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采购行为正常化而不带投机性质的采购行为。
⑻投机性采购
物资价格低廉时大量买进以期涨价时转手图利的采购行为。
这种采购行为有可能获得巨额的投机利润,也可能会造成巨大的经济损失。
它有以下几个特点:
①占用大量资金。
②等待有利的购买时机才下手购买,有时会妨碍生产计划的执行。
③使用大量的仓库空间以储存投机性采购的物资。
④若物资规格改变,投机性采购的物资就有报废的危险。
⑼计划性采购
依据物资需求计划进行的采购行为。
其优点在于存量能计划性地适当加以控制,价格成本控制也较有把握。
⑽市场性采购
依据市场的情况、价格的波动而从事的采购行为。
这种采购不是根据采购计划进行的,具有人为因素。
其优点是节省成本。
缺点是存货增加,存货储备成本加大,一旦规格发生变更,物资有报废的危险,对市场价格趋势判断错误也会带来极大损失。
5、按采购时间分类
⑴长期固定性采购
采购行为在一种长期的、比较稳定的状态下进行。
⑵非固定性采购
采购行为不固定,需要时就采购。
⑶计划性采购
根据材料需求计划进行采购。
⑷紧急采购
材料急用时毫无计划的紧急采购行动。
6、按付款方式分类
⑴预定采购
预先将材料购进而后付款的采购。
⑵现金采购
用现金购买材料的采购。
7、按采购订约方式分类
⑴订约采购
买卖双方根据订立合约的方式进行的采购。
⑵口头、电话采购
买卖双方以口头或电话洽谈方式进行的采购行为。
⑶书信、电报采购
买卖双方借书信或电报的往返而进行的采购行为。
⑷试探性订单采购
采购方在进行采购事项时因某项原因不敢大量下订单,先以试探方式下少量订单,进展顺利时才大量下订单。
8、按采购价格方式分类
⑴招标采购
将物资采购的所有条件(如物资名称、规格、品质要求、数量、交货期、付款条件、处罚规则、投标保证金、投标资格等)详细列明,刊登招标公告。
投标厂商按公告的条件,在规定时间内,交纳投标保证金,参加投标,原则上以报价最低的厂商中标,但中标方的报价仍高过标底时,采购人员有权宣布废标,或征得监办人员的同意,以议价方式处理。
⑵询价现购
采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明,通过电话或寄发询价单方式询问价格,经过比较后现价采购。
⑶比价采购
采购人员请数家厂商提供价格后,通过比较分析再选择厂商进行采购。
⑷议价采购
采购人员与厂商经过讨价还价后,议定价格进行采购,一般来说,询价、比价和议价是结合使用的,很少单独进行。
⑸订价收购
购买物资数量巨大,非几家厂商所能全部提供的,如纺织厂订购棉花、糖厂订购甘蔗等,或当市场上该物资匮乏时,则订定价格现款收购。
⑹公开市场采购
采购人员在公开交易或拍卖时随机的采购,购买时间不同,价格也会不同。
(三)采购工作的重要性
采购环节是企业开展施工生产活动的首要环节,也是企业展开施工生产的前提条件,离开了采购,什么事也干不成。
俗话说:
“巧媳妇难做无米之炊”。
如果采购不回合格的产品,谈工程质量、谈工期等等都是纸上谈兵。
同时,采购环节又是企业的成本大户,存在着很大的节约空间,合理进行采购,可以降低采购成本,节约采购费用,让企业获得更大的利润。
所以,采购工作非常重要,那么,提高采购人员的技能与管理素质,也就具有十分重要的现实意义。
