项目外包管理办法全套资料Word格式.docx
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(3)项目外包范围,将部分或全部项目交由承包商负责;
(4)项目外包的具体实施程序。
2.4外包业务流程
为避免在项目外包上的操作失误给本公司带来不必要的损失和亏损,确保公司信誉不收影响,本公司任何项目外包合同必须严格遵守如下流程:
一、导致项目外包失败的四个关键因素
(1)未经充分研究和调研分析在不确定项目外包能否给公司带来综合效益的情况下就仓促与外包公司展开合作;
(2)项目管理负责人及团队未充分评估外包项目的复杂性;
(3)公司在组建服务外包项目的技术团队中缺乏核心关键骨干的专门人员,大部分以兼职身份参与;
(4)意向或实际外包公司无法提出项目实施的项目管理流程。
二、合理的项目外包业务流程
(1)充分分析项目外包业务的流程环节
(2)讨论并确定项目外包流程的目的不同的目的决定了项目外包业务流程路线的设计和效果
(3)将项目外包业务流程的每一个目标分解成具体量化的目标该目标可以作为项目外包业务流程绩效评估的标准
(4)合理任命项目外包业务流程所有者明确主导部门和责任人
(5)明确岗位职责权力责任对等确保项目外包综合效益最大化。
2.5项目管理角色
单位
岗位角色
职责
公司
公司领导
(总经理、
总经理助理)
1、指定项目经理;
2、分配项目所需资源;
3、监控项目进度;
4、签发和批准更改请求;
5、审核、批准项目计划;
项目经理
1、负责项目的调研和分析;
2、制定工作任务计划书、时间表、审核交付物;
3、负责项目的进度管控;
4、负责项目团队的职责分配;
5、定期向公司领导汇报项目状态。
项目经理助理
1、协助项目经理进行项目的调研和分析;
2、协助项目经理负责项目进度的管控、人员的管理以及业务的协调沟通;
3、定期对业务的合理性、合同执行以及管理等情况进行分析和总结,及时上报公司领导;
4、明确外包人员的职能,协调工作进度;
5、负责项目资料的编写和整理。
承包商
外包人员
1、负责产品研发或服务的提供;
2、负责相关资料的编写和整理;
3、参与项目的沟通和项目的管控
4、按照合同规定完成服务内容。
2.6风险因素的识别
(1)在合同的内容和范围方面,明确承包方提供的服务类型、数量、成本,以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用、付费方式、售后服务等细节;
(2)在合同的权利和义务方面,明确公司有权督促承包方外包人员改进服务流程和方法,外包人员有责任按照合同协议规定的方式和频率,将外包实施的进度和现状告知本公司,并对存在问题进行有效沟通;
(3)在合同的服务和质量标准方面,应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施;
(4)在合同的保密事项方面,应具体约定对于涉及本公司机密的业务和事项,承包方外包人员有责任履行保密义务;
(5)在费用结算标准方面,综合考虑内外部因素,合理确定外包价格,严格控制项目外包成本;
(6)在违约责任方面,制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款,以适应环境、技术和公司自身业务的变化.
