Excel 基本功Word文档下载推荐.docx
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Excel2000生成的表格和图表都能够嵌入其它Office2000应用软件,比如Word2000和PowerPoint2000等。
Access数据库当中的资料信息也可以被Excel用来创建工作表。
更专业一些的事情,比如将Excel工作表插入Word或者PowerPoint,或者从Excel表格生成一个交互式的Web网页等。
无论其它用户是否安装了Excel,他们都可以使用自己的Web流览器来处理这样生成的网页。
数据透视表和图表也可以使用这种方式进行处理。
虽然从技术上讲,SQLServer不是一个Office2000应用软件(属于MicrosoftBackOffice),但是仍然将Excel2000做了改进,以利用SQLServer的决策支持服务(也称在线分析处理—OLAP)作为其数据透视表的信息源。
将工具栏恢复到OFFICE97的风格
选择“工具”、“自定义”。
这时将弹出一个带有三卷标栏的对话框。
选择“选项”卷标栏,缺省情况下,“常用”工具栏和“格式”工具栏共享一行。
使它们像Office97那样各占一行的方法非常简单:
只要取消“‘常用’工具栏和‘格式’工具栏并排显示”复选框前面的选中标记即可。
富有效率地管理Office2000文件
<
这也是本人写这个MyFavorite的原由了>
文件管理(或者缺乏该功能)可能是给计算机用户带来痛苦的主要原因之一。
笔者过去接触过很多薪水很高的计算中心主管,他们将自己的所有档都堆放到“我的文文件”目录下,其结果是在六个月后需要这些档时却发现找不到了,结果把自己搞得痛苦无比。
无论为一个文档起了多么好的名字,在成百上千个档当中找寻它都是要花费时间的。
优秀的档管理技术从长远看不仅能够提高个人工作效率,还能减少个人的紧张程度—因为你总是能够快速得到自己想要的数据文件。
本章主要讨论各种各样的文件管理问题,其中包括将文件保存到什幺地方,如何查找自己需要的文件,如何与使用同一软件早期版本(甚至是非Microsoft应用程序)的其它人协同工作,如何在同一个应用程序中一次使用多个文档进行工作等等。
◆认识Office2000的文件扩展名
在成功管理个人的Office2000文件之前,用户必须首先了解到底系统中的哪些文件属于Office2000文件。
由于所有Office2000应用程序都引入了新的Web兼容能力,这个问题显然不会像听起来那样简单。
尽管有些扩展名初看起来非常古怪(比如PowerPoint的Web模板文件扩展名[.pothtml]),但是在熟悉了该产品的某些最新功能之后可能就要经常使用它们了。
◇Word2000无疑是Office2000应用程序套件中最为常用的成员。
在把Word2000的功能发挥到极至之前,你一定会遇到某些新的文件类型。
Word2000文档.doc
Word2000文档模板.dot
Word2000HTML文件.dochtml
Word2000HTML模板.dothtml
Word2000富文本格式.rtf
Word2000备份文件.wbk
◇Excel2000文件类型及扩展名
Excel2000工作表.xls或.xlb
Excel2000模板.xlt
Excel2000工作空间.xlw
Excel2000HTML文件.xlshtml
Excel2000HTML模板.xlthtml
Excel2000备份文件.xlk
Excel2000Web查询文件.iqy
逗点分隔值文件.csv
◇Outlook2000文件类型及扩展名
Outlook2000条目.msg
Outlook2000模板.oft
通讯簿文件.wab
◇PowerPoint2000和Publisher2000文件类型及扩展名
PowerPoint2000演示稿.ppt
PowerPoint2000幻灯片.pps
PowerPoint2000模板.pot
PowerPoint2000HTML文件.ppthtml
PowerPoint2000HTML模板.pothtml
Publisher2000文件.pub
◇Access2000文件类型及扩展名
Access2000项目文件.adp
Access2000数据访问页面.maw
Access2000数据库文件.mda
Access2000数据库文件.mdb
Access2000HTML文件.mdbhtml
Access2000HTML模板.vizhtml
Access2000空白数据库.mdn
◇其它文件类型及扩展名
Microsoft组织机构图表.opx
MicrosoftGraph2000图表.gra
MicrosoftOffice搜索.oss
MicrosoftHTML文档4.0.html、.htm、.stm、.htw
MicrosoftXML文档4.0.xml、.xsl
文本文件.txt
JPEG图像文件.jpg
GIF图像文件.gif
位图文件.bmp
NetMeeting白板文件.wht
MIDI序列文件.rmi、.mid
OutlookExpress电子邮件.eml
OutlookExpress新闻组文件.nws
PXC图像文件.pcx
RealMedia文件.ra、.rm、.ram、.rmm
声音剪辑—AU.au
声音剪辑—SIF,AIFF,AIFC.aif、.aiff、.aifc
声音剪辑—基本文件.snd
TIF图形图像.tiff、.tif
WAV声音文件.wav
◆以最大限度地轻松使用为目的来组织文件
无论在家里还是在工作场合,打开“Windows资源管理器”,你都看到了什幺?
