Word速成手册分解Word文档格式.docx
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任务窗格是把Word中的最常用的任务操作组织在一起,放在文档的右边一起显示的窗格,在任务窗格中集成了平时最常用的任务操作,如“打开文档”、“新建文档”等。
使用任务窗格是实现方便用户常用操作、简化操作步骤的有效途径。
任务窗格包括“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“共享工作区”、“文档更新”、“信息检索”等。
任务窗格名前面带有
标志的为当前使用的任务窗格。
要转换其他任务窗格可单击任务窗格右上方的
按钮,然后在任务窗格转换列表中单击所需的任务窗格即可。
如果要关闭任务窗格以获取更广阔的文档区域视图,可单击任务窗格上部条框中的
按钮。
(5)Office助手
Office助手是用来提供联机帮助的活动图标,单击它,可以根据当前编辑状态及时提出建议。
右击则会出现一个快捷菜单,可以在其中选择其他的助手图标及隐藏当前的助手等。
(6)工作区
在Word窗口中央位置是工作区,用户在工作区中输入文档、插入对象、制作表格等等。
用户也可以改变工作区的颜色和背景。
(7)视图按钮
用来在Word的普通视图、页面视图、Web视图、阅读版式视图和大纲视图中切换。
(8)状态栏
在窗口的最底部,用来显示当前打开文档中插入点的页数、节数、位置、所在行、列和编辑的状态等。
插入点是新的文字、表格或图像等对象的插入位置,在Word文档编辑区中会显示一条闪烁的竖条“”,这条闪烁的竖条就是字符光标。
二、文档操作
1.创建新文档
在Word应用程序中,有以下几种创建新文档的方法:
启动Word时,如果没有指定将要打开的文档,则在启动后将自动出现一个空白文档。
如果在操作过程中要新建文档,单击工具栏上的新建按钮
(快捷键Ctrl+N),此时将出现默认类型的空文档。
选择“文件”→“新建”,在Word窗口的右边会弹出一个“新建文档”任务窗格,如图1-2所示。
在“新建文档”任务窗格中的“新建”选项组下单击“空白文档”选项,将新建一个新文档。
图1-2“新建文档”任务窗口
快捷键就是可以直接从键盘上按下规定的组合键来执行菜单的对应命令的命令。
实际上,在Word中可以建立的不仅有文档,还有模板、Web网页等,如果要新建这些文件类型,选择“文件”→“新建”命令,在弹出的“新建文档”任务窗格中,用户可以根据需要选择创建空白文档、XML文档、Web网页或电子邮件等。
Web网页的扩展名为“.htm”,它是intranet或Internet上,通过Web浏览器来查看其内容。
Word可以创建一份新的Web网页,也可以将DOC文档保存为HTML格式的文档。
2.打开文档
打开文档是调出已有的文档,并在窗口中显示它,方法如下:
(1)选择“文件”→“打开”命令(快捷键Ctrl+O),将调出“打开”对话框,如图1-3所示。
(2)在该对话框“查找范围”下拉列表框中选择要打开文档的路径,或者直接输入文档路径,再单击文档列表中要打开的文档,最后单击“打开”按钮。
另外,也可以单击工具栏上的打开按钮
,将打开“打开”对话框,之后操作同上。
图1-3“打开”对话框
在文件和文件夹列表中,只列出当前所选文件类型下的文件,所以,如果在其中看不到所需的文件,则应当看看“文件类型”中的类型是否包括自己需要的类型,如果不包括,则应当从中选择需要的类型。
单击“文件”菜单,在其下拉菜单的下方通常会列出几个近期刚编辑过的文档名称。
单击文档名或者输入该文档名左边对应的数字即可打开该文档。
3.切换文档
在Office应用程序中,可以同时打开多个文档。
在打开的多个文档中,只有一个是活动的文档。
实际使用时经常需要在打开的文档之间进行切换,即使非活动状态的文档成为活动的文档,方法如下:
打开“窗口”菜单,单击需要的文档名。
单击任务栏上文档对应的按钮。
默认情况下,打开的文档在任务栏上也将出现一个对应的按钮,这样可以快速在文档之间进行切换。
将鼠标指针指向任务栏上的按钮,将出现完整的应用程序和文档名,这样,可以查看任务栏按钮对应的应用程序或文档。
4.保存文档
首次保存文档
如果当前要保存的文档是未命名的新文档,步骤如下:
(1)选择“文件”→“保存”命令(快捷键Ctrl+S),或者保存按钮
