三一在外货款管理制度Word格式.docx

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主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人为收款直接责任人等。

原则上，收款责任人不得直接向客户收取任何货款。

具体原则详见附件6

2、为保证收取款项的有效与安全，收款人员需对收取的汇票、支票等进行审核，避免产生欺诈风险。

审核要求详见附件8

4

申请授权

收款责任人

一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序（详见附件9）

营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写《现金收款特别授权书申请单》；

二.仓管员配件销售收款授权程序（详见附件10）

1.在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而分公司出纳或会计无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳或会计进行短信或邮件授权，在获得了出纳或会计的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。

2、对无法逐一配备出纳人员的库房，各事业部应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表形式以邮件报送至分公司出纳处，

销售收款授权书、仓管员收现申报表

5

审核并开具授权书

出纳、财务经理

1.出纳（无出纳的，由分公司财务人员履行此职责，无分公司财务的，由总部出纳履行此职责）根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制《现金收款特别授权书》。

2.分公司财务经理审核签字后，将《授权书》第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将《授权书》第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，《授权书》第一联交财务经理留底备查。

3、特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领《授权书》的，需填制申请单经分公司经理、分公司财务经理审核后领用空白授权书，空白授权书每月需核查一次，由出纳复核是否有遗失或缺页。

4、授权书由事业部财务本部统一印制，并由分公司财务经理统一组织发放、开具、跟催、核销、注销。

具体程序详见附件11

6

收款并上缴款项

一、营销代表、法制催款员、服务工程师等现金收取授权程序

1.收款责任人持《授权书》第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项当天将款项交回分公司财务部出纳处；

2.分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理（无分公司的单位向事业部营销财务部长）与出纳报备。

二.仓管员配件销售收款授权程序

1.仓管员办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。

2.仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。

3.对无法逐一配备出纳人员的库房，仓管员在收现后当天将收款情况以备查表邮件或短信的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进账单，以备检查。

4.分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。

7

解款

货款专干、收款责任人

收到回款后，出纳应登记收款统计表，并于当日下午5：

00前将已收款信息发货款专干。

若客户直接将款项付至结算中心的，结算中心应于收款次日下午5点前将收款信息发送至货款专干。

货款专干联系相关业务员，要求其确定与此款唯一对应的订单号、客户代码及发货日期、对解款结果签字确认。

货款专干应对收款责任人解款信息进行检查（是否符合解款原则，解款客户名称与付款客户名称是否一致），并将收集到的回款解款信息汇总并报送至事业部财务本部销售会计。

原则上出纳当日发送的收款信息，货款专干应在次日下午5：

00前反馈给销售会计（通过结算中心收款的，需同时报送至结算中心会计）。

8

获取银行回单

出纳应及时获取银行回单，原则上所有回单需在收到款项24小时内从银行拿回，结算中心因回款银行较多，银行回单无法及时取回的，可先根据网银明细进行账务处理，但月底需补齐回单。

9

回款入账

销售会计在收到银行回单及货款专干反馈信息当日完成账务处理；

10

在外货款催收、移交

1、根据客户欠款情况，公司需分别采取致函、上门催收、停止服务或停机、法务催收、专项行动等方式进行货款催收。

具体措施参见附件16

2、在货款责任人发生变更时，必须执行货款移交程序，在分公司经理、会计监督下，经客户确认后完成货款移交。

具体要求参见附件18

货款移交表

11

往来核对

收款责任人、销售会计

1、在外货款的对账分为内部对账和外部对账，是保证在外货款准确与安全的关键手段。

2、各单位必须推行定期对账及与循环对账工作，并由财务人员每月至少抽取5-10%客户直接面对面对账，每年至少循环对账一轮，同时执行分级核对、第三方人员对账、结果校验、结果回访等措施，并建立对账进度干预机制，避免对账工作的异常停滞，保证对账结果的真实、有效。

