华亭煤矿销售管理系统解决方案Word下载.docx
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聘请专家学者,对化验人员进行专业培训和技术指导,并坚持24小时跟踪检测矿井原煤质量,实施产品出矿前、火车发运和重点用户到货后三级煤炭检测程序,形成了较为完善的煤质化验系统和质量保证体系。
公司致力于“诚信华煤,诚信营销”的经营理念,通过实施诚信工程建设,打造名牌产品,创新营销体制,做精做优“华亭煤业”品牌。
到2006年,煤炭产品销售能力将达到2000万吨,进入全国10大煤炭营销行列。
根据煤炭市场旺销状态,销售运输公司不断分析市场形势和销售环境的变化,随行就市,灵活调节价格,通过强化合同管理、调运管理、价格管理和售后服务等各项工作,使公司经济效益得到了显著提高。
为了进一步挖掘销售运输公司的业务潜力,提升销售运输公司的管理,建立一个覆盖销售公司各项业务的销售管理信息系统已成为当务之急。
目前,销售运输公司财务部使用的财务管理软件是用友,集体内部的网络及硬件条件非常完备,已具有进行大规模部署销售管理系统的基础条件。
2公司简介
2.1公司基本情况和技术人员情况介绍
暂略,可引用宣传文档的内容
2.2相关典型项目介绍
3系统目标和实施策略
3.1系统目标
销售管理系统的主要职责是:
●负责业务的洽谈、煤炭销售合同的签订、用户付款、办理铁运计划,完成集团公司计划处下达的煤矿销售计划。
●负责煤炭销售、煤炭运输、煤炭结存、销售合同执行、销售计划完成情况的统计管理。
●负责开票管理、销售收入(会计报告)管理、应收帐款明细管理、费用包干指标管理。
●负责销售合同的招投标活动。
●负责下属堆场中的现场管理,并使用车号识别、视频监控等信息技术来规范现场作业流程。
●负责各矿煤质情况及调度日报情况,对煤质情况掌握,对资料进行归档管理,以及煤质调度
●负责处理客户商业往来中产品煤质等纠纷的协调和处理
●负责销售运输公司运输的亏损煤量、计量工具的精确程度、维护及上报大修计划
●负责煤层煤样的化验及各巷道煤样调查结果的统计。
●负责销售合同的签订、履行、归档的业务
●负责不同煤质对不同等级客户在不同情况的定价策略。
●负责根据销售管理系统系统中的生产计划调整相应的销售计划,或者反过来处理。
●采用指纹识别、电子签名和数字证书结合工作流技术实现销售合同及相关核心业务文件的处理流程,并保障的信息安全。
●通过Internet,建立和外派组织间的紧密联系,使和外派组织相关的各项业务活动更加流畅,降低沟通成本,提高信息共享程度。
●销售管理系统覆盖华亭煤业集团销售运输公司的业务活动的各个方面,可以完成公司日常业务中各项事务性工作,减轻计划、调运、销售、财务、质检、统计等相关人员的劳动强度,提高工作效率和准确度,缩短煤款回收时间,加快资金流通,监督和严格执行销售合同,增加企业经济效益。
根据市场变化情况,可以及时的改变销售策略和产品品种,为领导决策提供技术支持。
3.2总体方案设计的指导原则
系统融合前沿的企业管理理论和先进的信息,结合销售运输公司的实际业务情况,以满足客户实际需求为主要设计依据,采用先进的信息技术同时兼顾外来的升级和扩展,充分考虑和外部系统,外部组织的协调和沟通,同时在系统各个层面均考虑充分考虑数据权限和操作权限。
在进行销售管理系统设计的过程中,必须遵循一定的原则,该原则不仅适用于系统的结构设计,而且也是今后进行系统功能设计、信息设计以及系统开发与
实施过程工作的原则。
3.2.1系统的开发原则——总体规划、分步实施、突出实用、兼顾先进、保证可靠、易于扩充的原则。
信息系统的开发是一项庞大复杂的系统工作,它有着鲜明的整体性、综合性、层次结构性和目的性。
它的整体功能是由许多子功能有序组合而成的,与管理活动和组织职能相互联系、相互协调。
各子功能处理的数据既独立又相互关联,构成一个完整而又共享的数据体系。
因此,信息系统开发必须注重功能和数据上的整体性、系统性,必须制订总体规划,按照总体规划分步设计、实施。
