文秘或助理面试问题Word格式.docx
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关于应聘者的性格特征和工作态度
1.Whatisyourgreateststrengthandhowwillithelpyourperformanceinthisposition?
(考察应聘者的优势)
应答思路:
在回答这一问题前,应聘者应首先了解文秘或助理工作人员必备的常见技能,例如安排策划能力、信息处理能力、时间管理能力、人际沟通能力以及电脑技能等。
然后,应聘者可根据自身的情况从中选择一两个方面作为自己的优势,并进行举例说明。
参考回答:
Myorganizationalskillsareoneofmygreateststrengths.Inmypreviousassistantposition,Irestructuredthefilingsystemtomakeiteasiertopullclientchartsandaccessinformationinamoretimelyandefficientmanner.ThiswillhelpmyperformanceinthispositionbecauseI’mabletokeepthingsorganizedandneat,soIcangetmoretaskscompletedinashorteramountoftime.
2.Whatdoyoufeelisyourgreatestweakness?
(考察应聘者的弱点)
对于这一问题,常见的回答误区是提供一些“并非缺点的缺点”或“不相关的缺点”,诸如“I’mtooyoung.”一类的答案。
这样的回答方式不仅容易误导主考官,也让提问失去了应有的意义。
正确的应答思路是如实地说明自己以往的一个缺点,并告诉主考官你是如何克服这一缺点的。
最关键的是,应聘者应强调自己在弥补这一缺点的同时,努力把劣势转变成了优势。
如果这个优势正好是应聘职位所要求具备的素质之一,则会给应聘者的面试加很多分。
Ioncehadaproblemwithtimemanagement.Iusedtotakeontoomuchworkandpromiseveryearlyturnaroundtime(周转时间),andoccasionallyIfailedtofinishworkbeforedeadlines.SoIresolvedthisproblembypurchasingadayplanner.NowIrecordallmyprojectsandtasksinthereandprioritizethem,whichgivesmeabetteroverviewofhowmuchworkIamdoing,whichprojectortaskIshouldfinishfirst,andwhenIcanturnitaround.
3.Describewhatyoudotocontrolmistakesinyourwork.(考察应聘者的细心程度)
细心是文秘或助理必备的素养。
应聘者在回答这类问题时,切忌笼统地强调自己有多么细心,这样的回答缺乏说服力。
应聘者应借助自己以往工作中的实例加以说明,以达到令人信服的效果。
IcurrentlyworkasasalesassistantforHDE(HauptverbanddesDeutschenEinzelhandel德国零售商联合会).EverydayIgivequotestomyclients.BecauseIdon’tlikemistakesandIdon’trelyonspell-checkoranyothertoolItakethetimetoproofread(校对)thequotationsthoroughlyandrepeatedlybeforetheyaresentout.Throughdoingso,myclientshavenotfoundanymistakesinmyquotationsforyears.
4.Whatareyoupassionateabout?
(考察应聘者的工作激情)
针对这一问题,应聘者不宜随意谈论自己生活中对之怀有激情的某一事物,而应围绕应聘岗位的要求来回答这一问题。
应聘者可以从以下几方面组织答案:
乐于助人、喜爱团队工作、积极迎接挑战、善于学习新事物等,这些都是文秘或助理必备的素质。
Oneofmygreatestpassionsishelpingothers.WhenIwasyounger,Ienjoyedhelpingmymomwithhouseholdrepairs.AsIgrewolder,thathabitgrewandIdesiredtohelpothersaswell.Ilikehelpingpeoplefindsolutionsthatmeettheirspecificneeds.
5.Doyoutakeworkhomewithyou?
(考察应聘者对加班的态度)
这是一个颇为棘手的问题。
应聘者倘若长篇大论地说明自己如何愿意加班,明显不合常理,也显得很虚伪;
但应聘者又不能赘述自己不愿加班的理由,否则同样得不到主考官的认同。
总之,应聘者针对这一问题说得越多,就越尴尬,言简意赅为妙。
WhenIneedto,noproblem.Irealizetheimportanceofmeetingdeadlinesandgettingworkdoneontime.
6.Whatmotivatesyoutodoagoodjob?
(考察应聘者的工作动力)
应聘者在回答这一问题时要避免走两个极端:
一是自己的工作动力来源过于现实,譬如为了挣钱、谋生、养家等;
二是自己的工作动力来源过于高尚,例如说自己非常热爱工作等。
比较妥当的回答是介于二者之间,应聘者可着重强调自己的敬业精神等。
I’vealwaysbeenmotivatedbythedesiretodoagoodjobatwhateverpositionI’min.Iwanttoexcelandtobesuccessfulinmyjob,bothformyownpersonalsatisfactionandformyemployer.
7.Whatdidyoulikemostaboutyourlastsecretary/assistantjobandwhatdidyouenjoyleast?