。
(2)此时将出现“另存为”对话框,如图1-4所示。
其中,程序给出的默认文件名是高亮显示的,此时输入需要的文件名,如“学期总结”。
图1-4“另存为”对话框
(3)在中间位置,通常列出系统默认的保存文件的文件夹MyDocument。
如果不在这里保存,则单击“保存位置”列表框的下拉按钮,从出现的列表中选择文档要保存的驱动器。
(4)此时中间的列表框将根据上面选择的驱动器中包含的内容而变化,双击要保存到的文件夹,则打开此文件夹,并在中间的列表框中列出其中的文件夹及文件。
(5)如果选定的位置正确,则单击“保存”按钮,关闭“另存为”对话框并保存文档。
Word文档的扩展名为.doc。
5.保存已经命名的文档
如果当前文档不是未命名的新文档,选择“文件”→“保存”命令或单击保存按钮
,执行一次磁盘保存的工作,而不出现“另存为”对话框。
6.将当前文档换名保存
文档还可以改名保存,步骤如下:
(1)选择“文件”→“另存为”命令。
(2)此后的步骤与前面首次保存文档的相同,在此不再赘述。
但要注意,如果要以另一种类型保存文档,则需从“保存类型”列表框中选择需要的类型。
注意:
在文档中工作时,应当在一定的间隔(如5分钟)单击一次“保存”按钮或按Ctrl+S,将所做的工作保存到磁盘上,否则,如果遇到意外情况,如停电或系统死机,自己的工作就可能会丢失。
7.关闭文档
关闭文档的方法如下:
单击文档窗口的关闭按钮
,此时关闭打开的文档,但并不关闭Office程序。
关闭应用程序窗口,同时系统将关闭所有打开的文档文件。
在菜单栏中依次单击“文件”→“关闭”命令。
三、查看文档
查看文档一般要用到文档视图,一般默认的文档视图是页面视图。
视图的图标在窗口的左下角。
文档视图也就是文档的显示方式,在编辑过程中,用户常常需要因不同的编辑目的而突出文档中的一部分内容,以便更有效地对文档进行编辑。
利用视图按钮,可以在普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图以及阅读版式视图之间进行切换,如图1-5所示。
单击某个按钮,便将当前文档转换为对应的视图。
图1-5视图按钮
还可利用“视图”菜单中的命令:
“普通”、“Web版式”、“页面”、“阅读版式”、“大纲”分别转换为普通视图、Web版式视图、页面视图、阅读版式视图和大纲视图。
1.普通视图
这是一种最常用的文档视图,在这种方式中,只显示字体、字号大小、字型、段落缩进以及行间距等基本的文本格式,而不显示页边距、页眉和页脚、图形对象,它的页与页之间的分隔线是一条虚线。
可以简单地认为对象是可以操作的事物,这里的滚动框就是一种对象,窗口、菜单栏、工具栏、按钮等都可以视为对象,就像现实世界中的真实事物一样。
如书可以拿起、打开、移动,用户也可以对对象进行操作(如选择、移动)。
通常,使用普通视图时,编辑和对文本的格式化速度较快,用户可以在这种视图中快速进行输入和编辑,如图1-6所示。
图1-6普通视图
2.页面视图
页面视图是以打印格式来显示文档的内容,在这种视图中,不仅可以进行输入和编辑,而且可以看到页眉和页脚、页面边框等。
通常在这种视图中进行排版等工作,如图1-7所示。
在页面视图中,所有的编辑命令和格式化命令均可使用。
图1-7页面视图
3.大纲视图
这是一种用来显示文档结构的视图,在该视图中,没有段落格式、分页、页眉、页脚和页边距和标尺,只有由不同符号和缩进表示的文档的各级标题和正文形式,用户可以在该视图中清楚地查看文档的各级结构,并且利用出现的大纲工具栏来快速地重新编排文档中的文本。
在大纲视图中,将文档内容分成几级显示,如标题1为第一级,标题2为第二级等等。
在这种视图中可以查看文档大纲,而且可以轻松地将某级标题及其中的内容进行移动或复制,大纲视图如图1-8所示。
图1-8大纲视图
第二章文字处理
第一节文字符号输入
一、输入法
一般来说,使用ctrl+空格可以进行中\英文的切换。
如果一台机器装有多种中文输入法(比如:
装有拼音输入法的同时也装了五笔输入法),使用ctrl+shift可以在中文输入法之间切换。
二、特殊符号输入
1.方法一:
在word界面上的菜单中选择:
“插入”—“特殊符号”命令,就可以在弹出的对话框中选择要使用的特殊符号。
2.方法二:
如果以上的对话框中没有你要的符号,如:
X1,X2,那么就要使用字体设置了!