3、各单位需拓展对账方式，清理客户信息，逐步推行短信对账，提升对账工作的灵活性与及时性。

4、对账具体要求参见附件17

对账函、对账登记表

12

申请核销坏账

为保证在外货款的真实，对客户已实质上无力清偿债务的情况下，可在准备好相关法律凭据后申请坏账核销。

具体核销标准及凭据详见附件19

13

坏账核销审批

事业部总经理、财务管理委员会、董事会

1、坏账核销需经过申请、审批、执行、存档等环节

2、审批权限：

单笔金额在10万元以下（含10万元），由事业部总经理审批后执行；

单笔金额在10万元以上（不含10万元），由集团财务委员会审批通过后执行，对涉及金额较大的货款核销，必要时可报董事长审批。

3、具体流程要求详见附件20

坏账核销申请审批表

14

坏账核销账务处理

1、核销坏账：

在坏账核销申请获得审批后，事业部财务本部依据申请单据、会议纪要及相关附件进行核销坏账的账务处理。

2、建立坏账核销备查帐：

各事业部财务本部应指定一人负责跟踪坏账核销工作，核销时，需登记《坏账核销情况登记表》，内容主要有：

客户名称、应收帐款类型、原确认应收帐款凭证号、核销原因、核销凭证号等，并在后续跟踪坏账回收情况，进行相应登记与处理。

3、已核销坏账收回时，先按收款金额恢复原已核销的应收帐款，再进行回款清账

15

货款分析

销售会计、收款责任人

在外货款分析要求参见附件22

5货款管理责任与考核

各在外货款管理部门应建立包括财务与业务体系的货款考核体系，将责任人员的绩效考核与货款管理结果挂钩，确保管控效果。

对出现“往来不清、阴阳合同、挪用货款、配件管理混乱”等问题的进行一票否决。

为保证对账工作的有序推进，对出现的未对账、未回函、差异不明等现象进行严格考核，分别予以调减事业部考核利润、分公司承包利润及停止责任人的提成、提奖。

具体考核相关要求详见附件21

6相关记录

6.4客户询证函，由财务部门保管，保密时间为3年，保管期限为15年。

6.5货款移交表，由营销分公司保管，保管期限2年。

6.6其他相关资料管理见《客户档案及权证管理制度》。

7相关文件

《集团逾期货款问责制度》

《销售收款管理制度》

《法务货款催收业务管理规定》

《货款移交管理制度》

《客户档案及权证管理制度》

《按揭垫付及回购款管理制度》

《重工会计核算规范》：

第三章第七、九、十一、十六节；

第四章第六、十节；

第八章第一节

《优惠券管理办法》

《优惠券财务处理办法》

《房产抵货款制度》

《以旧换新业务操作》

《销售收款专用收据管理制度》

《分公司财务人员考核办法》

8附件

附件1：

在外货款定义

附件2：

各部门在外货款管理职责

附件3：

建立融资合同号与事业部发货订单号匹配机制

附件4：

销售收款责任制

附件5：

销售收款条件的合同约束

附件6：

销售收款的具体要求

附件7：

营销代表、法制催款员、服务工程师现金收款授权程序

附件8：

仓管员配件销售收款授权程序

附件9：

授权书的管理程序

附件10：

客户付款回馈及跟踪管理要求

附件11：

融资销售业务管理

附件12：

回款确认管理流程

附件13：

回款确认考核要求

附件14：

货款催收措施

附件15：

对账分类及要求

附件16：

货款移交基本要求

附件17：

坏账核销的标准及依据

附件18：

坏账核销的审批程序

附件19：

坏账核销的跟踪稽查

附件20：

在外货款分析基本要求

附件21：

检查与考核

附件22：

现金收款特别授权书模版

附件23：

仓管员首先申报表

附件24：

对账函模版

附件25：

附件26：

对账情况登记表

9附加说明

本制度由三一重工财务总部起草，并负责解释和归口管理。

在外货款的定义

