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提案改善管理办法
提案改善管理办法
第一章总则
第一条 充分发挥公司全员集体智慧,降低公司运作成本﹑提高经营效率;
第二条 通过明确提案实施流程及奖励措施,经由活动推广,提升公司持续改善与创新的能力。
第二章适用范围与职责
第三条 本管理办法适用于在公司范围内适用。
第四条 管理职责
(一) 推行委员
1.推行委员由各部门负责人担任;
2.向部门内部人员宣导提案改善管理规定,促进部门人员进行改善;
3.对提案内容进行确认及参与提案初步评审;
4.对本部门、科室的提案改善活动及在本部门实施的提案改善提供相关协助;
5.对在本部门实施的提案的改善效果进行评估,并跟进提案改善成果标准化事项;
6.提案改善有关事务处理及资料汇总、整理。
(二) 评审小组
1.评审组长:
一名,由公司总经理担任,负责根据公司提案改善方针和政策,担任公司提案改善推动、实施的领导者,实施提案改善成果评审和确认工作。
2.组员:
由研发部、技术支持部、采购部、系统销售部、人力行政部、财务部、营运管理部、质量管理部等各部门负责人及相关人员组成,参与提案的复评与提案改善成果及提案改善效益的审核工作,具体复评人员及提案效益审核人员根据提案性质而定(参加提案评审人员应回避对自己所提改善方案的审查,以及应回避参与部门提案的复核工作)。
(三) 提案改善委员:
由评审组长指定相关人员跟进;
1.收集和保管各提案改善人提交的提案改善表;
2.组织评审小组成员对提案的可行性进行评估,对提案改善效果进行评审和确认;
3.汇总各部门提案改善资料,对提案改善进度进行追踪;
4.每月定期整理提案改善资料及提案效益核算资料,并送交评审小组审核,跟进提案改善奖金的发放。
(四) 人力行政部:
人力资源部对提案、项目的总体运作情况进行调查与监督,对提案(项目)改善奖金申报与发放进行审核与监督。
第三章提案管理
第五条 术语
(一) 提案:
即富有创造性且具有价值的方案。
主要指有关改进和完善生产、经营管理、体制等方面的措施,涉及技术性、方法性的改进与完善,并有实施可行性及具体方法的、以提升生产效率、管理效率、降低经营成本为主要改善目的的方案。
(二) 项目:
一个项目是对一项投资的一个提案,是在一定的时间内为了达到特定的目标而调集到一起的资源组合,是在基于提案改善的基础上,为了取得特定的公司层面的成果而开展的一系列活动。
(三) 提案人:
指提出富有创造性且具有价值的方案的人。
(四) 提案(项目)主导人:
指对提案(项目)进行推动、跟踪并主导提案(项目)完成及对改善指标进行反馈的人。
(五) 提案(项目)实施部门:
指对提案(项目)进行实施改善的部门,一般指被提案部门。
(六) 提案(项目)协助部门:
指对提案(项目)推动、实施进行人员、资料、技术、资源等方面支持的部门。
(七) 提案(项目)跟踪部门:
指对提案(项目)推动、实施进度和成果进行跟进的部门,项目跟踪部门根据项目性质由公司指定跟踪部门。
第六条 提案管理程序
(一) 提案改善表的填制
1.对于现状及缺点描述需客观真实、具体,必要时可用书面或图表资料及各项指标进行说明;
2.对于提案改善内容及行动方案描述要条理清晰、切实可行,必要时可用书面或图表资料及各项指标进行说明;
3.提案估计投资额需量化,需要多项投资时,可详列清单进行说明。
(二) 提案收集
1.提案人可将《提案改善表》直接发送至本部门、科室负责人,由本部门、科室负责人转交至秘书处;
2.对于内容相同、相似的提案,一般以最先收到的提案日期为准,特殊原因情况下,由秘书召集相关人员共同商议决定,提案评审小组具有最终解释权。
(三) 提案初审
