葫芦岛HFMP功能说明书Word格式文档下载.docx
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1.3定义5
1.4参考资料5
第2章任务概述6
2.1目标6
2.2用户的特点6
2.3假定和约束7
第3章总体描述8
3.1账户设置8
3.2编码规则8
3.3系统参数8
3.4总体业务流程9
3.4.1单位注册备案9
3.4.2小区建档备案10
3.4.3缴存10
3.4.4过户12
3.4.5支取13
3.4.6支用14
第4章功能需求15
4.1业务应用子系统15
4.1.1单位注册15
4.1.2单位备案15
4.1.3小区信息维护15
4.1.4小区备案16
4.1.5自然幢信息维护16
4.1.6审核开户16
4.1.7资金缴存16
4.1.8更名过户17
4.1.9换房17
4.1.10资金支取17
4.1.11支用业务管理18
4.1.12支用核准19
4.1.13查询统计20
4.1.14权限管理20
4.2核心账务子系统21
4.2.1资金柜台21
4.2.2日终核对21
4.2.3日终结算21
4.2.4利息核算21
4.2.5账务报表21
4.3财务核算子系统22
4.3.1系统初始化22
4.3.2凭证管理23
4.3.3记账24
4.3.4月末结账24
4.3.5年末结账24
4.3.6财务报表24
4.4数据移行方案25
4.5产权接口方案25
第5章运行环境规定26
5.1设备26
5.2支持软件26
第6章表格及凭证27
6.1单位注册27
6.1.1开发公司注册27
6.1.2物业公司注册28
6.1.3业主大会注册29
6.1.4维修企业注册30
6.2建档备案31
6.2.1小区建档31
6.2.2自然幢信息登记表32
6.2.3自然幢信息统计表33
6.3业务表格34
6.3.1缴存通知书34
6.3.2支用申请34
6.3.3分摊清册35
6.3.4利息清单35
6.3.5专户日结报表35
6.4业务凭证37
6.4.1维修资金专用收款收据(缴存凭证)37
6.4.2支用凭证37
6.4.3支取凭证38
第1章引言
1.1编写目的
本系统功能说明书详细描述了相关各方对于住宅专项维修资金综合管理平台的要求和理解,重点描述系统的整体结构和业务流程,以实现各方对功能范围、业务流程的统一认识。
本功能说明书经签字认可后,HFMP产品研发团队将按照本文档所列功能进行设计和开发。
预期读者包括:
维修资金管理相关领导、业务人员、科技人员,山东嘉友软件有限公司HFMP产品研发团队成员。
1.2背景
系统名称:
英文名称:
House-servicingFundManagementPlatform
系统简称:
HFMP系统
任务提出者:
任务开发者:
HFMP产品研发部
用户:
1.3定义
承办银行:
承办住宅专项维修资金相关账户管理的商业银行。
住宅专项维修资金专户:
在承办银行开设的账户,管理在该承办银行受理的住宅专项维修资金业务的进账及出账。
住宅专项维修资金虚拟专户:
在HFMP系统设立的账户,与承办银行开设的住宅专项维修资金专户相对应,主要用于与承办银行对账。
住宅专项维修资金支用户:
小区业主委员会或物业公司在银行开设的账户,用于维修支用,支用审批完成后相关维修费用由住宅专项维修资金专户转到该支用户。
住宅专项维修资金业主户:
缴存住宅专项维修资金的业主在HFMP系统开设的账户,管理该业主缴存的住宅专项维修资金本金及利息。
自然幢:
各物业小区内自然结构的楼房。
1.4参考资料
暂略!
第2章任务概述
2.1目标
为了适应房地产市场发展的新形势,保障房地产权利人的合法权益,迫切需要建立整合的住宅专项维修资金综合管理平台,以有效管理住宅专项维修资金,从而实现自缴存、支用、支取、计息等整个业务流程的管理。
具体系统结构示意图如下:
2.2用户的特点
本软件最终用户主要包括维修资金管理相关领导、业务人员;
缴存住宅专项维修资金的业主。
2.3假定和约束
略!
