电大专科办公室管理形成性考核册答案秋最新Word文档下载推荐.docx

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9.办公用品的库存管理和监督中，出货卡即是申请领

用单V

10办公设备使用权的获取只能通过购买

.X

三、简答题

1、简答办公室的主要特点。

P5（说明：

这表示要参考教材第5页的

内容，下同）

（l）辅助性：

办公室区别于其他职能部门的第一个特点是它的辅助

性。

办公室工作应当在服务和服从于领导工作的前提下，充分发挥自己的辅助管理职能，当好领导的参谋和助手。

（2）综合性：

办公室是各种专业知识和技能相互交叉运作的部门；

办公室工作也是一项综合性的工作．办公室工作是多元化的。

（3）服务性：

服务性是办公室工作的本质属性。

办公室的设立与工作的开展，首先是为了适应各级各类机关领导工作的需要，为领导工作提供辅助性的服务，同时也要为各部门和基层提供服务。

2、谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

P8

善谋：

能够正确理解领导的意图，替领导过滤重要的事务；

要“参”到点子上，“谋”到关键处，往重谏言技巧，学会把握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调统一，二是滕胧与含蓄的工作技巧相结合。

3、简述办公室设备使用规范。

P16

（l）必须明确每台设备的具体用途，熟悉掌握其操作程序，严格按照使用说明书的要求进行操作。

（2）必须明确专人专责的专管制度，严禁任何人随意使用，除非是配置给个人专用或指定公用的办公设备。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意定期保养。

（4）未经领导允准，任何人严禁私自使用办公设备，尤其是用于处理私人事务．

（5）办公设备的使用环境温度为5℃至35℃，相对湿度为20％至

85%，湿度过低时需用加涅器，温度过高时需用除湿器，并放在距办

公设备5米左右的有效影响距离内。

（6）如果办公设备不处于下作状态，应及时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；

不要让阳光改射电脑，以免机壳老化，不要随意放置茶水，以免碰翻杯子弄温电脑，造成短路；

不要在开机状态下插拔各种电缆，以免烧坏接口；

不要在软盘驱动器工作指示灯亮

着的时候抽取其中的软盘．不要在运行程序还没有回到DOS指示的情况下匆匆关机；

不要使用来历不明的软件，防止病毒浸入，并且要配备必要的杀毒软件，定期或经常地对电脑进行保护性杀毒；

不要在病毒入侵时使用电脑，除非有特殊的自我防护错施．不要白己随意处理电脑硬件故障．不要将电脑交给非专业人士修理，如有必要应全程监督。

4、简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。

P20

①储藏间或物品柜要上锁，确保安全。

②储藏间需要的面积取决于单位面积的大小。

③在储藏间或物品拒放置物品时，必须清楚地加标签，以便迅速找到

物品和标明新物应放置的地方；

新物品置干旧物品的下而或后面；

先

来的物品先发出，体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少危险，

小的物品、常用的物品应放在前而，易干找寻和领取；

办公耗材和打

印机用品，必须保存在安全的地方，以便在需要时能轻松找到．④储藏办公用品的地方应有良好的照明，以便于找到所需物品。

⑤办公用晶应保存在干燥和通风良好的房间中。

若存放在潮湿环境中，将有可能导致纸张不能正常地送入打印机或复印机中。

⑥订立物品发放制度，确定物品发放人。

办公室管理作业2（第三、第四章）

一、设计题

调研工作大体上可分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和完成

阶段，请对调研工作的三个阶段进行详细设计。

P34

1．调研工作的准备阶段

（l）准备调研内容：

①确定调研课题：

领导提出、有关部门确定、调查者自选。

②选题要求：

既要注重现实意义，又要具有前瞻性．既要注重领

导和群众关注的当前工作和社会生活中的重点、热点、难点问题，又要注重易被公众忽略而又十分重要的冷门问题。

③选题原则；

价值原则、可行原则、适量原则、新颖原则。

（2）调研课题的审定：

一般调研课题由机关单位或者授权调研部门的领导审定批准．重点调研课题可以采取申报、委托或招标等形式，经专家评审、领导批准来确定。

（3）成立调研小组，确定调研人员：

成立调研小组时要考虑的因素包括，成员应具备良好的政治业务素质；

有调研需要的专业能力或专家成员．有丰富的调研经验；

注意新老搭配，以便成员相互取长补短．少而精，避免人浮于事。

（4）调研任务前的准备工作：

学习和掌握与课题相关的党和国家的方针、政策、规定等；

查阅与课题相关的研究成果和文献资料；

学习与课题相关的自然科学和社会科学知识；

了解与课题相关的背景资料。

（5）明确调研各阶段的任务和要求：

①调研的初期，要求明确调研对象的性质和发展方向。

②调研的成长期，应当明确如何使调研对象进一步发展，主要是

理清思路、摆明措施。

③调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完善提高。

④调研的末期，拟定调研提纲。

调研提纲的内容，主要包括调研

的目的要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤

和过程，调研的人员组织与注意事项，调研经费的预算等。

2．调研工作的实施阶段

实施阶段是调研工作的中心阶段。

其实施步骤为：

确定调查方法，

搜集、整理调研材料，综合分析调研材料。

（l）调查方法主要包括全面调查法、重点调查法、典型调查法、抽样调查法、问卷调查法、观察法、试点调查法、开会调查法、访谈法、网络调查法、BS（Brain-storming头脑风暴）法、专家调查法、哥顿法等。