只有标准的“我的文档”文件夹以及其它所有标准文件夹,还是一个个自定义文件夹?
显然,文件夹网络的复杂度取决于电脑的使用频率。
如果你每个月因为要给亲戚朋友写信才使用一回的话,根本就谈不上文件组织问题;
但是如果你是在工作、学校中不停顿地建立一个接一个的文档,那幺一个高度组织过的系统将会给你带来极大的便利。
你曾经见过堆积如山的文件卷宗吗?
许多小型办公室内部的几个并排的小文件架算不上什幺,我指的是那些堆积如山的文件架,比如医生办公室中高达天花板顶部的文件柜,至少有成千上万的文档放在那里。
如果要查找某个病人的检测结果,助手必须首先找到正确的文件柜,然后打开正确的抽屉,浏览卷宗名称、翻寻文件夹、跳读其中的内容最后才找到那份文件。
这个任务本身当然复杂,但是设想一下,如果没有这种嵌套式结构,在一堆乱糟糟的文件中找寻该是何等的困难。
那将无异于大海捞针!
一个结构化的环境在其它方面也能给用户带来方便。
许多相关文档放到一起后,就可以一起拷贝到磁盘上,使用ZIP、RAR压缩成保存档案,或者将它们邮寄到同事那里;
这都比单独零散分布要容易多了。
◆好坏全看名字了…
在创建文档时,为它起一个能够充分(并且要准确)反映其内容的名字。
下面给出了一些基本技巧,帮助用户为文档起一个非常重要的文件名:
·
好的名字胜过一切。
这个名字应该尽量的短而描述性强。
如果要在每一个文件名和文档标题中包含公司名称(比如,将一个电子表格命名为CBCNSBudget,将一个文档命名为CBCNSGrantApplication等),可以考虑为该公司创建一个文件夹(这样,文档就可以被简单地叫做Budget或GrantApp)。
当然,如果只供职于一家公司的话,可能根本就不需要将公司名称加入到文档名里。
如果每一个文档名称前面部分的字母都一样,那又怎幺会快速找到其中的文档呢!
总之,目的是为了使文档名字更加易于辨认。
如果文档和日期有关的话,可以考虑在文件名中加入日期或年份。
比如,起一个像Budget、NewBudget和ProjectedBudget的名字就没有Fall98Budget、99ProjectedBudget这些名字含义清楚。
按有利于个人工作的方式命名。
如果个人工作涉及到许多种文档的建立,但是这些文档都是围绕着同一个实体展开的,那就可以在命名当中更多地考虑文档的内容因素,让文件名反映出文档的内容来。
相反,如果你是一个为多个实体进行可行性研究的顾问,那幺文件名显然应该包括实体名称,并且要尽可能的显眼。
☆☆☆生活中充满了矛盾…
这些提示的某些原则看起来似乎彼此矛盾。
比如,如果要文件名比较短小而富有描述性,又怎幺能够包含进日期、公司名和文档类型呢?
答案很简单。
对初学者来说,应该尽量把文件命名和文件夹放置策略结合在一起使用。
这两个策略并不是互相排斥的。
实际上,它们应该—并且也确实是—协同配合才完成工作的。
需要牢记的是,此处的目标是保持到达给定文件夹(或目录)的入口最少。
因此,你必须耐心仔细地审视自身的工作方式。
哪怕是一些细枝末节(你一年之间能够创建多少文档,这些文档的类型大多是哪一种?