信息系统必须满足用户作业、管理、决策上的要求,既保证系统功能的正确性,又方便实用,需要友好的用户界面,灵活的功能调度,简便的操作和完善的系统维护措施,“突出实用、兼顾先进、保证可靠、易于扩充”是信息系统开发所要遵循的重要原则。
3.2.2系统优先性能原则——实用性、可靠性优于先进性和科学性的原则
企业与学校、科研机构不同,一个新系统的投建有很明确的生产背景,所以企业技术应用的首先因素是实用性与可靠性。
所谓实用性,即符合实际需要,可靠性即指在日常运行中性能稳定,不出错误。
在销售管理系统的总体设计过程中,应当尽量采用成熟技术。
当然,没有先进性、科学性的系统其寿命是不会长久的。
因此,在设计中应充分考虑未来企业发展和技术进步,并且在安全、可靠的前提下,尽可能提高系统的先进性和科学性,以充分保护目前投资。
3.2.3经营过程重构原则——组织机构重组与业务流程再造的原则
随着企业从计划经济到市场经济的转变,企业现有的生产经营过程与机构设置存在少量不合理的现象。
在实施信息系统提供管理水平的过程中,其整体设计不可能也不应该完全按照企业现有的经营过程来安排,而应该对现有经营过程提出改进,进行机构重组和业务流程再造,即对现有经营过程进行重构,真正使销售管理系统帮助企业达到全局最优,更好地发挥作用。
3.2.4企业信息基础设施建设原则——分布、开放、先进、可靠的原则
企业的信息基础设施由网络设备、数据库和支持软件等组成。
销售管理系统的计算机基础设施是集成的分布式计算环境。
浏览器/服务器(Browse/Server)体系结构可以大大减轻部署和调整的工作量,是目前广为采用的体系结构。
另外,开放性逐渐已成为各种产品和系统的普遍要求,销售管理系统总体规划必须充分考虑集成系统的开放性,特别是和用友财务系统及销售管理系统系统的数据交换。
3.2.5企业信息资源网的建设原则——标准化、规范化原则
信息资源是企业最重要的资源之一,建立信息资源网,保证标准化、规范化地组织好信息是实现企业管理信息化并使企业信息系统成为行业典范的关键工作。
3.2.6应用软件开发原则——生命周期法和快速原型法相结合的原则
为了保证信息系统工程的进度和质量,一般应尽量采用现行成熟的应用软件产品,尽量减少软件开发及二次开发的工作量。
当确实需要自己动手开发应用软件时,应尽量使用已有的软件开发平台或成熟的软件开发工具。
开发软件应严格遵循软件开发规范的要求。
当前开发软件往往将生命周期法和快速原型法结合起来使用。
生命周期法需要严格经过需求分析、概要设计、详细设计、代码实现、测试、使用和维护等开发阶段,软件质量容易得到保证,但开发周期长、费用高;
而快速原型法就是快速建立一个满足用户基本需要的软件系统原型,该原型只反映最终系统的部分要求特征,用户随着对系统的理解加深而不断对原型系统作出反映和评价,开发人员对原型系统不断地修改和充实,以获得新的版本,最终形成稳定实用的软件。
销售管理系统的设计应遵循生命周期和快速原型相结合的原则。
3.2.7系统设计实施原则——自顶向下设计,自底向上实施的原则
为了保证系统的整体性,在进行销售管理系统功能分解,建立逻辑模型和功能模型时应当采取自顶向下的分析和设计方法;
而在着手进行销售管理系统的实施以及建立系统信息模型时,则应在总体规划的基础上,按照可操作性原则,首先考虑底层应用的实现,然后逐步向中层及高层发展,即采用自底向上的实施方法。
为保证分期分步实现销售管理系统的全部功能,且做到实施一块见效一块,必须以集成的观点来指导各子系统的设计与实施,做到每个子系统既能在销售管理系统中集成运行,又能独立运行。
3.3实施策略
销售管理系统的实施和其他信息系统需要遵循以下三点实施策略,从而使系统的实施过程更加科学、有效。
3.3.1领航员原则
实施销售管理系统的过程中,却有着一定的规律可循,华大博菲特公司从经验和教训中已摸索出这样一条规律:
由掌握销售管理理论,又掌握企业业务流程的用户来配合实施销售管理系统,可收到事半功倍之功效。
