1办公文秘类教学大纲Word下载.docx
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1办公文秘类教学大纲Word下载.docx
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也可以在菜单栏或工具栏上点右键选择所需工具栏。
★
(注:
至少要有四个工具栏要显示出来:
常用工具栏、格式工具栏、表格和边框工具栏、绘图工具栏)
二、视图方式
1)普通视图:
在普通视图下只有一个水平标尺,这种视图是文字的最好编辑环境,可以插入图片和艺术字,但不可以插入自选图形和文本框,不可以插入页眉和页脚、脚注尾注等,页与页之间用一条虚线隔开。
(很少用)
2)Web版式视图:
主要应用于网页发布。
这种视图不存在页的概念,这种视图可以添加页面背景,背景只可以在Web版式视图下看得到。
3)页面视图:
也叫做所见即所得视图,在这种视图下WORD几乎所有功能都能使用。
(常用)
4)大纲视图:
主要用于显示文档的标题结构、对文档标题样式重新定意、对标题段落进行调整。
这些操作都可以在“大纲”工具栏中完成。
5)阅读版式视图:
页面以书籍的形式显示出来,便于阅读。
三、基本操作★
1、输入文本★
1)英文:
利用英文输入法(大写字母按Shift键输入)
2)数字:
利用数字键(NumLock灯亮)
3)汉字:
利用中文输入法“Ctrl+Shift”各种切换输入法;
Ctrl+空格是中英文切换;
4)日期和时间:
插入——日期和时间——从中选择一种样式。
(日期(Alt+Shift+D);
时间(Alt+Shift+T)
5)符号输入:
a)插入——符号——从中〈〈选择想要的符号12345(字体-Webdings)——插入。
例:
©
®
b)软键盘输入
c)在英文输入法状态下的一些快捷键:
版权符号
Ctrl+Alt+C
已注册
Ctrl+Alt+R
下划线
___
Shift+-(英文下输入)
省略号:
……
Shift+6(五笔空心下输入)
书名号
《》
<
>
(五笔空心下输入)
顿号
、
\键(中文空心下输入、、、
四、文本编辑★
1)选定:
任何操作的前提(在word内做任何编辑操作一定要先选择后操作
1)部分选择:
将鼠标移到第一个字前,按住左键不放拖动鼠标到你需要结束的位置。
2)在一行前单击或拖动,可以选定一行或多行,在一行前双击或拖动,可以选定一段或多段★。
3)整篇文档:
单击“编辑”—“全选”或者“Ctrl+A”。
4)光标先定位于一点,然后按住Shift键定位于另一点,可以选定两点之间所有内容。
2)移动★
①选定——剪切——定位到目标位置——粘贴。
(Ctrl+X剪切Ctrl+V粘贴)
②选定后用鼠标拖到目标位置。
3)复制★
①选定——复制——定位到目标位置——粘贴。
(Ctrl+C复制Ctrl+V粘贴)
②选定后按住Ctrl键拖到目标位置。
4)删除:
选定内容,按Delete键;
BackSpace键删除光标前面的内容。
5)Enter(回车键):
可分段
1.2.3、【格式】工具栏
1.2.6、文档操作
1)新建文档:
单击常用工具栏上的“新建空白文文件”按钮(或Ctrl+N)
2)打开文档:
单击常用工具栏上的“打开”按钮(或Ctrl+O)
3)保存文档:
单击常用工具栏上的“保存”按钮(或Ctrl+S)
2、听视频(注:
请打开“视频教学二”——“word2003视频”——word第一课视频)
课后练习:
1、练习当课的操作(这节课很重要)建议每个练习题做二次,以加深映象和操作速度。
1Word第二课基本排版技巧
(一)★
一、字体格式设置★
选定要设置的文本——“格式”→“字体”
1、字体,字形,字号,字体颜色,下划线及下划线颜色;
上标,下标,
2、字符间距:
加宽与紧缩,提升与降低
3、文字效果
二、段落格式化★
排版的目的:
将文档以更清晰、直观的方式显示。
一般设置:
1、首行缩进(2字符)
2、段间距(前后0.5行以内)
3、行间距(最小值18磅左右)