第3章项目外包过程管理
3。
1考核和管控
(1)在外包人员提供服务过程中,应密切关注和评估外包人员的工作能力,采取动态管理方式,对外包人员开展日常绩效评价和定期考核;
(2)公司项目管理人员有义务向承包方汇报外包人员的工作绩效考核,并及时向承包方反馈,协商管理;
(3)一旦发现偏离合同目标等情况,应及时沟通,要求承包方调整改进;
(4)我方项目管理人员有权按照项目外包制度、工作流程和相关要求,落实项目外包实施全过程的管控措施;
(5)公司对重大项目外包的各种意外情况做出充分预计,建立相应的应急机制,制定临时替代方案,避免项目外包失败造成公司生产经营活动中断。
3.2项目管理的要求
(1)承包方派出人员在到达工作现场1周前需向本公司提供外包人员详细单,详尽提供人员姓名、性别、年龄、职务、工作简历等情况,信息必须真实可靠;
(2)承包方需提供外包人员上级负责人的联系方式,并建立外包人员工作情况反馈机制,本公司有权要求承包方负责人进行相关处理;
(3)承包方派出人员增、减变动和岗位调整必须于调整前3日内报公司备案,若对项目进度和研发造成影响,则由承包方承担;
(4)承包方派出人员必须执行本公司日常管理制度,服从公司项目经理和项目助理的技术指导和日常监督管理,未按要求执行的外包人员,本公司有权要求承包方进行撤换;
(5)本公司项目管理人员负责项目的调研与实施方案设计工作,包括内容分类与规划、用户功能设计等工作,外包人员根据我方的要求,提供项目的开发和实施;
另外,如因建设的需要及用户需求变更或增加,外包人员需提供设计方案、软件升级及系统的运行维护;
(6)项目开发过程中,项目经理需定期主持召开项目工作总结会议,外包人员必须汇报项目的工作进度和总结报告;
(7)公司可根据项目需求、工作需要,要求承包方增加或减少外包人员;
(8)公司有权对承包方人员进行考核,考核不合格的可要求承包方进行处理或要求承包方撤换;
(9)承包方派出人员造成公司财产损失或客户公司财产损失的,公司有权要求承包方或外包人员给予赔偿,情节严重者,公司将追究法律责任;
(10)项目开发过程中和项目完成后最终产生的文档、文件、各种脚本及源代码等全部所有权归本公司,承包商无权亦不得以任何理由拒不交付上述项目交付物,否则本公司有权直接扣除合同款项,承包商必须赔偿因此给本公司造成的一切损失;
(11)项目交付物包括但不限于项目开发过程中和项目完成后最终产生的文档、文件、各种脚本及源代码等.
◆需求规格文档
◆测试策略文档
◆产品规格书
◆深化设计文档
◆概要设计文档
◆详细设计文档
◆JAVA源代码和makefile
◆单元测试计划和测试用例
◆集成测试计划和测试用例
◆系统测试计划和测试用例
◆软件版本
◆用户使用手册
◆所有的测试脚本、测试数据、测试结果和测试报告
◆所有的审核报告
3人员管理要求
(1)在项目研发期间出现业务需求不明确,外包人员应主动与项目管理人员沟通,配合公司客户的需求进行调整;
(2)外包人员必须严格遵守公司资产管理、信息资料管理、安全管理等规定,如因个人原因造成我公司信誉受损、资产遗失或损坏、机密资料泄露等,我公司有权追究其法律责任;
(3)外包人员工作期间应自觉维护和监管本公司的资产或客户公司的资产,若因个人原因造成的遗失或损失行为按相关公司规定进行赔偿;
(4)外包人员工作期间若迟到、早退、旷工或违反本公司员工管理规定,我方将予以申诫警告,情节严重者将通报外包方上级负责人予以处理;
(5)外包人员应严格遵守本公司作息时间规定,除遇特殊情况并及时通知项目管理人员外,不得上班迟到,不得下班早退;
(6)外包人员如需请假、休假或遇特殊情况未能上班,应在确保在不影响正常工作的前提下及时告知我方项目经理;
(7)外包人员需服从因业务需求进行的加班,不得无故缺勤或早退,特殊情况需告知我方项目经理;
(8)外包人员工作期间,要求着正装或休闲职业装,不得夸张、艳丽或染发;
(9)外包人员必须根据项目的业务需求和研发进度,严格遵循本公司关于项目文档有关规则规范,定期编写完成规定的项目文档和资料整理归集,提交本公司项目文档管理部门审核通过存档,不符合本公司管理规范的,必须退回修改完善,直至审核通过;
(10)外包人员在每个月底必须向本公司项目经理提交工作报告,包括但不限于当月解决的问题、存在的问题,遇到的困难、建议解决方案以及下个月工作规划和进度安排等;
(11)若在规定时间内未完成进度要求,承包商需做出书面合理解释;
外包人员负责人需提供分析报告,并在项目管理会议上汇报情况,提出解决办法,如需调整进度、延迟交付项目成果,必须先与项目管理人员协调,项目管理人员汇报总经理审批后方可修改;
(12)本公司将组织对上述进度延迟造成的直接损失和间接损失进行综合评估,如确认为因承包商造成,则承包商必须赔偿给本公司造成的所有损失,必要时本公司有权直接扣除合同款项。
3.4项目验收要求
(1)公司应根据承包方项目外包成果交付方式的特点制定不同的验收方式(分为工作设备类和软件开发类);
(2)项目测试必须达到我方要求的验收要求,按照相关的规定和标准对承包方交付的服务或产品进行审核及测试;
(3)项目验收过程中发现异常情况的,应当立即报告,查明原因,视问题的严重性与承包方协商并采取恰当的补救措施,必要时依法索赔;
(4)项目管理人员负责对外包项目的服务或产品进行验收,如承包方最终提供的服务或产品与合同约定不一致,本公司有权责成承包商及时进行调整。
3.5违约行为的处理
(1)如外包人员造成的项目进度拖延、服务或产品不符合合同规定的要求,导致项目进度拖延的情况,违约金额按合同规定的违约条款执行;
(2)如我方、承包方中任何一方由于不可抗力致使合同履行受阻或无法完成,履行合同的期限应协商延长.延长的期限应参考事故影响占用的时间;
(3)如有确凿证据表明承包方存在重大违约行为,并导致项目外包合同无法履行的,本公司有权终止合同,并按照法律程序向承包方索赔。
第4章附则
本制度自2021年5月1日起执行,由武汉市中联智诚科技发展制定实施,并拥有最终解释权.