现在我将方法在下面说明。
首先,以X1为例,输入X1,然后用鼠标选中1,在选中的黑色区域内点右键,选择“字体”如下图:
在弹出的对话框中,在“效果”中的“上标”前打上“√”。
实现X2,输入X2,然后用鼠标选中2,在弹出的对话框中,在“效果”中的“下标”前打上“√”。
如下图:
三、字体设置
在输入好文字之后,将要设置的文字先用鼠标框一下选中,在选中的黑色区域内点右键选择“字体”,在弹出的对话框中设置;
字体设置一般包含三项:
“文字字体”、“字体颜色”、“效果”。
1.“文字字体”包含三项:
“中文字体”、“字形”、“字号”。
(1)“中文字体”一般默认是“宋体”无须修改,除非你需要其他字体。
(2)“字形”一般默认是“常规”无须修改,除非你需要其他字形。
(3)“字号”一般默认是“五号”,根据需要可以修改。
2.“字体颜色”一般默认是黑色,除非你需要其他颜色,可以在“字体颜色”下“自动”右的向下的小箭头单击,会弹出小对话条选择其他颜色。
3.“效果”的使用在【特殊符号输入】方法二中已举过例子。
不在多说,用户可以上电脑实践。
以上设置都符合要求了,记得单击对话框的“确定”按钮。
四、文字方向--操作步骤
1、选中一段内容,按鼠标右键选择“文字方向”。
2、弹出“文字方向-主文档”按用户需求设置,然后将“应用于”改为“整篇文档”按“确定”即可。
3、改变之后文字变成竖立样式,但英文字母不能改变样式,仅限于改变文字方向。
第二章段落设置
在输入完文章之后,将要设置的段落先用鼠标框一下选中,在选中的黑色区域内点右键选择“段落”,在弹出的对话框中设置;
段落设置一般包含三项:
“常规”、“缩进”、“间距”。
1.“常规”:
常用的是“对齐方式”,一般默认是“两端对齐”,如果文字确实是你手动输入,都会遵守“左对齐”的默认原则。
如果文字属于粘贴,符合“左对齐”原则无须修改;
若出现“分散(即许多字之间有大的间距铺满一整行)”,就必须将“对齐方式”改为“左对齐”。
2.“缩进”:
首先,说明一下,word中的段落可以紧边紧沿输入,你只管输入,可以不理会。
以“Enter”键为结束是一段。
最后只需在“段落设置”的“缩进”中将“特殊格式”选择为“首行缩进”,“度量值”设置为“2字符”即可。
下图有示范。
3.“间距”:
常用的是“行距”,一般默认是“单倍行距”,如果无特殊需要,无须改动。
如果在以上的操作中(包括输入文字、字体设置、段落设置等)中不小心做出了错误的不合理的操作,可以使用“撤销”。
现将“撤销”操作介绍如下:
方法一:
单击“常用”工具栏上的“撤消”按钮。
方法二:
选择“编辑”→“撤消”。
方法三:
按Ctrl+Z键。
“撤销”可以连续进行多次!