在外货款指以三一重工名义向客户销售产品、配件、提供劳务等，应向客户收取而暂未收到的款项，包括：

按揭垫付、回购债权、法制货款等。

法制货款：

经营销代表和专职催款人员正常催收仍未收回的货款，通过一定的诊断和审批程序后转入法律程序催收的货款。

按揭、融资租赁垫付及逾期款：

中发公司、康富公司、中宏公司应按揭银行、第三方租赁公司的要求，为客户垫付的银行欠款及客户逾期租金款。

按揭、融资租赁回购款：

中发公司、康富公司、中宏公司应按揭银行、第三方租赁公司要求代表公司承担事先约定的回购义务，支付给银行、第三方租赁公司的款项。

部门

具体职责

事业部营销公司、

服务公司

各事业部营销管理部、服务部负责对主机、配件在外货款占用情况按月进行分析，并提出控制建议和制定相关管理制度；

对在外货款占用进行考核与控制；

对账务核对中发现的差异及时处理。

国内营销分公司及海外子公司

负责对其所销售产品、提供劳务产生的应收货款进行催收，每月对在外货款情况进行分析，并提出控制建议，与总部及客户对账。

经计总部、事业部法务部

负责法制分期货款、按揭回购款及按揭垫付款的催收以及由此引起的诉讼的处理。

经计总部、事业部风险控制部

负责逾期货款管控、考核及其它风险事项的梳理、管控等；

各事业部财务部

负责公司在外货款的日常核算工作；

每月对在外货款、逾期货款进行分析并提交风险提示报告；

下发催收通知单，督促营销代表及时回款；

定期组织营销代表与客户核对账务，确保在外货款的准确性。

财务总部

负责全集团营销往来核算及财务管理工作的组织、稽查、考核。

融资业务部在评审融资租赁销售合同时必须获取产品买卖协议、融资租赁合同复印件，对融资租赁合同按指定规则进行顺序编号后，将产品买卖合同编号、系统顺序编号同时登记在评审台帐上，并每天报送至融资公司财务部。

融资公司财务部每月10日根据事业部提供的上月融资产品销售发货台帐整理发货订单号、产品买卖合同号、系统号、融资租赁合同号匹配表提供至事业部财务部，以此实现融资租赁合同号与事业部销售订单号一一匹配。

所有产品销售实行收款责任制。

一般情况下，主机销售以签订合同人为收款直接责任人，配件销售以出库订单责任人（一般为服务工程师或配销员）为收款直接责任人，按揭垫付、回购款、融资租金以融资经理作为收款责任人，货款转法制以后，收款责任人为法制催款员，货款发生转移，直接责任人为后任接收人，并严格执行公司相关销售政策。

各单位营销管理部门需在客户合同条款中明确对货款回收的相关约束性条款，以在客户未按要求付款时保证公司利益。

具体条款如下：

1、要求客户支付的所有货款（含定金）均应汇入公司的开户银行及账号，不得以现金方式直接向公司货款催收责任人支付，亦不得直接支付至货款催收责任人或相关收款责任人的个人帐号；

2、如特殊情况确需直接用现金（含汇票、支票、承兑等）支付的，必须见我公司授意该收款人员接收现金的特别授权书，授权书经分公司财务经理签字并加盖分公司财务章（无分公司的加盖公司总部财务章），且付款后需按合同约定方式（短信、热线等）履行告知义务；

3、客户以支票、承兑汇票方式支付货款（含定金）时，收款责任人需向客户提供同等金额的销售收款专用收据（三一指定格式），收据上加盖分公司财务章（或经销商公章）并经出纳或会计人员签字。

客户以电汇方式支付货款时，需将电汇凭证传真到卖方指定的传真号；

4、为明确双方权益，合同签订双方各指定一名对账联系人（公司需指定除收款责任人以外的第三人担任对账联系人），每三个月确认双方货款情况，客户更换联系人或联系方式必须及时通知公司，如客户不配合公司履行相关义务，则对后期导致的账务不清应承担一切后果；

5、为保证付款安全，在客户以承兑汇票、支票等方式支付货款时，需在票据上完整填写、背书我公司收款户名全称，如因客户未履行规范付款义务，对后期导致的挪用、账务不清等后果由客户自行承担；