“领航”的含义不是包办代替,“船”仍由用户自己开,领航员可引导企业按照正确的方向,以尽可能短的时间到达目的地,这是领航员原则的关键所在。
3.3.2整体规划、分步实施
以总体规划分步实施为原则,开发建立销售管理系统系统,在系统分析的指导下,根据用户的需求分阶段进行系统实施,从而逐步投入,逐步见效。
3.3.3组织强有力的领导班子
销售管理系统系统不仅仅是销售运输公司的一把手工程,而且是企业各级、各部门领导的一把手工程,一把手不仅仅在政策和权利上给予支持,更重要的是在具体业务上和各部门协调上给予支持,没有强有力的领导和各个部门的协同配合是很难完成的,因此由公司级领导亲自挂帅,组织专门的机构,制定相应的规章制度,定期或不定期的组织召开工作汇报会,在可能的情况下,将销售管理系统的实施质量和实施进度纳入责任制考核范围,方能顺利实施。
同时在实施中,公司领导、管理人员、业务骨干、应用人员全面参与,在引进技术的同时,培养自己的技术队伍。
4网络布线和机房设计
4.1网络布线
暂略可能涉及到现场内硬件,就是监控和车号识别部分的布线
4.2机房设计
机房装修、UPS电源、空调、照明系统、监控系统等。
5网络系统设计
5.1网络产品选型
HUAWEI6502
主机系统、网络系统和其他硬件系统的选型应以满足招标书及最终用户对应用系统功能的要求为依据,推荐著名厂商的主流产品。
在选择硬件产品时应注意考察该产品的市场占有率、产品的生命力、产品的先进性、开放性、厂商所能提供的技术支持、与本公司的合作历史等因素,所推荐的技术也应该是先进成熟和趋势化的。
在进行产品选型时的一个重要参考因素是用户的行业特点以及该行业本身同厂商的合作记录。
详细介绍本公司所提供网络和硬件平台系统的详细功能特点及技术特点。
5.2网络系统结构
包括核心层、分布层和接入层的描述。
5.3网络设备的配置
根据选型原则介绍所选厂商及产品的特点和优点,并阐明在本项目中的配置情况,作配置解析。
参考华为的路由器宣传文档
5.4网管系统设计
根据网络设备的特点选择网管软件,并对其功能和性能进行描述。
6主机系统设计
6.1主机产品选型
SUN8900
参考sun小型机的文档
6.2主机设备的配置
根据选型原则介绍所选厂商及产品的特点和优点,并阐明在本投标项目中的配置情况,作配置解析。
6.3操作系统
7系统软件选型
操作系统:
SunSolaris
数据库:
OracleforSunSolaris
高可用方案:
Suncluster
J2EE服务器:
Websphere或东方通或Tomcat
系统软件是指数据库软件、服务器软件、高可用性软件等,要给出流行产品的比较和选择的依据。
参考Solaris和Oracle的宣传文档
8应用软件开发
8.1应用软件结构
销售管理系统总体引用软件结构如下图:
8.2功能模块描述
销售管理系统分为四类子系统,分别是基础支持类,业务执行类,门户类,决策支持类。
业务执行类子系统有:
销售计划子系统、客户服务子系统、调运管理子系统、合同管理子系统、煤质管理子系统、现场管理子系统、销售执行子系统、财务管理子系统。
其使用人员为销售运输公司下属各组织和部门的业务人员。
其目的是执行各项销售运输公司的日常业务。
基础支持类子系统有:
基础数据设置子系统、通用工具子系统,外部接口维护子系统。
其使用人员为系统管理员和各子系统的维护人员,其目的是支持其他类别的子系统功能。
门户类子系统有:
知识门户子系统、沟通门户子系统。
其使用人员为内部的员工、各地办事处员工及和业务相关的外部企业组织的联系人。
决策支持类子系统有:
报表管理子系统、领导查询子系统。
其使用人员为内部业务负责人员和企业决策者。
下面讲述各子系统的模块构成。
8.2.1销售计划子系统
概述
本子系统由总公司计划人员或销售运输公司计划部人员使用。
销售计划说明未来特定的时间段内,可能销售哪些产品,以什么价格销售,销售多少,在什么时间区间销出。
销售计划可以用来指导企业各类业务活动,也可以被用来进行业务执行后的绩效评定。