小提示：

各调查方法常综合、交替使用。

（2）搜集、整理调研材料，要求全面、系统、丰富、充分、多多益善。

（3）认真分析调研材料，综合提炼调研成果。

3．调研工作的完成阶段

本阶段的主要工作是撰写调研报告，其中包含确定主题、选用材

料、拟写提纲、按纲写作，修改定稿五个步骤。

（l）确定主题：

主题要正确、新颖、鲜明、集中、有一定高度。

（2）选用材料一：

材料要具有典塑性、生动性、新颖性，多样性和准确性等特点。

（3）拟写提纲：

注意观点和材料，大纲和细目的统一，如“导引案例一案例1”。

（4）按纲写作：

如表3-1所示。

（5）修改定稿：

检查所用资料是否有误、观点是否明确、语言是否流畅、有无错别字、标点使用准确与否等。

二、案例分析题

***示例分析

秘书李敏每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得

干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回

型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。

下班前，她也将

办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。

但小

王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打

孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

秘书小刘上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆得满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。

自己的办公桌都没有管理清楚，更

无暇顾及他处。

***点评：

通过上述案例，可以看出办公室工作环境的清洁、有序，直接对组织的形象和绩效产生一定的影响。

一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。

可见，李敏符合要求；

小王的工作存有误区；

小刘工作不合要求。

***工作程序

加强对日常环境的管理，营造一个令人神静心怡的工作环境，是

公司秘书一项经常性的工作，也是一份责任和义务。

秘书对日常环境的管理包括3个方面的内容，即个人工作区的环

境管理，上司办公室的环境管理，日常公务活动区的环境管理。

1.保持你所参与的公共区域整洁

（1）要保持上司会客室和会议室的清洁，在来访客人离开及会议结束后要及时通知保洁员进行打扫和清理。

（2）正确使用并注意维护复印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁，发现问题自己动手或及时找人维修。

（3）对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放归原处，保持整洁有序。

（4）注意发现在办公设备、室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并及时提出建议或通知有关人员进行整改。

2.保持你的上司的工作环境的整洁

（1）经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁。

（2）每天要定时开窗通风，保持空气的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度。

（3）经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁。

（4）对上司办公室的花卉、盆景，要及时浇水、施肥、剪枝，保持其美观和生机;

对办公室内的金鱼，要及时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的清洁。

（5）上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理。

（6）经常对安全、卫生等状况进行检查，发现问题及时通知有关人员进行处理，时刻保持良好的状态。

3.整理个人工作环境

办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在布置自己的办

公桌时，既要使自己感觉舒适，又要保持桌面上有条不紊。

有了整齐

清洁的办公环境，不仅可以提高工作效率，还有助于提升专业形象，

甚至还会因此而受到同事欣羡的眼光，并成为典范，对办公室人际关

系也有意想不到的益处。

（1）办公桌的必备物品及其整理

摆放在办公桌上的物品都应是经常使用的。

比如记录纸、铅笔、

文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其他一些工作上需

要的用品，应将它们整齐地摆放在你的办公桌上。

①电话。

②电脑。

③参考书。

④文具用品盒。

⑤文件夹。

⑥办公桌抽屉。

（2）整理办公桌的技巧

要想快速治理办公桌的混乱局面，营造出高效率的办公环境，可以采取以下5个步骤：

①将不常用的东西转移到其他的地方。

②清理过期的文件。

③注意你的电脑显示器。

④充分利用办公空问。

⑤清理旧的阅读材料。

办公室管理作业3（第五、第六章）

1.下面属于文书的是（A.书信）

时，错误的是（C.抄送下级机关）

2.在公文行文中，下级向上级行文

3.公文写作的规范要求是（

C.

具有规范体式，符合公文格式标准）4.向上级做请示时，下面哪个做法不妥（C.地级市政府越过省政府直接向国务院行文请示）5.意向书的特点是不包括（C.约束性）6.在办理发文时，经复核，对于不符合要求的公文应该（B.腿交起草部门补充或修正）7.在收文过程中，可以由办公室人员启封的信件是（D.没写名字的信件）8.四分四注意立卷不包括（D.分纸型）9.电子公文的属性石（C.具有规范格式）10.电子公文的处理（C.可以印制成纸质文件分发处理）二、判断题

1.狭义的文件即指公文X2.公文行文时越级行文时普遍现象X3.