附件一:
承包商推荐说明书
项目名称
项目编号
推荐厂家一
单位名称:
考察情况及推荐理由(包括:
资质、信誉、施工能力、业绩等具体情况):
推荐厂家二
单位名称:
考察情况(包括:
推荐厂家三
总经理助理意见
签字:
年 月 日
总经理意见
注:
考察内容多可建附页。
附件二:
承包商资质审查记录
项目名称:
项目编号:
承包商名称:
联系人及联系方式:
序号
审查项目
基本信息
审查件
符合要求内容
不符合要求内容
1
营业执照
2
资质证书
3
法人资格证
4
法人委托书
5
企业信用等级
6
生产许可证
7
特种作业操作证
8
施工简历及业绩
9
施工用具器具
10
技术专业人员
11
管理能力
12
服务能力/区域
13
保险交纳情况
14
公司产品/样品
15
材料文档
16
过往项目及评价
17
其他(如荣誉、业绩、性质、配合度等其他考察内容)
附件三:
技术外包合同示例
电力公司业务外包管理办法
第一章总则
第一条为进一步加强公司业务外包工作全过程管理,提高企业经济效率与劳动效率,盘活人力资源,建立责权对等、规范高效的业务外包管控体系,根据《国家电网关于印发规范供电企业业务外包管理的指导意见(暂行)的通知》(国家电网办〔2021〕1072号)有关规定,结合公司实际制定本办法.
第二条业务外包应以提升企业效率效益为目标,在消除冗员、盘活存量的前提下,科学制定经营策略,加强成本管控意识,在提升企业运营效率的同时,保持和提升企业竞争力。
第三条业务外包定义
业务外包是指企业将经营范围内业务,通过与其他法人单位(包括公司系统各子公司、控股公司、代管单位、集体企业)签订合同的方式,完成相关任务的企业间经济行为,同一法人主体内部的业务委托不属于业务外包范畴.由其他法人单位承接企业经营范围外业务的经济行为属于外部服务采购,不纳入业务外包范畴。
第四条业务外包分类
按管理方式,业务外包分为项目化业务外包和非项目化业务外包。
项目化业务外包
项目化业务外包主要是指基建、技改、大修工程以及与工程建设有关的勘察、设计、监理等服务业务,项目化业务外包按照国网公司专项管理规定由相关业务部门管控与实施,不纳入本办法进行管控.
2.非项目化业务外包
本指导意见主要管控内容是非项目化业务外包(以下简称业务外包)。
(1)按照实施形式,可分为专业外包与劳务外包。
专业外包是指承包单位具备相应的承包资质与机具设备,独立完成业务的外包方式。
劳务外包是指发包单位提供工作场所、机具设备、工器具、办公用品等,由具备相应承包资质的承包单位安排人员,按照发包单位的要求完成相应业务的外包方式。
(2)按照管控要求,可分为负面清单业务、限制性外包业务、可外包业务。
负面清单业务是指与企业核心竞争力紧密相关的业务,包括关系公司盈利模式和核心价值链的业务、关系电网安全生产与客户优质服务的业务,以及为防范经营与法律风险必须自营的业务。
负面清单业务禁止整项外包,负面清单业务中的辅助性项目报国网公司人资部备案后可采用劳务外包或劳务派遣方式实施。
负面清单业务详见附件1,负面清单辅助性项目详见附件2-1。
限制性外包业务是指负面清单业务以外,受制于各单位管理水平、设备装备水平、技术条件和专业人员配备等差异,暂时不具备完全外包条件的业务。
相关专业人员配备满足需求的业务原则上不允许外包。
限制性外包业务清单详见附件2—2。
可外包业务是指除上述两类业务以外的其他业务均定义为外包业务.在内外部条件允许的情况下,可外包业务应尽可能外包。
可外包业务实施条件和管理要求由各专业部门另行制定。
可外包业务清单详见附件2—3。
第五条实施原则
统一管理、分级实施。
规范公司业务外包管控体系,分级落实业务外包管理职责,各单位综合考虑人力资源配置、专业工作需要、业务承接商市场等因素,差异化制定业务外包管理办法,依法依规有序开展业务外包工作。
理清职责、规范流程。
按照“谁主管业务,谁组织实施”的要求,理清牵头管理部门、业务实施部门相关职责,科学制定流程标准,实现业务外包管理“风险可控、过程在控、规模能控”.
