电算化管理制度doc文档格式.docx

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档案管理1、及时备份系统中各种帐表数据，并分类编号存档，数据备份至少

做一次硬盘备份和两次软盘备份；

2、对打印输出的凭证、帐簿、报表等应及时装订存档；

3、对系统软硬件相关的光盘、磁盘、使用手册等资料进行分类编号，

妥善保管。

成本、计划管理

1、配合财务经理及会计主管、系统管理人员工作，保证电算化日常工作正常进行；

2、制订财务计划，管理控制成本，对公司经济活动进行准确而及时的财务分析，为财务经理决策提供依据；

3、为会计主管提供岗位责任制的考核依据。

系统操作

1、根据会计主管、系统管理人员对本岗位工作的具体安排、要求开展工作；

2、及时准确地输入、打印输出各种记帐凭证、帐簿、会计报表；

3、及时准确为领导查询所需的各种财务数据；

4、正确使用权限内系统中的各种功能。

审核

1、审核原始凭证的合法性、有效性以及是否手续齐全；

2、审核系统操作人员输入的记帐凭证，确保系统记帐凭证的制作质量；

3、审核系统内总帐与明细帐、辅助帐及记帐凭证等是否试算平衡；

4、审核会计报表是否与相关总帐金额一致平衡。

资金管理

1、负责银行、现金出纳岗、收入、往来岗的日常管理；

2、负责流动资金的日常核算管理；

3、负责每日制印收入日报表及现金日报表；

4、负责对门票、发票、收据等重要票据的日常管理。

二、会计帐表的初始化

1、每个独立核算的会计单位只能在系统内设立一套帐。

新套帐必须经财务部经理、主管会计同意后方能在电算化系统（以下简称“系统“）内设立。

2、设置会计科目时，必须按照现行财务制度规定并结合公司实际情况来设置各级会计科目的名称及编码；

同时应本着利于简化核算、便于各种会计报表从电脑帐中自动取数的原则，合理适当地对部分科目设置辅助核算功能。

3、会计科目一经设定并已正式运用于系统中制单和记帐等功能，不得随意修改，以避免造成系统数据库的紊乱；

因核算需要而需新增的会计科目则可在系统中增设。

4、转换会计年度时，应于新会计年度开始后的20日内完成年初转帐的工作，对结转后的年初余额试算平衡、对帐无误后，新会计年度电脑帐方可使用。

对于已成功结转的年初余额，不得随意修改，以避免造成系统数据库的紊乱。

5、套帐初始化工作完成后，应根据现行财务制度规定并结合公司实际情况，及时在电子报表系统中编制《利润及利润分配表》、《资产负债表》、《财务状况变动表》、《管理费用明细表》等基本会计报表以及公司内部管理需要而要求编报的各种明细表等，并设定各种报表从系统取数的公式单元和批处理命令等。

