建设项目档案管理规范文档格式.docx

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GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1建设项目constructionproject

指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

3.2单项工程unitofproject

指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.3单位工程subunitofproject

指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

3.4分部工程partsofproject

指按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程项目。

3.5项目法人projectlegalperson

指由项目投资者或由投资者代表组成的对项目全面负责，依法具有民事权利能力和民事行为能力并独立享有民事权利、承担民事义务的社会组织。

3.6建设单位constructionunit

指对项目实施履行组织管理的并在项目建设过程负总责的组织。

一般指项目法人、项目投资方组建的项目建设管理单位、受委托的项目管理公司等。

3.7参建单位participantunit

指参与某一项目建设并对该项目质量承担特定法律责任的所有单位,主要包括勘察、设计、施工、监理、检测、设备制造等单位。

3.8项目文件recordsofproject

建设项目在立项、招标投标、勘察、设计、设备材料采购、施工、监理、检测、试生产及竣工验收等过程中形成的文字、图表、声像等形式的文件。

3.9前期文件prophaserecordsofproject

指工程开工以前在立项、招标投标、勘察、设计以及开工准备过程中形成的文件。

3.10施工文件implementingrecordsofproject

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3.11竣工图drawingoncompletionofproject

工程竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

3.12监理文件recordsofsupervision

指监理单位对项目工程质量、进度、投资、安全等进行控制的文件。

3.13竣工验收文件recordsoftestoncompletion

指项目竣工验收阶段形成的文件。

3.14项目电子文件electronic 

recordsofpeoject

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。

包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。

3.15项目文件归档filingofprojectrecords

项目建设单位有关部门及勘察、设计、施工、监理、设备制造、总承包等单位将项目形成并经过系统整理的文件交建设单位档案管理机构的过程。

3.16项目档案archivesofproject

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

3.17项目电子档案electronicarchivesofproject

指具有参考和利用价值并归档保存的项目电子文件。

项目电子档案由内容、结构和背景组成。

3.18项目档案移交transferofprojectarchives

项目竣工验收合格后，建设单位根据合同、协议或规定将有关项目档案交项目法人、生产运行单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。

3.19项目全宗卷projectarchivesdescriptivefile

档案管理机构在管理某一项目档案过程中形成的，以项目为单位，由说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。

4总则

4.1建设单位全面负责本项目档案工作，实行统一管理、统一制度、统一标准。

业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。

4.2建设单位及各参建单位应建立项目文件控制体系，并将项目文件控制纳入质量、投资、进度、安全、职业健康和环境管理控制体系。

4.3项目档案工作应纳入项目建设管理，与项目建设计划和各项程序同步进行，实行全员管理、全过程管理、全方位管理。

4.4项目档案应完整、准确、系统、有效、安全,满足项目建设管理和运行维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。

5.项目档案工作组织体系及工作职责

5.1项目档案工作组织体系

5.1.1建设单位应明确项目档案工作的分管领导。

5.1.2建设单位应设立与项目建设管理相适应的档案管理机构，并配备满足项目档案工作需要的档案人员。

5.1.3建设单位有关部门、各参建单位应指定专人负责项目文件的收集、整理和归档工作。

5.1.4档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；

档案人员应经过专业培训，保持相对稳定。

5.1.5建设单位应建立以档案管理机构为核心，各相关部门和参建单位为基础的项目档案管理网络，建立沟通协调机制。

5.2项目档案工作职责

5.2.1建设单位档案工作职责

5.2.1.1贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范。

5.2.1.2根据项目建设管理实际情况，制定项目档案各项管理制度、管理规范、管理程序，加以监督实施并适时修订完善。

5.2.1.3项目档案工作经费纳入预算管理，为项目档案工作的开展提供满足需要的经费和工作条件。

5.2.1.4与参建单位签订合同、协议时，应设立专门条款，明确规定项目文件管理责任。

包括项目文件形成的质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、归档套数、介质、格式、合同解除后项目文件的处置及违约责任等内容。