煤矿的销售计划考虑的因素主要有三点:
客户需求、生产供应能力、运输能力。
在销售运输公司的计划部门中,销售计划制定最终一定是基于这三点中的某一项约束为主,辅助其他两点作为判定的依据来确定。
目前,华亭煤矿已部署ERP系统,其生产计划可能已综合考虑了其他两点的限制因素,所以本子系统中主要考虑已生产计划为主导,产生销售计划的业务模式。
其他的客户需求及运力约束可以只作为可选的支撑数据。
如果经调研,发现是其他的计划制定模式,系统也可以通过参数调整加以支持。
模块划分
子系统包含的模块有:
客户需求预测
运力数据导入
生产计划导入
销售计划制定
销售计划调整
销售计划组合及分解
销售计划输出
销售计划完成分析
子系统流程图如下:
重点模块说明
销售计划活动中,重要模块有:
生产计划导入、运力计划导入、客户需求预测、制定销售计划、计划组合分解、计划完成分析。
8.2.1.1.1生产计划导入
采用本系统的外部接口子系统,可以定义和ERP系统的交换接口。
而提取方式可以采用两种模式,直接连接导入及通过交换文件在相互隔离的系统中处理。
第一种模式处理简单,执行效率,可自动完成。
第二种模式可以有效的保证数据的安全,并可以安排人工核查,但需要人工参与。
8.2.1.1.2运力计划导入
采用本系统的外部接口子系统,可以定义导入的铁路部门、运输部门提供运输计划安排数据,并统一的导入系统中。
运力数据主要描述在规定的时间段,在哪些时间区间内,有哪些线路上,能运输多少数量的原煤。
通过这些数据,系统能验证相应时间段,相应路线上的销售计划产生的交货要求是否能实现。
8.2.1.1.3客户需求预测
客户需求预测基其他业务执行系统产生的历史需求数据,采用统计学的方法进行制定。
8.2.1.1.4制定销售计划
对于销售计划的制定过程,首先指定销售计划的对象,是哪一类别煤产品,在哪个计划时间段上。
再依据生产计划、运力计划、需求预测按照指定的计划模式(全手工著录、从生产计划导入等),产生相应的销售计划。
销售计划产生的同时,也自动产生相应的交货运输需求数据及客户需求数据,此时,系统可以对比产生数据和提供客户需求预测及运力数据,给出相应的警告,提醒相关人员可能的销售瓶颈。
8.2.1.1.5销售计划组合分解
销售计划制定的过程中,往往需要定义不同级别的销售计划,如不同时间段,如年、月、日。
不同产品类别:
所有类型的煤总量、按优质煤、普煤分、按不同品牌分。
在这个过程里,可能“自顶向下”,如制定生年计划,再制定月计划,这个过程涉及到销售计划的分解过程。
而可能“自底向上”,如制定月计划,再制定年计划。
系统提供不同级别计划的分解和组合功能,支持上述两种方式的计划制定模式,同时提供相应的验证机制,对不符的计划给出相应的提示和警告。
对于不同级别间计划的分割过程,可以支持手工分割,也可以支持按配置的分布系统自动分割。
8.2.1.1.6销售计划完成分析
计划制定最终是为了实现检查和改进,销售计划完成分析正是用来实现计划完成后的检查及分析功能。
本模块可以基于采集的原煤销售业务执行数据及制定的销售计划数据,产生相应的图表,是相关人员可以清晰的发现计划和实际执行的偏离情况,为进一步优化下阶段销售计划制定打下坚实的基础。
8.2.2合同管理子系统
合同管理子系统由销售运输公司大客户部的工作人员(可能术语不对)使用,用来管理和大型客户签订的长期框架协议合同。
框架协议合同的内容描述的是未来时段内,卖给特定大客户的煤,怎么计算价格,采用何种交付方式,支付结算的方式,以及其他影响实际订单的协议条款。
合同管理子系统完整支持框架协议处理的全过程:
招投标、签订,并和相应的销售执行系统完美集成。
其记录的各项协议条款可以自动的作用于指定的实际销售订单中,协助产生价格、交货要求等相关信息。
合同管理子系统记录的业务数据还可以在报表系统和领导系统中,用来分析大客户的创造的价值和采购需求倾向,帮助企业更好的留住大型客户。
最后,履行完成的合同信息可以归档保存,成为以后合同管理活动的参考和凭证。