第3章总体描述
3.1账户设置
账户的设置非常关键,关系着HFMP系统所有相关账户的管理工作,系统根据业务情况设立二级账户体系:
1)一级账户:
住宅专项维修资金专户。
2)二级账户:
业主户。
承办银行开设的账户有:
住宅专项维修资金专户,住宅专项维修资金支用户。
HFMP系统开设的账户有:
住宅专项维修资金虚拟专户,住宅专项维修资金业主户。
3.2编码规则
1)行政区编号(2位):
按国家有关编码规则编码。
2)小区编号(6位):
2位行政区编号+4位顺序号。
3)房屋编号:
房屋编码(15位)规则:
6位自然幢编号+3位单元编号+3位楼层编号+3位户编号。
4)业主账号(12位):
6位小区编号+5位顺序号+1位校验位。
5)开发公司编号(8位):
按照开发公司建档顺序全市统一编码。
6)物业公司编号(8位):
按照物业公司建档顺序全市统一编码。
7)业主委员会编号(8位):
按照业主委员会建档顺序全市统一编码。
8)缴存申请编号、支用申请编号、支取申请编号、支付业务编号(14位):
1位类型编号+6位日期+6位序号+1位校验位。
9)维修项目编号(12位):
5位小区代码+2位年份+4位顺序号+1位校验位。
特别说明:
业主账号表示账务信息,所有账务信息以业主账号为准,业主账号一经生成,永远不变。
房屋编号表示房屋信息,会因为业务情况发生变化。
系统管理的缴存申请编号、支用编号、支取编号等均支持条码输入,用于唯一的确定某次业务信息。
3.3系统参数
1)延期利息计算利率:
默认0.00
2)过户利率:
默认0.36
3)销户利率:
4)维修资金缴存续缴条件(初缴比例):
默认0.3
5)缴存通知书有效天数(房地产开发公司代缴):
默认5
6)缴存通知书有效天数(业主自缴):
默认20
7)全缴允许误差金额:
默认1元
8)续缴通知书有效天数:
默认90
9)支用凭证有效天数:
默认10
10)支取凭证有效天数:
11)密码有效天数:
默认14
12)自动退出登录时间:
默认30分钟
13)附属面积是否参与支用分摊:
默认否
14)是否计算过户利息:
默认是
15)是否计算销户利息:
16)是否有财务模块:
:
3.4总体业务流程
以下业务流程从总体上概要描述了系统的主要模块流程。
3.4.1单位注册备案
3.4.2小区建档备案
3.4.3缴存
初缴流程
续缴流程
3.4.4过户
3.4.5支取
3.4.6支用
第4章功能需求
4.1业务应用子系统
HFMP系统业务基于楼盘信息,实现信息建档、开户、缴存、支用、销户等整个业务流程的规范化处理。
基于楼盘的业务应用可以有效规避重复缴存、记账串户等问题规范的楼盘档案使账务明晰,便于业务管理和分摊支用。
4.1.1单位注册
相关信息:
1)开发公司
公司名称、营业执照、组织机构代码、开发资质等级、开发资质编号、成立日期、公司所属行政区、地址、法人代表、联系人、联系电话、Email、邮编。
2)物业公司
公司名称、营业执照、组织机构代码、物业资质等级、物业资质编号、成立日期、公司所属行政区、地址、法人代表、联系人、联系电话、Email、邮编。
3)业主委员会
业委会名称、地址、成立日期、业委会主任、电话、联系人、联系电话、Email。
4.1.2单位备案
此处的单位主要指开发公司、物业公司、业主委员会等住宅专项维修资金业务相关单位。
开发公司、物业公司、业主委员会填写信息注册表,并持相关证明材料到业务前台进行信息录入和备案。
当单位注册信息发生变化时,需要持变更申请到业务前台进行信息变更申请。
相关资料:
开发公司信息注册表、营业执照复印件、开发资质证书复印件等。
物业公司信息注册表、营业执照复印件、物业资质证书复印件等。
业主委员会信息注册表、小区业主委员会成立备案表等。
4.1.3小区信息维护
开发公司填写小区信息,并持小区注册表到业务前台进行备案。
[所属行政区]、[小区名称]、[地址]、建档日期、自然幢数、[开发公司]、物业公司、业主委员会、小区总建筑面积等。
其中用“[]”标注的项目是在小区建档时应明确指定的项目。
如果小区内存在分区的情况,需在小区建档时一并将分区信息进行维护。
4.1.4小区备案
开发公司(物业公司)填写小区注册表并加盖单位公章,到业务前台对小区进行备案,备案完成后开发公司(物业公司)可以对小区下自然幢明细进行维护。