(考察应聘者对文秘或助理工作的喜恶)
关于对以往文秘或助理工作的喜爱之处,应聘者可以选择谈论与这一岗位的特征相一致的方面,例如可以学到新东西、锻炼团队合作能力等。
关于对其的厌恶之处,应聘者不宜抱怨诸如加班过多、工作环境不佳、薪水低等与工作条件或待遇相关的因素。
WhatIenjoyedmostaboutmylastassistantjobincludeddealingwithdiversepeople,learningnewskillandmeetingdailyandweeklygoals.Allthesegavemegreatestsatisfactioninmylastjob.Aboutthedisadvantagesofthisjob,Iwouldsaythejobwasn’tchallengingenough,andsometimestherewasnotenoughworktokeepmebusy.That’swhyIwantedtoleavethisjob.
关于应聘者的工作技能和经验
1.Areyoucomfortableusingaphonewithmultiplelinesandhandlingahighvolumeoftelephonecalls?
(考察应聘者的电话接听能力)
应聘者应强调自己擅于电话沟通,并适当描述自己在接听电话时会注意哪些方面,例如说话的语气要让对方感到你很友好、耐心、乐于助人等。
YeI’mcomfortableusingmultiplephonelinesandhavedonesointhepast.Ibelievethatit’sveryimportanttobefriendlyandhospitable.NomatterhowbusyIamwithotherwork,Ialwaysstrivetobeoutgoing,patient,andpleasant.Afterall,Iunderstandthatphoneconversationsareoftenthefirstformofinteractionthatpeoplehavewiththecompany,andthesefirstimpressionsareveryimportant.
2.Whatcomputerskillsdoyouhave,andwhatprogramsareyoucomfortableusing?
(考察应聘者的电脑技能)
在回答这一问题时,应聘者可以列举一些常见的应用软件,并说明自己能熟练使用这些软件。
如果应聘者还会使用其他软件,尤其是应聘公司使用的专业软件,应着重强调一下。
如果应聘者不会使用该专业软件,可以告诉主考官自己善于并勤于学习新事物。
I’mfamiliarwithMicrosoftWord,Excel,andPowerPoint.I’mcomfortableusingalltheseprogramsandhavehadalotofexperiencedoingso.Also,I’mwillingtolearnhowtouseanyothertypesofprogramsaswell.I’mverycomfortablewithcomputerandI’mconfidentthatIwouldlearnanyprogramsveryquickly.
3.Tellmeaboutatimethatyouworkedwithdata,interpretingdataandpresentingdata.(考察应聘者的信息处理能力)
信息处理是文秘或助理的主要工作内容,但应聘者如果只说明自己每天都处理哪些信息或资料,就会因回答得不够深入而无法显示出自己的优势。
应聘者可以着重谈论自己曾参与过的一个重要项目或任务,并说明自己为此整理过的具体信息或资料,同时强调自己从中获益匪浅。
WhileattheHDCcorporation,oneofmyjobassignmentswastoworkwiththeITdepartmenttopreparetheannualmeetingpamphletcompletewithfinancialdata,graphsandrelatedSEC(SecuritiesandExchangeCommission,证券交易委员会)requirements.Ibecameproficientatdesigninggraphsthatgaveanaccuratepictureofthefinancialdata,aswellaseditingthelegalinformationintoamorereadableformat.
4.Whatsortofpaperworkwereyouresponsibleforgenerating?
(考察应聘者的文书能力)
关于这一问题,应聘者首先可以如实说明或列举自己以往所从事过的文书工作,然后再强调自己在撰写任何文书时都会仔细检查,避免因文书出现错误而导致沟通出现障碍。
Inmylastjob,Ihadtowriteemailseverydayandwritereportseverymonth.Ialsowroteuptheminutes(记录)whichItookattheweeklymeetingandsentthemtomeetingparticipants.Moreover,Ifrequentlyhelpedtoputtogetherproposalsformylinemanager.WhenIwasdoingthiswriting,Iwouldtrytomakesurethespelling,grammarandinformationwereallcorrect,becauseIknewanymistakesmightcausemisunderstandingsincommunication.
5.Describehowyouhandledyourmanager’sworkschedule.(考察应聘者的日程安排能力)
秘书或助理时常需要为上司安排日程。
回答这一问题时,应聘者可以强调自己熟知上司的工作日程,会为其做好相应的安排工作;
也可以提及自己会使用某种工具或系统来管理上司的日程安排。
First,Itriedtokeepmyselfinformedofmymanager’scommitmentsandactivities.Then,Inotedthemdownandprioritizedthemaccordingtotheirurgencyandimportance.Afterthat,Iworkedwithmymanagertoinputthemintoaplannerwithareminderfunction.Finally,Ijustneededtoremindmymanagertodothingswhentheyshouldbedone.
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