物资采购领用管理规定Word文档下载推荐.docx
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二、物资采购管理
为节约采购成本,公司实行按月上报采购计划。
各部门编制采购计划时,要从实际工作出发,避免盲目填报,由于上报物资采购计划失误,造成物资积压损失,由部门负责人承担经济责任。
各部门物资采购计划单由部门编制(附样表),经办人和部门负责人签字,要按程序进行上报。
在每月25日前向公司采购人员上报下个月的采购计划单,物资采购人员根据库存和实际使用情况审核后,按工厂和工程项目分别汇总编制采购用款计划表(附样表),于每月30日前报分管副总和总经理签署意见后,报财务备案。
各部门如不按规定时间上报计划,造成物资缺口及发生经济损失,由迟报部门负责人承担经济责任。
计划外急需采购的物资,由基层部门填制《急需物资请购单》,部门负责人签字,分管副总签署意见,总经理批准。
办公用品的采购,各部门根据使用情况,填写办公用品申领表于每月25日前统一报公司行政部,由行政部根据实际使用情况汇总后统一采购。
各部门不得自行购买。
物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购,保证做到不错订、不漏订,及时准确做好物资货源落实工作。
签订物资采购合同时,要严格执行合同法和公司合同管理制度,合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、发票、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其他需要明确的事项,一般按照先验收后付款的原则进行,特殊情况先款后货的需经总经理批准,质量、数量有误的全部由采购人员承担。
对短缺物资,采购员要征求使用部门的意见,在使用部门同意后方能采购可以接受的代用品,否则,出现后果由采购人员负直接责任。
采购人员必须按采购作业期限运作,对不按计划要求及质量要求采购,造成的超储积压,损失均由采购人员承担经济责任。
对采购人员未能及时完成采购任务时,应及早报告部门主管说明异常原因,提出相应意见方案,采购人员应及时与使用部门沟通,拟订补救办法和处理对策,特别重大事项,应汇报总经理。
三、应付货款的管理
支付货款时,统一由采购人员负责办理付款审批手续,支付先付款后提货的款项,付款审批单必须附采购合同,货到付款的款项,付款审批单必须附发票和入库单。
四、货物的验收入库管理
1、采购人员办理完采购手续后要及时跟踪物资的入库情况。
物资入库时,采购人员要协同保管人员与交货人、使用部门主管或项目工程师办理验收手续,核对清点物资名称、规格、质量、数量是否与计划、合同及购货凭证相符,检查包装封印是否完好,计量物资按净重验收,保管人员和采购人员应按验收单上的要求签字,以履行其职责。
2、仓库保管人员在验收过程中发现的问题,要及时通知物资使用部门和物资采购人员,并同时做出记录备案,分清责任,责任不清时严禁验收入库。
3、验收中的不合格物资,严禁接受,如出现工作失误或故意验收,保管人员负全部经济责任。
4.采购人员对款已付而货未到,或货到发票未到,应及时通知对方经办人,尽快查实情况。
5.采购的工程物资,需直接发货到施工工地的,采购人员在签定采购合同时必须写清收货地点和收货人,要及时跟供应方沟通。
物资到达工地时,采购人员要协同工程项目负责人办理验收入库手续,同时办理物资领用手续,开出领料单,由工程队接受货物的经办人和负责人签收,并将入库单和领料单的财务联于当日转交财务部保存。
五、货资的发放管理
1、物资的领用、发放,需按“先进先出,计划供应,节约用料”的原则进行发料,发货时要坚持一核对、二签字、三记帐、四盘点的程序,对违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失,保管人员承担全部经济责任。
2、各部门领用材料时,必须填制“领料单”,由经办人和部门负责人签字,仓库保管员按签字后的领料单开出库单进行发货,并将领料单附在出库单的后面,填写出库单时必须按出库单规定的格式填写完整。
3、保管人员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则,严禁先出货后补办手续和白条发货。
4、各部门邻用材料时,应严格按照部门领料单规定的内容和要求填写,不准在领料单上作任何改动,如填写错误必须重写。
5、各种物资材料的转让和外售时,需经公司分管领导和总经理审批,(经办人按购入物资成本,(含运费,采购费用等)另加管理费,进行对外报价),仓库保管人员凭财务部收款凭证,方可办理出库手。
6、办公用品的领用:
各部门在领用办公用品时,一律凭部门月底填写的办公用品申请表中明细,由办公室主任审批,办理领用登记手续。
7、生产用原料、劳动工具、维护材料(包括设备配件等)的领用部门负责人审批,领用后作登记管理,工具采用交旧领新制。