如果无法取得小区详细信息,可以暂时形成散户小区,以后信息收集全后再进行变更。
散户小区分为较为规范的数据、纯散户数据,区别是前者能够提供更多的信息。
若小区信息发生变化,可经业务人员审核后,通过小区信息变更进行相关信息变更维护。
4.1.5自然幢信息维护
在小区建档后,可以为该小区增加自然幢,对该小区物理结构已确定的自然幢进行信息备案,主要包括自然幢信息和单元信息两部分,在自然幢建档完成后,能够确定该自然幢的基本信息。
自然幢信息:
小区编号、自然幢编号、开工日期、竣工验收日期、交付日期、自然幢类型(多层、小高层、高层、别墅)、房屋类别(住宅楼:
建成后结构确定的住宅、商住楼在销售过程中确定结构)、单元数、总户数(统计数)、备注。
单元信息:
单元编码、单元户数、有无电梯、有无二次供水。
自然幢信息建档后可以进行业主户开户,为自然幢下的每一位业主生成唯一的业主账号。
4.1.6审核开户
完成对房屋结构信息的维护后,需填报并核对房屋的主体面积,并提交自然幢信息表或房屋结构平面图,建筑面积以测绘数据为准。
审核代收单位录入或提交的自然幢信息表或房屋结构平面图无误后,即可进行业主户开户,为每个房屋生成一个系统唯一的账号。
在业主户开户后只能录入业主信息,房屋售价,不能随意修改建筑面积、房屋编号、业主账户等与房屋有关的关键信息。
如有变动,需通过业务变更来实现。
4.1.7资金缴存
缴存的先决条件:
开发建设单位备案建档,并进行住宅专项维修资金业主户开户。
葫芦岛市住宅专项维修资金缴存标准:
商品房为房屋售价的2%,房改房为按面积每平米9.6元,拆迁安置房为按面积每平米20元。
1)初缴
初缴是指购房人办理商品房屋产权交易前,应当持购房发票、商品房购销合同(购房协议)等要件办理缴存住宅专项维修资金。
2)补缴
对于初缴不足额的业主,系统允许通过补缴功能将住宅专项维修资金补齐。
补缴流程同初缴流程一致。
需要补缴住宅专项维修资金主要包括如下情况:
业主缴存住宅专项维修资金未足额缴存住宅专项维修资金;
房屋面积、售价发生变更,变更后应缴金额大于实缴金额100元(系统参数)的,需要进行住宅专项维修资金补缴。
系统可以查询出未足额缴存的业主,并打印生成住宅专项维修资金补缴通知书,代收单位或业主持住宅专项维修资金补缴通知书到承办银行网点办理住宅专项维修资金缴存,并打印缴存凭证。
3)续缴
续缴是指业主账户在支取且余额已不足规定余额比例时,再次进行续筹业务。
缴存时经过业主大会决议,通过系统打印续筹通知书,经业务主管核准,到住宅专项维修资金交缴经办网点交缴,增加账户余额。
4.1.8更名过户
按照管理规定,过户时业主缴存的住宅专项维修资金及其利息不予退还,随房屋所有权同时过户。
当房屋产权发生过户时,业主持相关证明到业务前台办理住宅专项维修资金过户。
业主持相关证明到业务前台办理,审核通过后系统打印维修资金余额、冻结金额、可用余额等。
维修资金过户需要生成过户日志,以备以后查询。
业主过户要件:
双方业主身份证复印件、房屋买卖合同或房屋权属证书、拆迁协议,购房发票,原业主缴存凭证等。
4.1.9换房
业主已办理维修资金缴存,发现房屋信息错误的,可以按换房方式,调整业主房屋。
业主换房由业务人员办理。
换房要件:
开发公司或物业公司证明、业主身份证复印件、购房合同等。
换房条件:
1)业主交换的两幢房屋属于同一个物业小区;
2)业主原房屋账户有在途业务未完成不能换房;
3)换房的新房屋应当是未销售房屋。
4.1.10资金支取
资金支取业务分为部分退还,全额返还及销户。
1)部分退还
在房屋售价(房屋面积、建安成本)或房屋性质、用途发生变更后,由于应缴金额发生变化,造成超额缴存,可以将多缴部分退还交款人。
审核通过后系统打印支取凭证,业主持支取凭证到承办银行办理住宅专项维修资金退还。
房产证、购房合同、住宅专项维修资金缴存凭证、有效身份证件等。
2)全额返还
在发生退房等业务时,考虑到已交维修资金的用户需要返还维修资金和产生的利息,业主持相关证明到业务前台办理住房维修资金的全额返还申请。
审核通过后系统打印支取凭证,业主持支取凭证到承办银行办理住宅专项维修资金返还。
购房合同、退房证明、住宅专项维修资金缴存凭证、有效身份证件等。
3)销户
