指文种(文件的名称)、形成时间、载体形态和记录方式等。
在某种情况下,档案的形式也影响其价值。
⑷相关价值标准
⑸社会利用标准(效益标准)
包括利用方向以及利用面对档案价值的影响。
档案的保存价值取决于档案自身特点和社会利用需要两方面因素。
具体依据和标准包括:
档案的内容:
重要性、独特性、时效性和真实性对档案价值影响较大。
在内容上,价值较大的档案一般包括:
①反映立档单位主要职能活动和基本历史面貌的档案;
②反映社会历史发展方向的档案;
③反映国家方针政策的档案;
④反映社会各阶层劳动条件和生活状况的档案;
⑤反映某些基本情况,能说明和证实某种事实的档案。
七、文件归档与不归档
归档是指各机关的文件处理部门或业务部门及文件工作者,将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件,整理立卷,定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。
1.归档范围
机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;
下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
2.不归档范围
机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
八、馆藏体系的优化
优化馆藏,是指用最低限度的馆藏量贮存最大限度的档案信息。
1、树立优化观念,完善有关法规;
2、控制进馆档案的数量;
3、确定馆藏档案的合理比例结构;
(1)各种门类和载体的档案比例适当;
(2)入藏资料与馆藏档案的比例(2:
8)协调;
(3)馆藏档案层次分明。
4、消除馆藏档案的过量重复;
5、及时剔除失去保存价值的档案。
九、档案销毁
经过鉴定,保管期满无须继续保管的档案及无保管价值的档案应拣出销毁。
销毁档案必须慎重,不能只根据档案保管期限表及案卷封面上的档案保管期限作出档案是否销毁的决定,而要具体考查档案的内容。
为优化馆藏需要对档案进行销毁,机关销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,另有销毁规定的按照有关规定执行。
档案的销毁一定要慎重,销毁1949年以前的历史档案,除经主管部门领导机关同意外,还应同时报国家档案局批准,未经鉴定和批准不得销毁档案。
档案销毁要注意安全保密,一般有两个人以上在指定地点监销并且在销毁清册上签字。
1.编制档案销毁清册
档案销毁清册既是送领导审批的文据,又是日后查考档案销毁情况的书面凭证。
准备销毁档案的登记,一般以案卷或文件为单位。
见下图:
序号
案卷或文件题名
年代
目录号
案卷或文号
卷内文件页(件)数
原期限
销毁原因
备注
2.撰写请示文件
3.报送审批
4.监销
准备销毁的档案在未获批准之前应单独保管,以便审批时对其进行检查,或不批准销毁时检出恢复保存。
准备予以销毁的档案经批准后,一般可将其送往造纸工厂作纸张原料。
远离造纸厂的档案室(馆)或待销毁档案特别机密,可采取自行焚毁或粉碎的方式。
销毁档案无论采取何种方式,均需指派两人以上执行监销任务。
1、档案鉴定工作的内容和意义
1.1制定鉴定档案价值的标准(识记)
1.2档案鉴定工作的意义(了解)
2、鉴定档案价值的原则与标准
2.1鉴定档案价值的原则(领会)
2.2鉴定档案价值的标准(领会)
3、档案鉴定工作的制度和组织
3.1销毁档案的批准和监销制度(识记)
3.2档案鉴定工作的程序和方法(了解)
3.3档案销毁清册的编制(了解)
3.4销毁档案的方法(识记)
第三章档案整理
档案整理是档案管理工作的重要内容,也是一项实践性较强的工作,档案整理的各项工作都是需要掌握的内容,尤其是档案全宗原则理论及其应用,档案全宗的划分,全宗内档案的分类,案卷目录的编制等工作需要重点掌握。
第一节档案整理工作概述
一、档案整理工作的基本内容
档案整理工作的基本内容主要包括全宗的划分和排列、全宗内档案分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸环节。