依法合规、降本增效。
在安全、法律、财务、审计、物资管理等方面,严格遵守国家及公司相关规定.加强成本管控意识,科学制定外包策略,最大限度的实现企业降本增效.
第六条适用范围
本办法适用范围为公司本部及所属各单位、县公司,集体企业参照执行。
各单位与其他企业(含公司系统子公司、集体企业)之间开展的业务外包,属本办法所称的业务外包范畴,同一法人主体内部的业务委托不属于业务外包范畴。
第二章职责分工
第七条省公司职责
负责落实国网公司关于业务外包管理的相关要求,结合实际确定经营管理策略,明确各专业部门和综合管理部门的职责界面,制定业务外包管理办法,确定业务外包辅助性项目清单、限制性外包业务清单、可外包业务清单,以及负面清单外包业务回收措施,统筹做好业务外包的组织实施、考核评价。
人资部
人资部是省公司业务外包工作的牵头管理部门,负责落实国网公司业务外包总体工作要求,制定省公司业务外包管理办法,负责界定公司外包业务范围;
负责组织业务外包负面清单中的辅助性项目、限制性外包业务、可外包业务清单编制和滚动修订工作并报国网公司备案;
负责核定劳务外包定员;
负责制定业务外包人工费用定额标准;
负责审核各单位业务外包需求计划中的劳务外包费用计划,汇总、审核业务部门提出的专业外包费用预算,下达公司整体业务外包计划;
负责根据各专业业务外包情况,调整核定定员;
负责对巡视及审计检查提出的劳务外包问题进行解释说明(人资部牵头、专业部门配合),并指导各单位制定整改措施;
负责组织开展公司业务外包管理工作考核。
2.专业部门(发展部、设备部、营销部、科信部、物资部、审计部、党建部、法律部、外联部、后勤部、调控中心)
按照“谁主管业务、谁组织实施”的要求,统筹负责本专业的业务外包管理工作,编制业务外包负面清单中的辅助性项目、限制性外包业务、可外包业务清单,制定负面清单外包业务回收自营计划;
开展本专业外包业务可行性分析,审核各单位业务外包需求计划中的专业外包费用计划,合理控制专业外包支出规模,提出专业外包费用预算;
指导各单位开展业务外包项目和成本费用的统计、分析,建立本专业业务外包工作台账;
负责提出本专业业务承包资质要求;
负责本专业业务承包单位的资质审查;
负责本专业业务外包安全与质量管理;
负责对巡视及审计检查提出的专业外包问题进行解释说明,并指导各单位制定整改措施;
负责指导并监督各单位规范实施业务外包,负责制定外包业务考核评价标准并组织考核评价。
财务部
负责根据标准成本定额统筹考虑业务外包费用预算安排;
负责落实公司业务外包费用资金;
负责研究确定公司业务外包费用列支渠道.
4。
安监部
负责监督检查各单位业务外包安全和质量工作情况;
参与承包单位的安全资质审查.
5。
物资部
负责落实国家电网公司业务外包采购管理的工作要求,指导各单位开展业务外包采购工作;
组织开展公司业务外包的招标采购工作,对各单位业务外包采购管理进行指导检查,负责实施质量监督与承包商不良信息收集应用.