第三章文本框的使用
Word2003办公软件中,为大家提供了一种很常用的文字处理效果,就是“文本框”。
此效果可以将输入的文字和段落用“方行”框起来,就像添加了边框一样。
首先,通常“文本框”具有漂浮于页面之上的效果;
其次,它不受位置限制,可以摆放到任意地方;
第三,它不做透明处理会遮挡它下面的文字。
(文本框的属性设置后面再讲。
)
一、插入“文本框”的方法:
1.方法一、先插入“文本框”,再输入文字。
①运行Word窗口,编辑菜单栏上的“插入”-->
文本框,这里选择“横排”和“竖排”都是一样的效果;
②此时,光标变成了“十字”,你可以在Word文档中按住鼠标左键,然后拖动,来进行调整“文本框”大小,然后在框中输入文字即可。
(注意:
文本框做好之后必须输入文字,不然文本框会消失不见,又要重新插入一次。
2.方法二、给已有的文字添加“文本框”。
①打开Word文档,然后用光标选种要添加“文本框”的文字;
②同样,依次展开“插入”中的“文本框”命令,此时,“横排”和“竖排”就起到作用了,可以任意选择。
二、文本框的属性(文本框的透明化处理):
选中“文本框”,然后单击右键,在弹出的下拉式菜单中选择“设置文本框的格式”,如下图
会弹出一个对话框,看下图
把“透明度”改为100%,“线条”--“颜色”改为无色,“粗细”改为0磅,单击“确定”。
第四章图片和艺术字
一、图片的插入
1.打开菜单栏上的“插入”-->
“图片”-->
“来自文件”,就会弹出对话框,选择文件夹打开,选中需要的图片。
2.在弹出“插入图片”对话框中选择存放图片的位置,此时按住Ctrl键,你就可以用鼠标选择多张图片了,当然你也可以按Shift键,然后单击选择多个图片,最后单击“插入”即可。
(如果路径下全部是需插入的图片,你可以直接按快捷键Ctrl+A全选,全部插入。
二、艺术字的插入
1.打开菜单栏上的“插入”-“图片”-“艺术字”,就弹出对话框,选择喜欢的样式,“确定”。
会弹出一个新的对话框要求用户输入需要的文字,输好之后“确定”。
三、图片的属性设置(文字环绕的设置)
1.单击选中图片,通常正在工作区会找到一个“图片”工具条,
工具条上有一个按钮
,单击一下,在弹出下拉式菜单中就可以设置“图文环绕”类型了,每种类型都由图标构成,有文字说明。
选好之后即可。
2.工具条还有其他的按钮,鼠标悬浮山去都有文字说明,不在多说。
第五章表格
一、插入表格
1.首先自己心里要计算好所需表格的行数和列数,执行菜单栏中“表格”--“插入”-“表格”,弹出对话框,输入行数和列数,“确定”。
二、合并单元格、拆分单元格和单元格对齐方式
他们经常会用Word制作个人简历、个人资料等这些简单的表格,但是制作表格后需要修改多次才能达到自己想要的效果,在制作好一个大概的表格框架后,他们需要对其进行拆分与合并一些单元格的工作。
例如下图:
他们要做这样一个表格;
图中有4处就需要合并单元格,现在我具体讲一下制作步骤:
1.制表原始表格有7个横行5竖列。
选菜单栏“表格”--“插入”-“表格”,弹出对话框,输入行数为7和列数为5,确定”。
得到下面的表。
2.列宽将鼠标悬浮于线上出现“双向箭头”,按住鼠标左键即可拖动,从而调整行高和列宽。
姓 名:
性 别:
出生年月:
联系电话:
学 历:
专 业:
工作经验:
民 族:
毕业学校:
住 址:
电子邮箱:
但是,他们发现有两个问题:
(1)单元格中文字“对齐方式”不对,字体有点靠上;
(2)有4处必须合并单元格。
3.合并单元格
选中要合并的几个单元点右键,在下拉式菜单中选“合并单元格”,如下图:
最后得到这样的表:
但是,还是有一个问题没解决:
单元格中文字“对齐方式”不对,字体有点靠上;
接下来他们来说单元格对齐方式的设置。
4.单元格对齐方式的设置
选中所有单元在表内黑色区域点右键,选“单元格对齐方式”,选最正中的那一个。
得到这样一个完美的表格:
再来看单元格中的文字在上下左右位置上都“居中”啦!