1.提案改善涉及到产品原材料、尺寸、重量、质量等变更时,改善后的产品应符合客户图纸和质量要求或经客户同意并且生产时生产工艺、检验图纸等相关工艺文件已经进行了变更,否则不予受理。
2.对于意见、希望、批评、诉苦、无证据性投诉等无建设性,且无具体可行方案之事项或要求提高待遇或福利之提案不予受理,对于有建设性意见或提案可代转其他部门受理。
3.若提案人所提交的《提案改善表》中的内容与改善方案与相关会议确定的方案、其他相关部门计划实行的方案、改善项目执行过程的优化方案相同或相似,则对所提交的提案不予受理。
4.对于部门已经实施,但违反公司制度、流程或规范的提案不予受理,如对公司造成较大损失,按公司相关管理规定进行处罚。
5.通过公司总经理初评的提案,由秘书将提案送交被提案部门进行事实确认,若通过部门审核,则遵循客观、公正的原则,在3个工作日内加注部门评审意见后,由被提案部门、科室的负责人将《提案改善表》归还。
6.当提交的提案上升到项目高度时,直接将此提案送交评审小组审核,由评审小组将提案提交公司总经办进行评审。
(1)提案涉及到公司战略管理、战略规划及战略转型时,上升到项目高度;
(2)提案改善方案实施执行需跨中心多部门协作、改善所需资源需公司整体协调分配时,提案上升到项目高度;
(3)若提案改善方案具有可行性,但改善过程和改善效果存在风险,需各相关部门和人员多方论证及实验验证时,提案上升到项目高度;
(4)提案改善投入资金超过5万元以上时,提案上升到项目高度。
7.当提案上升到项目高度时,提案改善归口至总经办,由总经办负责统筹项目的综合评审及实施。
(四) 提案评审
1.通过初审的提案由指定的提案改善干事将提案提交给各位评审小组成员进行评审,各位评审小组成员加注评审意见后,再交由评审小组长进行综合评审。
2.评审小组长认为提案重大或认为是很有必要的改善活动,由提案评审小组长召集各位评审小组成员、提案人、提案实施人、提案协助人、提案主导人召开提案评审会议。
3.提案评审会议决议:
指定提案主导人、实施部门(配合部门、跟踪部门)及提案改善效益核算方式及提案改善投资可行性、投资额度。
4.若提案改善上升到项目高度时,由评审小组组长视项目内容进行综合评审,若不能裁决时,可将此提案上交至公司总经办,由总经办领导对提案进行审核及召开评审会议。
5.通过公司总经办审核的提案,以项目方式开展改善活动,由总经办商议决定投资额度、项目改善主导人、项目改善实施部门、项目改善协助部门、项目改善跟进部门及制定项目行动计划。
项目改善主导人直接对项目负责,由总经办对项目进行整体统筹,人力资源部对项目进行督察。
(五) 提案立案/项目立项
1.当提案或项目通过评审后,提案进行立案、项目进入立项程序,提案立项由提案改善干事在《提案改善登记表》中进行立项登记,项目立项由提案改善干事连同提案改善主导人填写《项目行动计划表》并上报人力资源部和财务部备案,以便公司预算改善项目资金及协调资源。
2.提案立案/项目立项作为提案改善实施及提案或项目改善效益奖金分配的原始依据,未在副总秘书处登记立项的提案或项目公司可拒绝发放奖金。
(六) 提案(项目)实施
1.提案(项目)改善主导人负责提案(项目)改善活动的推动、进度跟踪及收集、汇总各项指标,并向提案改善干事或提案评审小组成员进行反馈,提案(项目)改善主导人应对各项指标数据的真实性负责。
2.由提案(项目)实施部门协助开展改善项目的实施,提案改善协助部门进行技术、资料、资源、人员等方面的配合。
3.由提案改善干事和财务部提供实施项目效益计算公式及效益核算指标。
4.提案(项目)成功实施后,提案(项目)改善主导人应主动向相关部门提出更改技术、生产等方面的资料,并向提案改善干事和预算成本部提供改善效益计算改善前后对比资料。
提案改善干事和预算成本部根据资料核算改善效益。