各种报表格式及公式单元、批处理命令等一经设定，不得随意修改。

三、日常帐务处理

1、经济业务原始凭证经审核后应于两日内编制记帐凭证，并输入系统，填制凭证时，应规范简要填写摘要。

2、当日所有原始凭证都输入系统后，审核人员应及时审核记帐凭证，发现问题应及时修改，确保当日输入的凭证都正确无误。

3、记帐凭证经审核、修订无误后，即应打印输出，并将打印出的已审核凭证和与其相对应的原始凭证装订，以备存档。

4、记帐凭证经审核、打印输出后，制单人员应及时在系统中记帐，记帐凭证未打印出之前，不得记帐。

5、当日凭证都输入、审核、记帐后，应及时查询打印当日现金收支情况日报表，以便于及时掌握现金收支状况。

6、月末所有原始都已输入系统并已记帐后，应及时运用系统汇总功能，对所有已记帐凭证进行汇总，并打印输出汇总表；

同时运用对帐、试算平衡等功能，核对各科目总帐、明细帐与辅助核算帐等，帐帐核对无误后，即可开始编制当期会计报表。

7、各种基本会计报表应于该会计期后五日内编制完成并报出。

会计报表报出之前应认真与系统有关帐簿、凭证进行核对，如帐表不符，应及时查找原因，并进行相应调整，直至帐表一致。

其他辅助报表则应于核对无误后在该会计期后十日内编报完毕。

8、经过层层核对，确认帐证一致、帐帐一致、帐表一致后，且确认当期发生的所有经济业务已全部反映在系统帐中，则可由财务主管对当期会计帐结帐。

结帐后，则不可也不能修改当期会计数据。

四、系统各级操作员权限分工

序号

使用功能权限

权限运用人员

备注

1

财务分工

表中“权限使用人员”数码的代表意义如下：

1—会计主管

2—系统管理人员

3—系统操作人员

4—资金管理人员

5—审核人员

6—成本管理人员

7—档案管理人员

上列岗位中，一名工作人员最多可担任三个，但制单、制表和审核岗位不可由一人兼任；

出纳和资金管理不可由一人兼任。

2

建帐、科目初始设置

1、2、3

3

期初余额管理

4

制单、汇总、记帐

1、3

5

凭证审核

1、5

6

对帐、试算平衡

1、3、5

7

结帐、恢复记帐前状态

1、2

8

自动转帐定义、生成

9

查询、打印

1、3、5、6

10

数据备份、恢复

1、2、7

11

删除以前年度数据

12

重建帐、帐套参数调整

13

上机日志

14

银行现金管理

1、4

15

计划管理

1、6

16

项目管理

17

部门管理

18

汇率管理

19

单位往来

20

个人往来

21

报表初始化

22

编制报表

23

报表审核

24

报表修改

五、会计电算化档案管理

会计电算化档案定义

主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等，

并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行

中的全套文档资料。

档案管理任务

1、收集和整理应存档的会计资料；

2、保管和利用好会计档案；

3、遵守会计档案的保存期限。

档案管理内容

一、会计凭证的收集、整理和存档

1、收集齐全应存档的会计凭证，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，原始凭证是否齐全，清理出不属于会计档案范围和无须存档的一些资料，补充可能被遗留的一些必不可少的核算资料；

2、与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续；

3、应每月装订一次凭证，为便于翻阅凭证，避免凭证散失，装订凭证时应按适当厚度统一装订；

4、认真填列会计凭证封面，封面各记事栏都应填列完整清晰，以便于查阅。

二、会计帐簿的收集、整理和存档

1、各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管，日常系统数据由系统管理人员和业务经办人负责维护；

2、会计年度终了，必须将全年的所有帐簿，包括总帐、明细帐、辅助帐等都统一打印输出，并整理装订；

3、档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时，应认真检查帐簿是否有残缺、遗漏，确定无误后，应对所有帐簿进行归类、编号，妥善保存；

4、会计帐簿封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

三、会计报表的收集、整理和存档

1、各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出，并负责保管；

2、会计年度终了，各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管理人员；

3、档案管理人员对会计报表检查无误后，应对会计报表分类编号归档；

4、会计报表封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。

四、软硬盘数据的收集、整理和存档

1、每月结帐前，各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备份；

结帐后，再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份，以确保数据的安全；

2、备份软盘应由档案管理人员统一集中管理；

3、备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；

4、备份软盘应装在包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；

双备份的软盘应存放于不同的地点。

档案的保管和利用

1、只有由系统“打印”功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，经财务经理、会计主管、系统管理人员和业务经办人签字认可后，才能作为正式的书面档案资料保存。