(四)采购人员必备的素质
一个好的、合格的采购人员应具备以下几方面的素质
1、思想品德素质
“采购工作是个良心工作”,觉悟高、品行端正是一个采购员必备的基本素质。
只有思想品德高尚,才能大公无私、克己奉公、不贪图个人小利。
否则,会造成采购费用开支过大,或采购商品质量低劣,给企业造成巨大损失。
所以,要求采购人员做到以下几点:
(1)胸怀坦荡,大公无私。
(2)有很强的工作责任心和敬业精神
(3)树立良好的职业道德形象,把企业的利益放在首位。
(4)良好的心理素质。
采购工作是一项重要的、艰巨的工作,要与企业内外方方面面的人打交道,经常会受到来自企业内外的“责难”,采购人员具有应付复杂情况和处理各种纠纷的能力,在工作中被误解时,能在心理上承受得住来自各方面的压力。
正象人们常说的“不做亏心事,不怕鬼敲门”。
2、知识素质
在采购工作中,一方面采购人员要与不同类型的供货商打交道。
另一方面,采购的商品品种繁多,规格不一,且市场上商品的供求变化快,为此,采购人员应该具备承担采购任务所需要的相关知识。
采购人员具备的知识素质如图所示:
知识素质结构图
(1)政策、法律知识
政策、法律知识包括国家出台的各种相关法律、价格政策,维护国家与企业利益。
(2)市场学知识
掌握产品、产品的价格、渠道等方面的知识,合理选择所采购的商品。
(3)业务基础知识
业务知识包括谈判技巧、商品知识、签约的基本知识等,这是做好本职工作的关键,将有助于与供应商的沟通,有助于降低采购成本。
(4)心理学知识
(5)自然科学知识
自然科学知识包括自然条件、地理、气候、环境变化以及数理知识和计算机知识。
将现代科技知识用于采购过程,把握市场变化规律,从而提高采购工作的效率与准确性。
(6)文化基础知识
这是其它知识的基础,没有一定的文化基础知识作铺垫是干不好采购工作的。
3、能力素质
知识丰富不等于能力强,要干好采购工作,采购人员同样应具有相应的能力。
包括:
(1)分析能力
分析市场发展状况及发展趋势,分析供货商的消费心理,从而在工作中做到心中有数、知己知彼、百战百胜。
(2)协作能力
采购过程是一个协作过程,一方面要与企业内部各部门打交道,另一方面要与供货商打交道,采购人员要处理好各方面的关系,为以后工作打下基础。
(3)表达能力
(4)成本分析和价值分析能力
采购员必须具有成本分析的能力,要学会精打细算。
买品质太好的商品,物虽美,但价格高。
相反,价格不能保证。
(5)预测能力
在市场经济条件下,商品的价格和供应时刻处于不断变化之中,采购人员应根据各种产销资料及与供应商打交道中供应商态度等方面来预测将来市场上各种商品价格、数量等供给情况。
(五)、采购是一门艺术,也是有规律可循的
采购不单纯是一种商业买卖行为,而是一门科学,是一种技术。
对于采购人员来说,什么时间订货,订货数量是多少,什么时候送达,通过何种方式运输,对这些事情都必须作出精密的计划和安排。
并要紧紧围绕“价、质、时、量、地”基本要素来开展工作。
这就是人们通过实践总结出来的“5R”采购原则,即:
“适价、适质、适时、适量、适地”五项原则。
1、适价原则
价格永远是采购活动中的关注焦点。
领导最关心的一点也是材料的采购价格。
所以,作为一名采购员,必须掌握市场行情、了解最新市场动态、最新市场价格,才能做到心中有数,有的放矢。
那么一个满意的、我们心中的合理最低价要经过哪几个环节的努力才能够获得呢?