因拆迁或其他原因造成房屋灭失的,可以将业主住宅专项维修资金账面余额及利息返还业主,业主持相关证明到业务前台办理住宅专项维修资金的销户申请。
住宅专项维修资金缴存凭证、身份证件、房屋灭失证明等。
4.1.11支用业务管理
1、共用设施设备档案
在物业小区信息备案后,由物业公司或业主委员会对本物业小区范围内的共用部位、共用设施设备进行登记备案,作为小区维修支用范围的参考依据。
物业产权管理首先定义物业小区范围内的共用部位、共用设施设备,内容包括:
设备名称、生产厂家、安装位置、安装日期、参数说明、产权归属(业主共用、业主及单位共有产权、单位)、维修责任归属(业主共用、业主及单位共有产权、单位)、分摊范围(主要考虑其受益范围等因素)、图片若干。
以及该部分涉及的物业管理范围(结合维修支用分摊范围管理);
其次需定义该部分是否属于住宅专项维修资金管理范围(可能明确是否需要支用住宅专项维修资金)。
在完成共用设施设备备案的小区,在维修项目管理的过程中,维修项目应与共用设施设备进行关联。
从而可以查询设施设备的维修记录等。
2、维修项目管理
物业公司或业主委员会填报小区维修项目,确定该维修项目的分摊类型(小区分摊、自然幢分摊、单元分摊及自定义分摊)和分摊范围,对维修资金业主户进行分摊,分摊比例以住宅的建筑面积(房屋主体面积)或按户分摊为准。
单项合同造价较高的整体维修项目,需由业务主管部门审查确定是否进行招标以及监理。
如该业主资金余额不足本次分摊,分摊支付优先,将可分摊资金扣完后,其余部分形成业主补交现金单。
如果业主资金不足本次分摊,系统进行续筹提示,并打印续筹通知书。
经过续筹后的资金用于补充不足的部分。
本次支付在续筹后进行支付。
系统的分摊类型从总体上主要包括两部分内容:
1)系统自动分摊:
主要适用于大多数的维修项目,具体还包括:
小区分摊、自然幢分摊、单元分摊。
分摊时根据选中的分摊范围按建筑面积(房产证面积)为准进行分摊。
2)物业公司自定义分摊:
主要适用于一些特别维修项目,具体分摊的房屋编号由物业公司自行分摊录入,系统按建筑面积或按户分摊计算。
可打印分摊清册用于物业公司申请,分摊清册中特别注明分摊类型。
3、支用申请
物业公司进行支用申请,打印支用申请表及分摊清册,经业主委员会或相关业主同意后,报送业务前台进行审核。
4.1.12支用核准
1、支用户备案
物业公司或业主委员会在维修支用前,需开设银行账户,并到业务前台进行支用账户备案。
支用户信息备案内容:
支用户户名、支用账户号、开户日期等。
此流程在系统只作一次。
支用户信息允许变更,系统记录变更日志。
2、现场勘察管理
维修项目现场勘察管理主要依据业务管理需要,针对维修项目现场勘察按阶段分过程进行记录存档维护。
现场勘察主要项目内容:
勘察阶段、勘察内容、信息记录(电子、原始文件资料、勘察图片等)、勘察结论、勘察人、勘察时间等。
通过对现场勘察管理,结合工程维修项目管理,核实工程费用项目,可以有效跟踪、掌握整个维修项目的进展进度,为维修支用审核审批提供全面的参考依据。
通过与档案管理系统结合,对勘察过程的主要信息进行档案化管理,方便查询、跟踪管理。
现场勘察资料包括:
维修项目具体描述(可以结合部分现场照片记录),维修申请公示情况,维修结果等。
3、支用审核
物业公司或业主委员会提交维修资金支用申请资料,由业务人员受理申请,然后根据业务管理要求进行逐级审核。
业主签字确认时,只确认首付款、维修项目金额、分摊比例、本次申请分摊金额、是否使用维修资金、由哪家公司进行维修等,决算款不需要业主确认。
对于较大的维修项目,需要根据工程进度分多次验收,逐批拨付。
对于应急维修,由物业公司先垫付,发起条件是自然灾害、上级批示等。
4、支用凭证打印
支用审核流程通过后,由业务人员打印支用凭证,作为维修资金支用转账凭证。
支用审核流程中,任意一级审核不通过,系统不能打印支用凭证,相关资料退回提交人。
物业公司或业主委员会持支用凭证到承办银行办理资金划拨业务。
说明:
对于未全部缴存的可以进行支用,未出售的房屋对应的维修资金由开发公司代出。
维修资金剩余款项的支用:
物业公司持竣工验收证明和决算书到业务前台办理剩余款项的支付,在验收通过后拨付剩余款项。
剩余款项按决算金额扣除已支用款计算。
不同的维修项目需分别申请;
同一类维修项目,涉及不同的负担(分摊)主体需分别申请。
已发生支用的维修项目不允许变更维修内容。