带有“查询”字样的会计核算资料不能作为正式的书面档案资料保存；

2、会计电算化档案发生缺损时，应重新打印补充，操作人员在打印出的资料上注明此种情况并签字，经会计主管和系统管理人员签字认可后归档；

3、查阅已存档的会计核算资料应填写《档案查阅登记表》，查阅时不得在会计档案上做任何记录、勾删和修改，更不能抽取单据；

4、对于存储在硬盘上的会计数据及其备份数据，不得做任何删除、修改操作。

档案保存期限

1、对打印出的会计档案，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行；

2、软盘形式的会计档案保管期限必须在五年以上。

储存在硬盘中的会计数据，可在两年后根据需要进行存毁。

六、上机操作登记

计算机操作人员必须每日登记当天上机操作情况，填列内容主要为操作时间、操作人姓名、操作内容、机器运行情况等；

如在操作过程中机器或系统出现故障或异常情况，应及时向系统管理人员报告，同时将运行情况作详细记录；

未进行登记者，不得作任何软硬件的维护操作；

系统管理人员在维护过程中发现的异常情况及对其处理方法、处理结果都应有所记载；

对于重大运行故障，出按规定登记外，还应另行填写故障报告单，向有关管理人员报告；

系统管理人员应每天运用系统中“上机日志”功能，查询当日各操作人员上机操作情况，并与当日上机记录核对；

操作记录应每月装订成册，日常由档案管理人员妥善保管，年度终了再整理归档。

七、硬件设备维护

硬件维护范围

工作站4

注：

上图为我公司电算化专用设备主要配置情况。

硬件维护与管理

1、会计电算化专用硬件设备由财务部统一管理和使用，其他部门一

般情况下不得使用电算用计算机；

确需使用时必须经财务部经理

批准，并确认不会影响会计电算的正常工作，切操作使用时必须

进行操作登记；

2、为使电算化设备有一个良好的运行环境，财务部门应确保良好的卫生环境；

3、任何人员不得使用电算化专用设备玩游戏、进行个人文字处理和对外服务；

4、为保证系统不受计算机病毒干扰，使用软盘前，必须先对其进行病毒检测，检测合格后方能使用；

5、系统维护人员应经常检测硬件设备，一般应每周全面检查一次，并作好相关的检查记录；

6、加强设备的安全和保护工作，上机操作时严禁吸烟，并杜绝一切火源；

7、注意用电安全，在工作中遇到突然停电的情况，应及时关闭所有设备电源；

下班时，应及时关闭所有设备电源；

8、应按照正确的开机顺序启动设备，即：

不间断电源打印机显示器主机。

八、软件维护

软件维护范围

主要为用友软件公司研制的《集成帐务7.01（NT版）》、《UFO电子表7.02（NT版）》和《固定资产（单用户版）》，上列软件均已通过国家财政部评审。

软件维护与管理

1、由于公司使用的是用友公司的商品化软件，因此程序修正和软件参数的调整一般都由用友公司来实施，会计数据的更正与恢复则一般由系统维护人员负责，其他人员一律不得进行维护操作；

2、操作人员在操作过程中如发现软件的原设计功能未能正常运行或现有软件功能无法满足公司电算化实际需要，应及时将信息反馈至系统管理人员，由系统管理人员向用友公司提出程序修正和软件参数调整要求；

3、财务部门在收到用友公司修正程序或调整参数后的软件时，应由系统管理人员进行安装和运行，经测试正常后方能正式使用；

4、因凭证录入错误导致的会计帐簿的错误只能通过修改凭证的方法来修正数据，不得通过数据库维护操作来进行修改；

5、出现下列情况，系统管理人员可通过数据库维护来修正数据：

A、未录入年初余额或年初余额不平但已记帐；

B、记帐时中断；

C、错误操作引起的数据错误。

6、一般情况下，不允许进行数据恢复操作，只有当硬盘数据已遭到严重破坏，并无法修正或更换硬件设备时，才能实施数据恢复操作；

7、财务部在取得软件以及升级软件并在硬盘上安装后，一般情况下不得随意重新安装；

8、档案管理人员应妥善保管各种财务软件及相关资料；

9、财务部应加强对会计软件及会计数据的安全保护工作，在系统登录程序及开机程序中必须加入密码，重要的文件夹和文件应加入口令保护，所设密码和口令应视情况适时适当变更；

各操作人员应对自己的密码严格保密，不得泄露。