第一、要通过多渠道获得报价
这不仅要求现有的供应商报价,还应该要求一些新供应商报价。
与某些现有供应商的合作可能已达数年之久,但他们的报价未必优惠。
获得多渠道报价后,就会对该物资的市场价格有一个大体的了解,并可与我们内部事先作出的估价进行比较。
第二、比价、议价、定价
俗话说“货比三家”。
由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同,故采购员必须将不同供应商报价单中的条件转换成一致后才能比较,只有这样才能得到真实可信的比较结果。
经过比价环节后,筛选出最适当的二至三个报价,然后进行议价环节。
随着沟通的不断深入,不仅可以将详细的采购要求传达给供应商,而且还可进一步“杀价”,供应商的第一次报价往往含有水份。
通过与供应商谈价,最后取得的实际成绩可能要比预期的要低。
2、适质原则
如果采购回质量不合格的产品,后果是可想而知的。
有以下几种后果:
第一、要企业内部人员花费大量的精力与时间去处理,会增加大量的管理费用
第二、产品质量不合格,要进行返工,降低生产效率
第三、产品质量不合格而导致生产计划推迟进行,延误工期。
第四、产品质量不合格,也可降低企业的信用度。
3、适时原则
企业已安排好的施工计划若因材料未能按时到达而影响工期或引起企业内部混乱,即会产生“停工待料”,影响施工进度。
4、适量原则
采购的数量要按计划采购,不得多采购。
5、适地原则
在选择供应商时,一般是就近选择。
一是可节省运费,二是沟通方便,处理事务更快捷。
做为一个采购人员,很难将上述五项原则面面俱到,过分强调品质,供应商就不能按市场最低价供货;
反之,过分强调价格,质量保证率就会降低。
这就要求采购人员纵观全局,准确地把握所购材料各方面的要求,最终在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量的合格产品。
二、采购流程图:
采购流程图
三、采购谈判的技巧(实例)
目前,各项目部的材料设备采购形式多是甲方直接指定价格,或甲方指定几个或一个厂家,具体价格由我方定。
这样就涉及到讨价还价的技巧。
下面讲几点讨价还价的技巧:
(一)从总体上来讲
1、把握方向
由于谈判是个过程,所以把握好整个谈判过程的方向极为重要。
只有正确的谈判策略才可以准确掌握谈判过程。
2、随机应变
在谈判过程中,可能出现一些分歧,或者是与我们的意愿相背离的事,为了达到我们的目的,就应该随机应变,善于运用策略,予以防范,避免谈判产生危机而失败。
(二)具体来讲
1、双重退避
当销售人员报价时,买方表示惊讶得难以接受,同时他的上司也应如此。
这样才能让对方明白他们无法接受如此高的价格,否则下次卖方可能会食髓知味。
2、欲擒故纵
采购人员在谈价时,应该设法掩藏购买的意愿,不要明显表露非买不可的心态,否则若被供应商识破非买不可的处境,将使采购人员处于劣势。
所以,此时采购人员应采取若即若离的姿态,以试探性的询价开始。
若能判断供应商有强烈的销售意愿,再要求更低的价格,并作出不答应即行放弃可寻求其它来源的表示。
通常,若采购人员出价太低,供应商无销售之意愿,则不会在要求采购人员加价;
若供应商虽想销售,但利润太低,即要求采购人员适当给予加价,此时,采购人员的需求若相当紧迫,应可同意略加价格,迅速成交;
若采购人员并非迫切需求,可表明决不加价之意思,供应商极可能同意买方的低价要求。
3、剐牛战术
以耐心、耐性和韧性拖垮对手的谈判意志,从而达到买方预期谈判目标的方法。
4、出乎意料
谈判一方利用突然袭击的方法和手段,使对方在毫无资准备的情况下不知所措,从而获得出奇制胜的谈判结果。
(举例朔黄谈价)
5、苏格拉底问答法
它的原则是:
与人辩论时,开始不要讨论分歧的观点,而着重强调彼此共同的观点,取得一致的看法后,自然地转向自己的主张。
6、中途换人