4.1.13查询统计
查询统计主要便于相关领导从总体上了解住宅专项维修资金的总体缴存情况、总体缴存规模、缴存比例,分析资金缴存的问题,以便于做出决策。
系统提供以表格或图形等方式,对不同业务类型、各种账户,进行业务明细数据、业务状态等多个角度的统计分析,从而方便各级操作人员及时掌握各业务进行情况及资金的出入账情况等。
系统能按各种条件查询所有已入库业主信息;
按各种条件查询所有缴存情况信息;
查询业主账户余额计息情况;
查询资金使用情况;
查询委托增值情况;
查询各项关于资金专户的操作情况;
查询各单位的账户余额及相关业主明细。
查询统计报表可以根据用户要求进行定制开发。
具体分类:
1)业务查询统计;
2)账务查询统计;
3)财务查询统计。
4.1.14权限管理
系统根据业务主体不同,划分为以下几类用户:
1)业务人员:
负责系统日常业务处理、小区开户、数据审核录入、日终对账、报表打印、业主户销户等。
2)业务主管:
负责需进行审批业务的处理,管理下级业务人员的增删,关键的账务处理,维修项目审核;
用户、权限管理。
3)记账人员:
通过资金柜台进行日常业务记账及日终对账。
4)财务人员:
负责凭证填制、月结、打印财务报表等处理。
5)财务主管:
负责初始设置、凭证审核等。
6)领导:
维修项目审核;
系统账务查询、业务统计。
7)业主:
住宅专项维修资金业主账户余额查询、明细查询。
8)系统管理员:
系统的日常维护、设备的启动停止、核心参数的维护;
数据备份。
系统操作员权限可灵活设置,并可以对操作日志进行查询。
系统实际需要的业务人员可能视业务实际情况有所调整,系统支持较为灵活的设定人员。
权限设置包括权限级别的岗位设置、新增操作员、操作员停用等。
4.1.15凭证管理
实现对凭证的领用登记,使用情况、凭证当前状态的查询。
4.2核心账务子系统
核心账务子系统基于金融账户管理的模型,构建核心会计应用,以完成住宅专项维修资金业主户记账、系统计息、支用冻结等业务。
账务核心应用为系统账务后台,主要为业务子系统、财务子系统提供业务服务,支持账务冲正机制。
4.2.1资金柜台
承办银行完成资金的代收代付后,通过资金柜台对缴存、支用、支取业务进行记账,系统生成相关业务数据。
4.2.2日终核对
为避免账户差错,保证账户平衡,每日需要对当日发生的账务进行核对。
系统列出当日账务交易明细,业务人员与纸质凭证进行核对,如果无误则完成日终核对,如果发现差错则可以对相应账务进行冲账处理。
4.2.3日终结算
账务对平后进行日终处理,对当日成功的交易进行业主户记账处理,包括缴存入账、支用分摊、支取出账等。
业主户记账处理成功后,进行财务处理,系统自动生成缴存、支用、支取的财务数据。
日终结算完成标志着当日业务的结束,结算完成后系统不允许发生资金记账或冲正业务。
4.2.4利息核算
HFMP系统对管理的全体业主进行计息,业主账户计息核算完全依据银行计息的模式,构建利息计算模型。
系统每日日终根据业务类型进行利息积数的更新,当到系统计息日或发生销户时,系统根据利息积数、利率计算利息,账户计息不扣除利息税,系统生成利息清单,留存备案。
系统支持按年结息、按季结息、自定义日期结息等多种灵活的结息方式,结息利率可以选择活期利率、定期利率或其他指定利率。
4.2.5账务报表
账务报表主要反映了系统账务情况,包括日终报表和年度报表两部分内容,日终报表包括专户交易明细表、日间业务表、专户业务汇总表等。
年终报表主要为业主计息明细表、小区计息汇总表两部分组成。
相关报表要求按物业公司进行汇总。
4.3财务核算子系统
财务核算子系统主要基于国家会计准则和财务应用特点,与系统业务环节密切结合,将HFMP业务数据进行财务管理,给予会计核算,从财务角度为工作人员提供清晰的财务明细,以便及时掌握专户的收、支及结余情况,对维修资金账务往来实现有效管理。
系统采用自动记账与手工记账相结合、自动科目维护与手工科目维护相结合,大大减少了财务人员的工作量。
业务流程如下:
4.3.1系统初始化
1)账套初始设置
第一次使用此系统时,在进行会计记账业务前首先需要建立新单位账套。
此工作由财务主管进行。
主要有账套编号、账套名称、启用会计
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