合同招投标管理
合同信息著录
合同异常处理
合同履行情况跟踪
合同履行报告
合同归档
合同子系统中的重点模块有:
招投标管理、合同信息著录、合同信息维护、合同履行情况跟踪、合同异常处理。
8.2.2.1.1招投标管理
本模块用来记录合同签订前的招投标相关信息。
一些合同可能没有之前的招投标活动时,这个模块可能不需要使用。
招投标信息有:
相关的合同签订方、履约方法、违约责任等。
在后期的业务执行活动中,可能会需要查看一下这些信息,如违约责任或履约方法等。
在基于招投标活动产生的合同著录活动中,需要指定相关的招投标信息,用来对合同的有效输入加以验证,如标的额和合同的总额是否相符合。
8.2.2.1.2合同信息著录
框架协议合同正式签订后,需要将所有对实际履约订单的所有协议条款作为合同信息保存到系统,这些信息可能有:
总金额、有效期限、交付方式、支付方式、价格计算方式等。
对应的框架协议履约订单建立时,需要指定相关的框架协议合同信息,并自动引用比较的计算因素,用来自动导入或提示订单的相关信息。
8.2.2.1.3合同履行情况跟踪
在履约订单执行后,需要对订单的金额数量进行检验,并更新相应的合同履行信息,如还剩余多少采购金额未被履约。
合同履行信息将被用于新的履约订单的建立过程中,用来支持订单的信息。
8.2.2.1.4合同异常处理
当履行跟踪检验发现了和框架协议合同不同的履约订单后,系统更新相应的合同信息状态,并通过各种联系方式通知相关责任人。
8.2.3销售执行子系统
销售执行子系统是销售运输公司相关的销售部的业务人员使用,用来处理销售订单实际执行时的各项相关业务活动,如订单输入、订单交付运输、提单产生、销售开票等。
其业务数据是销售活动的实际凭证,在整个系统中无处不在,发挥着重要的作用。
销售订单是销售活动的源头和推进器,也是其他单据的来源。
其数据描述了,哪个购买单位,向华亭购买了哪种煤,以什么价位,在什么时间、什么地方交付,总数量有多少,支付的方式是怎样的。
提货单是企业支付的凭证。
其描述客户需要领取的物料有是哪种煤,数量有多少,在哪个地点,哪个时间执行提货行为。
发票是财会活动中的主要单据。
其记录了订单相关的煤的费用,相关附加服务费用,合同中约定的附加费用,相应的费用折扣或加成等信息。
销售订单著录(基于框架协议)
普通销售订单著录
订单执行跟踪
订单执行异常处理
提货单生成
销售开票
订单查询
子系统流程图如下:
销售执行子系统的重点模块有:
销售订单著录、普通订单著录、销售执行跟踪、提货单生成、销售开票。
8.2.3.1.1销售订单著录(基于框架协议合同)
基于框架协议合同的销售订单,著录时,首先选择相应的框架协议合同,系统自动筛选相应的协议条款,并基于条款自动完成某些订单内容,当著录人员保存订单后,系统在后台将相应的销售订单在框架协议合同的履行情况信息中加以记录和处理。
8.2.3.1.2普通订单著录
基于标准的订单流程,记录相应的信息,如购买方、交付方、货物、数量、金额、交付时间。
订单保存时,自动检查相应客户的信用额度,供应能力能否满足,相应的运力是否可行,并给出相应的警告信息。
在异常发生前加以控制和管理,从而实现异常控制的事前控制。
8.2.3.1.3销售执行跟踪
在订单处理的各个阶段中,通过本模块监控、调整、记录相应的处理情况,如一个标准的销售执行过程,涉及煤的调拨、装载、运输、提货、开票、支付等多个阶段,系统能将执行中的订单统一显示,并展现其处理状态,并能根据不同的状态,查看相应的执行阶段信息。
8.2.3.1.4提货单生成
在订单的执行过程中,需要制出相应的提货单,交给客户,客户依据此提货单,交割原煤。
提货单的产生依据订单信息及调运系统提供的调运计划信息。
8.2.3.1.5销售开票
销售开票活动是销售活动活动的重要部分,客户领到相应的销售发票,需要据此进行付款活动,财务部门要根据销售
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