)都将影响到你在机器上的存储方式。
尽管现在已经有许多功能强大的文件搜索工具可以使搜索文件变得非常容易,但是这些都比不上从一开始就打好基础组织好自己的文件重要。
◆共享和以前的Office版本兼容的文件
你需要和使用Office97甚至是更早Office版本的其它人共享文档吗?
如果你家里购买了一台预先安装了Office2000的新机器;
但是上班用的却是Office97(或者相反情况),这时又该怎幺办呢?
显然,如果问题只涉及到打印和向Web发布的话,是否在文档中包含别处不支持的Office2000新功能无关紧要,读者照样能够看到一份外观很不错的文档。
版本兼容性问题产生的场合一般是这样的:
你需要和他人协作处理一份文档;
或者别人必须使用老版本软件查阅你用新版软件完成的文档等等。
其实,这些可能发生的版本兼容性问题的解决非常简单。
Microsoft为此提供了多种方法。
一种方法是,将文档以早期版本的格式进行保存。
具体步骤为:
在“另存为”对话框当中点击“保存类型”文本框后面的下拉箭头,在弹出的列表中选择合适版本。
使用这个方法,还可以将Excel2000电子表格转换成为Lotus1-2-3格式,将Word2000文档转换成为WordPerfect格式。
另外一种方法是:
停止使用和以前Office版本不兼容的功能。
这个方法在Word2000中的实现也非常简单:
只要修改“选项”对话框中的“兼容性”标签就可以了。
而在其它Office软件中实现该方法,则要求用户对以前版本支持哪些功能、不支持哪些功能有相当的熟悉。
比如,在Excel2000中支持倾斜文本(angledtext),但在以前版本中可能就会产生极其丑陋的结果。
☆☆☆从一开始就避免协作差异
许多人协同工作制作一份大型文档(比如投资建议、商务计划、投资预算等)的事情并不普遍。
这种情况下,如果每个人使用的Office版本再各不相同的话,问题就更加复杂了。
这时如何做才能使每个人的工作都轻松愉快呢?
笔者深知:
每个人都有让文档尽可能完美的冲动,他们从一开始就采用流行的格式、特殊的字体等等;
但是在众多人协作完成文档的情况下,笔者则强烈推荐诸位从一开始就尽可能采用最为基本的格式建立文档。
在整个工程“扫尾”时才去做那些修饰性的工作。
这样,就不至于有丢失Office2000特有格式的危险。
如此操作还有额外的益处:
整个工作小组会有一种逐渐完成工作的成就感—文档一开始很粗糙、用的是单字体、并且通篇都有彩色的修改校对标记和注释,最后完工时得到的却是非常精美的、具有专业品质的文档。
这种感觉的确很棒!
命名工作表
想象一个装满活页夹的档案柜,当观察一个只包含默认名称Sheet1、Sheet2...的工作表时就是这个样子。
为什么不给工作簿的各部分赋予有意义的名称,将自己从不必要的麻烦中解脱出来呢?
工作表名可以有31个字符,并且可以包含除/、\、?