5.提案(项目)改善完成后,实施部门与提案改善干事共同判定提案(项目)改善过程中流程、规范、成果或方案是否需要进行标准化,如需要,由部门负责人确定标准化负责人进行标准化工作,并将标准化文件交公司受控。
6.提案(项目)改善完成后,评审小组成员要研究此提案(项目)改善的可推广性,若能推广延伸至其他部门、科室,由评审小组确定推广部门并指定推广负责人开展推广工作。
7.提案上升到项目高度时,项目主导人要将项目实施部门、项目改善协助部门、项目改善跟进部门相关人员组成项目小组,按项目管理方法对各位项目小组成员进行工作分配,根据项目行动计划开展项目改善活动,跟进项目改善进度。
(七) 提案(项目)结案验收
1.提案改善完成后,由提案改善主导人向提案改善干事提出结案申请,提案改善干事在接到提案改善主导人结案申请后,组织提案评审小组成员成立验收小组,对提案改善结果进行验收,若验收小组一致认为提案改善达到提案改善预定效果,提案正式结案,若未通过评审小组验收,由提案改善主导人继续主导提案未完成事项,直至正式结案。
提案验收结果填写在《提案改善表》,人力资源部对提案验收进行监督。
2.改善项目完成后,由项目主导人向提案改善干事提出结案申请,提案改善干事在接到项目主导人结案申请后,一个星期内组织提案评审小组成员、项目小组成员、人力行政部、财务部相关人员组成项目验收小组,对改善项目完成结果进行验收。
若项目验收小组成员一致认为改善项目达到预定改善效果,项目正式结案,项目改善活动结束,若项目未通过验收小组验收,则由项目主导人继续主导项目未完成事项,直至正式结案。
项目验收结果填写在《提案改善表》中。
第四章提案奖励
第七条 提案(项目)奖金额的计提与分配
(一) 提案鼓励奖:
通过公司总经理初审的提案其提案人将获得提案改善鼓励奖,奖励现金50元。
(二) 提案(项目)改善效益奖:
提案(项目)改善效益分为无形效益和有形效益,无形效益的改善提案(项目)是指提案取得了改善效益,但效益无法通过数据进行核算,有形效益是指提案(项目)改善效益可通过数据对比进行核算。
1.无形效益:
无形效益的提案,由提案改善干事组织提案评审小组成员按优秀提案等级评定标准对优秀提案进行等级鉴定,评定标准如下表:
优秀提案等级评定标准
奖励金额
等级
评定标准
A
1.研发、销售管理、财务管理、采购管理、工程制造等管理办法及工作流程明显改善
2.作业方法、作业流程及员工劳动强度明显改善
3.能耗降低、安全隐患消除、员工士气和产品质量提升明显
4.提案创造性强,提案改善行动方案具体,可行性强
1000-800元
B
1.研发、销售管理、财务管理、采购管理、工程制造等管理办法及工作流程得到简化
2.作业方法、作业流程及员工劳动强度得到较好改善
3.能耗降低、安全隐患消除、员工士气和产品质量提升较大
4.提案有一定独创性,提案改善行动方案稍加修改便可实施
800-500元
C
1.管理和流程一定程度上得到改善,但改善效果不明显
2.作业方法、作业流程及员工劳动强度有所改善,效果一般
3.能耗降低、安全隐患消除、员工士气和产品质量提升一般
4.提案独创性一般,需对改善行动方案做很大调整方可实施
500-300
D
1.工作职责范围内的简单改善
2.经宣导后便可执行的提案
300-100元
2.有形效益:
由财务部依成本核算原则,对提案(项目)的投入及效益进行计算,得出提案(项目)的年度收益,提案(项目)年度收益为提案(项目)年度成本节约额减去提案(项目)投入额,提案年度效益核算周期为12个月,从提案(项目)结案次月开始核算效益。
提案(项目)改善活动效益由提案改善干事组织提案主导人、财务部、提案评审小组共同确定提案改善效益核算方法并监督整个效益核算过程及核算数据的准确性、真实性。