1、段间距:
指所选段落与其它段落之间的距离(选定文本——格式菜单——段落——间距——①段前距②段后距)。
2、行间距:
指所选段落行与行之间的距离(选定文本——格式菜单——段落——行距——设置行距)。
3、缩进方式:
利用水平标尺上的四个缩进按钮。
1)首行缩进:
指段落的第一行往右缩进,其余行不变。
2)悬挂缩进:
指段落的第一行不变,其余行往右缩进。
(一般很少用到)
3)左缩进:
整个段落往右缩进。
4)右缩进:
整个段落往左缩进。
三、边框和底纹:
选中要设置的文本或段落——“格式”——“边框和底纹”
1、边框:
选择方框——选择线型、线条颜色、线条宽度——应用于文字或段落
注:
选择自定义方框,可以设置线型不同的方框
2、页面边框:
选择页面方框——选择边框线型、线条颜色、线条宽度或艺术型边框。
3、底纹:
选择要填充的颜色或图案样式★
四、文档特殊格式设置
1、首字下沉:
选中要设置的段落——单击格式——首字下沉
2、中文版式:
“格式”——“中文版式”
①添加拼音②带圈字符③纵横混排④合并字符⑤双行合一
3、文字方向:
1)单击“格式”→“文字方向”;
2)选择要改变文字的方向;
五、查找与替换:
在长文档编辑过程中,常需要查找,替换某些内容,特别是长文档的修改操作。
1、查找:
编辑——查找——输入需查找的内容——查找下一处。
(快捷键:
Ctrl+F)
2、替换:
编辑——替换——在“查找内容”框中输入要查找的文本——在“查找为”框中输入用以替换的文本——全部替换(或查找下一处,再根据需要替换)
查找:
CTRL+F、替换:
CTRL+H。
六、撤消与恢复:
4)撤消:
撤消上一步操作(常用工具栏上的撤消按钮或“Ctrl+Z)。
5)恢复:
恢复被撤消的操作(常用工具栏上的恢复按钮或“Ctrl+Y)。
请打开“视频教学二”——“word2003视频”——word第二课视频1)
1、练习当课的内容及课后练习题(这节课很重要)建议每个练习题做二次,以加深映象和操作速度。
1Word第三课基本排版技巧
(二)
一、格式刷的使用:
主要用于复制文字的格式★
先选中已格式化了的文本,然后单击工具栏中“格式刷”按钮,之后再选中所要进行操作的文本即把之前的格式引用过来。
单击一下格式刷可以刷一次,双击格式刷可以刷无数次。
二、样式:
1、概念:
样式是以组的方式命名和保存的字符及段落格式的集合。
使用样式可以减少文档编排的时间,提高工作效率。
2、设置样式:
格式/样式/新建/输入名称/格式/设置
3、使用样式:
选定文字或段落/单击”样式框”/单击”样式”名称
4、修改样式:
格式/样式/名称/更改/样式
5、删除样式:
格式/样式/选定删除对象名称/单击”删除”
三、分栏:
分栏:
可以对整篇文章或所选内容进行分栏,分栏数可以手动指定。
1、设置分栏:
选定文本——格式——分栏——选择栏数或输入栏数——如需竖线则选中“分隔线”。
2、手动分栏:
插入——分隔符——分栏符
3、取消分栏:
选择已分栏的文本——格式——分栏——选择“一栏”即可。
分栏时不选择最后一个段落符号可以实现分栏相等。
四、制表位:
——是用来快速指定文字位置。
方法一:
鼠标操作
1、先用鼠标在水平标尺栏任意位置上指定一个制表符。
(删除可用鼠标拖出标尺外)
2、输入文字后再用:
制表键(TAB键)来切换到制表符位置。
方法二:
用格式菜单中的制表位选项
1、格式菜单——制表位——设置制表位的位置前导符——设置。
设置好制表符位置和前导符后一定要单击设置按钮)
2、上同(输入文字后再用制表键(TAB键)来切换到制表符位置。
)
五、项目符号和编号:
1、作用:
对文本进行数字或符号编排。
2、单级符号和编号:
单击“格式”——“项目符号和编号”——项目符号(编号)
3、多级编号:
“格式”——“项目符号和编号”——“多级编号”——单击“自定义”——选择级别,设置编号格式等。
六、自动图文集
指一些预先提供的文字组合,可自动插入。
点“插入———自动图文集”
七、简繁体转换:
选定——常用工具栏上的“简繁体转换”按钮