办文能力就是指写文能力V4.意向书简单而言就是传递意向的文书V5协议书本身与合同的法律效力时一样的V6.上行发文的主

送机关必须为上级机关，而不是上级领导个人

V7.收文时应逐件清

点，并以签字或盖章的方式签收

V8.档案保管期限就是对档案划定

的存留年限，它与档案本身的价值大小无关

X9.档案库房要坚固

.安

全.专用，适宜保管档案.和阅览室.办公室实行三分开V10.电子文档不存在销毁问题X

1、简要回答公文写作的五部曲。

P105

公文说什么领悟核心思想内容是在什么背景下产生的内容是

怎么表达的是否符合国家公文格式标准。

第一步，公文说什么，领悟领导意图；

要求准确、全面地提炼领导意

图，增加“贴近度”。

第二步，领悟核心思想，站在领导角度考虑问题。

第三步，内容是在什么背景下产生的，关键把握常用思维方法：

模式化思维方法，对象化思维方法，辩证思维方法，散点思维方法，求同存异思维方法。

第四步，内容是怎么表达的，关键是牢记拟写公文的要素及要求：

格式，公文的包装；

主题，公文的灵魂；

材料，公文的血肉；

结构，公文的骨骼；

语言，公文的细胞。

目的明确，行文有据；

主旨单一，内容合法；

文字表达准确、鲜明、简练、得体。

第五步，符合国家公文格式标准―《党政机关公文格式》（GB/T9704

一2012）。

总之，找好角色定位与行文角度；

清晰拟写公文是受领导之命，代机关立言。

代拟公文：

要认准领导的身份和职位特征；

对外发文：

要考虑收发文机关的地位特征，区别文稿应用范围，内外、上下有别。

2、简要回答起草请示的“五步棋”。

P110

起草请示的思维模式――沿着以下“五步棋”思路走

（l）因为什么请示――对于原因、目的的说明。

（2）请示什么问题――提出请示的主题内容。

（3）怎样解决问题――提出解决问题的建议或方案。

（4）请求上级回复――结尾用语的使用。

（5）有无附件需要说明――根据需要确定附件的使用与否。

3、简述公文校对工作要求。

P127

答：

可答P127倒数第6行的内容；

也可以参考下面的内容：

首先，要看文稿的标题是否准确，如有的将请示、报告混淆，通报、通告混淆等情况；

也有时不注意标题中的词语前后颠倒；

文件的标题是否缺项（单位加事由加文种）。

第二，查看公文发文字号中的年份是否用六角号〔〕括起来的，因为一般人不太注意这些地方，在实际使用中，这个括号的用法可谓是五花八门，有用方括号的[]，有用这种的【】，也有用圆括号的（）。

这都不对，一定要使用国家标准规定的六角括号，这才是正确的。

第三，在审稿时遇到文稿有序号的，一定要全文上下通看一遍，看一

看前后序号的使用有没有问题，要全文检查核对一下，是否前后统一、有无断号、重号。

第四，文稿中数字方面出错比较常见，如有的文稿开头讲说有五个方面，可能后面只讲了四个方面；

也有的讲话稿开头说讲“两个问题”实际后面是三个问题；

另外有人名字的也要仔细检查核对，是否有差错，人数是否有出入。

第五，文稿中的时间，即年月日，不论是正文中，还是文末落款处，出现这种时间就要认真审核是否有误，特别是每年的年初，这个时段的文稿在年份上最容易出错，一不留神就会弄错，所以一定要记得核