6。
审计部
负责业务外包的审计监督。
7。
法律部
负责合同文本的法律审核,参与业务外包采购项目实施的合法合规性审核。
第八条公司所属各层级单位职责
公司所属各层级单位是业务外包管理的执行主体,负责落实公司关于业务外包管理的相关要求,制定并实施本单位的业务外包工作方案。
人资管理部门
人资部是本单位业务外包牵头管理部门,负责组织本单位业务外包计划编制、审核;
负责管理本单位业务外包费用;
负责测算业务外包定员和测算人工成本;
负责落实外包业务定员标准和人工费用标准;
负责对巡视及审计检查提出的劳务外包问题进行解释说明(人资管理部门牵头、专业部门配合),并制定整改措施限期改正;
负责组织本单位业务外包管理工作考核。
2.专业部门(规划、设备、营销、信息通信、物资、审计、党建、法律、品牌建设、后勤、调控等管理部门)
负责落实公司业务外包有关要求;
负责本专业业务外包规范管理工作;
根据本专业实际需求,负责组织所属单位合理安排本专业业务外包;
参与本专业业务外包计划编制;
负责对本专业业务通过外包方式实施的必要性、可行性和工作量进行审核把关;
负责管理本专业业务外包工作的实施、安全与质量管理、日常管理和验收,监督承包单位落实各项标准、制度和规范;
负责本专业业务承包单位的资质审查;
审核本专业业务外包合同、重大业务的外包工作实施方案、承包单位的分包计划及分包申请、外包结算书和结算费用;
负责监督承包单位安全、技术、组织措施的落实;
负责对巡视、审计检查提出的专业外包问题进行解释说明,并制定整改措施限期改正;
负责对本专业外包业务的承包单位进行考核评价,并上报考评结果.
3.财务资产管理部门
负责将业务外包费用计划纳入本单位年度预算统筹管理;
根据本单位生产经营实际,在本单位成本费用预算范围内,合理安排公司审核通过的业务外包项目和费用规模;
负责开展相关费用结算、资金支付等工作。
4.物资管理部门
负责落实公司业务外包采购管理工作要求;
依据省公司授权,实施本单位业务外包的采购工作;
负责实施本单位业务外包承包商的质量监督与不良信息收集应用.
安全监察质量管理部门
负责业务外包作业现场安全质量监督;
负责监督承包单位的安全培训,审查与承包单位的安全协议;
参与业务外包工作考核评价和承包单位资质审查;
负责管理本单位范围内承包单位安全资信、“黑名单"
和“负面清单”;
负责应用公司外包安全资信系统。
6审计管理部门
负责对本单位业务外包工作进行监督考核。
法律事务管理部门
负责对本单位业务外包相关合同文本进行法律审核,参与业务外包采购项目实施合法合规性审核。
第三章业务外包实施条件
第九条外包条件
公司业务外包包括调控、运维检修、营销、信息通讯、物资保障、物业后勤等专业,公司可开展业务外包专业的所有业务详见附件2。
公司各单位应在盘活现有的人力资源总量和提升人员使用效率的基础上,根据本单位超缺员和专业超缺员情况适度开展业务外包。
负面清单业务.禁止整项外包。
2.负面清单辅助性项目、限制性外包业务。
在附件2-1和2—2范围内,各单位超员专业不得开展业务外包,缺员专业可以适度开展业务外包.
3.可外包业务.在附件2—3范围内,各单位宜开展业务外包。
第四章业务外包费用核定标准
外包业务费用标准是各单位制定业务外包费用的依据。
各单位确定外包业务费用需综合考虑本单位财务预算、业务规模以及用工数量,在不超定员规模的情况下,合理确定业务外包费用计划。
其中,劳务外包费用按下述标准核定,专业外包费用标准由各业务部门另行制定。
第十条劳务外包费用构成
劳务外包费用由人工费用、管理费用、税费构成。
其中管理费用、税费按照国家及国网公司有关规定执行,人工费用根据业务类别、地区差异、行业水平、社会保障、工资增长等因素进行核定。
第十一条人工费用核定
人工费用=DxGxHxK
劳务外包人工费用包括工资、社保、福利、培训、劳动保护费等费用。
D:
外包业务折算用工人数
G:
当地社会平均工资
H:
专业工资系数
K:
人工费用调节系数
外包业务折算用工人数(D):
指外包业务理论用工规模,计算公式为:
外包业务折算用工人数=本专业测算定员-现员人数.
当地社会平均工资(G):
指吉
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