八、拼写和语法:
工具——选项——拼写和语法。
(当你输入英文文本时,很难保证你的拼写、语法都绝对正确,Word提供的拼写及语法检查可以使你大大英文单词的正确率。
1第四课表格的制作及使用
一、创建表格(4种方法):
4)利用表格和边框工具栏上的“绘制表格”按钮或“插入表格”按钮。
“表格和边框”工具栏的显示:
视图菜单――工具栏――将“表格和边框”打勾。
二、表格的选取:
1、单个单元格:
将光标置于单元格的左下角,当光标变成黑色向右的箭头时单击。
2、多个单元格:
1)多个连续的单元格:
单击选中某一个单元格,然后按住左键拖动。
2)多个不连续的单元格:
按住Ctrl键+单击
3、行:
将光标置于一行表格的左边然后单击。
4、列:
将光标置于一列表格的上端,当光标变成黑色向下的粗箭头单击。
5、选定整个表格:
将鼠标移到表格左上角图标单击可选中整个表格;
三、表格的编辑★
1、行、列的添加与删除:
1)添加:
选择某行(或列)“表格”——“插入”——“行(或列)”;
2)删除:
选择不需要的行(或列)单击“表格”——“删除”——“行(或列)”
2、单元格的合并与拆分:
1)合并:
选定需合并的多个单元格——点击表格和边框工具栏上的合并按钮。
2)拆分:
选定需拆分的单元格——点击表格和边框工具栏上的拆分按钮——输入行数列数。
当拆分的单元格超出表格边框之外,需要将表格的内边距调零:
选定表格——表格菜单——表格属性——表格——选项——边距调零。
3、行高、列宽的调整:
1)将光标移至需要调整行(或列)的线上,出现双向箭头时按下左键不放拖动鼠标至所需位置
2)选定行、列——表格菜单——表格属性——点行、列输入数值
4、平均分布各行(或列):
选定行(或列)——单击表格和边框工具栏上的平均分布各行、各列按钮。
5、单元格之内文字的对齐方式:
选定文字——点击表格和边框工具栏上的文字对齐按钮。
6、表格边框和底纹:
选定表格——点击表格和边框工具栏上的线型、粗细、边框颜色和底纹(或点击格式菜单——边框和底纹——选择所需边框和底纹)。
7、调整表格大小:
光标对准表格右下角出现小方框时按下左键不放拖动鼠标至所需位置。
五、表格自动套用格式样式:
“表格”——“表格自动套用格式”——选取表格样式
六、标题行重复
选择标题行——“表格”——“标题行重复”
七、绘制斜线表头
表格菜单——绘制斜线表头——选择表头样式——输入行、列标题。
(实例:
表格制作)参考练习题
八、制表工具条讲解★
1.3、表格制作一般的7个步骤★
制作过程:
1)页面设置(设置表格所在的纸张的方向,并且设置页面的页边距1.5-2厘米之间)
2)标题(做表格之前,一定要先输入标题及表格以上的其它文字)
3)算:
★
(A、主要针对有规律、结构不是很复杂的表格,做表格前,先算好表格的行列数,计算时可以看看有没有相同的连续列,若有则把这些列看成一列/。
(B、对于无规律、结构很复杂的表格,一般我们把表格看成一列多行就可以了)
★4)插入表格:
(对于无规律、结构很复杂的表格,用绘制表格工具——铅笔,画出各列)
5)调整:
再依据表格内容,调整单元格宽度、合并/拆分单元格等。
6)文字:
(表格调节好之后就可以进行文字输入或排版如文字居中对齐、分均分布)
7)多次打印预览,最后保存退出。
我们做表格的时候一般采用这种步骤,但是其中的第五步和第六步可以穿插进行。
请打开“视频教学二”——“word2003视频”——word第四课视频)
1、练习当课的内容及表格练习题(这节课很重要,一定要多多练习)
1word第五课图文混排
一、插入图片:
1、插入——图片——剪贴画——从中选择一种类别——从类别中选择图片——插入。
2、插入——图片——来自文件——找到图片的路径——插入。
3、设置图片属性:
双击图片——设置图片格式——版式——设置环绕方式(或:
)。
4、调整大小(位置):
选定——移动光标到控制点上——
按下左键拖动
二、绘制自选图形:
打开“绘图”工具栏(“视图”→“工具栏”→“绘图”)
1、绘制直线:
先单击“——直线”,按下Shift键进行绘制。