监理合同条款还应明确监理单位对施工文件完整性、准确性的审查责任。

建设单位对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价。

合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况。

5.2.1.5建设单位应将项目文件归档纳入项目建设计划、各项管理程序及相关人员的岗位职责并进行考核。

5.2.1.6建设单位应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。

5.2.2建设单位档案管理机构职责

5.2.2.1组织实施本项目的档案工作制度和规范标准。

对参建单位制定的针对该项目的文控制度、标准体系与建设单位文件管理标准体系的符合性进行审查。

5.2.2.2对本单位有关部门和参建单位项目文件的收集、整理和归档工作进行监督、指导和考核。

5.2.2.3参加项目建设的重要会议、重大活动、设备开箱验收、项目建设各阶段、交（竣）工验收。

5.2.2.4负责对应归档项目文件整理的规范性进行审查。

5.2.2.5负责项目档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。

5.2.2.6对项目管理人员和档案人员开展档案业务培训，提高实现目标的意识和能力。

5.2.2.7按相关规定向档案行政管理部门和主管部门报送项目档案登记表。

6.项目文件管理要求及职责

6.1项目文件管理通用要求

6.1.1建设单位各有关部门、各参建单位应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作。

6.1.2建设单位各有关部门、各参建单位应配备符合安全保管要求的设施设备，确保项目文件的安全保管。

6.1.3建设单位各有关部门、各参建单位机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件。

6.1.4因一方违约或其他因素导致合同中止或解除合同的，已完工程形成的项目文件，应向建设单位或总承包单位移交。

6.2项目文件管理职责

6.2.1建设单位各有关部门项目文件管理职责

6.2.1.1根据各自的工作职责将本部门产生和获取的项目文件进行收发、登记、积累。

6.2.1.2负责本部门职责范围内形成项目文件的收集、整理和归档工作。

6.2.1.3工程（技术）部门负责对勘察设计、监理、施工、检测等文件的完整性、准确性、系统性进行审核，并形成记录。

6.2.2参建单位项目文件管理职责

6.2.2.1编制项目文件控制体系相关文件，报建设单位档案管理机构审查。

6.2.2.2按合同或协议约定负责所承担工程或任务文件的收集、整理和归档工作。

6.2.2.3监理单位负责对施工文件的完整性、准确性、系统性进行审核，并形成记录。

6.2.2.4项目实行总承包的，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的统筹协调。

各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并提交总承包单位汇总，或在总包单位协调下直接向建设单位档案管理机构归档。

7制度体系建设

7.1项目法人机构组建完成后，应及时制定项目档案工作制度和项目文件管理制度，在实施过程中及时调整、补充和完善。

7.2项目开工前，建设单位应编制项目文件管理规范，经建设单位有关职能部门、质量监督单位及设计、施工、监理单位专家评审通过后由建设单位签署发布。

项目文件管理规范应包含下列内容：

a）项目文件格式、纸张质量、编制要求、编制方法、编号体系及文件的登记、分发、归档要求等。

b）竣工图的编制主体、编制程序、编制要求。

c）图像电子文件和视频电子文件的拍摄主体、拍摄阶段、拍摄内容、拍摄范围、节点（部位）、技术参数、并制定相应的程序文件。

d）项目文件控制体系的运行机制。

（动力机制、约束机制、反馈机制、持续改进机制）

7.3建设单位应制定项目档案管理办法、项目文件形成和归档的控制措施及项目档案的保管、保密、利用等制度，并根据国家或行业的项目档案规定制定项目档案分类方案、归档范围、项目档案整理细则等技术规范。

项目档案分类方案应与项目档案接收单位的分类编号体系相一致。

7.4各参建单位应依据建设单位的项目文件管理规范制定项目文件控制体系文件。

8项目文件管理

8.1项目文件形成

8.1.1建设单位及各参建单位应按照国家或相关行业要求编制项目文件。

项目文件应符合国家或行业有关项目管理、勘察、设计、施工、监理、检验、检测、鉴定等方面的技术规范、标准和规程的要求。

8.1.2项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号和签字盖章手续完备，并满足耐久性要求。

8.1.3归档的项目文件应为原件。

因故无原件的，应归具有凭证作用的复印件。

8.2竣工图编制

8.2.1竣工图的编制要求

8.2.1.1各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。

项目竣工图应由施工单位负责编制，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。

8.2.1.2竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

8.2.1.3按施工图施工没有变动的，可由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

8.2.1.4一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。

可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。

8.2.1.5涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35％的。

应重新绘制竣工图。

重绘图按原图编号，末尾加注“竣”宇．或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。

施工单位重新绘制竣工图，新图图签应包含以下主要责任项和标识项：

施工单位名称、图纸名称、编制人，审核人，原图号+（竣），编制日期。

8.2.1.6同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明;