8、物资出库后仓库保管员要及时登记帐簿,太阳部的保管员按月要与成本会计核对帐目,确保货物数量准确无误,成本会计按月向财务部填报物资进、销、存月报表,财务部相关人员要协同保管员和成本会计每月对货物进行实地盘点,做到帐帐相符,帐物相符,帐卡相符,卡物相符。
9、所有发料凭证、原始单据应由保管人员妥善保管,按月装订,发料凭证、原始单要按财务制度的保管时间和销毁程序办理,不可丢失,否则,应承担全部经济责任。
10、退库的材料范围包括生产任务完成或竣工多余物资;
借领、借发物资;
车间小库多余物资。
退库时,物资必须完好,物资退库单与原领料单内容要相同,物资退库时保管员要认真进行验收,因物资质量不合格退库,必须进行技术鉴定,出示有充分数据的检查证明方能退库,以便与生产厂家交涉退货。
11、对超储物资应积极调剂,正常存储物资一般不予调剂,凡对外调剂的物资必须由物资采购人员申请,分管领导或总经理审批,其他任何人无权处理。
12、严禁将物资借给外单位(个人)使用,违者罚款500元,同时追回外借物资,追回物资磨损、损坏的,由责任人按价赔偿。
附则:
本规定自发布之日起实施,由财务部负责解释。
固定资产核算管理细则
为了加强对公司所属固定资产的管理,使固定资产的管理工作规范化。
特制定本规则。
本规则中的固定资产是指凡是用于生产经营管理中,使用在一年以上的设备、器具、车辆、电脑等资产。
资产采购
1.实行严格的请购审批和手续。
由使用部门提出使用申请,交公司行政部门办理有关审批手续,统一采购。
固定资产修理
1.固定资产的修理统一由行政部门负责。
经常性(中,小修理)修理费做入当期损益,
大修理费用可按计划采用预提或待摊的方法,计入当期损益。
固定资产折旧
1.折旧应按月计提。
月份内开始使用的固定资产,下月起计提折旧,月份
或停用的固定资产,下月起停止计提折旧。
初可提取折旧的固定资产帐面原价。
3.固定资产的净残值率为原价的3%。
4.折旧年限根据公司固定资产目录中规定年限确定。
5.折旧方法采用平均年限法。
6.各部门直接使用的固定资产所提取的折旧费计入部门当期费用。
公司对固定资产应建立卡片,按部门和使用人编号登记。
固定资产保管
1.行政部负责公司固定资产的入库、出库、调配、盘点、封存、处置以及其他管理工
作,定期盘点。
按固定资产的名称、规格分别建立管理档案。
将各资产维修卡,使用说明书和发票复印件存入档案以便维修时使用。
同时,行政部负责公司公共使用的资产(如复印机、传真机、笔记本电脑等)的日常管理工作。
2.对固定资产的日常保管,实行“归口管理”的原则,即实行“谁使用,谁保管”的办法,一旦发生遗失、毁损,具体使用人、部门主管承担相应的责任。
3.行政部和财务部负责登记固定资产帐务,定期或不定期组织对固定资产进行实物盘点,以核对帐面资产与实际资产是否相符,如有盘盈、盘亏,查明原因,提出处理报告,作出相应处理。
为便于审查、核对,行政部对所有属于公司的可移动的固定资产即“动产”进行编号,并贴上相应的标签,归口管理部门、个人必须注意保管,一旦;
发生毁损,立即到行政部索要新标签,重新粘贴。
固定资产使用
1.属于个人专用的资产。
员工仅拥有有限的使用权和有限的维护权,只能用于处理与
工作相关的业务。
为了延长固定资产的使用寿命,公司员工应在下班或外出办事时将自己所用机器关闭,如发现未关机次数过多(一周超过两天),公司可以对使用人给予一定的处罚。
员工离职时,个人专用设备应由公司指定的设备技术人员验收签字后,方可到行政部办理固定资产入库和工资结算手续。
2.公用办公设备,如电脑、复印机、打印机、传真机、服务器、笔记本电脑、扫描仪等。
由行政部指定专人负责保管,负责为公司所有部门、员工提供服务。
行政部在提供服务时,必须在“XX设备使用记录”上进行登记,注明使用项目、数量等事项,并经使用人签字认可。
携带笔记本电脑,必须在《xx设备使用记录》上进行登记。
携带其他的固定资产出公司,如维修,会议,举办活动,必须经行政部批准。
3.对于员工个人、部门专用的资产,个人、部门只有有限的使用权和保养义务,不论何种原因发生的资产损坏,必须报知行政部安排维修,不得擅自拆卸机器维修、更换配件。
4.行政部有权对资产使用情况进行审查,对违反本条款规定的员工,处以100—400元的罚款,具体金额根据实际情况由行政部确定。
5.固定资产调配。
(1)同一部门个人专用资产之间的调配,因岗位职责发生变化,需要将一个员工专用的资产,调配到另一个员工使用时,有本人提出申请报告,经部门经理批准后,行政部给转出资产的员工办理资产入库手续,证明该员工已经退还资产,同时给接受资产的员工办理资产领用手续。
手续完毕后,进行实物交接时,由部门经理指定监交人,进行事物交接。
交接表、出库单、入库单一并转到行政部,以便进行相应的帐务处理。
(2)公司公用财产和部门公用资产的交接程序和前款规定相同。
七、本细则由行政部负责解释。
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