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如果函数要以公式的形式出现,它必须有两个组成部分,一个是函数名称前面的等号,另一个则是函数本身。
函数的参数
函数右边括号中的部分称为参数,假如一个函数可以使用多个参数,那么参数与参数之间使用半角逗号进行分隔。
参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如TRUE或FALSE)、数组、错误值(例如#N/A)或单元格引用(例如E1:
H1),甚至可以是另一个或几个函数等。
参数的类型和位置必须满足函数语法的要求,否则将返回错误信息。
(1)常量
常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本,或由名称所代表的数字或文本值,例如数字“2890.56”、日期“2003-8-19”和文本“黎明”都是常量。
但是公式或由公式计算出的结果都不是常量,因为只要公式的参数发生了变化,它自身或计算出来的结果就会发生变化。
(2)逻辑值
逻辑值是比较特殊的一类参数,它只有TRUE(真)或FALSE(假)两种类型。
例如在公式“=IF(A3=0,"
"
A2/A3)”中,“A3=0”就是一个可以返回TRUE(真)或FALSE(假)两种结果的参数。
当“A3=0”为TRUE(真)时在公式所在单元格中填入“0”,否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。
(3)数组
数组用于可产生多个结果,或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。
Excel中有常量和区域两类数组。
前者放在“{}”(按下Ctrl+Shift+Enter组合键自动生成)内部,而且内部各列的数值要用逗号“,”隔开,各行的数值要用分号“;
”隔开。
假如你要表示第1行中的56、78、89和第2行中的90、76、80,就应该建立一个2行3列的常量数组“{56,78,89;
90,76,80}。
区域数组是一个矩形的单元格区域,该区域中的单元格共用一个公式。
例如公式“=TREND(B1:
B3,A1:
A3)”作为数组公式使用时,它所引用的矩形单元格区域“B1:
A3”就是一个区域数组。
(4)错误值
使用错误值作为参数的主要是信息函数,例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数。
它的语法为“ERROR.TYPE(error_val)”,如果其中的参数是#NUM!
,则返回数值“6”。
(5)单元格引用
单元格引用是函数中最常见的参数,引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域,并指明公式或函数所使用的数据的位置,便于它们使用工作表各处的数据,或者在多个函数中使用同一个单元格的数据。
还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格,甚至引用其他工作簿中的数据。
根据公式所在单元格的位置发生变化时,单元格引用的变化情况,我们可以引用分为相对引用、绝对引用和混合引用三种类型。
以存放在F2单元格中的公式“=SUM(A2:
E2)”为例,当公式由F2单元格复制到F3单元格以后,公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:
E3)”。
若公式自F列向下继续复制,“行标”每增加1行,公式中的行标也自动加1。
如果上述公式改为“=SUM($A$3:
$E$3)”,则无论公式复制到何处,其引用的位置始终是“A3:
E3”区域。
混合引用有“绝对列和相对行”,或是“绝对行和相对列”两种形式。
前者如“=SUM($A3:
$E3)”,后者如“=SUM(A$3:
E$3)”。
上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据,如果要分析同一工作簿中多张工作表上的数据,就要使用三维引用。
假如公式放在工作表Sheet1的C6单元格,要引用工作表Sheet2的“A1:
A6”和Sheet3的“B2:
B9”区域进行求和运算,则公式中的引用形式为“=SUM(Sheet2!
A1:
A6,Sheet3!
B2:
B9)”。
也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用,还要在前面加上带“!
”的工作表名称。
假如你要引用的数据来自另一个工作簿,如工作簿Book1中的SUM函数要绝对引用工作簿Book2中的数据,其公式为“=SUM([Book2]Sheet1!
SAS1:
SAS8,[Book2]Sheet2!
SBS1:
SBS9)”,也就是在原来单元格引用的前面加上“[Book2]Sheet1!
”。
放在中括号里面的是工作簿名称,带“!
”的则是其中的工作表名称。
即是跨工作簿引用单元格或区域时,引用对象的前面必须用“!
”作为工作表分隔符,再用中括号作为工作簿分隔符。
不过三维引用的要受到较多的限制,例如不能使用数组公式等。
提示:
上面介绍的是Excel默认的引用方式,称为“A1引用样式”。
如果你要计算处在“宏”内的行和列,必须使用“R1C1引用样式”。
在这种引用样式中,Excel使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法指示单元格位置。
启用或关闭R1C1引用样式必须单击“工具→选项”菜单命令,打开对话框的“常规”选项卡,选中或清除“设置”下的“R1C1引用样式”选项。
由于这种引用样式很少使用,限于篇幅本文不做进一步介绍。
(6)嵌套函数
除了上面介绍的情况外,函数也可以是嵌套的,即一个函数是另一个函数的参数,例如“=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="
1"
,RIGHTB(E2,1)="
3"
5"
7"
9"
),"
男"
"
女"
)”。
其中公式中的IF函数使用了嵌套的RIGHTB函数,并将后者返回的结果作为IF的逻辑判断依据。
(7)名称和标志
为了更加直观地标识单元格或单元格区域,我们可以给它们赋予一个名称,从而在公式或函数中直接引用。
例如“B2:
B46”区域存放着学生的物理成绩,求解平均分的公式一般是“=AVERAGE(B2:
B46)”。
在给B2:
B46区域命名为“物理分数”以后,该公式就可以变为“=AVERAGE(物理分数)”,从而使公式变得更加直观。
给一个单元格或区域命名的方法是:
选中要命名的单元格或单元格区域,鼠标单击编辑栏顶端的“名称框”,在其中输入名称后回车。
也可以选中要命名的单元格或单元格区域,单击“插入→名称→定义”菜单命令,在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。
如果你要删除已经命名的区域,可以按相同方法打开“定义名称”对话框,选中你要删除的名称删除即可。
由于Excel工作表多数带有“列标志”。
例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”、“姓名”、“数学”、“物理”等“列标志”(也可以称为字段),如果单击“工具→选项”菜单命令,在打开的对话框中单击“重新计算”选项卡,选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项,公式就可以直接引用“列标志”了。
B46”区域存放着学生的物理成绩,而B1单元格已经输入了“物理”字样,则求物理平均分的公式可以写成“=AVERAGE(物理)”。
需要特别说明的是,创建好的名称可以被所有工作表引用,而且引用时不需要在名称前面添加工作表名(这就是使用名称的主要优点),因此名称引用实际上是一种绝对引用。
但是公式引用“列标志”时的限制较多,它只能在当前数据列的下方引用,不能跨越工作表引用,但是引用“列标志”的公式在一定条件下可以复制。
从本质上讲,名称和标志都是单元格引用的一种方式。
因为它们不是文本,使用时名称和标志都不能添加引号。
函数的输入方法
Excel公式输入其实可以归结为函数输入的问题。
(1)“插入函数”对话框
“插入函数”对话框是Excel输入公式的重要工具,以公式“=SUM(Sheet2!