、*、[、]之外的任何字符(包括空格在内)。
工作表卷标的大小是自动进行调整的,以便显示完整的工作表名。
这样,用户选择的名称将永远不会被隐藏。
插入和删除工作表
当用户在某个项目上工作时,可能会发现为诸如图形、图表或数据透视表创建额外的工作表将非常有用。
这样,条目不仅互相分开,并且很容易找到。
要在工作簿中插入新工作表,可以依次单击“插入”|“工作表”。
这个操作将在当前选定的工作表前面给工作簿添加一个空白的工作表;
用户可以按所希望的方式对其进行格式化。
如果用户像笔者一样喜欢使用快捷菜单,可以在工作表卷标上右击,然后从弹出菜单中选择“插入”。
删除一个工作表则更容易。
要删除一个工作表,依次单击“编辑”|“删除工作表”或右击希望删除的工作表标签,然后从快捷菜单中选择“删除”即可。
重命名工作表
在用户花了大量时间对工作簿进行了处理以后,可能会需要通过Web或将Excel文件发送给其它用户共享。
在任何一种情况中,通过给工作簿卷标起一个清晰简明的名称,可以节省用户(和工作簿收件人)的大量时间。
使用合适的名称,可以使得用户不必深入研究冗长的关于工作簿内容的说明,并且它可以显著减少读者可能遇到的问题。
遗憾的是,用户可能需要重命名某些卷标。
用户可以对工作表名称进行重命名:
在工作表卷标上右击,然后在卷标上进行必要的编辑。
改变工作表的次序
在用户完成了工作簿以后,可能需要重新排列工作表的次序。
笔者创建工作表的次序很少会是这些工作表的逻辑次序,因此笔者都是自己完成这项工作。
单击“编辑”|“移动或复制工作表”,将当前工作表移动到卷标上的不同位置。
单击希望在其前面放置选定工作表的工作表名,然后单击“确定”关闭该对话框。
如果用户选定了“建立副本”复选框,那么该工作表的一个副本将被放置在选定位置。
在用户希望创建的第二个工作表建立在当前工作表的基础之上时,这个功能非常有用。
将工作表从一个工作簿移动或复制到另一个工作簿中可能是按次序进行的,但用户决定这样做时一定要非常小心。
如果用户要移动或复制的工作表中的某个公式依赖于源工作簿中其它位置的信息,则结果将会出错。
已经说这幺多了,下面是用户将工作表从一个工作簿移动或复制到另一个工作簿中的步骤:
1)打开接受工作表的工作簿。
2)打开包含将被移动或复制工作表的工作簿。
3)单击希望移动或复制的工作表标签。
如果希望移动多个工作表,单击第一个工作表标签,按下Shift键,然后单击最后一个工作表标签(这些工作表需要相邻),或在按下Ctrl键的同时单击每一个工作表标签。
4)右击工作表标签,然后从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”,“移动或复制工作表”对话框显示出来。
5)“将选定工作表移动到工作簿”框列出目标工作簿。
如果需要,可以使用下拉箭头按钮选择不同的工作簿或利用工作表创建一个新的工作簿。
6)告诉Excel要放置工作表的位置。
可以将这个工作表放置在目标文档中任何一个工作表的前面,或通过单击所需选项将该工作簿添加到末端。
7)默认情况下,Excel将移动这些工作表,如果希望对其进行复制,可以选定“建立副本”复选框。
8)单击“确定”按钮。
使用财务函数计算贷款和折旧
也许表格最常见的用途是进行财务信息分析。
Excel有一组丰富的函数,执行每一种常规的财务功能以及许多专用功能。
例如,用户可以使用Pmt函数,基于每期利率、期数、贷款现值、贷款的未来价值,以及贷款是在期初支付还是在期末支付,对月度付款进行计算。
假定用户希望购买一辆保时捷汽车,在首次付款后,仍欠5万美元,用户希望筹措这笔欠款。
销售商已经提供给用户每年利率为8%的60个月贷款。
借助于Excel的财务函数,用户迅速使用公式“=Pmt(8%/12,60,50000,0)”发现,用户的汽车梦在以后的5年中需要每个月支付1013.82美元。
除了标准贷款函数以外,会计师和其它商务专业人员可以使用某些更特殊的折旧函数,比如:
DB返回一笔资产的固定递减余额折旧
DDB返回一笔资产的双倍递减余额折旧
FV基于固定利率和一系列等额分期付款方式,返回一笔资产的未来值
NPV基于折现率和一系列支付(负值)与收入(正值),计算投资的净现值
Pmt基于一系列等额分期付款和固定利率,返回一笔贷款的每期付款额
PV基于一系列等额分期付款和固定利率,返回一笔贷款的现值
Rate返回一笔贷款或年金的各期利率
SLN返回一笔资产的直线折旧
生成统计结果
“统计”这个词可能会使一些人胆战心惊,其实这种情形不应该发生。
Excel中的许多统计函数,如Sum和Count,使得这些函数成为Excel中使用最频繁的函数。
Excel中最常用的统计函数之一是Sum函数。
实际上,由于它用得是如此频繁,因此在工具栏上就有它的图标。
正如它的名称所暗示的,这个函数对工作表上的一组值进行求和。
当笔者对一系列数字(它可能是笔者每月的帐单,或计画从某个目录中定购的一组圣诞礼物)求和时,最喜欢使用这个函数。
一般用户可能已经将这样的清单保存在一个Excel表格中了。
使用Sum函数获得一个总和,然后,用户就可以只通过检查是否正确输入了各数字,即可检验这个值的正确性。
再无需将大量数据输入到计算器中进行仔细检查了!