对。

第六，注意文中的标点符号。

在公文文稿中，对于常用的标点符号通常情况下也是有统一的规定，按照规范要求，在公文中正确使用标点符号。

常见的错误主要表现为：

有的文件以“为,,。

”为开头，这里的句号应该为逗号。

有的在“第一”、“首先”等序号后边该用逗号的用了顿号，有的在序号加括号如

（1）

（2）后边不该再加标点的加了顿号。

还有不注意标点的人一逗到底；

也有在修改时只修改文字，没有注意到标点符号。

第七，文稿中的错别字。

在公文文稿中，如果出现错别字，在这种情

况下，将会影响公文的严谨性和权威性。

撰写公文文稿要一丝不苟，

完稿之后需要进行审核。

在文字输入方面，五笔、拼音应用比较广泛，

在用五笔进行输入时，通常情况下容易产生形状相似的错字，而用拼

音输入法则容易产生同音别字。

在审稿时要有针对性的进行审核，以

提高工作效率。

第八，有的固定语句一般都是观点性的，所以使用必须准确，审稿时要特别留心；

另外要看的是文章的首尾是否呼应；

标题和结尾用语是否对应，例如请示的结尾要对应“请批复”，报告的结尾要对应“请审示”等等。

第九，再要注意的是文稿中的人名、地名、专业名词、计量单位、技术术语（遇有不确定的，要请教或咨询有关专业人员）、符号等是否准确。

第十，公文的纸张尺寸、字体字号、字距行距等排版格式是否符合规范要求，在审核过程中，需要通篇看一看文中是否存在不符合规范的地方。

在有的文稿中，同一级小标题的字体、段落间行距出现不一致的情况，这种情况是复制文件的过程中，没有对文件格式进行调整造成的。

所以说审稿不能急于求成，要静下心来，不厌其烦。

否则一旦疏忽大意，出现差错，便会带来不可挽回的后果。

4、简答电子公文处理过程的五个环节。

P143

电子公文处理过程可分为五个部分（电子公文的生命周期）

（1）创建：

根据一定的规则建立电子公文。

（2）办理：

通过计算机系统对电子公文进行收发、批阅等相关操作。

（3）交换；

按始发者意图进行跨系统的公文传递。

（4）归档：

依据国家或本部门档案管理规定对办理完毕后的电子公文予以存储。

（5）销毁：

依据有关规定将电子公文从存储介质上物理删除。

办公室管理作业4（第七、第八章）

一、填空题

常用礼貌用语七字诀：

与人相见说“您好”问人姓氏说“贵姓”问人住址说“府上”仰慕已久说“久仰”长期未见说“久违”求人帮忙说“劳驾”向人询问说“请问”请人协助说“费心”请人解答说“请教”求人办事说“拜托”麻烦别人说“打扰”求人方便说“借光”请改文章说“斧正”接受好意说“领情”求人指点说“赐教”得人帮助说“谢谢”祝人健康说“保重”向人祝贺说“恭喜”老人年龄说“高寿”身体不适说“欠安”看望别人说“拜访”请人接受说“笑纳”送人照片说“惠存”欢迎购买说“惠顾”希望照顾说“关照”赞人见解说“高见”归还物品说“奉还”请人赴约说“赏光”对方来信说“惠书”自己住家说“寒舍”需要考虑说“斟酌”无法满足说“抱歉”请人谅解说“包涵”

言行不妥“对不起”慰问他人说“辛苦”迎接客人说“欢迎”宾客来到说“光临”等候别人说“恭候”没能迎接说“失迎”客人入座说“请坐”陪伴朋友说“奉陪”临分别时说“再见”中途先走说“失陪”请人勿送说“留步”送人远行说“平安”

二、简答题

1、简述公共关系的三大构成要素及其原则。

P167

（1）公共关系的三大构成要素包括：

社会组织――主体；

公众――客体；

传播――手段。

（2）公共关系的原则：

公众利益至上，实事求是，互惠互利，双向沟通，始终如一，开拓创新，整体统一。

2、提高会议质量的主要方法和措施。

P148

（l）严格执行会议审批制度，不合乎条件的会议一律不开。

（2）建立健全并严格实施包括会议规则在内的一整套会议制度。

（3）科学、有效、充分地做好会议准备工作。

（4）严格控制会议人数，不允许无关人员与会。

（5）保证会场秩序，禁止无关人员随意入场、与会人员中途退场。

（6）议题应集中，日程要紧凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。

（7）充分运用现代化的技术手段。

电话、录音、录像、电脑等设备有助于提高信息传递的效率和质量，能节约时间、缩短会期、提高会议效率。

（8）提高会议主持人和与会者的开会水平。

（9）制定切实可行的制度和措施监督会议决议的执行过程，避免只开会而不管效果的倾向，以保证会议的有效性。

3、衡量会议质量的会前基本标准有哪些？

P147

（l）会前：

会议是否确有召开的客观必要性；

会议目的和会议风气是否端正；

会议时机是否已经成熟；

会议的议题是否明确，会前的沟通是否到位．各项准备工作是否已经准备充分，包括软件和硬件。

（2）会中：

会议规模和规格是否适度，绝不可小会大开或大会小开，随意升格或降格；

会议节奏是否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；

会议是否守规守法，一切应有条不紊地进行，主持人和与会者是否掌握了科学的方式方法。

（3）会后：

评价会议的正面实际效益，包括社会效益、经济效益和学术效益．

4、简述会务管理的要求。

P156

（l）会务的含义：

指有关会议议程安排的事务，有关某些团体组织

或会议的事务。

会务工作包括秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作等。

（2）会务管理的含义：

指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。

（3）常见的会务管理：

主要有针对代表会议、全局性会议、专题会

议、办公会议、座谈会议、学术讨论会议、新闻发布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。