采用同一标准图、通用图进行施工和安装的不同的建（构）筑物、机组等且没有发生变更的，可编制一套通用的竣工图；

施工、安装过程中发生变更的，应对变更的部位单独编制竣工图。

8.2.1.7建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

8.2.1.8竣工图图幅应按GB／T10609．3要求统一折叠。

8.2.2竣工图的更改方法

8.2.2.1文字、数字更改一般是杠改;

线条更改一般是划改;

局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。

8.2.2.2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

8.2.2.3无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明。

8.2.2.4图上各种引出说明应与图框平行．引出线不交叉．不遮盖其他线条。

8.2.2.5有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的．应在修改变更处进行杠改。

当更改内容较多时，可采用注记说明。

8.2.2.6新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

8.2.3竣工图章的使用

8.2.3.1竣工图章内容、尺寸如图1所示．

8.2.3.2所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章．竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。

签署竣工图章一般应手签，也可加盖执业印章或经过建设单位备案的个人名章。

8.2.3.3行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标．竣工图标的内容格式由行业统一规定．

8.2.3.4装订成册的系统图、电气图等可只在图册封面和有变更的图纸加盖竣工图签审章。

设备监造竣工图应加盖竣工图章。

8.2.3.5竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处，

8.2.4竣工图的审核

8.2.4.1竣工图编制完成后．监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。

竣工图

编制单位

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位

专业监理工程师

8.2.4.2竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录相符合。

8.2.4.3竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。

编制说明的主要内容包括：

竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。

8.2.4.4竣工图应使用新的或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。

不得使用复印的白图编制竣工图。

8.2.4.5国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目。

外方提供的竣工图应由外方签字确认。

8.2.5竣工图套数

8.2.5.1项目竣工图一般为两套。

由建设单位向业主和生产（使用）单位移交。

8.2.5.2项目主管单位或上级主管机关需要接收的．按主管机关的要求办理。

8.2.5.3按照FIDIC《设计一建造与交钥匙工程合同条件》建设的项目．竣工图套数按合同条件的规定提交。

8.2.5.4在大中城市规划区范围内的重点建设项目．应根据《城市建设档案归属与流向暂行办法》第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图。

8.3项目文件的收集

8.3.1收集范围

反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入项目档案。

项目文件的归档范围和保管期限见附录A。

8.3.2收集时间

项目文件应由文件收集责任单位（部门）按文件形成的先后顺序或项目（工作、活动）完成情况及时收集；

引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

8.4项目文件的整理

8.4.1项目建设和管理形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件归档责任单位进行整理。

整理的内容包括项目文件价值鉴定、分类、组卷和编目。

8.4.2项目文件整理要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。

8.4.3项目文件应由整理责任单位对项目文件的归档价值进行鉴定，确定项目文件的保管期限。

8.4.4分类组卷

立项审批、勘察、设计及设计基础文件按内容组卷，其中施工图设计按单位工程（专业、装置）组卷；

项目管理文件按内容组卷，其中招投标、合同文件按招标项目、标的组卷；

施工文件按单位工程、装置、阶段、结构、专业组卷；

监理综合性文件按内容、时间组卷，质量、进度、投资、安全等控制文件按单位工程组卷；

设备工艺文件按设备台套组卷；

科研文件按项目、课题组卷；

竣工验收文件按内容组卷；

试运行文件按内容结合形成时间组卷。

8.4.5卷内文件不重份；

同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

8.4.6卷内文件的排列、案卷装订、案卷编目、卷皮规格及制成材料按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

8.4.7数码照片的整理应符合《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）的规定。

8.5项目文件的归档

8.5.1归档时间

根据项目建设程序和项目特点，项目前期文件应在工作（活动）结束后及时归档；

管理性文件按年度归档；

施工文件应在单位工程质量认证后及时归档，建设周期长的项目可分阶段归档；

监理文件应在监理范围内的全部工程完工后进行归档；

试运行文件应在试运行结束后及时归档；

竣工验收文件在专项验收、总体竣工验收通过后及时归档；

设备文件应在设备开箱验收后随时归档；

科研文件在结题或课题通过鉴定后及时归档。

8.5.2归档文件质量应符合本规范8.1和8.2的相关规定。

8.5.3施工文件组卷完毕后，应依次提交监理单位、工程（技术）、设备等部门对文件的完整、准确、系统情况进行审查，审查通过后由建设单位档案管理机构进行案卷质量的规范性进行审查，每个环节均应形成记录，符合规定后，办理归档和接收手续。