B9)”为例,Excel输入该公式的具体过程是:
首先选中存放计算结果(即需要应用公式)的单元格,单击编辑栏(或工具栏)中的“fx”按钮,则表示公式开始的“=”出现在单元格和编辑栏,然后在打开的“插入函数”对话框中的“选择函数”列表找到“SUM”函数。
如果你需要的函数不在里面,可以打开“或选择类别”下拉列表进行选择。
最后单击“确定”按钮,打开“函数参数”对话框。
对SUM函数而言,它可以使用从number1开始直到number30共30个参数。
对上面的公式来说,首先应当把光标放在对话框的“number1”框中,单击工作簿中的“Sheet2!
”工作表标签,“Sheet2!
”即可自动进入其中,接着鼠标拖动选中你要引用的区域即可。
接着用鼠标单击对话框的“number2”框,单击工作簿中的“Sheet3!
”工作表标签,其名称“Sheet3!
”即可自动进入其中,再按相同方法选择要引用的单元格区域即可。
上述方法的最大优点就是引用的区域很准确,特别是三维引用时不容易发生工作表或工作簿名称输入错误的问题。
(2)编辑栏输入
如果你要套用某个现成公式,或者输入一些嵌套关系复杂的公式,利用编辑栏输入更加快捷。
首先选中存放计算结果的单元格;
鼠标单击Excel编辑栏,按照公式的组成顺序依次输入各个部分,公式输入完毕后,单击编辑栏中的“输入”(即“√”)按钮(或回车)即可。
手工输入时同样可以采取上面介绍的方法引用区域,以公式“=SUM(Sheet2!
B9)”为例,你可以先在编辑栏中输入“=SUM()”,然后将光标插入括号中间,再按上面介绍的方法操作就可以引用输入公式了。
但是分隔引用之间的逗号必须用手工输入,而不能像“插入函数”对话框那样自动添加。
Excel常用函数
1、ABS函数
函数名称:
ABS
主要功能:
求出相应数字的绝对值。
使用格式:
ABS(number)
参数说明:
number代表需要求绝对值的数值或引用的单元格。
应用举例:
如果在B2单元格中输入公式:
=ABS(A2),则在A2单元格中无论输入正数(如100)还是负数(如-100),B2中均显示出正数(如100)。
特别提醒:
如果number参数不是数值,而是一些字符(如A等),则B2中返回错误值“#VALUE!
2、AND函数
AND
返回逻辑值:
如果所有参数值均为逻辑“真(TRUE)”,则返回逻辑“真(TRUE)”,反之返回逻辑“假(FALSE)”。
AND(logical1,logical2,...)
Logical1,Logical2,Logical3……:
表示待测试的条件值或表达式,最多只30个。
在C5单元格输入公式:
=AND(A5>
=60,B5>
=60),确认。
如果C5中返回TRUE,说明A5和B5中的数值均大于等于60,如果返回FALSE,说明A5和B5中的数值至少有一个小于60。
如果指定的逻辑条件参数中包含非逻辑值时,则函数返回错误值“#VALUE!
”或“#NAME”。
3、AVERAGE函数
AVERAGE
求出所有参数的算术平均值。
AVERAGE(number1,number2,……)
number1,number2,……:
需要求平均值的数值或引用单元格(区域),参数不超过30个。
在B8单元格中输入公式:
=AVERAGE(B7:
D7,F7:
H7,7,8),确认后,即可求出B7至D7区域、F7至H7区域中的数值和7、8的平均值。
如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内;
如果引用区域中包含空白或字符单元格,则不计算在内。
4、COLUMN函数
COLUMN
显示所引用单元格的列标号值。
COLUMN(reference)
reference为引用的单元格。
在C11单元格中输入公式:
=COLUMN(B11),确认后显示为2(即B列)。
如果在B11单元格中输入公式:
=COLUMN(),也显示出2;
与之相对应的还有一个返回行标号值的函数——ROW(reference)。
5、CONCATENATE函数
CONCATENATE
将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起,显示在一个单元格中。
CONCATENATE(Text1,Text……)
Text1、Text2……为需要连接的字符文本或引用的单元格。
在C14单元格中输入公式:
=CONCATENATE(A14,"
@"
B14,"
.com"
),确认后,即可将A14单元格中字符、@、B14单元格中的字符和.com连接成一个整体,显示在C14单元格中。
如果参数不是引用的单元格,且为文本格式的,请给参数加上英文状态下的双引号,如果将上述公式改为:
=A14&
&
B14&
,也能达到相同的目的。
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