二、档案整理工作的原则
档案整理工作原则是尊重和维护档案的本质特性,保持档案文件之间的历史联系,充分尊重和利用原有的整理结果,便于保管和利用。
第二节全宗的划分
一、全宗的基本含义
全宗是一个具有社会独立性的组织和个人在其社会实践中所形成的档案有机整体。
二、立档单位的构成条件
1、可以独立行使职权
2、设有会计单位和经济核算单位
3、设有管理人事的机构
三、立档单位的变化对全宗划分的影响
1、政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗
2、立档单位变化导致的区分全宗
3、临时机构和派出机构档案区分全宗
4、判定档案的所属全宗
5、个人全宗与组织全宗档案的区分
四、全宗的补充形式
1、联合全宗
2、汇集全宗
3、档案汇集
五、“划分”全宗群
六、全宗的编号与排列
1、全宗编号的要求与方法
2、全宗排列的要求与方法
第三节全宗内档案的分类
一、全宗内档案分类的基本要求
二、全宗内档案分类的一般方法
三、全宗内档案常用的分类方法
1、年度分类法
2、组织机构分类法
3、问题分类法
四、常用分类法的结合运用
五、个人全宗内档案的分类
第四节类内案卷排列和案卷目录
一、案卷排列
二、案卷编号
三、案卷目录的编制
1、案卷目录的含义和作用
2、案卷目录的编制方法
3、案卷目录的结构
第五节档案整理工作的组织协调
一、档案整理工作组织与协调的基本方法
二、立档单位与全宗历史考证
三、档号及使用规则
1、档案整理工作概述
1.1档案整理工作的基本内容(识记)
1.2档案整理工作的原则(了解)
2、全宗的划分
2.1全宗的基本含义(识记)
2.2立档单位的构成条件(了解)
2.3政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗(了解)
2.4全宗的补充形式(了解)
2.5全宗的编号与排列(识记)
3、全宗内档案的分类
3.1全宗内档案分类的一般方法(了解)
3.2全宗内档案常用的分类方法(了解)
3.3常用分类法的结合运用
3.4个人全宗内档案的分类
4、类内案卷排列和案卷目录
4.1案卷排列(了解)
4.2案卷目录的编制方法(识记)
4.3案卷目录的结构
4.4立档单位与全宗历史考证(了解)
第四章档案保管
档案的保管工作是档案管理工作的基本内容之一,即对以整理好并已入库及其柜架中的档案进行日常的维护、保护性管理工作。
档案保管工作主要从事对档案实体的日常维护和管理,主要掌握档案装具的管理方法,以及档案的存放方法。
教学时数2学时
第一节档案保管工作概述
一、档案保管工作的含义
二、档案保管工作的基本任务
第二节档案保管的物质条件
一、库房
二、档案装具
三、档案保管设备
四、卷皮、卷盒
第三节档案库房管理
一、进出库制度
二、日常防护措施
三、库房与档案装具管理方法
四、档案存放管理
五、全宗卷
1、档案保管工作概述
1.1档案保管工作的含义(了解)
1.2档案保管工作的基本任务
2、档案保管的物质条件
2.1档案装具(了解)
2.2档案保管设备(了解)
3、档案库房管理
3.1进出库制度(了解)
3.2日常防护措施(识记)
档案统计作为一种综合性管理手段,成为档案管理工作的八项基本内容之一,它不仅登记统计档案的数量、状况,而且还登记统计档案管理工作活动数量、状况,档案工作人员、机构、经费、设备等所有相关因素,是制定有关档案工作方针、政策和计划并检查其执行情况的重要依据。
档案统计是对档案及其管理进行量化描述,需要学生掌握统计的基本方法,档案馆、档案室基本状况的主要形式。
4学时
第一节档案统计工作概述
一、档案统计工作的内容
二、档案统计工作的作用
第二节档案登记工作
一、档案状况登记
1、案卷目录与卷内文件目录
2、档案收进登记薄
3、全宗名册
4、全宗单
5、全宗卡片
6、档案成份和数量变化情况报告表
7、案卷目录登记簿
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