中途换人是指在谈判桌上的一方遇到关键性问题或与对方有无法解决的难题时,借口自己不能决定或其他理由,转让他人再进行谈判。
7、步步逼近
步步逼近是在拉锯式的谈判中,通过种种理由或借口不断地与对方讨价还价,步步逼近,会收到意想不到的效果。
在许多谈判过程中,往往不能一下子就达成协议。
在谈判开始时,买卖双方均有许多方案,但这些方案的转变或让步是在对方施加压力的条件下才释放出来的。
双方谈判时都有一个谈判的协议区间,在这个区间里各部分内容都会有水分。
即是说对方对你的各种要求均可作出让步。
此时在谈判时应步步逼近。
8、过关斩将
通常供应商不会自动降价,必须采购人员据理力争,但是,供应商的降价意愿与幅度,视议价的对象而定。
因此,如果采购人员对议价的结果不太满意,此时应要求上级主管来和供应商议价,当买方提高议价者的层次,卖方有受到敬重的感光,可能同意提高降价的幅度。
9、敲山震虎
在价格谈判中,巧妙的暗示对方在价格问题上处于被动,有利于自己提出的价格获得认同。
但必须点到为止,而且要给人一种雪中送炭的感觉,让供应商觉得并非在幸灾乐祸,趁火打劫,而是真心诚意的合作,那末此时还价就是天经地义了。
第二讲现场物资管理具体操作程序
一、物资的分类
按物资自身的的属性可分为金属材料、建筑材料、化工材料、机电设备等。
(物资在生产中的地位:
原料、材料、辅助材料、燃料、设备、动力等;
按物资的使用方向:
生产用、基本建设用、经营维修用;
按物资的权限:
国家统一分配物资、部管物资……)
1、钢材
钢材包括以下几种:
重轨、轻轨、大型钢材、中型钢材、小型钢材、钢带、线材、特厚钢板、中厚钢板、薄钢板、硅钢片、优质型材、无缝钢管、焊接钢管、其它钢材。
(1)重轨:
每米重量>24公斤的钢轨。
(2)大型钢材:
槽钢高度≥180毫米;
圆钢、方钢直径≥80毫米;
等边角钢边宽≥150毫米,不等边角钢边宽≥100×
150毫米,扁钢宽≥100毫米。
(3)中型钢材
槽钢高度<180毫米;
圆钢、方钢、螺纹钢钢直径38-79毫米;
等边角钢边宽50—149毫米;
不等边角钢边宽40-99×
60-149毫米;
扁钢宽60-99毫米。
(4)小型钢材
圆钢、方钢、螺纹钢钢直径9-37毫米;
等边角钢边宽20-49毫米;
不等边角钢边宽20-39×
30-59毫米。
(5)钢带
较薄、较窄而长度很长的钢板。
成卷生产。
(6)线材
线材别名盘条。
直径5-9毫米的盘条及或直条线材。
(7)特厚钢板
钢板厚度>50毫米
(8)中厚钢板
钢板厚度大于4、小于或等于50毫米
(9)薄钢板
钢板厚度小于或等于4毫米
2、金属制品
(1)金属结构及其构件:
铁塔、金属罐、脚手架等。
(2)工具:
金属切销工具、焊接工具、划片刀等。
(3)金属丝及其制品
(4)钢丝、钢丝绳、钢绞线、等。
(5)建筑用金属制品:
建筑用小五金制品水暧管道等。
(6)搪瓷制品及日用金属制品:
包括搪瓷制品、铝制品、不锈钢制品等。
3、机电产品
机电产品包括:
钢铝电车线、裸铜线、裸铝线、铜包钢线、铝包钢线、电线电缆、变电所设备、铁路专用器材及设备、仪器仪表、电焊条等。
(一次转移,直接列入成本)
二、现场物资管理具体操作程序
(一)建立健全规章制度
物资科职责、物资科长职责、库房管理制度、保管员职责等。
(二)采购
1、采购计划:
采购员根据技术科编制的材料需要量计划来编制采购计划表。
采购计划表必须经过项目长(或项目主管领导)的审批。
采购员所采购的每批或每种材料都必须有采购计划,不能擅自采购材料。
(附采购计划表格式、封面格式)采购计划表要有编制说明。
2、采购方法(招标采购、谈价)
3、采购合同
订货合同是指企业作为需方向供方采购材料,按双方达成的协议,所签订的具有法律效力的书面文件。
(1)订货合同只有在符合下列条件时才具有法律效力:
①必须经合同双方相互承诺才能成立
②各方必须同时具有权利和义务的约束
③合同条款不得与企业所在地国家或地区实施的现行法律、法规、条例等相低触。
④合同各方在签订前不得有欺骗对方的行为。
(2)订货合同有下列情形之一的,合同无效:
①以欺诈、胁迫的手段订立合同,损害国家利益;
②恶意串通,损害国家、集体或第三人利益;
③以合法形式掩盖非法目的;
④损害社会公共利益;
⑤违反法律、行政法规的强制性规定。
(3)采购合同主要条款的内容
①当事人的名称住所指经登记主管机关登记的名称。
公司是以营业执照为准。
要写全称,不能简写。
②产品的名称、型号规格、数量、价款、交货时间应严格予以确定,以免产生纠纷。
③质量要求技术标准、供方对质量负责的条件和期限:
质量标准执行铁道部标准以及设计院技术规格书。
另外,要有保质期限说明。
④包装标准、包装物的供应与回收:
`包括:
标识、包装方式、材料要求、环保要求、规格、成本等。
⑤合理损耗标准及计算方法:
按国家的技量标准执行。
⑥本合同解除的条件;
如出现品质欠佳、交货延期、交货数量不足、服务水准低等情形,需方保留终止合同的权力和追求责任的权力。
⑦结算方式及期限:
要留质保金(5-10%)。
期限……
⑧违约责任:
协商解决
⑨运输方式及到达站及费用负担;
产品在运输过程中符合国家环保要求。
(三)组织进货,进行物资验收。
进库物资应根据订货合同、进料凭证、技术证件,分别采取验质、点数、过磅、检尺、换算、量方或化验等方式进行验收。
对技术复杂的物资应会同技术人员共同验收。
物资在验收过程中,要填制验收记录,需要做进货检验试验的物资,要有进货检验试验记录(验收记录表),验收不合格的物资要单独存放。
1、物资验收的内容:
(1)数量验收:
计重物资验收、计件物资的验收、用其它方法计量的物资验收(玻璃、木材等)。
(2)质量验收:
a、核对物资的品名、型号规格、等级等。
(b)检查物资的外观质量状况。
(c)检查设备是否成套,应附带的零、附件是否齐全。
(d)理化性能试验。
(e)在检验中发现问题,及时与供方联系。
2、物资检验的方式:
全检(数量少、单价高)、抽检(数量多或经常性物资)、免检(数量多、单价低或免检产品)。
3、验收中遇到问题的处理
(1)整车来料要查看车封是否完好,如有异状,必须会同车站检查车辆状况,经车站承认并作成记录。
零担物资如包装破损,造成数量短缺和质量损坏,也应索取记录,然后向车站办理索赔。
(2)凡由供货单位造成的质量不符、数量不足、品种规格不对,凭“验收记录”在规定的时间内向供货单位进行交涉。
(3)数量差异,在允许偏差范围内(钢材不超过±
2‰,有色金属不超过±
1‰),可按实际验收数量入库;
超过允差范围时全部短少数量应及时向供货单位交涉处理。
(4)凡质量不符合规定时,应及时退货、更换或征得供货单位的同意代为修理或降级减价处理(必须是不影响使用的)。
(5)证件不全,应及时向供货单位索取。
(四)常用材料的验收与保管:
1、钢丝绳、钢绞线
验收:
(1)检查钢丝根数,用卡尺测量钢绞线外径,是否符合订货合同或质量证明书的规定。
(2)钢绞线内各钢丝应相互紧密绞合,不应有交叉、断裂和折弯的钢丝。
钢丝表面不应有压扁或切割处。
(3)镀锌钢绞线镀层应均匀,不应有裂缝、斑疤和露铁现象。
保管:
按原轴或原捆分别品种、规格存入库房或料栅内。
不得在地上拖拉,防止沾污泥,酸碱等物。
(不锈钢钢丝码垛成辫子型即鱼鳞型)
2、裸电线(铜绞线、铝绞线、铜包钢线、钢芯铝绞线、铜排、铝母线等各种电线)
(1)单线线径必须粗细均匀,扁线必须宽窄一致,厚薄均匀,边缘不应有锯齿缺陷。
裸线表面应光滑,不得有斑疤、起皮、裂纹、较深的划痕、碰伤、及由于腐蚀而引起的变质(铜为绿色,铝为灰色斑点)。
(2)绞线应紧密整齐地绞合,不应有断丝、松股、层迭或擦伤等到缺陷。