1、收款责任人收回货款时，原则上应收取支票、本票、汇票、银行承兑汇票、电汇、60天以内短期信用证以及即期支票，不允许收取商业承兑汇票。

特殊情况（如资信良好的大型企业集团开出的商业承兑汇票）必须由营销公司总经理以及财务总部财务总监签批才可以签收，但需待款到帐后再计算回款；

2、配件销售责任人“承诺赊销”形成的在外货款必须在30日内收回，“单笔大额合同”销售形成的在外货款必须在合同约定日内收回。

如未按时回款，转记责任人个人账，每月对责任人处罚100元/单，并将货款从工资中全额扣回；

3、在配备有出纳人员的情况下，会计不得收取货款，特殊情况下需收款的，需经财务主管或出纳人员的授权；

4、收取承兑汇票的审核要求：

开票日期与付款日期填写规范；

大小写金额一致；

预留印鉴与之对应单位名称一致；

银行加盖审核印章；

票据背书连续，注意同一单位不能连续背书；

印鉴清晰并加盖在指定位置，不能压章；

背书填写是否涂改或者不完整，如为公司客户，须由该客户进行背书，如为个人客户，须该客户提供身份证复印件，在身份证复印件上注明承兑汇票信息并进行证明；

依照新的票据法粘贴了两联的背书单；

票据不能过期；

需背书收款人的全称；

无自背现象；

5、承兑汇票收取流程

5.1收款人员按前述要求审核无误后第一时间送分公司会计审查，由分公司会计安排分公司专人送回公司或者特快专递寄给事业部财务本部结算会计。

每月银行承兑汇票收取时间截止次月1日中午12时，遇节假日不顺延；

5.2.结算会计收到银行承兑汇票，对于合格的票据，在一个工作日内进行帐务处理，并记入回款且反馈至分公司会计（上午收票下午反馈，下午收票次日上午反馈）；

5.3对于不合格的票据，经咨询银行确认后，在一个工作日内与分公司会计联系，注明原因后退回分公司会计，请分公司会计及时和营销代表沟通、解决。

5.4承兑汇票流转过程中，需办理书面移交手续，如承兑汇票遗失，应立即向承兑行申请挂失，并在通知挂失止付后3日内，依法向人民法院申请公示催告，或者向人民法院提起诉讼。

6、收取支票的审核要求：

发票人有无权限签发支票；

非该商号或本人签发的支票，应要求交付支票人背书，如为个人客户，须该客户提供身份证复印件，在身份证复印件上注明承兑汇票信息并进行证明；

查明支票有效的绝对必要记载事项，如文字、金额、到期日、发票人盖章等是否齐全；

支票上文字有无涂改、涂销或更改；

支票记载何处不能修改（如大写金额），可更改者是否于更改处加盖原印鉴；

支票上的文字记载（如禁止背书转让字样）；

注意支票是否已逾到期日一年（注：

逾期一年失效）；

收款人栏需填上收款人全称，且不得留空；

7、收款方式的持续完善：

各单位需积极利用现代电子结算手段，积极拓展电话支付、POS收款、电子汇票等新的结算方式，推行交易识别系统、二级帐户管理、一户一卡等新型管理手段，同时完善信息系统，实现更为安全、精准的收款，保证在外货款的准确与安全。

1、营销代表、法制催款员、服务工程师根据客户的付款意向填写《现金收款特别授权书申请单》；

2、出纳（无出纳的，由分公司财务人员履行此职责，无分公司财务的，由总部出纳履行此职责）根据申请书上所列客户名称、收款金额、收款类型等信息填制《现金收款特别授权书》（详见附件25），经分公司财务经理审核签字后，将《授权书》第二联盖上分公司财务章交给收款责任人作为授权凭证，将《授权书》第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，《授权书》第一联交财务经理留底备查；

3、授权书借领程序：

特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领《授权书》的，需填制申请单经分公司财务经理、分公司经理审核后领取空白授权书，对借领的空白授权书，出纳需逐页填写被授权人姓名与开具日期，登记备查帐，并每月核查一次，检查是否有遗失或缺页。

借领的授权书需在失效之前（自开出7日内）完成收款，未收款的需将开出的授权书予以退回注销，对收取的款项，出纳需对客户进行回访确认；

4、收款责任人持《授权书》第二联及开具的收款专用收据至客户处收款，在收妥货款后向客户交付收据，在收到款项当天将款项交回分公司财务部出纳处；

5、收款责任人在收到客户货款以后必须向客户交付收款收据及《现金收款特别授权书》，如因特殊情况未收取货款，收款责任人应将已开具的收款收据及《现金收款特别授权书》退回财务核销，财务人员负责对每笔退回核销的《现金收款特别授权书》及收款收据向客户履行电话核实程序；

6、分公司出纳员负责已开具授权书的跟催，如收款责任人因特殊情况当天无法及时交回的，其应立即以短信、邮件等方式（确保留下报备痕迹）向分公司财务经理（无分公司的单位向事业部营销财务部长）与出纳报备。

XX的收款、未报备而延迟交回款项、短交款项的一律以挪用货款论处，分公司财务经理每天将当天发现的未报备、短交情况报至事业部营销财务部长及风险控制部长处；

7、紧急授权程序：

在收款责任人在客户处办理其他业务时，客户临时支付现金、票据等款项时，收款责任人应立即向分公司出纳电话申请授权，经审核同意以后，分公司出纳开具授权书盖章后传真至客户处，收款责任人方可办理收款手续，并在收款当天将款项上交至分公司财务。