监理案卷应依次提交建设单位工程（技术）部门和档案管理机构进行归档审查。

8.5.4项目实行总承包的，总承包单位应依据总承包合同约定的归档范围，向建设单位档案管理机构进行归档。

8.5.5项目文件归档时，归档单位（部门）应编制移交清册，交接双方清点无误后，办理归档手续。

9项目档案管理

9.1项目档案整理

全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织．其内容包括：

a）依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号和排列上架；

b）编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。

c）建立项目全宗卷。

涉及项目档案管理的全宗卷内容包括项目简介及项目档案管理情况介绍、项目划分表、档案分类方案、项目文件归档范围、项目档案整理方案、档案整理情况说明、项目档案登记台账等项目档案管理过程中形成的文件。

9.2项目档案的保管

9.2.1建设单位应当为项目档案的安全保管提供满足工作需要的设施设备。

档案库房的外围护结构和设施应符合的保温、隔热、温湿度要求和防潮、防水、防日光及紫外线照射，防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）和防盗的要求。

9.2.2建设单位档案管理机构应建立项目档案出入库登记制度，对项目档案的收进和移出进行登记。

9.3项目档案的利用

9.3.1建设单位应建立档案利用制度，对利用的范围、对象、利用审批权限等做出规定。

9.3.2利用者利用档案一般在阅览室查阅。

确需借阅的，应履行审批手续。

9.3.3利用者利用档案时，应填写《档案查（借）阅登记簿》，及时反馈利用效果。

9.3.4建设单位档案管理机构应根据项目建设和管理的需要编制必要的编研材料，如：

专题文件汇编、工程介绍、工程图集、项目建设大事记等。

9.4项目档案的统计

建设单位档案管理机构应对项目档案情况进行统计并建立统计台帐。

主要包括各类档案案卷的数量，档案利用情况等。

10项目电子文件与项目电子档案的管理

10.1电子文件和档案管理信息系统

10.1.1建设单位可通过建立专门的电子文件管理系统来统一管理电子文件，也可通过具有对电子文件及其元数据进行的分类组织、鉴定处置、格式转换/迁移等功能的项目管理信息系统或档案信息管理系统来管理项目电子文件；

建设单位档案管理机构应建立档案信息管理系统，以通过系统接收和管理已归档的项目电子文件。

10.1.2项目电子文件管理的功能应符合《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）的相关规定。

10.1.3项目档案信息管理系统应当具备电子档案接收、档案元数据维护、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护功能。

10.1.4项目档案信息管理系统一般为非保密系统，属于信息系统安全保护等级第二级以上的档案管理系统应按有关规定进行定级和备案，项目档案信息管理系统禁止接入互联网。

电子文件管理系统和涉密项目的档案管理信息系统应按照 

《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》（BMB17-2006）的有关规定执行。

10.2项目电子文件的形成与办理

10.2.1项目电子文件的形成与办理参见《电子文件管理暂行办法》（中办国办厅字〔2009〕39号）。

项目电子邮件的撰写、传递应符合《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）的要求。

10.2.2各参建单位采用电子签名等技术手段时，电子签名资格的注册和认证应当得到建设单位的认可。

10.2.3不同类别的电子文件数据格式应易于识读、迁移和长期保存，应采用《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）规定的通用格式。

10.2.4图像电子文件、视频电子文件应主题突出、曝光准确、影像清晰。

拍摄内容要覆盖工程全过程（各阶段、重要部位、工艺、工序、隐蔽工程、重大事件、重要活动、质量安全事故等），能形象反映工程建设实际。

图像电子文件宜采用800万以上像素拍摄，视频电子文件宜采用200万以上像素拍摄。

10.2.5对反映同一内容的图像电子文件应选择有代表性的图像输出照片。

照片的输出宜采用数码照片输出机输出，表观质量应无污物、无破损、无划痕、无花点、无黑边，裁剪应整齐。

10.2.6各单位项目电子文件形成部门承担项目电子文件的收集、整理、检测、归档确认等工作。