2、绘制自选图形:
单击“自选图形”——选择图形的样式——再到工作区内进行绘制。
3、填充颜色:
选定图形——单击工具栏上的填充颜色——选择颜色
4、改变自选图形:
选择要改变的图形——绘图——改变自选图形——单击所需的图形。
5、添加文字:
选定图形——右击——添加文字——输入文字。
6、图形的组合:
选定要组合的图形——右击——组合(或取消组合)
7、叠放次序:
绘图——叠放次序——选择。
如:
置于底层、上移一层等。
8、微移:
绘图——微移——向上、下、左、右(按下Ctrl+↑、↓、→、←方向箭头)。
9、三维效果:
选定图形——单击工具栏上的三维效果按钮——选择一种进行三维设置
10、阴影效果:
选定图形——单击工具栏上的阴影效果按钮——选择一种或进行阴影设置
三、艺术字★
1、插入艺术字:
插入——图片——艺术字——选择艺术字的形状——输入内容。
2、设置艺术字:
选中艺术字——右击——显示艺术字工具栏、进行设置
四、文本框★
插入——文本框——选择横排或竖排——在文档中拖动即可得到文本框。
五、字数统计和中英文译翻
1、选中要统计字数的内容――工具菜单--字数统计;
2、工具菜单--语言――译翻;
请打开“视频教学二”——“word2003视频”——word第五课视频)
1、练习当课的内容并完成课程练习题(建议每个练习题做二次,以加深映象和操作速度。
1Word第六课高级排版
一、邮件合并(★难点):
主要用来创建通知、信函或邀请函等应用文件。
应用一:
当你需要制作这样一类文档:
代表公司向客户发一批邀请信,内容都相同,只是信中对方单位、姓名、职称等不同。
这时就应该使用邮件合并文档功能。
准备工作:
1、准备原文件及内容2、新建数据或名单文件(保存并关闭)
操作步骤:
1、在文档中输入内容——工具——信函与邮件——邮件合并;
2、选择文档类型——信函/目录;
3、选择开始文档——使用当前文档;
4、选择收件人——浏览——选择文档——打开;
(重点)
5、撰写信函——其他项目——选择一个项目——插入;
(重点)
6、预览信函。
7、完成合并——编辑个人信函——确定。
二、脚注和尾注
1.作用:
对文档中特定缩写,专用名词术语等进行必要的解释说明
2.插入:
将光标移至要插入“脚注和尾注”的位置处——插入——引用——脚注和尾注选取”脚注(或尾注),设置“编号方式”——确定
三、页眉与页脚:
指在文档中每一页顶部或底部插入重复出现的文字和图形。
(如:
公司名称、电话、页码等)。
1、设置页眉和页脚:
视图——页眉和页脚——利用页眉和页脚工具栏来设置。
2、特殊的页眉和页脚:
文件——页面设置——版式——页眉和页脚:
①奇偶页不同②首页不同。
四、打印预览:
单击“文件”→“打印预览”;
五、打印:
单击“文件”→“打印”;
1、页面范围:
①全部②当前页③面码范围:
1-5(表示从第一页到第五页);
1,5(表示第1页和第5页)
2、份数:
3、正反面打印
七、模板的使用:
应用电脑内事先做好的一个样板)如个人简历表
八、文件加密:
工具菜单-选项-安全性
请打开“视频教学二”——“word2003视频”——word第六课视频)
(请多复习,准备Word考试)
2、MicrosoftExcel教学大纲
MicrosoftExcel电子表格软件是由美国微软公司开发的办公系列软件Office重要成员,其主要功能为数字输入、资料运算、资料分析、数据管理、表格制作,较出名的版本是Excel97/2000/2003。
学习Excel是利用计算机解决日常办公事务的重要手段。
Excel第一课
2Excel第一课基础知识
1、简介:
Excel是一种电子表格理软件,主要用于对资料的数据处理、统计、分析与计算。
2、启动与退出
1)启动:
开始——程序——MicrosoftExcel(或双击桌面上的快捷方式)。
2)退出:
文件——退出(或标题栏最右边的关闭按钮)。
3)Excel窗口各部件的相应设置(如:
视图——工具栏)。
二、基本概念
1、单元格:
指表格中的一个格子,表示—列标+行号,如:
A1
2、活动单元格:
指当前被选中的单元格。
3、工作薄:
一个Excel文件称为一个工作薄,在一个工作薄中默认有3张工作表,最多可以包含255张工作表。
4、工作表:
工作薄中的每一张表称为工作表,每个工作表下面都会有一个标签,默认为Sheet1,Sheet2,Sheet3……可根据需要自行增加或删除工作表,每张工作表最多有65536行、256列。
5、表格区域:
指工作表中多个连续的单元格。
三、数据输入:
数字、字母、汉子、符号★(注:
输入资料后一定要按回车键)。
日期
时间
(长文本:
Alt+Enter单元格内换行)例:
四、基本操作★
4.1、单元格、行、列、工作表的基本操作
1)选择:
★(注:
做任何操作之前一定要先选择后操作)
1、单个单元格:
单击鼠标左键。
2、多个连续单元格:
按住鼠标左键不松拖动鼠标。
3、多个不连续单元格:
在选取的同时,按住CTRL键。
4、选择行、列:
单击(拖动)行名(数字键)或列名(字母键)。
5、选择多行、多列:
按住鼠标不放以拖动的方式来选择多行或多列。
6、全选:
Ctrl+A或单击全选按钮。
2)插入:
选择相邻单元格——插入——(单元格、行、列、工作表)——选择所需选项。
3)删除:
1、选择要删除(单元格、行、列、工作表)——编辑——删除——选择所需选项。
2、选择要删除(单元格、行、列、工作表)——右击——删除。
4)移动:
选定,光标放在边框上,变成箭头时拖到目标位置。
5)复制:
选定,光标放在边框上,变成箭头时按住CTRL键拖到目标位置。
ackspace键)。
五、设置行高和列宽:
①把鼠标置于行与行(或数字与数字)之间的联接处或列与列(或字母与字母)之间的联接处,变成双箭头时按左键拖动。
②选定单元格——格式——行(设置行高)或列(设置列宽)。
4)同时设置多行(列):
同时选择多行(列)再对一行(列)进行操作即可。
(在Excel里不可以单独改变一个单元格的宽度和高度,也不能单独对一个单元格进行拆分。
六、工作表操作:
1、删除工作表:
选定——编缉——删除工作表
右击工作表标签——删除
2、重命名工作表
3、移动和复制工作表
4、工作表标签的颜色
七、工作薄操作
1)新建:
文件——新建——常用——工作薄(或常用工具栏上“新建”按钮)。
2)打开:
文件——打开——选择文件——打开。
(或常用工具栏上“打开”按钮)。
3)保存:
文件——保存——指定位置——输入文件名——保存。
(或常用工具栏上“保存”按钮)。
在EXCEL中一般制表的步骤:
1、先调列宽;
2、后调行高;
3、再合并单元格;
4、最后再加标题
1、练习当课的内容并完成课程练习题(Excel第一课和第二节课很重要,建议每个练习题做二次,以加深映象和操作速度。
请打开“视频教学二”—“Excel2003视频”—Excel2003第一课视频)
2Excel第二课工作表的编辑与格式化
一、数据输入★
1、输入:
日期、时间、货币、百分数、文本;
格式
输入方法
例
日期格式
1、直接输入年/月/日2、先设置格式后输入日期
2007-8-5
时间格式
1、直接输入时:
分:
秒2、先设置格式后输入时间
15:
45:
15
百分数格式
1、输入数字后设置格式2、先设置格式后输入数字3、先输入数字再输入%
95.98%
货币
1、输入数字后设置格式
数值和千位分隔符
文本格式
(数字看成文字)
1、直接在数字前输入单引号('
)(要实心状态下输入)
001
002
2、设置格式后输入数字
二、填充:
(又名格式复制):
当选择单元格、行或列时右下角有一小黑块,称为填充句柄。
1)填充数据:
(包括:
数字、汉字、日期、单元格、行或列等均可填充)。
2)自定义填充序列:
甲、星期一、一月等Excel程度内部已定义好的序列,也可自己添加)
工具——选项——自定义序列——在右框中输入资料——添加。
3)智能填充:
按固定的步
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 办公 文秘 教学大纲