5.平均分布各行、平均分布各列
根据需要,也为了表格的美观,选中所有单元格在表内黑色区域点右键,选“平均分布各行”
“平均分布各列”。
三、快速制表
Word在菜单栏“表格”命令下有一个命令“转换”菜单下还有两个命令:
“文本转换成表格”和“表格转换成文本”。
他们可以利用这一点,迅速制作类似于成绩统计表这样比较规整的表格。
下面我讲一个例子:
1.我在word输入以下文字,以空格隔开;
班级姓名语文数学总分
1王城8992
1刘涛8779
1魏萌6974
2.选中刚才输入的4行文字,在菜单栏“表格”--转换”--文本转换成表格”,如下图:
这样就会弹出一个对话框,“文字分隔位置”---“空格”,“确定”。
这样他们就得到了如下的一个表格。
看下图:
班级
姓名
语文
数学
总分
1
王城
89
92
刘涛
87
79
魏萌
69
74
第六章页眉和页脚
一、页码
首先说明一下“页码”应该属于“页脚”的一部分,“插入”—“页码”,也意味着插入了“页眉和页脚”,不信你双击页面底部的“页码数字”。
会弹出“页眉和页脚”工具条。
看截图:
1.页码的插入
选菜单栏“插入”-“页码”,
就会弹出一个对话框:
如果需要设置“格式”,就点“格式”按钮,在弹出的新对话框,可以修改“数字格式”。
顺便说一下“页码编排”,“续前节”是一种默认状态,指的是在这个文档中中所有页面必须遵守从1开始到某个数字结束的页码序列。
“起始页码”指的是:
假如你当前光标停留在整个文档的第4页,你再次执行:
选菜单栏“插入”-“页码”,在“页码”对话框选择了“格式”,在“页码格式”对话框“页码编排”选择了“起始页码”,则文档页码变为:
1,2,3,1,2,3,4,5,…..n,换句话说,就是从整个文档的第4页,设置了“起始页码”,从第4页开始,页码又从1开始以此向后类推。
第七章页面设置、打印预览、打印设置
一、页面设置
操作步骤:
选菜单栏“文件”-“页面设置”,
弹出了一个对话框,如下:
在这个对话框中,有4个选项卡,
,默认的是“页边距”选项卡,可用鼠标点击切换。
(1)“页边距”选项卡,主要设置页边距、方向;
(2)“纸张”选项卡,主要设置纸张的大小;
(3)“版式”选项卡,一般对不编书的人没什么用;
(4)“文档网格”选项卡,主要设置文字排列、网格、字符、行等,一看就会;
二、分栏
如果要将一篇正文的文字,变成数学作业的格式,进行如下操作:
现将要选择的正文选中,在选菜单栏“格式”-“分栏”,弹出一个对话框
在弹出的对话框中做如下操作,最后点“确定”。
三、打印预览
一般文档打印前都要排版,word提供了“打印预览”方便用户模拟打印机打出来效果。
选菜单栏“文件”-“打印预览”。
工作区会展示打印效果。
你可以工具栏单击按钮
,工作区会展示打印效果。
看截图如下:
三、打印设置
选菜单栏“文件”--“打印”,弹出了一个对话框,如下:
注意上面4个标注区域,页面范围、副本、缩放不在赘述,重点说“选项”按钮,单击“选项”按钮,会弹出如下对话框:
注意上面2个标注区域,重点说两个:
(1)“只用于当前文档的选项”:
它的意思是光标处在你正在看的当前页,你选中了其中一个自然段或几个自然段,只打印你选中这些内容。
(2)“双面打印选项”:
双面打印是先打印1、3、5、…这样的单数页面,然后在单数页都打印完之后,将这一锭纸张反过来,倒着从偶数页最后一页打印顺序是:
…、6、4、2,完成后结束打印。
第七章查找和替换
一、常规符号替换
如果要“查找”并“替换”一个文档中的某个名词,word提供了很方便的办法。
下面我举个例子来说这个问题。
如下面的一段文字,他们要讲其中的“他们”改为“他们”。
他们的国家正在遭受巨大的灾难,他们的民族处在生死存亡的关键时期,他们必须对侵略者做出反抗。
他们必须团结起来拯救他们的家园,他们为自由而战,愿主保佑他们。
(1)选菜单栏“文件”--“替换”,
(2)会弹出一个对话框,如下图:
(3)单击按钮“全部替换”—“确定”----“是”;
最后得到的文字如下:
二、特殊符号替换对文档整理的妙用
假如你在网上下载了一个word文件,打开文件之后发现了如下图惊讶的事不必惊慌!
现在来说解决办法:
(1)选中文档中岀现上图的情况的所有文字,选菜单栏“文件”--“替换”,细心的人会发现“查找和替换”对话框中有一个
按钮,下图有标注。
单击这个
按钮,出现下图的情况,
(2)我们会发现对话框展开了,上面有一个
按钮,单击一下弹出一个菜单,上面有很多的命令,看下面的图示:
(3)在上图中①处将光标点下,单击
按钮,在出现的菜单中选择“段落标记”,然后单击按钮“全部替换”—“确定”----“是”;
最后得到如下:
第八章“工具”菜单栏中命令的巧用
一、字数统计
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