电车线应紧密整齐地卷绕在线盘上,不得有扭曲、压迭等现象。
(3)成盘的绞线和电车线的内外两侧,应分别固定在线盘的外侧和内侧上,以利检查线芯和防止松散损伤。
3、电缆
(1)每盘电缆应附有制造厂的产品检验合格证,包括制造厂名、材料名称、型号、规格、长度、毛重、净重、制造日期、盘号和转动箭头方向。
(2)各种电缆表面的防腐护层应无断裂和机械擦伤、压扁等缺陷,裸钢带铠装应光滑平整无锈蚀并涂沥青油,麻护层石油沥青不应有溶化及流失现象。
(3)电缆应紧密整齐的卷绕在牢固的铁、木盘上,内层一端应从孔眼引至盘外测固定并加钉保护盒,以防磨损,外层一端固定在内测上。
(1)电缆应存入库房或料栅内,切勿与化学品或有害物混存,储存环境应避免日光照射和过冷过热。
(2)电缆应原轴直立,不得卧放。
滚动时不许与箭头所示方向相反滚动。
(3)电缆在运输、保管过程中不可受强烈震击(如直接从车上滚下等),以免破坏绝缘层和保护层,使用时发生电流击穿等现象)
(4)分割钢带钢丝铠装电缆时应在切割点左右手150毫米处先用钢丝绑扎,以免松散;
切割充油电缆应随即焊封切口,应用松香,一般不要在雨天或潮湿天切割。
(5)电缆盘上标志如有模糊不清,应补写清楚。
如条件有限,在露天存放时,要进行遮盖。
库存电缆应定期检查。
如发现损坏、漏油等应立即封好。
(6)长期存放或经过暑热期的油浸电缆应注意转盘,每次转角度90℃或者180℃,防止内部浸油往低处集中,以致损害破坏绝缘层。
4、瓷瓶
(1)检查瓷瓶是否有碰坏、碰伤、裂纹和缺少零件等现象。
(2)箱、筐、件内装的瓷瓶一般均为固定数量,可按实际情况进行抽查。
(3)每批交货应附合格证,瓷瓶上的标记应清晰。
(1)瓷瓶品质脆易碎,若瓷釉稍有破裂就不能使用而成废品,因此严禁撞击震动。
(2)各种瓷瓶应用箱、筐、稻草等包装,包装内的衬垫应稳固着实,不使松动。
(3)瓷瓶应于库内保管,如因条件所限存放于料棚时,应严禁雨淋受潮,防止包装腐烂。
(4)瓷瓶的金属零件不得与酸碱和有害物质混放,以防腐蚀生锈,在库保管中金属零件可涂防锈油,如已生锈,可用钢丝刷将锈迹除净后,再涂银粉漆。
(5)搬运时要轻拿轻放,禁止抛掷,堆垛要稳固,防止倒塌或压坏底层物资及包装。
5、各种电力及接触网金具器材
(1)表面应光滑平整,不应有裂纹、毛刺、飞边、砂眼等足以降低质量的缺陷。
(2)镀锌层应光滑紧密、均匀、无气孔、气泡、起皮、凹坑和裂纹等缺陷。
(3)铜铝制品应无裂纹、毛刺、刮痕、压伤和锈蚀等缺陷;
压接管的压接面均需光滑平洁、无棱角、口边应圆滑,以防刺伤导线。
(4)各种金具的零附件必须齐全,装配成套,规格应符合标准。
(5)螺丝和螺帽丝扣应能互换,配合紧密,不得有过紧或松扣等缺陷。
(1)各种金具必须存放在库防或料棚内,,不得存放露天,应分清规格妥善包装、分类堆放,以免混淆。
(2)铜铝件应与其它件分开包装,以防磨损。
6、信号器材
(1)检查各种信号机的零部件有无短少、伤残、锈蚀等现象,对插头、灯座等可装上相应的电灯泡接通电源点灯试验,应发光正常,无灭灯现象。
(2)信号机梯子表面应无弯曲、变形、伤残、锈蚀等现象,镀锌层均匀、牢固、无起皮、脱落,长度应符合规定尺寸。
(3)机车信号设备(发码器、译码器等)属于电气性能,精密度、灵敏度要求较高的设备。
一般外观检查,要求箱体应平整无碰伤凹凸现象,油漆应光洁美观无起皱、脱落之处,盘面所装仪表、开关等应正常,表面玻璃就无斑点、伤残、破碎等现象,开关、按钮应灵活,箱面上的标牌不应脱落,每种设备应附有使用说明书,如有随带附件应检查是否完好。
必要时可会同使用单位的技术人员共同检验,如有问题及时提出向生产厂反映,适当处理解决。
(4)控制台应验看产品合格证和使用说明书,检查按规定所
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