如收款责任人未经紧急授权直接收取现金、票据等货款的，一律以挪用货款论处。

1、在周末、节假日、下班时间，客户至库房要求现金购买配件，而分公司出纳或会计无法及时到达现场办理收款手续的，仓管员应逐单向出纳或会计进行短信或邮件授权，在获得了出纳或会计的同意以后（不得以电话等口头方式授权，需保留相关授权记录），方可办理现金收款手续，并向客户开具收款专用收据。

2、仓管员在收取现金后应妥善保管，并在出纳或会计到岗的第一时间将款项上交，会计或出纳同时核对收据底联。

3、对无法逐一配备出纳人员的库房，各事业部应完善刷卡消费等收款手段，减少收现次数，如因客户服务因素需要收现的，需向分公司财务申请逐日批量授权，并在收现后当天将收款情况以备查表（详见附件26：

仓管员收现申报表）邮件的方式报送至分公司出纳处，在三天内完成现金上缴（通过银行向分公司收款帐号缴存），因特殊情况无法及亲自缴现的，需委托他人按时完成缴存，并保管好缴存进账单，以备检查。

分公司出纳在完成批量电话授权后需每天收取并汇总（兼职）仓管员的收现记录，每天及时勾销仓管员已缴存的回款，并督促仓管员按期将款项上缴。

对XX私自收款、收取款项未按期上缴、少缴、收款后未报送收款记录，以挪用货款论处。

1、授权书的印制及发放：

《现金收款特别授权书》由各事业部财务本部统一印制，一式三联（第一联存根、第二联收款、第三联出纳跟催），连续编号，并由财务本部档案管理员根据各分公司对授权书的申请需求，将空白授权书发放至各分公司财务；

2、授权书的保管与开具：

空白《现金收款特别授权书》由分公司财务经理负责保管及开具，并进行备查登记。

出纳根据分公司财务经理签批《现金收款特别授权书申请单》开具《授权书》，并在《授权书》第二联上盖上分公司财务公章交收款责任人收取现款，已开出收款授权书自开具之日起七天之内有效；

特殊情况（如在未设置财务人员的办事处等），需借领《授权书》的，需填制申请单经分公司财务经理、分公司经理审核后领取空白授权书，对借领的空白授权书，出纳需登记备查帐，并每月核查一次，检查是否有遗失或缺页。

3、授权书的跟催：

开具《现金收款特别授权书》以后，出纳将《现金收款特别授权书》第三联留存用以开具收款专用收据并跟踪收款，《现金收款特别授权书》第一联交财务经理留底备查。

出纳督促收款责任人在授权书有效期限内收取款项并及时将款项收回，并在发生货款未及时上交等异常情况时及时向分公司经理及财务经理报告，以便及时采取措施挽回损失。

4、授权书的核销：

收取货款以后，分公司出纳在授权书第三联上加盖“收讫”章，并传递至财务经理处。

分公司财务经理相应备查表中登记相关信息，在《现金收款特别授权书》底联上加盖“核销”章，并在登记表中登记核销。

5、授权书的注销：

因特殊情况无法在有效期内收款的，分公司财务经理应及时收回授权书并予以注销，同时更新现金收款特别授权书领用登记表。

如授权书遗失，收款责任人应及时通知分公司财务经理，由其与客户联系确认后，予以注销并重新开具；

各事业部应建立客户付款回馈渠道，解决当前信息不对称的问题，帮助客户形成良好还款习惯与风险意识，具体包括：

1、完善合同条款、还款提示，在合同中明确客户在采用现金、支票、银行承兑汇票方式付款时，应按约定的付款回馈渠道履行付款反馈义务，并将向客户宣贯规范付款要求作为考核营销代表客户还款教育工作的重要指标，促使实现客户主动履行信息告知责任义务；

2、各事业部应建立客户回馈信息的处理机制，及时确认、跟踪货款去向，并于八小时内回复客户，同时持续跟踪收款人员缴款情况，达到及时揭露货款舞弊现象的目的；

3、回馈渠道可采用热线、短信、邮件等方式，各事业部可根据各自的实际情况进行设置；

1、按揭未放款货款管理

1.1每月4日事业部财务部整理按揭未放款数据交中发融资信用部。

1.2中发融资信用部收到财务数据，核对后查明未放款原因。

1.3每月25日后发货的当月未放款部分及因公司决策要求延期放款的为正常未放款。

1.4对于客户权证资料不全或其他原因造成的，通知相关责任人于15日内补齐，逾期未完成对相关责任人进行处