(1)对于提案(项目)改善过程中的设备投入、设备改装、厂房建设等相关固定资产,其投资成本按固定资产折旧年限计算年度投资成本,非固定资产投资全额纳入年度投资成本,不分年度进行计算。
(2)提案(项目)有形效益奖金发放标准如下表:
类别
提案(项目)奖金发放原则
提案人职责范围内工作
提案人职责范围外工作
提案
提案奖金按提案改善效益的5%计算,奖金暂以一万元为限。
提案奖金按提案改善效益的10%计算,奖金暂以一万元为限。
项目
项目奖金按提案改善效益的5%计算,奖金暂以五万元为限。
项目奖金按提案改善效益的10%计算,奖金暂以五万元为限。
3.奖金分配:
根据提案(项目)实施方案的分工,按以下原则进行:
提案(项目)改善相关人员
奖金分配原则
提案人
(部门)
提案主导人
(部门)
提案实施人(部门)
提案协助人
(部门)
40%
30%
20%
10%
备注:
1.若提案(项目)改善过程中无协助人,则提案主导人分配40%的提案(项目)奖金。
2.提案人、提案改善主导人、提案实施人、提案协助人可在平等自愿、公平公正的原则下商议提案奖金的分配方案,提案评审小组按商议决定的提案分配方案给各提案参与人员(部门)分配提案奖金。
(1)对于已经离职人员的提案(项目)奖金不予发放,也不将离职人员所能分配的提案(项目)奖金另行分配给其他人员。
(2)对于已经实施的提案或项目,但未填写《提案改善表》,不发放提案奖金,《提案改善表》作为提案发放奖金的原始依据。
(3)奖金发放:
提案(项目)改善效益一经确认,无形效益的提案(项目),提案(项目)奖金在提案(项目)效益确认当月全额发放,有形效益的提案(项目),提案(项目)奖金在提案(项目)效益确认的当月发放提案(项目)奖金的40%,剩下的奖金根据后续实施成效,每半年发放30%,一年内发完。
4.提案部门积极参与奖金的计算及分配
(1)提案评审小组会在每年底确定各部门、科室的翌年提案件数目标,根据提案评审小组确定的目标,提案改善干事、提案评审小组根据部门、科室半年度提案综合完成率进行评选,按科室(部门)评选出前三名,第一名奖700元,第二名奖500元,第三名奖300元。
(2)半年度提案综合完成率=部门员工参与率×20%+部门提案采用率×35%+部门提案效益×45%。
(3)部门员工参与率=该部门提案参与人数÷该部门实际人数。
(4)部门提案采用率=提案初步审核通过数量÷实际提交的提案数量。
5.员工晋升、加薪、培训以及公司年度优秀员工评选等将参考员工对于
包括提案在内的公司倡导项目参与的积极性和贡献度。
第八条 提案奖金签批与发放顺序
1.提案改善奖金申请的签批与发布顺序:
提案改善干事→评审小组→财务部→分管副总经理→公司总经理→人力行政部会签→集团总经理签批。
提案由人力行政部发布,并由人力行政部举办提案颁奖会发放提案奖金。
申请提案改善效益奖金时,需附上《提案改善表》及相应的提案改善效益核算资料复印件,以备人力资源及会计管理部查核。
2.项目改善奖金签批与发放顺序参照提案奖金签批与发放顺序,由提案改善干事和人力资源部共同组织发放奖金。
第九条 提案存档:
所有上交至提案改善干事的提案必须在《提案改善登记表》中进行登记,并将提案电子档及文本档、提案改善效益核算资料等进行永久保存。
第五章附则
第十条 本制度由人力行政部负责制定、解释和修订。
第十一条 本制度自下发之日起实施,2010年度颁发的《提案改善管理办法》废止,以本制度为准。
附件:
附件1:
提案改善管理流程图
附件2:
提案改善表
附件3:
提案改善登记表
附件4:
项目行动计划表
附件5:
优秀提案等级鉴定表
附件6:
提案奖金申请表
附件7:
提案(项目)奖金分配表
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