另下面是常用的统计函数
Average计算区域内数值单元格的平均值
Count返回区域内数值单元格的数目
CountA返回区域内非空单元格的数目
Max返回区域内的最大值
Min返回区域内的最小值
Sum计算区域内数值的总和
StdDev计算区域内数值的标准偏差
Var计算区域内数值的样本偏差
使用比较函数
比较函数或者返回“True”或“False”,或者计算一个逻辑值以确定应当返回其它两个值中的哪一个。
例如,If函数咋看起来更有用。
考虑一个用来准备定合同估价的工作表。
如果顾客消费超过2000美元,他或她可以享受10%的折扣。
假定用于估计的“小计”存储在D18单元格中,那么,公式“If(D18<
2000,0,10%)”就可以用来自动计算正确的折扣了。
另列出其它的比较函数。
And如果所有指定值为真,则返回“True”
If如果第一个值为真,则返回第二个值;
否则返回第三个值
Not如果指定值为假,则返回“True”;
如果这个值为真,则返回“False”
Or如果至少有一个参数为真,则返回“True”
使用日期与时间函数为2000年做好准备
日期与时间函数允许用户对日期和时间值进行处理。
资料值在Excel中是从1900年1月1日开始天数的存储的。
如果用户输入两位数字的年份值在00和29之间,则Excel假定用户希望输入的年份在2000和2029之间。
否则,Excel假定用户希望输入的年份在1930和1999之间。
时间值是作为一个小数存储的,.000代表午夜,.500代表正午。
这样,6:
00a.m.为.25,而.420代表10:
04:
48a.m.。
用户可以使用这些函数执行大量不同的日期和时间计算。
例如,用户可以通过使用Weekday函数从Datetime值中析取它是一周中的哪一天。
然后对工作表排序,以按工作日对行进行分类。
☆☆☆注意1900、1901、1902、1903、1904。
Excel98forMacintosh将日期存储为从1904年开始的天数。
由于这与Excel97中使用的方法不同,Microsoft公司给Excel2000添加了一个设置,以让用户通过设置“选项”对话框“重新计算”标签上的“1904年日期系统”,在基准年之间进行选择。
选定这个选项可以使Excel在用户载入在Macintosh上创建的工作表,或正在保存将要由Macintosh读取的工作表时避免出现错误日期。
常用的日期与时间函数
Date将年、月和日参数转换成日期值
DateValue将一个包含有格式日期的字符串转换成日期值
Day从一个日期值返回当前的月内天数
Hour从一个时间值返回当前的小时数
Minute从一个时间值返回当前的分钟数
Now返回当前的日期和时间
Second从一个时间值返回当前的分钟数
Time将小时、分钟和秒参数转换成一个时间值
TimeValue将一个包含有格式时间的字符串转换成时间值
Today返回当前的日期
Weekday返回一个与当前一周内天数对应的数字,范围为1~7
Year从日期和时间值返回当前的4位数字年份
对单元格类型进行检验
许多时候当对工作表中的值进行处理时,用户需要在执行计算之前确定单元格的类型。
当将这些函数与之前的If函数组合使用时,用户要确保并没有试图对文本字符串或空单元格进行算术运算。
常用的信息函数
IsBlank如果将一个空单元格传递给了函数,则返回“True”
IsError如果传递给函数的值是一个错误值(#N/A、#Value!
、#REF!
、#DIV/0!
、#NUM!
、#NAME?
、#NULL),则返回“True”
IsLogical如果将一个逻辑值传递给了函数,则返回
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